使用文件同步软件管理您的文档的好处

您知道吗,1.8中使用的2017亿人多达少数 个人云存储 同步他们的文件和管理他们的文档? 再一次,这个统计数据预计会增长到最多 2.309中的2020十亿.

那是很多人!

考虑到这个数据,它让我们提出了一个问题,为什么文件同步解决方案如此受欢迎? 它有什么好处? 这个软件如何帮助您和您的企业?

幸运的是,我们将在本文中探讨这一点。 我们潜入吧!

保留您的文档的备份副本

大多数文件同步软件都会将您的文件备份到云端。 这可确保他们在您的设备发生任何事情的不幸事件中保持安全。

让我们来 例如Dropbox,只要将任何文档上传到Dropbox文件中; 他们会自动将它们发送到公司的服务器,然后生成备份。

它真的是那么简单。

正如您所看到的,文件同步软件提供了比将文件和文件夹备份到闪存驱动器(让我们面对它,很容易丢失!)更快,更安全的解决方案。

保持文件最新

文件同步软件最棒的一点是,无论您使用何种设备,它们都会立即同步您(或您的团队)对您的文档进行的任何编辑。

如果您有多个人在同一个文档上工作,这是一个很棒的功能,因为它不需要通过电子邮件附件的screeds来找到最新的副本。

事实上, Dropbox的 利用本发明的技术进行文件同步。 这更好地称为块级文件复制。 通俗地说,这使得Dropbox只能复制您(或您的同事)修改过的文档的特定位。

不出所料,第一次必须等待上传要同步的文件将花费最长时间。 但是,在此之后,每次进行编辑时,更新版本都会立即提供。

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  1. 隐私

最流行的文件同步程序使您(文档的所有者)能够授予特定人员访问您的文件和文件夹的权限。 更重要的是,您也可以撤消相同的访问权限。 这有助于您将敏感文档保密。

总的来说,您通常可以通过电子邮件或直接链接与您的团队共享文档和文件。

如果您选择使用链接来共享文档,则拥有该链接的任何人都可以访问和修改该文件或文件夹。 但是,如果要撤消该访问权限,则可以选择手动禁用连接 - 这样,收件人就无法再查看或编辑这些文档。

某些文件同步程序甚至允许您使用密码保护您的文档(以确保更高级别的安全性)。 因此,只有知道密码的人才能访问这些文件。

此外,根据您使用的特定软件,您还可以在发送的链接上设置过期日期以共享您的文档。 因此,在一段时间后,允许访问您的文件的链接停止工作,因此收件人无法再查看该材料。

但是,当您为自己寻找合适的文件同步解决方案时,您需要注意并非所有解决方案都提供这些额外的安全功能。 更不用说,提供这些额外服务的行业领导者通常会收取额外的月费以获得这些额外的安全保障。 虽然这看似厚颜无耻,但成本通常非常合理,而且保证客户数据安全是一个很小的代价。

此外,如果您正在处理极其敏感的数据,例如,个人医疗保健记录,财务详细信息,家庭地址等。市场上大多数流行的文件同步软件都不够安全 - 即因为这些公司控制加密密钥。 因此,如果您正在处理这种数据的利基市场,那么您最好使用零知识云存储列表或自己加密文件。

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顶端提示

在将您辛苦赚来的现金用于资助付费文件同步软件之前,请充分利用所提供的任何免费存储空间。 这是评估该计划是否适合您的绝佳机会。

最后的思考

我们希望阅读本文后,您现在可以更好地了解文件同步软件为何如此受欢迎。 简而言之,这些解决方案使用户能够执行以下操作:

  • 保持数据的安全备份
  • 访问其最新的文档副本
  • 帮助他们保密敏感文件

你有使用这种文件同步软件的经验吗? 如果是这样,我们很乐意在下面的评论框中听到您对该主题的想法和意见。 我们期待您的佳音!

这是Dropbox的赞助帖子。 所有观点都是我自己的。 Dropbox不附属于或赞同所提及的任何其他产品或服务。

Rosie Greaves

Rosie Greaves是一位专业的内容策略师,专注于数字营销,B2B和生活方式。 除了电子商务平台,你还可以在Contena,Cake和Lace Blog以及Love Me Tomorrow上发布她。 看看她的网站 罗西的博客 了解更多信息。