Câu trả lời nhanh: Công cụ quản lý dự án là giải pháp phần mềm hoặc tập hợp các hệ thống phần mềm được thiết kế để hỗ trợ các nhóm tham gia vào một dự án. Chúng giúp các cá nhân và nhóm lập kế hoạch dự án, theo dõi kết quả của một số nhiệm vụ nhất định và quản lý quy trình làm việc hiệu quả, để có được kết quả tốt nhất từ mọi nỗ lực kinh doanh.
Hôm nay, chúng ta sẽ định nghĩa các công cụ quản lý dự án là gì, chúng hoạt động như thế nào và tại sao chúng ngày càng trở nên có giá trị đối với các thương hiệu ngày nay.
Công cụ quản lý dự án là gì?
“Quản lý dự án” là thuật ngữ dùng để chỉ các quy trình và kỹ năng mà các công ty sử dụng để hoàn thành các nhiệm vụ này và đạt được các mục tiêu cụ thể. Công cụ quản lý dự án có thể đơn giản hóa và tối ưu hóa quy trình quản lý dự án, giúp sắp xếp các nhóm, theo dõi tiến độ và chỉ định các mục danh sách việc cần làm cụ thể cho các cá nhân khác nhau.
Trong hầu hết các doanh nghiệp, các dự án có thể có tất cả các chi tiết liên quan đến nguồn lực, thời gian, mục tiêu và tiền bạc được lập bản đồ và xác định trước, nhưng chúng vẫn chưa được tổ chức tốt. Trên thực tế, việc đảm bảo các dự án hoạt động trơn tru có thể cực kỳ khó khăn, đặc biệt là trong môi trường mà nhân viên được phân bổ ở các môi trường khác nhau do làm việc từ xa và kết hợp.
Các công cụ và hệ thống quản lý dự án luôn sẵn sàng để đảm bảo bạn có thể thực hiện hiệu quả kế hoạch từng bước phù hợp để hoàn thành dự án của mình. Chúng tăng cơ hội không chỉ đạt được mục tiêu mà còn hoàn thành dự án đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách dự định của bạn.
Các công cụ quản lý dự án cho các thành viên trong nhóm biết thời điểm và cách thức bắt đầu dự án, những việc cần làm tiếp theo và cách đo lường kết quả của dự án theo thời gian. Một số giải pháp phần mềm trong bối cảnh này có sẵn để truy cập miễn phí, trong khi những giải pháp khác có mức giá cao.
Các tính năng của Công cụ quản lý dự án là gì?
Các công cụ quản lý dự án có thể khác nhau về quy mô và phạm vi. Một số đi kèm với các công cụ cơ bản để quản lý tác vụ, vì vậy bạn có thể lập kế hoạch và theo dõi các mục công việc của mình theo thời gian. Những người khác đi kèm với các khả năng nâng cao hơn như theo dõi vấn đề, tự động hóa nhiệm vụ và theo dõi thời gian. Một số tính năng phổ biến nhất của các công cụ quản lý dự án bao gồm:
- Công cụ ước tính dự án: Để đảm bảo dự án thành công, điều quan trọng là các công ty phải đặt ra mục tiêu và lên kế hoạch cho các kết quả tiềm năng cho nhiệm vụ. Các công cụ ước tính dự án có thể giúp ước tính các ràng buộc và kết quả của dự án thông qua dự báo ngân sách, EVM và đường cơ sở.
- Công cụ lập kế hoạch: Hệ thống quản lý dự án thường đi kèm với các công cụ lập kế hoạch như hệ thống tạo tài liệu và bảng tính nơi mọi người có thể chia sẻ ý tưởng về một dự án. Các công cụ lập kế hoạch này thường được kết nối với các công cụ quản lý tài liệu, nơi các công ty có thể lưu trữ thư viện thông tin liên quan đến dự án.
- Quản lý ngân sách: Hầu hết các dự án đều có ngân sách được ấn định trước và các dự báo tài chính khác nhau liên quan đến chúng. Công cụ quản lý dự án có thể giúp doanh nghiệp theo dõi chi phí, hóa đơn và chi phí thực tế liên quan đến việc đạt được kết quả cụ thể.
- Phân bổ nguồn lực: Thành công của một dự án thường có nghĩa là đảm bảo giao đúng nhiệm vụ và các mục trong danh sách việc cần làm cho đúng người. Các công cụ phân bổ nguồn lực có thể giúp đảm bảo các nhà lãnh đạo doanh nghiệp giao nhiệm vụ một cách chính xác, theo đúng thời hạn cụ thể. Họ cũng có thể cung cấp những hiểu biết sâu sắc về những nhân viên nào có thể bị choáng ngợp bởi quá nhiều công việc.
- Công cụ cộng tác: Đặc biệt trong thời đại làm việc từ xa và kết hợp ngày nay, điều quan trọng là phải đảm bảo tất cả các bên liên quan chính của dự án có thể thống nhất quan điểm. Các công cụ quản lý dự án thường đi kèm với các tính năng cộng tác ảo để nhắn tin tức thời, cuộc họp trên web, hội nghị truyền hình, v.v.
- Quản lý chất lượng: Một số công cụ quản lý dự án đi kèm với các giải pháp quản lý chất lượng, giúp thu thập thông tin chi tiết và số liệu về dự án. Khả năng theo dõi và giải quyết vấn đề là cần thiết để đảm bảo vấn đề không làm gián đoạn tiến trình công việc hoặc gây ra vấn đề về ngân sách và thời hạn.
- Quản lý dự án: Các công cụ quản lý dự án có thể bao gồm các tính năng dành cho nhân viên mới, theo dõi thời gian cho mục đích thanh toán, v.v. Một số tùy chọn quản trị dự án đi kèm với lịch và bảng để theo dõi nhiều dự án cùng một lúc.
- Báo cáo: Phần lớn các công cụ quản lý dự án sẽ đi kèm với các công cụ báo cáo và phân tích để giúp các doanh nghiệp theo dõi nhịp đập của tổ chức. Bạn có thể tạo báo cáo về sự tham gia, tiến độ và kết quả kinh doanh của nhân viên.
Các công cụ quản lý dự án phổ biến trông như thế nào?
Vì các công ty khác nhau tiếp cận và xử lý dự án theo nhiều cách khác nhau, nên các công cụ quản lý dự án có thể có nhiều định dạng khác nhau. Không có giải pháp nào phù hợp với tất cả mọi người, nhưng có một số tùy chọn đặc biệt phổ biến để cân nhắc. Sau đây là một số công cụ quản lý dự án được sử dụng và triển khai phổ biến nhất:
Biểu đồ Gantt
Biểu đồ Gantt là một trong những công cụ quản lý dự án được tham khảo phổ biến nhất và được tham khảo nhiều nhất. Về cơ bản, các biểu đồ này giúp người dùng hình dung dòng thời gian dự án của họ và cách phân công các nhiệm vụ khác nhau cho các thành viên cụ thể của nhân viên trong toàn bộ lực lượng lao động.
Biểu đồ Gantt thường được coi là cực kỳ hữu ích trong việc theo dõi tiến độ mà dự án của bạn cần tuân theo. Bạn có thể sử dụng các biểu đồ này để đề phòng những sai lệch so với kế hoạch dự án của mình và các vấn đề có thể dẫn đến sự chậm trễ. Biểu đồ Gantt được giới thiệu từ năm 1917 và từ đó đã trở thành một tiêu chuẩn của ngành.
Cấu trúc phân chia công việc
Cấu trúc phân chia công việc hay “WBS” được Bộ Quốc phòng Hoa Kỳ giới thiệu vào năm 1962. Ngày nay, nó vẫn là một trong những công cụ quan trọng được sử dụng cho bất kỳ chiến lược lập kế hoạch dự án nào. Về cơ bản, Cấu trúc phân chia công việc cung cấp một cách để chia nhỏ các bước khác nhau liên quan đến việc đạt được mục tiêu dự án của bạn.
Với WBS, các công ty tạo ra một bản đồ đầu cuối về các nhiệm vụ cần giải quyết trước khi họ có thể đạt được "mục tiêu cuối cùng" của dự án. Trong hầu hết các trường hợp, các tổ chức bắt đầu với một ý tưởng rõ ràng về "mục tiêu cuối cùng" của họ, chia thành các giai đoạn sau đó có thể được chia thành các nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ.
Khi bạn có ý tưởng rõ ràng về tất cả các nhiệm vụ liên quan đến dự án của mình, bạn sẽ có thể xác định nơi cần phân bổ nguồn lực và mất bao lâu để đạt được mục tiêu của mình.
Đường cơ sở của dự án
Một công cụ phổ biến khác để quản lý dự án là “Dự án cơ sở”. Đây thực chất là một công cụ đồ họa để thể hiện các giá trị dự án của bạn, bằng cách so sánh tiêu chuẩn bạn đặt ra cho dự án của mình với kết quả nỗ lực của bạn.
Đường cơ sở của dự án bao gồm nhiều đường cơ sở phụ khác nhau, bao gồm đường cơ sở về tiến độ, chi phí và phạm vi. Khi bắt đầu một dự án, các công ty đặt ra “mốc” mục tiêu cho những gì họ mong đợi đạt được, thời điểm họ muốn đạt được nó và chi phí của dự án sẽ là bao nhiêu. So sánh kết quả của bạn với những đường cơ sở này sẽ đảm bảo rằng bạn đang đạt được tiến bộ phù hợp.
Đường cơ sở của dự án cũng có thể hữu ích trong việc giảm “sự leo thang phạm vi” bằng cách đảm bảo bạn không cho phép công việc ngoài kế hoạch làm gián đoạn tiến trình thực hiện mục tiêu của mình.
Các công cụ quản lý dự án khác
Ngoài các tùy chọn được đề cập ở trên, các công cụ quản lý dự án khác có thể bao gồm:
- Các hoạt động xây dựng đội nhóm hợp tác: Hoạt động xây dựng nhóm có thể là một công cụ quản lý dự án quan trọng vì chúng giúp nâng cao năng suất và hiệu quả của nhân viên. Các công ty có thể thực hiện các chiến lược và cuộc thi gamification để thu hút nhân viên của mình, cũng như các cuộc họp và gặp gỡ hợp tác nhóm.
- Kế hoạch quản lý truyền thông: Kế hoạch quản lý truyền thông là các công cụ trong quy trình quản lý dự án nhằm đảm bảo mọi người tham gia vào tiến trình của dự án đều được cập nhật và luôn làm việc hướng tới cùng một mục tiêu. Kế hoạch truyền thông phác thảo tần suất các bên liên quan sẽ gặp nhau để thảo luận về dự án và nơi có thể diễn ra giao tiếp.
- Công cụ quản lý tác vụ: Các công cụ quản lý tác vụ về cơ bản là môi trường phần mềm tất cả trong một, nơi các công ty có thể lập kế hoạch cho các nhiệm vụ họ cần hoàn thành trong suốt dự án. Những nhiệm vụ này có thể được sắp xếp thành các mốc thời gian và “Bảng Kanban” dựa trên mức độ hoàn thành, mức độ khẩn cấp và các yếu tố khác.
Lợi ích của công cụ quản lý dự án là gì?
Như đã đề cập ở trên, hầu hết các dự án kinh doanh đều phức tạp, nhiều mặt và tốn thời gian. Để các công ty đạt được mục tiêu phù hợp với các dự án của mình, họ không thể đơn giản hy vọng mọi người cùng quan điểm và hoàn thành công việc đúng thời hạn.
Công cụ quản lý dự án biến các mục tiêu và kỳ vọng của dự án thành một chuỗi nhiệm vụ có thể hành động dễ thực hiện, kèm theo hướng dẫn về cách giao tiếp, kết nối và tương tác. Cuối cùng, lợi ích lớn nhất của các công cụ quản lý dự án là chúng giúp mọi người luôn thống nhất và có tổ chức. Một số lợi ích mà người dùng có thể mong đợi khi sử dụng các công cụ quản lý dự án bao gồm:
- Quản lý thời gian tốt hơn: Các công cụ quản lý dự án như biểu đồ Gantt có thể giúp các công ty hiểu rõ hơn về cách lên lịch cho các dự án của mình nhằm đảm bảo không bỏ lỡ thời hạn quan trọng. Cũng có thể sử dụng các biểu đồ này để điều chỉnh sự chậm trễ tại nơi làm việc.
- Phạm vi quản lý: Các công cụ như WBS hỗ trợ việc lên ý tưởng và cực kỳ quan trọng đối với việc lập kế hoạch dự án. Họ có thể cung cấp cho các công ty cái nhìn sâu sắc hơn về phạm vi dự án của họ và giúp phác thảo những thứ như chi phí, lịch trình và giờ làm việc.
- Kiểm soát ngân sách: Đường cơ sở chi phí và công cụ theo dõi có thể giúp đảm bảo ngân sách của bạn không vượt quá tầm kiểm soát. Với các công cụ quản lý dự án phù hợp, bạn có thể cải thiện cơ hội hoàn thành dự án của mình mà không phải chi tiêu quá mức.
- Cải thiện sự hợp tác: Các công cụ quản lý dự án có tính năng giao tiếp và cộng tác tích hợp giúp kết nối các bên liên quan trong nhóm. Điều này là cần thiết để đảm bảo mọi người luôn thống nhất, ngay cả khi làm việc từ xa.
- Kiểm soát dự án: Với các công cụ quản lý dự án, việc theo dõi nhân viên nào chịu trách nhiệm cho giai đoạn hoặc nhiệm vụ nào trong dự án sẽ dễ dàng hơn. Điều này có thể giúp đảm bảo mọi người đang làm đúng nhiệm vụ vào đúng thời điểm.
Phần mềm quản lý dự án là gì?
Giải pháp phần mềm quản lý dự án là bộ công cụ quản lý dự án, chẳng hạn như biểu đồ Gantt và công cụ quản lý tác vụ, được đóng gói trong một môi trường. Có nhiều dạng phần mềm quản lý dự án khác nhau, mỗi dạng đều có điểm mạnh và điểm yếu riêng cần cân nhắc.
Dưới đây là một số tùy chọn phổ biến nhất hiện nay:
Trello
Trello là phần mềm quản lý dự án trực tuyến hiện đại được trang bị các công cụ cộng tác, bảng Kanban, danh sách và thẻ, được thiết kế để giúp mọi người theo dõi danh sách việc cần làm của mình. Giải pháp gọn nhẹ và đơn giản giúp dễ dàng phân công dự án cho các thành viên khác nhau của nhân viên và giúp các nhà lãnh đạo doanh nghiệp bắt kịp hiệu suất của nhóm.
Mặc dù Trello không có một số chức năng báo cáo và tính năng theo dõi dự án nâng cao hơn của một số phần mềm quản lý dự án khác hiện nay nhưng nó vẫn là một lựa chọn tuyệt vời cho người mới bắt đầu. Gói cơ bản được sử dụng miễn phí và gói cao cấp cũng đi kèm với nhiều tính năng bổ sung, như tự động hóa và tích hợp.
Asana
Một công cụ tuyệt vời khác để quản lý dự án linh hoạt, Asana là tuyệt vời để tổ chức các nhiệm vụ và nhóm. Giải pháp đi kèm với các tính năng tự động hóa, cộng tác theo thời gian thực, mẫu và bảng điều khiển tùy chỉnh. Giao diện người dùng hấp dẫn giúp mọi thành viên trong nhóm theo dõi tiến trình của họ dễ dàng hơn. Ngoài ra, còn có các hình ảnh động trực quan để tương tác.
Asana là một công cụ có khả năng tùy biến cao, với nhiều tích hợp với phần mềm hàng đầu như Jira cloud Tableau, Slack, Microsoft Office và OneDrive. Nhược điểm lớn nhất của dịch vụ là số lượng tính năng khổng lồ có thể mất một thời gian để làm quen.
dự án MS
Nếu bạn đã giải quyết những việc như quản lý tài nguyên và cộng tác thông qua các tài sản của Microsoft thì việc tận dụng MS Projects cũng là điều hợp lý. Công cụ lập lịch dự án này hỗ trợ các nhóm theo dõi tiến độ bằng bảng nhiệm vụ trực quan và các tính năng tương tác. Bạn có thể chia các dự án phức tạp thành các quy trình làm việc Cặn bã, Kanban và tùy chỉnh.
Ứng dụng quản lý dự án này rất dễ sử dụng, ngay cả đối với các nhóm nhỏ có kiến thức hạn chế về công nghệ hoặc phát triển phần mềm. Thậm chí còn có các hướng dẫn và diễn đàn trực tuyến để giúp bạn tìm hiểu cách sử dụng các công cụ, danh sách nhiệm vụ và thông báo của nhóm dự án.
viết
Một trong những công cụ cộng tác nhóm phổ biến nhất để quản lý công việc, Wrike là một hệ sinh thái hữu ích nơi các doanh nghiệp có thể theo dõi thời gian và dự án. Hệ thống có cấu hình cao đi kèm với quyền truy cập vào bảng chấm công, bảng Kanban và biểu đồ Gantt tương tác với chức năng kéo và thả. Thậm chí còn có tùy chọn để người dùng tùy chỉnh trang tổng quan của họ.
Công cụ quản lý dự án linh hoạt dựa trên đám mây và đơn giản. Bạn sẽ có quyền truy cập vào các tính năng như danh sách nhiệm vụ, nhiệm vụ phụ, lịch trình và quy trình công việc được chia sẻ. Ngoài ra còn có các yếu tố cộng tác và giao tiếp theo thời gian thực cũng như các báo cáo chuyên sâu. Bạn có thể đặt ngày đến hạn phê duyệt và giúp toàn bộ nhóm của bạn đi đúng hướng với cơ sở tài nguyên chứa đầy các tài liệu quan trọng.
Dự án Zoho
Một công cụ phổ biến khác để quản lý dự án, Zoho Projects giúp các doanh nghiệp theo dõi nhiệm vụ, cùng nhau nỗ lực nhóm và tạo biểu đồ Gantt. Có các tùy chọn để theo dõi số giờ phải trả và tiến độ dự án. Zoho cũng cung cấp cho các công ty một bộ tính năng giao tiếp trong công cụ PM của họ để bạn có thể giữ liên lạc với nhân viên kết hợp và làm việc từ xa.
Zoho là một công cụ SaaS tuyệt vời, nhưng có một số hạn chế đối với các nhóm lớn hơn. Công cụ này phù hợp nhất để hợp lý hóa các đợt chạy nước rút nhỏ và theo dõi hiệu suất dự án trong các doanh nghiệp nhỏ hơn. Không gian làm việc cũng lý tưởng để nhân viên theo dõi các nhiệm vụ riêng lẻ và có gói miễn phí cho người mới bắt đầu.
Làm thế nào để bạn chọn công cụ quản lý dự án phù hợp?
Việc lựa chọn phần mềm quản lý dự án và chiến lược quản lý dự án tốt nhất có thể phức tạp. Không có chiến lược chung cho tất cả mọi người ở đây. Thay vào đó, các công ty cần suy nghĩ về cách họ có thể thực hiện một dự án đơn giản một cách hợp lý nhất có thể cho nhóm cụ thể của mình.
Các ứng dụng và phần mềm quản lý dự án có thể trợ giúp mọi việc, từ kiểm tra các nhiệm vụ của dự án đến các quy trình công việc phức tạp, miễn là chúng cung cấp quyền truy cập vào các tính năng chính phù hợp. Khi đưa ra lựa chọn, hãy đảm bảo bạn cân nhắc những điều như:
- Các tính năng chính: Giải pháp có phù hợp với phương pháp quản lý dự án của bạn với biểu đồ Gantt, theo dõi thời gian và thậm chí cả ứng dụng di động của riêng nó dành cho người dùng iOS và Android không?
- Số lượng người dùng: Giải pháp quản lý dự án có thể hỗ trợ bao nhiêu người? Nó có phù hợp cho các doanh nghiệp lớn hơn và nhỏ hơn không?
- Tích hợp: Hệ thống có tích hợp với tất cả các công cụ hiện có mà nhóm của bạn sử dụng để chúng có thể đáp ứng thời hạn một cách xuất sắc không?
- Cơ cấu giá: Các gói giá được cung cấp có hỗ trợ kế hoạch kinh doanh của bạn không? Chi phí có xứng đáng với lợi ích làm việc nhóm và lợi thế về sự nhanh nhẹn không?
- Dễ sử dụng: Các công cụ quản lý dự án tốt nhất không chỉ cần giải quyết các vấn đề phụ thuộc và các cột mốc kinh doanh của bạn mà còn mang lại sự đơn giản cho người dùng.
