Là chủ sở hữu của một doanh nghiệp, điều quan trọng là phải hiểu các giao dịch thông thường của bạn thực sự diễn ra như thế nào. Biết những kiến thức cơ bản về xử lý thanh toán giúp bạn tránh được các vấn đề thường gặp khi khách hàng gặp khó khăn về kỹ thuật. Thật không may, hầu hết mọi người chỉ đơn giản là không biết loại công nghệ nào có liên quan khi nói đến thanh toán bằng thẻ ghi nợ và thẻ tín dụng.
Hôm nay, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn các chi tiết cơ bản về cách sử dụng bộ xử lý thanh toán, cổng thanh toán và các công cụ tương tự để bạn biết chính xác mọi thứ hoạt động như thế nào.
Bộ xử lý thanh toán là gì?
Bộ xử lý thanh toán là công ty chịu trách nhiệm quản lý quy trình giao dịch thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Nó hoạt động như một loại trung gian giữa ngân hàng tiêu dùng và thương gia, cho phép thông tin được truyền qua lại.
Dưới đây là định nghĩa đơn giản về bộ xử lý thanh toán:
Một công ty được ủy quyền xử lý các giao dịch thẻ tín dụng giữa người bán và người mua. Người xử lý thanh toán thường là bên thứ ba và sẽ do người bán chỉ định. Có hai loại bộ xử lý thanh toán; mặt trước và mặt sau cuối.
A bộ xử lý ngoại vi sẽ có kết nối với các hiệp hội thẻ khác nhau và sẽ cung cấp dịch vụ thanh toán và ủy quyền cho người bán của ngân hàng thương mại. Bộ xử lý phía sau được sử dụng để chấp nhận các khoản thanh toán từ bộ xử lý giao diện người dùng và chuyển tiền từ ngân hàng phát hành sang ngân hàng thương mại, quá trình này hoàn tất chỉ trong vài giây.
Các bộ xử lý này thực hiện nhiều chức năng như đánh giá xem các giao dịch có hợp lệ và được phê duyệt hay không, sử dụng các biện pháp chống gian lận để đảm bảo rằng giao dịch mua hàng được thực hiện bởi nguồn mà nó tuyên bố. Bộ xử lý được tuân theo các tiêu chuẩn và quy định do các hiệp hội thẻ tín dụng tổ chức. Những tiêu chuẩn này bao gồm các quy định liên quan đến gian lận, bồi hoànvà trộm cắp danh tính.
Khái niệm cơ bản về bộ xử lý thanh toán
Bằng cách liên lạc giữa hai cơ sở ngân hàng, bộ xử lý thanh toán có thể xác định liệu có đủ tín dụng trong tài khoản để giao dịch diễn ra hay không. Đối với các doanh nghiệp chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng từ các nhóm như Mastercard và Visa, bộ xử lý thanh toán là một phần thiết yếu của môi trường kỹ thuật số hoặc điểm bán hàng.
Có nhiều khoản phí khác nhau liên quan đến bộ xử lý thanh toán của bạn với tư cách là chủ sở hữu doanh nghiệp, bao gồm phí bồi hoàn, phí giao dịch, phí thuê nếu bạn đang sử dụng thiết bị phần cứng để chấp nhận thanh toán, v.v. Tuy nhiên, đây là một khoản chi phí cần thiết để kiếm tiền với doanh nghiệp của bạn.
Hãy nhớ rằng bộ xử lý thanh toán không phải là một thuật ngữ phổ quát và trong một số trường hợp, nó được sử dụng cùng với các thuật ngữ khác như bên mua. Tuy nhiên, điều quan trọng cần lưu ý là bộ xử lý thanh toán không giống như cổng thanh toán hoặc tài khoản người bán.
Bộ xử lý thanh toán so với tài khoản người bán và cổng thanh toán
Bộ xử lý thanh toán chỉ là một thành phần trong mạng lưới thẻ dành cho các công ty chấp nhận giao dịch. Bạn cũng cần hiểu vai trò của cổng thanh toán và tài khoản người bán. Hãy bắt đầu bằng cách xác định cổng thanh toán.
Cổng thanh toán là trung gian giữa các hệ thống thanh toán của bên thứ ba, tài khoản thương mại và các công ty thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Phần mềm cho cổng thanh toán xử lý khía cạnh kỹ thuật của việc chuyển thông tin chủ thẻ. Nếu bạn không có cổng thanh toán, bạn sẽ không nhận được thanh toán từ khách hàng của mình, ngay cả khi tất cả các hệ thống khác bạn cần đều đã có sẵn.
Tài khoản người bán là một loại tài khoản ngân hàng cụ thể - tài khoản chấp nhận thanh toán bằng thẻ ghi nợ và thẻ tín dụng với tư cách là người trung gian giữa khách hàng và ngân hàng thực tế của bạn. Bạn sẽ cần có tài khoản người bán để chấp nhận thanh toán từ các khách hàng có chủ thẻ khác trong mạng của mình.
Mặc dù tài khoản người bán, bộ xử lý thanh toán và cổng thanh toán khá khác nhau nhưng cần lưu ý rằng chúng đều được kết nối phức tạp. Là chủ doanh nghiệp, bạn sẽ cần có quyền truy cập vào tất cả những thứ này nếu muốn điều hành cửa hàng của mình thành công.
Cổng thanh toán sẽ chịu trách nhiệm xử lý quá trình chuyển tiền, trong khi bộ xử lý thanh toán xác thực giao dịch của bạn và giữ an toàn cho giao dịch đó. Tài khoản người bán là nơi ngân hàng của bạn sẽ thanh toán tiền trước khi họ thanh toán vào tài khoản doanh nghiệp.
Quá trình xử lý thanh toán diễn ra như thế nào?
Ngay cả khi có kiến thức cơ bản về công nghệ xử lý thẻ tín dụng, vẫn có thể khó hiểu cách hệ thống hoạt động với các phương thức thanh toán khác nhau. Hệ sinh thái thanh toán thường khá khó hiểu, đặc biệt đối với một chủ doanh nghiệp nhỏ đang xử lý mọi thứ từ PayPal để thanh toán trực tuyến đến các giải pháp POS cho các giao dịch American Express tại cửa hàng.
Nếu bạn vẫn chưa hoàn toàn chắc chắn về những điều chúng tôi đã đề cập cho đến nay, đừng lo lắng, đây là hướng dẫn nhanh từng bước để giúp bạn đi đúng hướng.
- Đầu tiên, khách hàng hoàn tất quy trình thanh toán trên trang web của bạn hoặc trực tiếp, nhập thông tin thẻ tín dụng của họ vào thiết bị đầu cuối phù hợp. Họ có thể sử dụng nhiều loại thẻ khác nhau, từ discover đến visa, tùy thuộc vào hệ thống thanh toán của bạn.
- Sau đó, người bán sẽ chuyển thông tin tài chính nhận được (bao gồm thông tin chủ thẻ) đến cổng thanh toán.
- Sau khi xử lý thông tin chi tiết về giao dịch, cổng thanh toán sẽ chuyển thông tin đến nhà cung cấp dịch vụ thanh toán bên thứ ba mà người bán sử dụng.
- Bộ xử lý thanh toán sau đó sẽ chuyển thông tin giao dịch đến mạng lưới thẻ thông qua Mastercard hoặc Visa.
- Mạng lưới thẻ sẽ chuyển thông tin đến ngân hàng của khách hàng để kiểm tra xem có đủ tiền để hoàn tất giao dịch hay không.
- Hệ thống gửi phản hồi tới mạng thẻ trong đó nêu rõ giao dịch bị từ chối hay được chấp thuận.
- Phản hồi được chuyển đến mạng lưới thẻ, nơi sẽ thông báo cho bộ xử lý thanh toán xem giao dịch có nên diễn ra hay không. Bộ xử lý chuyển thông tin đến cổng thanh toán, thông báo cho mọi người về kết quả.
- Sau đó, tiền sẽ được ngân hàng của khách hàng gửi vào tài khoản người bán, nơi chúng sẽ tồn tại cho đến khi được thanh toán vào tài khoản ngân hàng của công ty.
Điều gì về xử lý thanh toán trực tuyến?
Tin tốt cho các công ty thương mại điện tử ngày nay là quá trình xử lý thanh toán trực tuyến tuân theo một định dạng rất giống với quy trình truyền thống. Điều quan trọng bạn cần nhớ ở đây là quá trình xử lý trực tuyến đòi hỏi phải có tài khoản tổng hợp hoặc tài khoản thương gia. Có thể có một số khoản phí bổ sung phải trả tùy thuộc vào giỏ hàng của bạn và phương thức thanh toán mà bạn chấp nhận. Trực tuyến:
- Khách hàng của bạn thực hiện mua hàng và nhập chi tiết thẻ của họ
- Bạn (người bán) gửi giao dịch thẻ tín dụng
- Cổng thanh toán của bạn gửi thông tin về giao dịch an toàn
- Quá trình giao dịch, phê duyệt và xác minh đi qua bộ xử lý
- Tài khoản ngân hàng của khách hàng của bạn gửi tiền đến bộ xử lý
- Bộ xử lý gửi cổng trạng thái được phê duyệt/từ chối
- Khi được chấp thuận, người bán sẽ nhận được khoản thanh toán
Nền tảng thương mại điện tử hàng đầu Lượt thích Shopify và BigCommerce hỗ trợ một loạt các bộ xử lý thanh toán và cổng. Tuy nhiên, nếu bạn muốn sử dụng cùng một bộ xử lý thanh toán mà bạn sẽ sử dụng với cửa hàng truyền thống của mình, bạn có thể cần phải sử dụng giải pháp của bên thứ ba. Bộ xử lý thanh toán của bạn không phải lúc nào cũng được nền tảng thương mại điện tử hỗ trợ trực tiếp.
Chi phí xử lý thanh toán
Mặc dù bộ xử lý thanh toán là một phần thiết yếu để điều hành một doanh nghiệp thành công nhưng chúng cũng là một khoản chi phí cho công ty của bạn. Giá cả phụ thuộc phần lớn vào nhà cung cấp mà bạn hợp tác, nhưng bạn sẽ thường thấy rằng chi phí cũng tăng tùy thuộc vào các tính năng bạn muốn từ bộ xử lý thanh toán của mình. Ví dụ, nếu bạn muốn nhiều hơn Thanh toán ACH, hoặc phạm vi tiền tệ rộng hơn được chấp nhận, thì bạn sẽ cần tìm giải pháp chuyên biệt hơn.
Để xử lý một số kết nối quan trọng giữa việc lấy tài khoản ngân hàng và các công cụ quan trọng khác để xử lý thanh toán, bộ xử lý thanh toán sẽ tính nhiều loại phí khác nhau. Những chi phí này khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh của bạn và loại bộ xử lý bạn chọn. Bạn cũng có thể phải trả nhiều tỷ giá hối đoái khác nhau và phí tổ chức tài chính nếu bạn đang truy cập các dịch vụ thương mại cùng với bộ xử lý thanh toán của mình. Các khoản phí thông thường bao gồm:
- Phí cố định:Đây là chi phí hàng tháng khi sử dụng bộ xử lý thanh toán để xử lý thông tin thanh toán.
- Phí giao dịch: Chúng được xây dựng trên cơ sở mỗi giao dịch. Chúng thường dựa trên chi phí tăng giá của công ty xử lý thanh toán, phí đánh giá và phí trao đổi. Các thành phần này đảm bảo rằng tất cả những người phù hợp trong hành trình giao dịch đều nhận được một phần phí bắt buộc.
- Phí bổ sung:Đây là các khoản phí phát sinh bổ sung có thể xảy ra với các bộ xử lý thanh toán như Stripe và PayPal, chẳng hạn như khi kiểm tra dữ liệu thẻ cho thấy tài khoản thẻ không có đủ tiền.
Tùy thuộc vào bộ xử lý thanh toán bạn chọn, bạn có thể thấy rằng nhà cung cấp dịch vụ của mình cung cấp nhiều mô hình định giá khác nhau để khám phá. Các mô hình theo cấp độ thường đắt nhất và cần lưu ý rằng số tiền bạn trả để chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ có thể không hoàn toàn minh bạch.
Tùy chọn minh bạch hơn sẽ là sử dụng hệ thống trao đổi cộng với định giá, hệ thống này hiển thị cho bạn số tiền cố định hàng tháng mà bạn phải trả cho mỗi giao dịch. Hãy nhớ rằng có nhiều điều cần cân nhắc hơn là chỉ riêng vấn đề ngân sách khi bạn chọn bộ xử lý thanh toán lý tưởng.
Những điều cần tìm ở Bộ xử lý thanh toán
Cho dù bạn có thấy phí xử lý và sự phức tạp của bộ xử lý thanh toán gây khó chịu hay không, bạn vẫn cần một trong những công ty này nếu muốn điều hành một doanh nghiệp thành công. Bộ xử lý thanh toán của bên thứ ba là một công cụ thiết yếu để chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ trực tuyến. Tuy nhiên, có nhiều điều cần phải suy nghĩ hơn là chỉ chi phí khi đưa ra lựa chọn đúng đắn. Đừng quên:
- Dịch vụ khách hàng: Nếu có bất kỳ vấn đề gì xảy ra với hệ thống xử lý thanh toán, thì bạn cần phải nhận thông tin từ nhà cung cấp của mình càng sớm càng tốt. Bộ xử lý thanh toán của bạn phải sẵn sàng trả lời cuộc gọi của bạn và giải quyết các vấn đề giao dịch khó khăn với bạn.
- Khả năng tương thích: Nếu bạn đang sử dụng nhiều dạng phần mềm khác để điều hành doanh nghiệp của mình thì bạn sẽ muốn giải pháp xử lý thanh toán của mình hoạt động tốt với công nghệ đó. Điều này bao gồm bất kỳ hệ thống ERP nào cũng như quá trình kiểm tra xử lý thanh toán.
- Tuân thủ và bảo mật PCI: Bạn đang xử lý thông tin chi tiết của khách hàng trên cửa hàng của mình, nghĩa là bạn phải đảm bảo thông tin được bảo vệ và an toàn. Tuân thủ PCI là điều mà mọi quốc gia đều yêu cầu các nhà bán lẻ của mình. Hãy đảm bảo rằng bộ xử lý của bạn hoàn toàn tuân thủ và an toàn.
- Chống gian lận: Một khía cạnh khác của bảo mật là bảo vệ bản thân và khách hàng khỏi gian lận. Một số bộ xử lý thanh toán có các công cụ giúp chống gian lận được tích hợp sẵn theo tiêu chuẩn.
- Linh hoạt: Bộ xử lý thanh toán của bạn phải có khả năng xử lý nhiều loại thanh toán một cách nhanh chóng, ngay cả khi bạn thực hiện nhiều khoản thanh toán liên tiếp. Hãy đảm bảo rằng công ty đó có danh tiếng được đánh giá trực tuyến tốt trước khi bạn bắt đầu.
Mặc dù bạn có thể nghĩ rằng bạn có thể tránh được phí xử lý thanh toán và cổng thanh toán nếu không có cổng thanh toán nhưng không có cách nào hoàn toàn đáng tin cậy để chấp nhận thanh toán trực tuyến từ người khác, ngoài việc yêu cầu ngân hàng hoặc chuyển khoản ngân hàng. Khách hàng của bạn cần một cách đáng tin cậy và đơn giản để thanh toán cho những thứ họ muốn và bộ xử lý thanh toán sẽ cung cấp điều đó.
Giống như bất kỳ khoản đầu tư nào khác vào doanh nghiệp của bạn, chìa khóa để chọn thành công bộ xử lý thanh toán phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ hoặc startups, đang thực hiện nghiên cứu của bạn. Hãy cân nhắc các tùy chọn thanh toán, hệ thống điểm bán hàng bạn sử dụng và bất kỳ công nghệ nào khác có thể ảnh hưởng đến bộ xử lý thanh toán nào phù hợp với bạn.
