Hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho là gì?

Một định nghĩa cơ bản có thể là:

“Số lượng hoặc giá trị hàng tồn kho hiện tại của một nhà sản xuất or cửa hàng bán lẻ. Điều này có thể bao gồm nguyên liệu thô và các bộ phận sẽ được sử dụng sau này trong quá trình sản xuất. Việc quản lý hàng tồn kho là rất quan trọng để doanh nghiệp vận hành suôn sẻ và cần phải có khoa học về quản lý hàng tồn kho để đảm bảo rằng mạng lưới cung ứng của bạn sẽ hoạt động mà không gặp trục trặc.”

Hàng tồn kho là tất cả các thành phần được sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc bán hàng tại doanh nghiệp của bạn. Với tư cách là người lãnh đạo doanh nghiệp, bạn có trách nhiệm đảm bảo rằng bạn luôn thực hiện các chiến lược quản lý hàng tồn kho phù hợp để duy trì lượng hàng tồn kho phù hợp.

Động từ “hàng tồn kho” cũng có thể ám chỉ hành động liệt kê hoặc đếm các mặt hàng có sẵn trong môi trường kinh doanh. Bằng cách theo dõi những gì đang diễn ra với số lượng tài sản hiện tại, các công ty có thể đảm bảo rằng họ sẵn sàng phục vụ khách hàng với số lượng thành phẩm phù hợp.

Quản lý hàng tồn kho là gì?

Quản lý hàng tồn kho sẽ không chỉ liên quan đến việc kiểm soát số lượng hàng tồn kho mà bạn có mà còn cả thời gian cần thiết để bổ sung hàng tồn kho, quản lý tài sản, chi phí lưu kho, dự báo, khả năng hiển thị, không gian vật lý cho hàng tồn kho, trả lại hàng hóa bị lỗi, định giá và giá cả trong tương lai dự báo. Khi bạn cẩn thận đảm bảo rằng tất cả những chi tiết này đều được quan tâm, lượng hàng tồn kho của bạn sẽ luôn được cân bằng và bạn sẽ không bao giờ hết hàng. Vòng quay hàng tồn kho được coi là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của một doanh nghiệp vì nó chịu trách nhiệm tạo ra tiền mặt và do đó tạo ra lợi nhuận.

Định nghĩa về hàng tồn kho của bạn cũng có thể bao gồm việc tiếp xúc với các thuật ngữ như “Quy trình kiểm kê” hoặc “Đếm hàng tồn kho”. Quy trình kiểm kê là một giải pháp theo dõi hàng tồn kho khi các công ty nhận, sử dụng và quản lý nó như một công việc đang được tiến hành. Quy trình kiểm kê theo dõi vòng đời của hàng hóa và nguyên liệu thô di chuyển trong doanh nghiệp của bạn.

Ngoài ra, kiểm kê hàng tồn kho là hành động đếm các mặt hàng bạn lưu trữ trong kho. Việc kiểm kê cũng có thể xem xét tình trạng của các mặt hàng và lưu trữ thông tin đó để bạn có thể kiểm tra sau. Kiểm kê hàng tồn kho đánh giá tình hình hàng tồn kho của bạn, nhưng chúng cũng giúp bạn xác định hàng tồn kho nào đang bán chạy.

Ví dụ về hàng tồn kho

Hàng tồn kho của một doanh nghiệp không gì khác hơn là nguyên liệu thô, phụ tùng và hàng hóa thành phẩm được lưu giữ tại chỗ hoặc trong kho của doanh nghiệp. Hàng tồn kho cũng có thể được giữ ký gửi, tức là khi bên thứ ba giữ hàng tồn kho cho doanh nghiệp cho đến khi hàng hóa được bán. Hàng tồn kho được báo cáo là tài sản trên bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp và là vùng đệm giữa các giai đoạn sản xuất và hoàn thành đơn hàng. Sau khi hàng tồn kho đã được bán hoặc được sử dụng trong quá trình sản xuất, chi phí lưu trữ hàng tồn kho sẽ được tính vào giá vốn hàng bán trong báo cáo kế toán.

Có ba loại hàng tồn kho khác nhau có thể được theo dõi; nguyên liệu thô, sản phẩm dở dang và thành phẩm.

• Nguyên liệu thô là nguyên liệu ban đầu cung cấp nhiên liệu cho quá trình sản xuất. Nguyên liệu thô là những thứ như kim loại được sử dụng bởi các công ty thép hoặc ô tô, hoặc thực phẩm và gia vị được các nhà chế biến thực phẩm sử dụng.
• Sản phẩm dở dang là bất cứ thứ gì đã được xử lý một phần nhưng chưa phải là thành phẩm. Điều này có thể bao gồm một chiếc ô tô chưa được lắp ráp hoàn chỉnh hoặc bột thô trong nhà máy sản xuất bánh mì hoặc bánh ngọt, cùng những thứ khác.
• Thành phẩm đã trải qua tất cả các công đoạn sản xuất và sẵn sàng để bán cho người bán buôn, nhà phân phối hoặc người tiêu dùng. Ví dụ bao gồm ô tô đã hoàn thiện, máy tính hoặc tivi và ổ bánh mì bạn mua ở cửa hàng tạp hóa địa phương.

Một công ty bán chậu thủ công có thể gửi một chiếc chậu còn nguyên hộp cho khách hàng, kèm theo một tấm thẻ giải thích những gì cần thiết để tạo ra món đồ đó. Giá thành của sản phẩm hoàn chỉnh bao gồm chi phí của mọi thứ từ áp dụng mã vạch đến vận chuyển sản phẩm đến tay khách hàng.

Các doanh nghiệp nhận ra rằng việc giữ một lượng lớn hàng tồn kho trong thời gian dài không phải là phương pháp kinh doanh tốt. Nó có thể dẫn đến hư hỏng hoặc lỗi thời và có thể khá tốn kém. Tất nhiên, việc giữ quá ít hàng tồn kho cũng không tốt vì doanh nghiệp có thể bỏ lỡ một số thị phần và doanh thu tiềm năng. Tạo sự cân bằng là chìa khóa và điều này đã dẫn đến vai trò của quản lý hàng tồn kho trong các tổ chức sản xuất, với hệ thống tồn kho Đúng lúc (JIT) là một cách được ưu tiên để quản lý mức tồn kho.

Các loại hàng tồn kho khác

Các loại mặt hàng khác có thể được đưa vào kho trung bình sẽ tùy thuộc vào loại hình kinh doanh mà bạn điều hành. Các tùy chọn có thể bao gồm:

• Hàng MRO: Yêu cầu bảo trì, sửa chữa và vận hành
• Vật liệu đóng gói: Vật liệu đóng gói mà bạn sử dụng để gửi sản phẩm cho khách hàng. Điều này bao gồm bao bì ban đầu của sản phẩm hoặc sẽ được trưng bày trên kệ cũng như bao bì bổ sung để vận chuyển.
• Chứng khoán An toàn: Đây là lượng hàng bổ sung mà bạn dự trữ trong trường hợp nhu cầu tăng cao. Ví dụ, bác sĩ thú y có thể bổ sung thêm thuốc kháng sinh trong quá trình hành nghề của họ để đề phòng.
• Hàng tồn kho dự kiến ​​hoặc làm mịn: Để cắt giảm chi phí, bạn có thể mua thêm hàng tồn kho ngoài thời gian cao điểm. Ví dụ: người tổ chức sự kiện có thể mua khăn trải bàn sau khi mùa cưới vào tháng XNUMX kết thúc.
• Khoảng không quảng cáo được tách riêng: Tách khoảng không quảng cáo là khoảng không quảng cáo bổ sung mà bạn có thể cần để hoàn thành công việc nếu có sự cố. Ví dụ: một tiệm bánh có thể dự trữ sẵn thêm các cửa hàng thiết kế đường trong trường hợp nhóm hết kem phủ.
• Chi phí tồn kho lý thuyết: Nếu bạn đặt mục tiêu chi 40% ngân sách cho vật tư sản xuất và bạn phát hiện ra mình đã chi 42% thì 2% đó sẽ là hàng tồn kho trên lý thuyết bị mất hoặc hư hỏng.
• chu kỳ kiểm kê: Theo thông lệ kiểm kê FIFO đối với nhập trước, xuất trước, khi bạn kiểm tra toàn bộ nguồn cung cấp của một loại hàng tồn kho, hàng tồn kho theo chu kỳ sẽ lấp đầy nguồn cung trở lại. Ví dụ: khi bạn hết giấy, nguồn cung cấp giấy thường xuyên của bạn sẽ quay trở lại khe đựng giấy trong kho của bạn.
• Kho dịch vụ: Khoảng không quảng cáo dịch vụ dựa trên số lượng công việc kinh doanh mà bạn có thể thực hiện. Nếu bạn có một quán cà phê mở cửa 10 giờ một ngày với 12 bàn, mỗi bàn phục vụ khách trong một giờ, thì lượng dịch vụ tồn kho trung bình sẽ là 120 bữa ăn mỗi ngày.
• Kiểm kê phương tiện công cộng: Nếu bạn mua 20 chiếc váy cho cửa hàng quần áo của mình, những chiếc váy trên đường đến bạn từ nhà cung cấp sẽ được vận chuyển.
• Hàng tồn kho dư thừa: Nếu bạn sản xuất tuyển tập 500 bản in đặc biệt cho một cửa hàng nghệ thuật và bạn chỉ bán được 300 bản, thì 200 bản in đó đơn giản là không nhận được thêm sự chú ý nào, chúng sẽ bị dư thừa.

Khoảng không quảng cáo chuyên biệt cho một ngành dọc cụ thể

Hiểu nhu cầu của bạn với tư cách là một công ty Thương mại điện tử và đảm bảo tất cả các bánh răng chính xác hoạt động theo thời gian thực với giải pháp quản lý hàng tồn kho tốn rất nhiều công sức. Điều quan trọng bây giờ là phải hiểu cách thức hoạt động của hàng tồn kho cũng như cách nó hoạt động đối với công ty cụ thể của bạn.

Ví dụ: trong sản xuất, hàng tồn kho của bạn dành cho quy trình kinh doanh nhỏ có thể bao gồm những thứ như mặt hàng trong kho, nguyên liệu thô và các thành phần được sử dụng để sản xuất hàng hóa của bạn. Các nhà sản xuất luôn theo dõi chặt chẽ mức tồn kho và làm việc theo quy trình để đảm bảo không xảy ra tình trạng thiếu lao động.

Kế toán viên thường chia hàng tồn kho sản xuất thành sản phẩm đang sản xuất, nguyên vật liệu và thành phẩm, vì mỗi loại hàng tồn kho khác nhau đều có chi phí khác nhau cần xem xét.

Trong ngành dịch vụ, phương pháp kế toán có thể khác. Trong bối cảnh dịch vụ, lượng hàng tồn kho của bạn để phù hợp với nhu cầu của khách hàng là vô hình. Ví dụ: kho lưu trữ của một công ty luật sẽ bao gồm mọi tập tin mà công ty tạo ra cho khách hàng và các giấy tờ mà tài liệu được in trên đó.

Các phương pháp hay nhất về khoảng không quảng cáo

Điều hành một công ty thành công có nghĩa là hiểu rõ hàng tồn kho của bạn, đảm bảo rằng bạn có chuỗi cung ứng mạnh mẽ và chiến lược quản lý hàng tồn kho của mình. Quản lý hàng tồn kho tốt có nghĩa là có chiến lược, từ LIFO đến FIFO, biết cách tránh hết hàng, v.v. Khi bạn tiếp tục làm việc với các nhà phân phối và khám phá cách hoạt động của hàng tồn kho, bạn sẽ bắt đầu phát triển các phương pháp thực hành tốt hơn để duy trì hiệu quả. Một số chiến lược tốt bao gồm:

• Sử dụng kho an toàn: Việc có sẵn lượng hàng dự trữ sẽ giúp bạn ứng phó với những biến động về nhu cầu khi bạn nhận được nhiều đơn đặt hàng hơn dự kiến.
• Đầu tư vào công cụ tài khoản hàng tồn kho: Sử dụng các công cụ dựa trên đám mây để quản lý hàng tồn kho sẽ giúp bạn theo dõi mọi sản phẩm và SKU có thể ở đâu. Điều này giúp bạn kiểm soát hàng tồn kho hoàn chỉnh.
• Bắt đầu đếm chu kỳ: Quá trình này giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách đảm bảo rằng bạn có thể theo dõi chu kỳ bán hàng và khiến khách hàng hài lòng.
• Sử dụng theo dõi lô và lô: Đảm bảo bạn luôn ghi lại thông tin liên quan đến từng lô và đợt sản phẩm. Một số công ty có thể sử dụng thông tin chi tiết chính xác, có ngày hết hạn, trong khi các công ty khác chỉ sử dụng theo dõi lô và đợt để theo dõi thời hạn sử dụng.

Quản lý hàng tồn kho của bạn

Kế toán và ghi chép hàng tồn kho tốt là một phần quan trọng để điều hành một doanh nghiệp thành công. Bạn có thể ghi lại hàng tồn kho theo định kỳ hoặc vĩnh viễn bằng hệ thống quản lý hàng tồn kho của mình. Nếu bạn sử dụng kế toán định kỳ trong phần mềm quản lý hàng tồn kho của mình, bạn sẽ đếm hàng tồn kho vào những thời điểm nhất định. Giải pháp vĩnh viễn đơn giản hơn một chút vì bạn theo dõi những thay đổi trong kho khi chúng xảy ra.

Bạn cũng có thể theo dõi chặt chẽ doanh thu hàng tồn kho của mình bằng công nghệ phù hợp. Điều này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc về những thứ như thời gian giao hàng và liệu bạn nên sử dụng chiến lược nhập trước hay nhập sau xuất cuối để vận chuyển các mặt hàng tồn kho.

Tiến hành phân tích hàng tồn kho theo mức tồn kho của bạn cũng rất quan trọng vì nó sẽ cho bạn thấy nhu cầu đối với sản phẩm của bạn thay đổi như thế nào theo thời gian. Một hình thức phân tích hàng tồn kho phổ biến sử dụng phương pháp ABC. Điều này có nghĩa là bạn sắp xếp lại hàng hóa của mình thành ba loại:

• Cấp độ A: Kho hàng A bao gồm bất kỳ sản phẩm bán chạy nhất nào không cần nhiều không gian để lưu trữ. Tổng số tiền này chiếm khoảng 20% ​​tổng số hàng tồn kho của bạn.
• Cấp độ B: Những vật phẩm này di chuyển với tốc độ tương tự như vật phẩm A, nhưng nhìn chung chúng có giá cao hơn để lưu trữ. Điều này đại diện cho khoảng 40% hàng tồn kho của bạn.
• cấp độ C: Ở cấp độ C, bạn tính lượng hàng tồn kho còn lại, số hàng này có thể đắt hơn để lưu trữ và mang lại tỷ suất lợi nhuận thấp hơn.

Phân tích ABC tận dụng nguyên tắc 80/20 và tiết lộ rằng 20% ​​hàng tồn kho của bạn sẽ mang lại tới 80% lợi nhuận cho bạn. Các công ty có thể cần tập trung vào những mặt hàng này khi họ đang cố gắng tạo ra nhiều lợi nhuận một cách nhanh chóng.

Lợi ích của việc phân tích hàng tồn kho tốt

Phân tích hàng tồn kho tốt cho phép bạn theo dõi số lượng hàng tồn kho thực sự có, để bạn biết mình đã sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, cũng có một loạt lợi ích khác cần khám phá, chẳng hạn như:

• Cải thiện dòng tiền: Phân tích hàng tồn kho cho bạn biết mặt hàng nào bạn bán nhiều nhất, do đó bạn có thể chi tiền cho những mặt hàng tiêu thụ nhanh.
• Giảm tồn kho: Khi bạn biết khoảng không quảng cáo nào là quan trọng nhất đối với khách hàng của mình, bạn có thể dự đoán nhu cầu hiệu quả hơn.
• Tăng sự hài lòng của khách hàng: Phân tích hàng tồn kho cung cấp cái nhìn sâu sắc hơn về cách người tiêu dùng mua hàng.
• Giảm lãng phí: Biết khách hàng của bạn cần gì và họ mua như thế nào sẽ giảm nhu cầu lưu trữ sản phẩm dư thừa. Điều này đảm bảo bạn có chiến lược tốt hơn để sử dụng tài nguyên.
• Giảm sự chậm trễ: Hiểu thời gian giao hàng của nhà cung cấp sẽ giúp bạn xác định thời điểm đặt hàng lại hàng tồn kho của mình để giảm tình trạng giao hàng trễ.
• Cải thiện giá từ các nhà cung cấp và nhà cung ứng: Nếu bạn thường xuyên đặt hàng số lượng lớn sản phẩm, bạn có thể thương lượng để được giảm giá.
• Mở rộng sự hiểu biết kinh doanh của bạn: Bạn sẽ hiểu rõ hơn về khách hàng và cách hoạt động kinh doanh của bạn.

Kết thúc vấn đề về hàng tồn kho: Điều khoản cần biết

Một chiến lược quản lý hàng tồn kho hiệu quả có thể liên quan đến nhiều công cụ và phương pháp thực hành khác nhau. Bạn càng biết nhiều về khoảng không quảng cáo của mình thì bạn càng dễ dàng đưa ra quyết định có lợi cho doanh nghiệp của mình và mang lại kết quả tích cực lâu dài.

Dưới đây là một số thuật ngữ có giá trị cần ghi nhớ khi bạn khám phá các tùy chọn khoảng không quảng cáo của mình.

• Dự báo nhu cầu: Dự báo nhu cầu đề cập đến quá trình cố gắng dự đoán nhu cầu của khách hàng bằng cách xem xét xu hướng tồn kho thường xuyên của bạn. Bạn có thể kiểm tra những thứ như tác động của quảng cáo và tính thời vụ và xem liệu chúng có tác động đến doanh số bán hàng hay không. Dự đoán nhu cầu có thể giúp bạn đảm bảo rằng bạn có đủ hàng mà không cần mua quá nhiều.
• Quản lý hàng tồn kho: Chiến lược quản lý hàng tồn kho cho phép bạn duy trì cái nhìn chính xác về hàng tồn kho của mình để tiết kiệm tiền cho các công ty. Khi bạn biết khách hàng đang mua gì từ bạn, bạn sẽ biết mình nên dự trữ những gì.
• Chi phí trung bình: Chi phí trung bình của hàng tồn kho là một phương pháp được sử dụng để tính toán chi phí cho mỗi đơn vị hàng hóa bạn mua. Bạn bắt đầu bằng cách lấy tổng chi phí cho tất cả hàng tồn kho bạn có để bán, sau đó chia cho tổng số mặt hàng đã bán. Phương pháp này cũng có thể được gọi là chi phí trung bình có trọng số trong một số trường hợp.
• Hồ sơ tồn kho: Hồ sơ hàng tồn kho là thứ giúp bạn theo dõi lượng hàng hóa bạn đã mua và bán trong một khoảng thời gian nhất định. Bạn cần đo lường số lượng mặt hàng tồn kho bạn đã mua và bán để đảm bảo rằng bạn có số dư phù hợp
• Kiểm kê vật lý hàng năm: Đây là một quy trình thủ công để đếm các mặt hàng vật chất bạn có trong tay tại bất kỳ thời điểm nào trong năm.
• 3PL/ 4PL: Nhà cung cấp dịch vụ hậu cần bên thứ ba, 3PL, hoạt động trong lĩnh vực hậu cần và quản lý chuỗi cung ứng khi doanh nghiệp thuê ngoài một phần dịch vụ phân phối và thực hiện của mình. Các nhà tích hợp 4PL tích lũy tài nguyên và công nghệ để đáp ứng chuỗi cung ứng toàn diện hơn.
• Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp: Đây là quá trình một công ty sử dụng để quản lý và tích hợp các bộ phận quan trọng khác nhau của doanh nghiệp nhằm duy trì mọi thứ hoạt động như bình thường. Hệ thống ERP phù hợp có thể tích hợp những thứ như mua hàng, lập kế hoạch, bán hàng, hàng tồn kho, tài chính và tiếp thị.
• Dấu hiệu ban đầu-tăng: Chênh lệch giữa giá ban đầu bạn trả cho hàng tồn kho và số tiền bạn tính cho khách hàng của mình. Điều quan trọng là phải đảm bảo rằng bạn kiếm được lợi nhuận từ mặt hàng đó cũng như trang trải một phần chi phí chung liên quan đến việc thu thập và quản lý hàng tồn kho của bạn theo thời gian.

Quản lý và kiểm soát hàng tồn kho tốt sẽ hỗ trợ các công ty mua đúng số lượng hàng tồn kho vào đúng thời điểm để tạo ra kết quả tích cực. Quá trình quản lý hàng tồn kho tốt giúp giảm chi phí lưu kho, tồn kho và các vấn đề mua hàng. Đó là một phần quan trọng để điều hành một doanh nghiệp thành công.