Tệp giá trị được phân tách bằng dấu phẩy (Tệp CSV) là gì?

Trong trang tính Excel, tất cả các trường có dấu phẩy, được nhúng bên trong dấu ngoặc kép thường được gọi là bộ hạn định văn bản tức là một ô duy nhất có màu xanh lá cây, xanh lam và vàng sẽ được ghi là “xanh lục, xanh lam và vàng”.

Tệp CSV là gì?

Nó đơn giản như âm thanh. Rốt cuộc, bạn không cần phải là người am hiểu công nghệ để hiểu cách hoạt động của tệp CSV.

Thông thường, một tệp có phần mở rộng tệp CSV được sử dụng khi có một khối dữ liệu được gửi đến một ứng dụng khác.

Mặt khác, phần mở rộng tệp giúp hệ điều hành xác định chương trình nào, cụ thể là tệp được liên kết đến.

Đây là một minh họa:

Ví dụ: nếu tôi chuyển một tệp có tên 'phút.doc', phần mở rộng kết thúc bằng '.doc' có nghĩa là tệp phải được mở bằng Microsoft Word. Hầu như luôn luôn, tệp CSV được mở bằng các chương trình như Microsoft Excel, Tài liệu của Googlevà OpenOffice Tính toán.

Giả sử bạn đã cài đặt Microsoft Excel trong máy tính của mình, tệp CSV sẽ tự động mở trong Excel sau khi người dùng nhấp vào.

Đôi khi, máy tính cung cấp cho bạn các tùy chọn với tiện ích 'Mở bằng' để chọn ứng dụng ưa thích nhất của bạn.

Ngoài ra, nếu bạn muốn truy cập trực tiếp vào tệp CSV, bạn cần nhấp vào File, sau đó Mở và chọn tệp CSV từ thời điểm đó.

Để lưu bảng tính của bạn dưới dạng CSV,

1. Mở tệp của bạn bằng ứng dụng bảng tính
2. Bấm vào Tệp, sau đó chọn Save As
3. Chọn vị trí bạn muốn lưu tệp của mình. Bên dưới, bạn sẽ thấy chữ Save như loại tùy chọn, chọn CSV (được phân cách bằng dấu phẩy) và cuối cùng, nhấp vào Lưu .
4. Ứng dụng có thể hiển thị thông báo nêu rằng một số tính năng trong sổ làm việc của bạn có thể bị mất nếu bạn lưu dưới dạng CSV. Nghĩa là, bất kỳ hình thức định dạng nào như văn bản in đậm sẽ không được lưu. Chỉ cần nhấp vào Có để tiếp tục.

Trong khi tạo tệp CSV, thông lệ tiêu chuẩn là phân tách các trường dữ liệu bằng dấu dấu phân cách, luôn ở dạng dấu phẩy.

Ghi nhớ, nó phải là một ký tự hoặc ký tự khác, dữ liệu của bạn sẽ không có ý nghĩa logic gì. Điều tiếp theo là đảm bảo rằng danh sách tiêu đề của bạn được phân tách theo cách tương tự như toàn bộ tệp.

Và tại sao điều này lại không thể thiếu trong toàn bộ quá trình tạo tệp CSV? Nó giúp bạn có được kết quả chính xác khi bạn nhập một truy vấn.

Cách mở tệp CSV

Phần lớn các chương trình bảng tính được sử dụng rộng rãi để mở tệp CSV. Đọc chúng ở đây dễ dàng hơn nhiều.

Chương trình bảng tính sắp xếp dữ liệu trong tệp CSV một cách có hệ thống theo các cột. Điều này giúp lọc tất cả nội dung trong tập tin.

Không quên điều đó người dùng có thể tận dụng tối đa các công cụ bảng tính miễn phí như Bảng tính Kingsoft hoặc OpenOffice Calc rất phổ biến.

Nếu bạn có OpenOffice Calc đã được cài đặt trong máy tính của bạn, tệp CSV sẽ tự động mở khi bạn nhấp đúp vào tệp đó.

Là một tùy chọn khác, máy tính của bạn sẽ hiển thị một Mở với lời nhắc, từ đó bạn có thể chọn chương trình để mở tệp CSV của mình.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các chương trình bảng tính trực tuyến như Google Trang tính hoặc Zoho Office có các tính năng đột phá.

Những công cụ này cho phép nhiều người dùng có quyền truy cập vào một tệp trong thời gian thực. Chính xác thì điều gì hấp dẫn hơn về Google Trang tính, là nó cho phép bạn chuyển đổi các tệp Excel của mình thành trang tính và ngược lại.

Bạn có thể muốn sử dụng Google Drive để mở tệp CSV của mình. Quá trình này khá đơn giản. Chỉ cần làm theo các bước đơn giản sau;

1. Mở Google Drive và đăng nhập vào tài khoản Google của bạn.
2. Tìm thư mục chứa file bạn muốn thêm vào Google Drive
3. Kéo và thả tệp từ vị trí ban đầu vào phần 'Drive của tôi'
4. Trình duyệt của bạn sẽ cung cấp cho bạn lời nhắc xác nhận rằng tệp của bạn đã được thêm chính xác vào Google Drive
5. Bây giờ bạn có thể bấm đúp vào tệp để mở tệp sau khi quá trình tải lên hoàn tất.

A soạn thảo văn bản cũng được sử dụng để mở tệp CSV. Nói chung, hệ điều hành Mac đi kèm với một chương trình có tên TextEdit trong khi Windows sử dụng Notepad làm ứng dụng được cài đặt sẵn.

Thật không may, những chương trình như vậy không có khả năng xử lý một tệp có lượng dữ liệu khổng lồ. Để giải quyết trở ngại này, có sự phổ biến của các ứng dụng đáng chú ý của bên thứ ba, rất hữu ích bất cứ khi nào người dùng muốn xử lý các tệp CSV phức tạp.

Vậy tại sao các trình soạn thảo văn bản thường được sử dụng để xử lý tệp CSV?

Từ điểm này, bạn có thể tạo một tệp từ đầu, bằng cách sử dụng ngôn ngữ lập trình như CSS hoặc HTML. Ngoài ra, người dùng có thể chỉnh sửa các tệp có phần mở rộng như TXT, XML, CSV hoặc PHP, chỉ để nêu một vài ví dụ.

Chuyển đổi tệp CSV

Bước này rất quan trọng nếu bạn thỉnh thoảng tương tác với các tệp CSV. Bất kỳ tệp CSV nào cũng có thể được chuyển đổi sang định dạng Microsoft Excel chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Người dùng chỉ cần nhấp vào File, và đi đến Tiết kiệm như nút. Ở đây, có các định dạng có sẵn bao gồm XLS, TXT, XML, SQL, trong số nhiều định dạng khác. Cần lưu ý rằng Google Docs cũng hỗ trợ chuyển đổi tệp.

Nếu máy tính của bạn không có chương trình chuyển đổi tệp, bạn có thể truy cập ngay vào Trình duyệt của mình và sử dụng tốt phần mềm chuyển đổi tệp miễn phí.

Bạn có thể thực hiện trực tuyến mà không cần phải trải qua quá trình tải xuống chương trình tẻ nhạt.

Ngoài định dạng CSV thông thường (phân cách bằng dấu phẩy), còn có các định dạng khác được sử dụng;

1. CSV(Macintosh)– Nó được sử dụng để lưu bảng tính Excel của bạn dưới dạng tệp được phân tách bằng dấu phẩy đối với các máy tính sử dụng hệ điều hành Mac.
2. Văn bản Unicode(*txt)– Đây là định dạng phổ biến được sử dụng bởi hầu hết các hệ điều hành bao gồm Linux, Windows và Macintosh. Điểm tuyệt vời nhất của định dạng này là nó đọc được tất cả các ngôn ngữ gần đây.

Vậy làm cách nào để xuất tệp Excel của tôi sang CSV?

Thực tế mà nói, dữ liệu được xuất từ ​​tệp Excel sang CSV với mã hóa UTF-8 hoặc UTF-16. Vì vậy, hãy để tôi giải thích sự khác biệt.

Với UTF-8, mã hóa được nén nhiều hơn vì nó sử dụng bất kỳ thứ gì từ 1 đến 4 byte cho mỗi ký hiệu. Kiểu mã hóa này tương thích với tất cả các định dạng ký tự dựa trên ASCII (Bộ luật tiêu chuẩn Hoa Kỳ về trao đổi thông tin).

UTF-16 lưu trữ một ký hiệu từ 2 đến 4 byte. Nó được sử dụng khi dữ liệu của bạn có các ký tự châu Á như tiếng Nhật và tiếng Trung.

Tệp CSV được sử dụng đáng chú ý trong rất nhiều lĩnh vực. Nếu chúng ta đặt ngành thương mại điện tử vào phương trình, thực sự có rất nhiều thứ chúng ta có thể liên quan.

Bạn có thể nhập và xuất tệp để cập nhật thông tin sản phẩm và hàng tồn kho của mình. Việc thêm sản phẩm mới hoặc hiện có khá khả thi.

Một chủ cửa hàng trực tuyến có thể sử dụng chiến lược này để chuyển dữ liệu của khách hàng mới và quản lý kho hàng liền mạch. Bạn có thể sử dụng các tệp này để nhập số theo dõi cho tất cả các sản phẩm đang được vận chuyển tới người mua.

Cấu trúc CSV

Tất cả các cấu trúc được sử dụng trong tệp CSV đều dễ tạo và ít tốn công sức hơn vì tất cả đều có định dạng tương tự nhau.

Nếu bạn muốn thực hiện thủ công, bạn có thể sử dụng trình soạn thảo văn bản như Notepad++ hỗ trợ một số ngôn ngữ chính lập trình ngôn ngữ.

Ngoài ra, việc sử dụng chương trình bảng tính có thể phục vụ nhu cầu của người dùng tốt hơn vì nó có các ô nơi dữ liệu được sắp xếp theo hàng và cột.

Cách tạo tệp CSV

Vậy, bạn sẽ tạo tệp CSV như thế nào? Vâng, trước tiên bạn cần đảm bảo rằng bạn có chương trình phù hợp. CSV là định dạng tệp đơn giản dùng để lưu trữ dữ liệu dạng bảng, như dữ liệu bạn lấy từ cơ sở dữ liệu hoặc bảng tính. Bạn có thể nhập và xuất tệp trong CSV sang nhiều môi trường khác nhau.

Điều thú vị là mặc dù bạn đang nhập dữ liệu bảng bằng tệp CSV nhưng đây lại là loại tệp văn bản. Nói cách khác, bạn có thể tạo tệp CSV của mình bằng bất kỳ trình chỉnh sửa nào có khả năng thay đổi văn bản.

Phổ biến nhất, tệp CSV được tạo bằng cách xuất tệp và nhấp vào nút Tệp > Xuất. Nếu bạn đã tạo bảng tính trong một chương trình, thì bạn có thể dễ dàng xuất nội dung của tệp đó sang định dạng CSV khi sử dụng chương trình.

Cách dễ nhất để tạo tệp CSV là bắt đầu với bảng tính của bạn trong Microsoft Excel. Khi chỉnh sửa xong nội dung, thay vì lưu dưới dạng tệp văn bản thuần túy, bạn chỉ cần lưu tệp dưới dạng CSV, nghĩa là bạn có thể phân tách từng dòng mới bằng dấu phẩy.

Đảm bảo rằng không có dấu phẩy bổ sung nào được đưa vào nội dung bảng tính của bạn trước khi lưu vào CSV, vì điều này có thể dẫn đến sai sót trong dữ liệu.

Bạn có thể thấy rằng việc xuất và nhập tệp CSV sẽ dễ dàng hơn nếu bạn tránh sử dụng nhiều dấu câu như dấu ngoặc kép, dấu chấm phẩy và nội dung khác trong dữ liệu dạng bảng của mình.

Trong chương trình Excel của bạn, hãy nhấp vào menu tệp và chọn tùy chọn cho Lưu thành. Bạn sẽ thấy tùy chọn “Lưu dưới dạng”, tại đó bạn có thể chọn định dạng tệp CSV làm một trong các tùy chọn.

Nhấp vào tùy chọn giá trị được phân tách bằng ký tự và nhập tên tệp bạn muốn lưu nội dung của mình dưới dạng. Nhấp vào “có” khi bạn được nhắc xác nhận rằng bạn muốn sử dụng loại tệp này và hoàn tất bằng cách nhấp vào “Lưu”.

Cũng có thể tải xuống nhiều tập tin khác nhau từ internet ở định dạng CSV. Ví dụ, bạn có thể tải xuống danh sách địa chỉ email hoặc dữ liệu hóa đơn ở định dạng văn bản CSV để dễ dàng tải tệp bảng tính lên dịch vụ khác.

CSV và Excel (.xls) – Sự khác biệt là gì?

Phương pháp phổ biến nhất để lưu tệp CSV là chọn loại tệp cụ thể trong Microsoft Excel hoặc dịch vụ bảng tính tương tự.

Tuy vậy, nếu bạn nhấp chuột phải vào tên tệp của tệp Excel tiêu chuẩn, sau đó bạn sẽ thấy nó thường được lưu ở định dạng khác: .XLS.

Sự khác biệt giữa CSV và XLS khá đơn giản. Định dạng CSV là loại tệp văn bản thuần túy, trong đó bạn phân tách các giá trị bằng dấu phẩy.

Tuy nhiên, XLS là một loại giải pháp khá khác biệt, được gọi là "định dạng tệp nhị phân". Định dạng này chứa thông tin về tất cả các bảng tính trong tệp của bạn, bao gồm các tùy chọn định dạng và nội dung.

Tệp CSV có sẵn để mở trong bất kỳ chương trình bảng tính nào, bao gồm Google Trang tính, Open Office và Microsoft Excel. Bạn có thể mở tệp CSV bằng trình soạn thảo văn bản đơn giảnvà nó tương thích với hầu hết các nền tảng bảng tính.

Tuy nhiên, tính đơn giản của CSV có một số nhược điểm. Ví dụ, bạn chỉ có thể lưu trữ một trang tính trong một tệp mà không có bất kỳ công thức hoặc định dạng nào.

Tệp XLS phổ biến hơn trong các tệp bảng tính Excel nếu bạn có phiên bản từ 97-2003, các phiên bản mới hơn có nhiều khả năng sẽ ở định dạng XLSX.

Tiện ích mở rộng XLS được thiết kế riêng cho Microsoft Excel, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn cũng không thể sử dụng nó trong các môi trường khác.

Bạn có thể mở tệp XLS bằng trình xem Excel, giúp bạn dễ dàng in thông tin từ tệp giá trị của mình hơn. Microsoft Excel cũng có thể đọc mẫu tệp CSV, nhưng có thể có một số vấn đề với dấu phân cách tùy thuộc vào máy tính của bạn.

Một giải pháp nhanh chóng, thay vì tìm hướng dẫn trực tuyến phức tạp là thay đổi phần mở rộng tên tệp từ CSV sang TXT khi bạn cần truy cập dữ liệu trong Excel.

Khi bạn mở tệp .txt trong Excel, bạn có thể chỉ định thủ công mã hóa, ký tự phân cách, định dạng cột, v.v.

Tệp Excel có xu hướng là lựa chọn tốt hơn nếu bạn đang lưu trữ dữ liệu phức tạp hơn, trong khi tệp CSV được hầu hết mọi giao diện tải lên dữ liệu hỗ trợ.

Nếu bạn đang có kế hoạch di chuyển dữ liệu giữa các nền tảng, thì tốt hơn hết bạn nên sử dụng định dạng CSV.