Bạn có biết, có tới 1.8 tỷ người trong năm 2017 đã sử dụng lưu trữ đám mây cá nhân để đồng bộ hóa các tập tin và quản lý tài liệu của họ? Một lần nữa, số liệu thống kê này được dự đoán sẽ tăng lên tới mức 2.309 tỷ trong 2020.
Đó là rất nhiều người!
Với chỉ số này, chúng tôi đặt ra câu hỏi tại sao các giải pháp đồng bộ hóa tệp lại phổ biến đến vậy? Lợi ích của nó là gì? Phần mềm này có thể giúp gì cho bạn và doanh nghiệp của bạn?
Thật may mắn cho bạn, chúng ta sẽ khám phá chính xác điều đó ở đây trong bài viết này. Hãy đi sâu vào!
Giữ một bản sao lưu tài liệu của bạn
Hầu hết các phần mềm đồng bộ hóa tệp đều sao lưu tệp của bạn lên đám mây. Điều này đảm bảo rằng chúng được giữ an toàn trong trường hợp không may có bất kỳ điều gì xảy ra với thiết bị của bạn.
Hãy đi Dropbox chẳng hạn, ngay sau khi bạn tải bất kỳ tài liệu nào lên tệp Dropbox của mình; họ sẽ tự động gửi chúng đến máy chủ của công ty họ, sau đó tạo cho bạn bản sao lưu.
Nó thực sự là đơn giản như vậy.
Như bạn có thể thấy, phần mềm đồng bộ hóa tệp cung cấp giải pháp nhanh hơn và an toàn hơn nhiều so với việc sao lưu các tệp và thư mục của bạn vào ổ đĩa flash (hãy đối mặt với nó, khá dễ bị mất!)
Luôn cập nhật tập tin
Một trong những điều tuyệt vời nhất về phần mềm đồng bộ hóa tệp là chúng đồng bộ hóa ngay lập tức mọi chỉnh sửa mà bạn (hoặc nhóm của bạn) thực hiện đối với tài liệu của mình - bất kể bạn đang sử dụng thiết bị nào.
Đây là một tính năng tuyệt vời nếu bạn có nhiều người làm việc trên cùng một tài liệu vì nó giúp loại bỏ nhu cầu xem qua hàng loạt tệp đính kèm email để tìm bản sao cập nhật nhất.
Trong thực tế, Dropbox sử dụng một kỹ thuật sáng tạo để tiến hành đồng bộ hóa tập tin. Điều này được biết đến nhiều hơn là sao chép tệp cấp khối. Theo thuật ngữ thông thường, điều này chỉ cho phép Dropbox sao chép các phần cụ thể của tài liệu mà bạn (hoặc đồng nghiệp của bạn) đã sửa đổi.
Không có gì đáng ngạc nhiên, lần đầu tiên bạn phải đợi tải tệp lên để đồng bộ hóa sẽ mất nhiều thời gian nhất. Tuy nhiên, sau đó, mỗi lần bạn thực hiện chỉnh sửa, phiên bản cập nhật sẽ được cung cấp ngay lập tức.
Hình ảnh tín dụng: Shutterstock
-
Quyền riêng tư
Hầu hết các chương trình đồng bộ hóa tệp phổ biến đều cho phép bạn (chủ sở hữu tài liệu) cấp cho những người cụ thể quyền truy cập vào tệp và thư mục của bạn. Quan trọng hơn, bạn cũng có thể thu hồi quyền truy cập tương tự. Điều này có tác dụng kỳ diệu trong việc giúp bạn giữ kín các tài liệu nhạy cảm.
Nhìn chung, bạn thường có thể chia sẻ tài liệu và tệp với nhóm của mình qua email hoặc bằng liên kết trực tiếp.
Nếu bạn chọn sử dụng liên kết để chia sẻ tài liệu của mình thì bất kỳ ai có liên kết đều có thể truy cập và sửa đổi tệp hoặc thư mục. Tuy nhiên, nếu bạn muốn thu hồi quyền truy cập đó, bạn có tùy chọn tắt kết nối theo cách thủ công - theo cách đó, người nhận sẽ không thể xem hoặc chỉnh sửa các tài liệu đó nữa.
Một số chương trình đồng bộ hóa tệp thậm chí còn cho phép bạn đặt mật khẩu bảo vệ tài liệu của mình (để đảm bảo mức độ bảo mật bổ sung). Như vậy, chỉ những người biết mật khẩu mới có thể truy cập các tập tin.
Ngoài ra, tùy thuộc vào phần mềm cụ thể mà bạn sử dụng, bạn cũng có thể đặt ngày hết hạn trên liên kết bạn đã gửi để chia sẻ tài liệu của mình. Do đó, sau một khoảng thời gian nhất định, liên kết cho phép truy cập vào tệp của bạn sẽ ngừng hoạt động, do đó người nhận không thể xem tài liệu được nữa.
Tuy nhiên, khi tìm giải pháp đồng bộ hóa tệp phù hợp cho mình, bạn cần lưu ý rằng không phải tất cả các giải pháp đều cung cấp các tính năng bảo mật bổ sung này. Chưa kể, những người dẫn đầu ngành cung cấp các tính năng bổ sung này thường tính thêm phí hàng tháng để truy cập các lớp bảo mật bổ sung này. Mặc dù điều này có vẻ táo bạo nhưng chi phí thường cực kỳ hợp lý và đó là một mức giá nhỏ phải trả để giữ an toàn cho dữ liệu của khách hàng.
Ngoài ra, nếu bạn đang xử lý dữ liệu cực kỳ nhạy cảm, chẳng hạn như hồ sơ chăm sóc sức khỏe cá nhân, chi tiết tài chính, địa chỉ nhà, v.v. Hầu hết các phần mềm đồng bộ hóa tệp phổ biến trên thị trường đều không đủ an toàn - cụ thể là vì các công ty này giữ quyền kiểm soát các khóa mã hóa của bạn. Do đó, nếu bạn đang làm việc trong một lĩnh vực chuyên xử lý loại dữ liệu này, tốt hơn hết bạn nên sử dụng danh sách lưu trữ đám mây không có kiến thức hoặc tự mình mã hóa các tệp.
Hình ảnh tín dụng: Shutterstock
Mẹo hàng đầu
Trước khi chi số tiền khó kiếm được của bạn để tài trợ cho một phần mềm đồng bộ hóa tệp phải trả tiền, hãy tận dụng tối đa mọi dung lượng lưu trữ miễn phí được cung cấp. Đây là cơ hội tuyệt vời để đánh giá xem chương trình có phù hợp với bạn hay không.
Kết luận:
Chúng tôi hy vọng rằng sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ hiểu rõ hơn về lý do tại sao phần mềm đồng bộ hóa tệp lại phổ biến đến vậy. Tóm lại, những loại giải pháp này cho phép người dùng thực hiện những việc sau:
- Giữ bản sao lưu an toàn cho dữ liệu của họ
- Truy cập vào bản sao tài liệu cập nhật nhất của họ
- Giúp họ giữ bí mật các tập tin nhạy cảm
Bạn có kinh nghiệm gì với loại phần mềm đồng bộ hóa tập tin này không? Nếu vậy, chúng tôi muốn nghe suy nghĩ và ý kiến của bạn về chủ đề này trong hộp nhận xét bên dưới. Chúng tôi mong muốn được nghe từ bạn sớm!
Đây là một bài viết được tài trợ cho Dropbox. Tất cả các ý kiến là của riêng tôi. Dropbox không liên kết hay xác nhận bất kỳ sản phẩm hoặc dịch vụ nào khác được đề cập.
Nhận xét Responses 0