Gửi email cho khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng là một trong những cách dễ dàng nhất để thể hiện tính chuyên nghiệp và thương hiệu tổng thể của bạn.
Mặc dù việc thiết lập email bằng Gmail hoặc Yahoo là dễ dàng và miễn phí, nhưng bạn có vẻ kém tin cậy hơn nhiều. Đó là lý do tại sao cần có một địa chỉ email doanh nghiệp miễn phí.
Ví dụ: địa chỉ email doanh nghiệp trông giống như thế này:
Do đó, mọi người thấy rằng bạn là một công ty hợp pháp và thậm chí họ có thể xem trang web chính thức của bạn nằm ở đâu. Không chỉ vậy, Gmail, Hotmail và các tài khoản miễn phí khác cũng thường xuyên bị gửi vào hộp thư rác nếu bạn đang sử dụng chúng cho một dịch vụ tiếp thị qua email như MailChimp.
Nghe có vẻ đơn giản, phải không?
Chà, vấn đề là bạn thường phải trả tiền cho một địa chỉ email như thế này…trừ khi bạn thực hiện một trong các tùy chọn sau:
- Thanh toán cho tài khoản lưu trữ tại Bluehost, sau đó nhận được một số địa chỉ email doanh nghiệp miễn phí cho bạn và nhân viên của bạn.
- Sử dụng Zoho để có tài khoản email doanh nghiệp miễn phí. Điều này chỉ có tác dụng nếu bạn hiện đang sở hữu một miền mà bạn có thể sử dụng.
Có, về mặt kỹ thuật, bạn phải trả tiền cho một số loại tên miền hoặc dịch vụ lưu trữ, nhưng đây là những lựa chọn rẻ nhất và dù sao thì bạn cũng bắt buộc phải có tên miền cho email doanh nghiệp.
Vì vậy, chúng ta hãy xem xét lựa chọn đầu tiên:
Nhận địa chỉ email doanh nghiệp miễn phí với Bluehost Hosting
Nếu bạn chỉ quan tâm đến việc mua miền và sử dụng miền đó cho email của mình, chúng tôi khuyên bạn nên chuyển sang phương pháp Zoho. Bluehost là một giải pháp lưu trữ, trang web và email hoàn chỉnh, vì vậy nó dành cho các công ty cũng muốn xây dựng trang web theo miền đã chọn.
Được rồi, điều này không hoàn toàn miễn phí, nhưng nhìn chung đây là lựa chọn tốt nhất vì bạn trả tiền cho trang web và dịch vụ lưu trữ cũng như nhận tài khoản email miễn phí. Do đó, bạn đã thiết lập toàn bộ nền tảng kinh doanh trực tuyến của mình và sẵn sàng hoạt động.
Tin vui là dịch vụ lưu trữ Bluehost có giá khởi điểm chỉ 2.95 USD mỗi tháng. Đây là một trong những sản phẩm có giá cả phải chăng nhất hiện có và sự hỗ trợ cũng như uptime là rất tốt cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Cuối cùng, bạn nhận được bản cài đặt miễn phí chỉ bằng một cú nhấp chuột cho WordPress. Điều này có nghĩa là tất cả những gì bạn phải làm là tìm một chủ đề WordPress để chạy cửa hàng trực tuyến hoặc trang kinh doanh của mình, sau đó nhanh chóng cài đặt WordPress và chủ đề đó thông qua Bluehost. Sau đó, bạn sẽ có một trang web đầy đủ cùng với các địa chỉ email trông chuyên nghiệp.
Bạn làm thế nào để thiết lập điều này?
Bước 1: Nhận tài khoản với Bluehost và chọn tên miền của bạn
Truy cập Bluehost.com để bắt đầu quá trình. Bấm vào nút Bắt đầu ngay để tiếp tục.
Chọn một trong ba gói lưu trữ. Chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu với gói Cơ bản vì nó cung cấp cho bạn năm tài khoản email doanh nghiệp miễn phí ngay lập tức. Ngoài ra, bạn nhận được đủ dung lượng và băng thông trang web cho hầu hết các trang web của doanh nghiệp nhỏ. Ồ vâng, và nó là rẻ nhất.
Khi bạn chọn gói, bạn sẽ trải qua quá trình mua tài khoản lưu trữ của mình, vì vậy bạn sẽ cần phải nhập một số thông tin cá nhânformation và số thẻ tín dụng của bạn. Một lần nữa, hãy nhớ rằng bạn đang trả tiền cho dịch vụ lưu trữ và trang web chứ không phải địa chỉ email.
Bước 2: Thiết lập địa chỉ email mới
Sau khi hoàn tất đăng ký Bluehost, hãy mở CPanel Bluehost của bạn để xem tất cả các cài đặt và tùy chọn. Cuộn xuống khu vực có tên Email. Nhấp vào nút Trình quản lý email.
Điều này cung cấp cho bạn danh sách tất cả các email hiện được liên kết với tài khoản. Vì đây là tài khoản Bluehost mới nên có thể bạn không có bất kỳ email nào trong đó. Do đó, hãy nhấp vào nút Tạo tài khoản email.
Đây là nơi bạn quyết định tên bạn muốn email của mình được gọi. Ví dụ: tôi đã tạo một tài khoản email support@ cho hướng dẫn này. Sau đó, tạo một email để đăng nhập vào tài khoản email. Tôi thực sự khuyên bạn nên nhờ Bluehost đề xuất mật khẩu vì nó sẽ mạnh hơn nhiều so với bất kỳ mật khẩu nào bạn tự tạo ra.
Họ có một số gợi ý và mẹo về mật khẩu mà bạn có thể xem, cùng với menu thả xuống Ứng dụng khách WebMail mặc định. Mặc dù sau này bạn có thể định cấu hình ứng dụng email như Gmail hoặc Outlook nhưng đây sẽ là nơi email của bạn sẽ đến trong thời gian chờ đợi. Thật tuyệt khi có quyền truy cập vào hộp thư đến này trong trường hợp có sự cố xảy ra với ứng dụng email thông thường của bạn.
Việc bạn chọn ứng dụng email mặc định nào thực sự không quan trọng, vì vậy tôi sẽ sử dụng Roundcube.
Vì lý do nào đó, Bluehost có dung lượng lưu trữ Hộp thư mặc định là 250 MB. Tất cả phụ thuộc vào số lượng email bạn nhận được, nhưng bạn chỉ nên tiếp tục và thay đổi số lượng đó thành không giới hạn. Bằng cách này, bạn sẽ không phải lo lắng về việc nhận được thông báo lỗi nếu vượt quá giới hạn.
Sau đó, nhấp vào nút Tạo để tạo địa chỉ email mới của bạn. Xin chúc mừng, giờ đây bạn đã có một địa chỉ hoàn toàn mới mà bạn có thể định cấu hình với các ứng dụng email khác!
Phần thưởng: Chuyển tiếp email
Đôi khi bạn chỉ cần tạo một tài khoản email để chuyển tiếp nó sang một tài khoản khác. Ví dụ: nhiều doanh nhân thích sử dụng tài khoản email cá nhân của họ để hợp nhất cả email doanh nghiệp và cá nhân. Nhưng điều này sẽ không đẹp trên danh thiếp. Do đó, họ sẽ tạo một địa chỉ email chuyên nghiệp hơn và chuyển tiếp nó đến địa chỉ email cá nhân của họ.
Một lý do khác khiến các công ty làm điều này là nếu họ cần có địa chỉ email hỗ trợ hoặc bán hàng gửi đến cùng một người. Dù bằng cách nào, chỉ mất vài phút để một địa chỉ email được chuyển tiếp đến một địa chỉ khác.
Ở trong cùng phần Tài khoản Email của Bluehost và nhấp vào tab Chuyển tiếp ở bên trái. Thao tác này sẽ hiển thị danh sách mọi chuyển tiếp hiện tại, có thể hiện tại đang trống. Nhấp vào nút Thêm người chuyển tiếp email.
Điều này khá giống với việc tạo một địa chỉ email thông thường. Vì vậy, bạn sẽ nhập địa chỉ email bạn muốn chuyển tiếp. Sau đó, có một trường có tên Chuyển tiếp đến địa chỉ này. Đây là nơi bạn sẽ nhập địa chỉ email thay thế nơi bạn muốn tất cả thư của mình được chuyển tới. Vì vậy, bạn có thể nhập địa chỉ email cá nhân của mình để truy cập nhanh vào tất cả các mục trong hộp thư đến của bạn từ một email.
Bạn cũng có tùy chọn loại bỏ email có thông báo lỗi, chuyển sang chương trình trong thư mục chính của bạn hoặc loại bỏ không có thông báo lỗi. Không có điều nào trong số này được khuyến nghị cho doanh nghiệp bình thường, vì vậy tôi sẽ chỉ để những điều này một mình.
Phần thưởng 2: Trả lời tự động
Một cài đặt thú vị khác trong Bluehost cho phép bạn tạo thư trả lời tự động nếu bạn đang đi nghỉ hoặc nếu bạn muốn khách hàng của mình nhận được một số loại thư từ ngay sau khi liên hệ với nhóm hỗ trợ của bạn.
Để thiết lập tính năng này, hãy nhấp vào tab Trả lời tự động trong phần Email của Bluehost. Chọn nút Thêm phản hồi tự động ở phía dưới.
Nhập email mà bạn muốn tạo thư trả lời tự động, sau đó chỉ định tên của người hoặc tổ chức mà bạn muốn người trả lời cho biết email đến từ đó. Bạn cũng có thể thêm dòng chủ đề. Khu vực chính bạn sẽ muốn định cấu hình là khu vực HTML và Nội dung.
Nó cho phép bạn chỉ định xem HTML có được đưa vào email hay không và bạn có thể vào đó và viết một email dễ chịu mà bạn sẽ gửi lại cho khách hàng của mình trong một thời gian hợp lý. Bước cuối cùng là nói với Bluehost rằng bạn muốn bắt đầu trả lời tự động ngay bây giờ. Nếu đây chỉ là phản hồi tạm thời, vui lòng thay đổi thời gian dừng. Sau đó, nhấp vào Gửi.
Thiết lập địa chỉ email doanh nghiệp miễn phí với Zoho
Nếu bạn đã có trang web kinh doanh, bạn có thể gặp khó khăn với một gói nhất định chỉ cho phép một số ít địa chỉ email. Trong trường hợp đó, không có lý do gì để nâng cấp chỉ cho các tài khoản email bổ sung. Tất cả những gì bạn phải làm là truy cập Zoho. Đây là một trong những cách khả thi duy nhất để có được tài khoản email doanh nghiệp thực sự miễn phí vì họ không tính phí dịch vụ cho bạn.
Bạn nhận được gì với Zoho? Tối đa 25 tài khoản doanh nghiệp miễn phí, tất cả đều có tối đa 5GB dữ liệu. Bạn cũng có quyền truy cập vào tất cả các ứng dụng văn phòng trực tuyến của Zoho. Tôi cho rằng hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ hoàn toàn hài lòng với điều này.
Bước 1: Vào Zoho và đăng ký
Hướng đến Zoho.com. Chọn tùy chọn Email doanh nghiệp và tối đa 25 người dùng và 5GB mỗi người dùng. Bấm vào Tiếp tục.
Chọn gói miễn phí.
Chọn rằng bạn muốn đăng ký bằng miền mà bạn đã sở hữu. Bạn cũng có tùy chọn mua miền thông qua Zoho. Nhập tên miền đó và tất cả thông tin cá nhân của bạn vàoformation. Nhấn nút Đăng ký.
Bước 5: Xác minh rằng bạn sở hữu tên miền
Zoho muốn đảm bảo rằng bạn sở hữu miền mà bạn đang xác nhận địa chỉ email. Quá trình xác minh phụ thuộc vào tài khoản lưu trữ của bạn, nhưng chúng sẽ hướng dẫn bạn mọi thứ nếu bạn chọn máy chủ của mình từ menu thả xuống.
Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ sử dụng Bluehost, nhưng vui lòng chọn một trong các máy chủ khác trong bảng điều khiển Zoho để thực hiện từng bước.
Đối với Bluehost, bạn sẽ cần CNAME và Đích được liệt kê trong Zoho.
Mở tài khoản miền Bluehost của bạn và chuyển đến tab Trình quản lý miền. Tìm hộp kiểm bên dưới tên miền để xem Cài đặt DNS cho tên miền cụ thể đó.
Bạn sẽ thấy tiêu đề Thêm bản ghi DNS nơi bạn nên nhập CNAME từ bảng điều khiển Zoho. Sau đó đi tới trường Điểm tới để điền zmverify.zoho.com.
Trường TTL rất có thể sẽ tự điền vào, nhưng bạn nên cố gắng đặt nó ở số thấp nhất có thể để quá trình xác minh nhanh chóng.
Chọn tùy chọn CNAME trong trường Loại, sau đó nhấp vào nút Thêm bản ghi.
Nếu bạn muốn xem bản ghi mới, nó sẽ được liệt kê trong phần CNAME (Bí danh).
Bước 6: Đợi…Sau đó thêm người dùng
Bạn thường phải đợi vài giờ để mọi thứ được thiết lập. Đôi khi nó nhanh hơn thế nhiều, nhưng chúng tôi khuyên bạn chỉ nên thoát khỏi Bluehost và quay lại sau vài giờ.
Sau khi chờ đợi, hãy đi tới Bảng điều khiển Zoho Mail của bạn. Tìm nút Xác minh và nhấp vào nó. Nếu quá trình đã hoàn tất, nó sẽ cho bạn biết rằng bạn đã xác minh và kết nối thành công với máy chủ của mình. Do đó, giờ đây bạn có quyền truy cập vào một loạt tài khoản email doanh nghiệp miễn phí.
Bước tiếp theo của việc thêm người dùng mới hoàn toàn phụ thuộc vào bạn. Ví dụ: bạn có thể thêm một tài khoản email hoặc tối đa 25 tài khoản. Tất cả tùy thuộc vào tổ chức của bạn và số lượng người trong công ty của bạn yêu cầu địa chỉ email.
Chỉ cần đặt tên cho từng người dùng và bạn sẽ thấy tên miền của mình được gắn sau @ để email của bạn trông chuyên nghiệp hơn.
Một số việc khác bạn có thể làm với email Zoho miễn phí là gì?
Hệ thống Zoho khá trực quan và mạnh mẽ đối với người dùng lần đầu. Bạn sẽ thấy danh sách các tab ở phía bên trái để quản lý địa chỉ email của mình và đưa ra các quyết định khác về những việc cần làm.
Ví dụ: một số tab dành cho:
- Thêm người dùng
- Tạo nhóm người dùng (chẳng hạn như nếu bạn cần một địa chỉ email nhanh chóng để gửi cho mọi người trong nhóm hỗ trợ của bạn)
- Định cấu hình gửi email
- Di chuyển email
- Cấu hình ứng dụng thư khách (có thể bạn muốn mở tất cả email của mình trong một cái gì đó như Gmail hoặc Outlook)
- Truy cập di động (Hầu hết những người kinh doanh muốn nhận email trên điện thoại của họ)
Dành cho bạn…
Hai cách tốt nhất để có tài khoản email doanh nghiệp miễn phí bao gồm thông qua Bluehost và Zoho. Quá trình này khá đơn giản, bạn không phải tốn thêm bất kỳ khoản tiền nào và nó chắc chắn sẽ giúp công việc kinh doanh của bạn suôn sẻ hơn một chút.
Hãy nhớ rằng bạn vẫn phải sở hữu một miền, vì vậy, chúng tôi khuyên bạn nên đăng ký với Bluehost cho một miền và trang web. Bằng cách này, bạn có thể thiết lập một trang web đẹp, có email cho từng nhân viên và phòng ban của mình và thậm chí xem xét các tùy chọn khác như bảo mật và thương mại điện tử.
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về việc nhận email doanh nghiệp miễn phí, vui lòng gửi một dòng trong phần bình luận bên dưới. Chúng tôi cũng muốn nghe phản hồi của bạn, vì vậy nếu bạn có bất kỳ thủ thuật địa chỉ email miễn phí nào khác, hãy chia sẻ chúng với nhóm!
Nhận xét Responses 0