Comma Separated Values ​​File (ไฟล์ CSV) คืออะไร?

ในแผ่นงาน Excel ทุกฟิลด์ที่มีเครื่องหมายจุลภาค ถูกฝังอยู่ในเครื่องหมายคำพูดคู่ซึ่งรู้จักกันทั่วไปว่าเป็นตัวระบุข้อความ กล่าวคือเซลล์เดียวที่มีสีเขียว น้ำเงิน และเหลืองจะถูกบันทึกเป็น "เขียว น้ำเงิน และเหลือง"

ไฟล์ CSV คืออะไร?

มันง่ายอย่างที่คิด ท้ายที่สุดแล้ว คุณไม่จำเป็นต้องเชี่ยวชาญเทคโนโลยีเพื่อทำความเข้าใจวิธีการทำงานของไฟล์ CSV

โดยทั่วไปแล้วจะเป็นไฟล์ที่มีนามสกุลไฟล์ CSV ใช้เมื่อมีข้อมูลจำนวนหนึ่งที่จะถูกส่งไปยังแอปพลิเคชันอื่น.

ในทางกลับกัน นามสกุลไฟล์ช่วยให้ระบบปฏิบัติการระบุได้ว่าไฟล์นั้นเชื่อมโยงกับโปรแกรมใดโดยเฉพาะ

นี่คือภาพประกอบ:

ตัวอย่างเช่นฉันโอนไฟล์ที่มีชื่อ 'minutes.doc' นามสกุลที่ลงท้ายด้วย '.doc' หมายความว่าไฟล์ควรเปิดด้วย Microsoft Word เกือบทุกครั้ง ไฟล์ CSV ถูกเปิดโดยโปรแกรมต่างๆ เช่น Microsoft Excel, เอกสาร Googleและ OpenOffice คำนวณ

สมมติว่าคุณติดตั้ง Microsoft Excel ในคอมพิวเตอร์ของคุณแล้ว ไฟล์ CSV ควรเปิดใน Excel โดยอัตโนมัติเมื่อผู้ใช้คลิก

บางครั้ง คอมพิวเตอร์ให้ตัวเลือกแก่คุณด้วยวิดเจ็ต 'เปิดด้วย' เพื่อเลือกแอปพลิเคชันที่คุณต้องการมากที่สุด.

นอกจากนั้นหากต้องการเข้าถึงไฟล์ CSV โดยตรงต้องคลิก ไฟล์, แล้วก็ จุดเปิด และเลือกไฟล์ CSV จากจุดนั้น

หากต้องการบันทึกสเปรดชีตเป็น CSV

1. เปิดไฟล์ของคุณโดยใช้แอปพลิเคชันสเปรดชีต
2. คลิกไฟล์แล้วเลือก บันทึกเป็น
3. เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกไฟล์ ด้านล่างคุณจะเห็น Save เป็นชนิด เลือก CSV (คั่นด้วยจุลภาค) และสุดท้ายคลิก ลด ปุ่ม
4. แอปพลิเคชันอาจแสดงข้อความแจ้งว่าฟีเจอร์บางอย่างในสมุดงานของคุณอาจสูญหายหากคุณบันทึกเป็น CSV กล่าวคือ การจัดรูปแบบข้อความตัวหนาในรูปแบบใดๆ จะไม่ถูกบันทึก เพียงคลิก ใช่ เพื่อดำเนินการต่อ

ขณะสร้างไฟล์ CSV เป็นวิธีปฏิบัติมาตรฐานในการแยกเขตข้อมูลด้วย a คั่น, ซึ่งจะอยู่ในรูปลูกน้ำเสมอ

โปรดจำไว้ว่า ควรเป็นอักขระตัวหนึ่งหรืออย่างอื่นข้อมูลของคุณจะไม่สมเหตุสมผล สิ่งต่อไปนี้คือเพื่อให้แน่ใจว่ารายการส่วนหัวของคุณถูกคั่นในลักษณะเดียวกับไฟล์ทั้งหมด

และเหตุใดสิ่งนี้จึงเป็นส่วนสำคัญในการสร้างไฟล์ CSV ทั้งหมด ช่วยให้คุณได้ผลลัพธ์ที่แม่นยำเมื่อคุณป้อนคำค้นหา

วิธีเปิดไฟล์ CSV

ส่วนใหญ่แล้วโปรแกรมสเปรดชีตจะใช้กันอย่างแพร่หลายในการเปิดไฟล์ CSV อ่านที่นี่ง่ายกว่ามาก

โปรแกรมสเปรดชีตจะจัดเรียงข้อมูลในไฟล์ CSV อย่างเป็นระบบผ่านคอลัมน์ ซึ่งจะช่วยกรองเนื้อหาทั้งหมดในไฟล์

ไม่ลืมสิ่งนั้น ผู้ใช้สามารถใช้ประโยชน์สูงสุดจากเครื่องมือสเปรดชีตฟรี เช่น Kingsoft Spreadsheets หรือ OpenOffice Calc ทั่วไป.

ถ้าคุณมี OpenOffice Calc ติดตั้งไว้แล้วในคอมพิวเตอร์ของคุณ ไฟล์ CSV ควรเปิดขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อคุณดับเบิลคลิก

อีกทางเลือกหนึ่ง คอมพิวเตอร์ของคุณจะแสดงไฟล์ เปิดด้วย ให้คุณเลือกโปรแกรมเพื่อเปิดไฟล์ CSV ด้วย

หรือคุณสามารถใช้โปรแกรมสเปรดชีตออนไลน์ เช่น Google ชีตหรือ Zoho Office ซึ่งมีฟีเจอร์ที่ก้าวล้ำ

เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้ผู้ใช้มากกว่าหนึ่งรายสามารถเข้าถึงไฟล์เดียวแบบเรียลไทม์ มีอะไรน่าสนใจมากกว่าเกี่ยวกับ Google ชีต ถ้าพูดให้ตรงก็คือ คือมันช่วยให้คุณแปลงไฟล์ Excel ของคุณเป็นแผ่นงานและในทางกลับกัน.

คุณอาจต้องการใช้ Google Drive เพื่อเปิดไฟล์ CSV กระบวนการนี้ค่อนข้างง่าย เพียงทำตามขั้นตอนง่าย ๆ เหล่านี้

1. เปิด Google Drive และลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google ของคุณ
2. ค้นหาโฟลเดอร์ที่มีไฟล์ที่คุณต้องการเพิ่มลงใน Google ไดรฟ์
3. ลากและวางไฟล์จากตำแหน่งเดิมไปยังส่วน "ไดรฟ์ของฉัน"
4. เบราว์เซอร์ของคุณจะให้การยืนยันว่าไฟล์ของคุณได้รับการเพิ่มลงใน Google ไดรฟ์อย่างถูกต้อง
5. ตอนนี้คุณสามารถดับเบิลคลิกที่ไฟล์เพื่อเปิดเมื่อการอัปโหลดเสร็จสมบูรณ์

A แก้ไขข้อความ ยังใช้เพื่อเปิดไฟล์ CSV โดยทั่วไประบบปฏิบัติการ Mac จะมาพร้อมกับโปรแกรมชื่อ TextEdit ในขณะที่ Windows จะใช้ Notepad เป็นแอปพลิเคชันที่ติดตั้งไว้ล่วงหน้า

น่าเสียดาย, โปรแกรมดังกล่าวไม่มีความสามารถในการจัดการไฟล์ที่มีข้อมูลจำนวนมาก. เพื่อแก้ไขอุปสรรคนี้ จึงมีการใช้แอปพลิเคชันบุคคลที่สามที่มีชื่อเสียงมากมายซึ่งมีประโยชน์เมื่อใดก็ตามที่ผู้ใช้ต้องการจัดการกับไฟล์ CSV ที่ซับซ้อน

เหตุใดจึงใช้โปรแกรมแก้ไขข้อความเพื่อจัดการไฟล์ CSV?

จากจุดนี้ คุณสามารถสร้างไฟล์ตั้งแต่ต้นโดยใช้ภาษาการเขียนโปรแกรม เช่น CSS หรือ HTML นอกจากนี้ ผู้ใช้ยังสามารถแก้ไขไฟล์ที่ลงท้ายด้วยนามสกุลต่างๆ เช่น TXT, XML, CSV หรือ PHP เป็นต้น

การแปลงไฟล์ CSV

ขั้นตอนนี้มีความสำคัญมากหากคุณต้องทำงานกับไฟล์ CSV เป็นครั้งคราว ไฟล์ CSV ใดๆ ก็สามารถแปลงเป็นรูปแบบ Microsoft Excel ได้เพียงแค่คลิกปุ่ม

ผู้ใช้ต้องเพียงแค่คลิก ไฟล์, และไปที่ บันทึกเป็น ปุ่ม มีรูปแบบต่างๆ ให้เลือก เช่น XLS, TXT, XML, SQL และอื่นๆ อีกมากมาย โปรดทราบว่า Google Docs ยังช่วยในการแปลงไฟล์อีกด้วย

หากคอมพิวเตอร์ของคุณไม่มีโปรแกรมแปลงไฟล์ คุณสามารถข้ามไปที่เบราว์เซอร์ของคุณแล้วใช้ซอฟต์แวร์แปลงไฟล์ฟรีให้เกิดประโยชน์ได้

คุณสามารถทำได้ทางออนไลน์โดยไม่ต้องผ่านขั้นตอนการดาวน์โหลดโปรแกรมที่น่าเบื่อ

นอกเหนือจาก CSV ธรรมดา (คั่นด้วยจุลภาค) แล้ว ยังมีรูปแบบอื่น ๆ ที่มาใช้งานได้ด้วย

1. CSV(แมคอินทอช)– ใช้เพื่อบันทึกแผ่นงาน Excel ของคุณเป็นไฟล์ที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาคสำหรับคอมพิวเตอร์ที่ใช้ระบบปฏิบัติการ Mac
2. ข้อความยูนิโค้ด(*txt)– เป็นรูปแบบสากลที่ใช้โดยระบบปฏิบัติการส่วนใหญ่ รวมถึง Linux, Windows และ Macintosh ข้อดีที่สุดของรูปแบบนี้คือสามารถอ่านภาษาใหม่ๆ ได้ทั้งหมด

ดังนั้นฉันจะส่งออกไฟล์ Excel เป็น CSV ได้อย่างไร

ในทางปฏิบัติ ข้อมูลจะถูกส่งออกจากไฟล์ Excel ไปยัง CSV ด้วยการเข้ารหัส UTF-8 หรือ UTF-16 ให้ฉันอธิบายความแตกต่าง

เมื่อใช้ UTF-8 การเข้ารหัสจะถูกบีบอัดมากขึ้นเนื่องจากใช้อะไรก็ตามระหว่าง 1 ถึง 4 ไบต์สำหรับแต่ละสัญลักษณ์ การเข้ารหัสประเภทนี้ เข้ากันได้กับรูปแบบอักขระทั้งหมดที่ใช้ ASCII (รหัสมาตรฐานอเมริกันสำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูล)

UTF-16 เก็บหนึ่งสัญลักษณ์ใน 2 ถึง 4 ไบต์ มันใช้เมื่อข้อมูลของคุณมีอักขระเอเชียเช่นญี่ปุ่นและจีน

ไฟล์ CSV ถูกใช้อย่างน่าทึ่งในหลายสาขา หากเรารวมอุตสาหกรรมอีคอมเมิร์ซเข้าไว้ในสมการ มีอะไรอีกมากมายที่เราสามารถเชื่อมโยงได้

คุณสามารถนำเข้าและส่งออกไฟล์เพื่ออัปเดตข้อมูลสินค้าคงคลังและผลิตภัณฑ์ของคุณได้ การเพิ่มผลิตภัณฑ์ใหม่หรือผลิตภัณฑ์ที่มีอยู่แล้วนั้นทำได้ค่อนข้างง่าย

เป็นเจ้าของร้านค้าออนไลน์ สามารถใช้กลยุทธ์นี้เพื่อถ่ายโอนข้อมูลของลูกค้าใหม่และจัดการสต็อกได้อย่างราบรื่น. คุณสามารถใช้ไฟล์เพื่อนำเข้าหมายเลขติดตามสำหรับผลิตภัณฑ์ทั้งหมดที่อยู่ระหว่างการขนส่งไปยังผู้ซื้อ

โครงสร้าง CSV

โครงสร้างทั้งหมดที่ใช้ในไฟล์ CSV สร้างได้ง่ายและใช้ความพยายามน้อยลง เนื่องจากทั้งหมดมีรูปแบบที่คล้ายคลึงกัน

หากคุณต้องการทำด้วยตนเอง คุณสามารถใช้โปรแกรมแก้ไขข้อความ เช่น Notepad++ ซึ่งรองรับโปรแกรมหลัก 2-3 โปรแกรม การเขียนโปรแกรม ภาษา

การใช้โปรแกรมสเปรดชีตสามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้ดีขึ้น เนื่องจากมีเซลล์ที่จัดเรียงข้อมูลเป็นแถวและคอลัมน์

วิธีสร้างไฟล์ CSV

แล้วคุณจะสร้างไฟล์ CSV ได้อย่างไร ก่อนอื่นคุณต้องแน่ใจว่าคุณมีโปรแกรมที่ถูกต้อง CSV เป็นรูปแบบไฟล์ที่เรียบง่ายซึ่งใช้จัดเก็บข้อมูลแบบตาราง เช่น ข้อมูลที่คุณได้รับจากฐานข้อมูลหรือสเปรดชีต คุณสามารถนำเข้าและส่งออกไฟล์ใน CSV ไปยังสภาพแวดล้อมต่างๆ ได้

สิ่งที่น่าสนใจคือ แม้ว่าคุณกำลังนำเข้าข้อมูลตารางด้วยไฟล์ CSV แต่นี่คือไฟล์ประเภทข้อความ กล่าวอีกนัยหนึ่ง คุณสามารถสร้างไฟล์ CSV ของคุณโดยใช้โปรแกรมแก้ไขใดก็ได้ที่สามารถเปลี่ยนข้อความได้

โดยทั่วไปแล้ว ไฟล์ CSV ถูกสร้างขึ้นโดยการส่งออกไฟล์และคลิกที่ปุ่มไฟล์ > ส่งออกหากคุณสร้างสเปรดชีตในโปรแกรม คุณสามารถส่งออกเนื้อหาของไฟล์นั้นเป็นรูปแบบ CSV ได้อย่างง่ายดายเมื่อใช้โปรแกรม

วิธีที่ง่ายที่สุดในการสร้างไฟล์ CSV คือเริ่มต้นด้วยสเปรดชีตในรูปแบบเช่น Microsoft Excel เมื่อคุณแก้ไขเนื้อหาของคุณเสร็จแล้ว แทนที่จะบันทึกเป็นไฟล์ข้อความธรรมดา คุณเพียงแค่บันทึกไฟล์เป็น CSV ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถคั่นแต่ละบรรทัดใหม่ด้วยเครื่องหมายจุลภาค

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีเครื่องหมายจุลภาคเพิ่มเติมในเนื้อหาสเปรดชีตของคุณก่อนที่คุณจะบันทึกเป็น CSV เนื่องจากอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดในข้อมูลได้

คุณอาจพบว่าการส่งออกและนำเข้าไฟล์ CSV ทำได้ง่ายกว่า หากคุณหลีกเลี่ยงการใช้เครื่องหมายวรรคตอนจำนวนมาก เช่น เครื่องหมายอัญประกาศ อัฒภาค และเนื้อหาอื่นๆ ในข้อมูลแบบตารางของคุณด้วย

ภายในโปรแกรม Excel ของคุณ ให้คลิกที่เมนูไฟล์ แล้วเลือกตัวเลือกสำหรับ บันทึกเป็น. คุณควรเห็นตัวเลือก "บันทึกเป็นประเภท" ซึ่งคุณสามารถเลือกรูปแบบไฟล์ CSV เป็นหนึ่งในตัวเลือกได้

คลิกที่ตัวเลือกค่าที่คั่นด้วยอักขระแล้วป้อนชื่อไฟล์ที่คุณต้องการบันทึกเนื้อหาเป็น คลิก “ใช่” เมื่อคุณได้รับแจ้งให้ยืนยันว่าคุณต้องการใช้ไฟล์ประเภทนี้ และเสร็จสิ้นโดยคลิก “บันทึก”

เป็นไปได้ที่จะ ดาวน์โหลดไฟล์ต่างๆ จากอินเทอร์เน็ตในรูปแบบ CSVตัวอย่างเช่น คุณสามารถดาวน์โหลดรายชื่อผู้ติดต่ออีเมล หรือข้อมูลใบแจ้งหนี้ในรูปแบบข้อความ CSV เพื่อให้การอัปโหลดไฟล์สเปรดชีตของคุณไปยังบริการอื่นง่ายขึ้น

CSV กับ Excel (.xls) – อะไรคือความแตกต่าง?

วิธีการบันทึกไฟล์ CSV ที่พบบ่อยที่สุดคือการเลือกประเภทไฟล์ที่ต้องการใน Microsoft Excel หรือบริการสเปรดชีตที่คล้ายกัน

อย่างไรก็ตาม หากคุณคลิกขวาที่ชื่อไฟล์ของไฟล์ Excel มาตรฐานจากนั้นคุณจะสังเกตเห็นว่าโดยทั่วไปแล้วจะถูกบันทึกในรูปแบบอื่น: .XLS

ความแตกต่างระหว่าง CSV และ XLS นั้นค่อนข้างเรียบง่าย รูปแบบ CSV เป็นไฟล์ประเภทข้อความธรรมดา โดยคุณจะคั่นค่าด้วยเครื่องหมายจุลภาค

อย่างไรก็ตาม XLS เป็นโซลูชันประเภทหนึ่งที่แตกต่างออกไป เรียกว่า "รูปแบบไฟล์ไบนารี" ซึ่งเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเวิร์กชีตทั้งหมดในไฟล์ของคุณ รวมถึงตัวเลือกการจัดรูปแบบและเนื้อหา

ไฟล์ CSV พร้อมให้เปิดในโปรแกรมสเปรดชีตใดๆ รวมถึง Google ชีต, Open Office และ Microsoft Excel คุณสามารถเปิดไฟล์ CSV ได้ด้วยโปรแกรมแก้ไขข้อความธรรมดาและเข้ากันได้กับแพลตฟอร์มสเปรดชีตส่วนใหญ่

อย่างไรก็ตาม ความเรียบง่ายของ CSV ก็มีข้อเสียอยู่บ้าง เช่น คุณสามารถจัดเก็บแผ่นงานเดียวในไฟล์โดยไม่ต้องใช้สูตรหรือการจัดรูปแบบใดๆ

ไฟล์ XLS พบได้บ่อยในไฟล์เวิร์กบุ๊ก Excel หากคุณมีเวอร์ชันระหว่าง 97-2003 โดยเวอร์ชันหลังๆ มักจะอยู่ในรูปแบบ XLSX แทน

ส่วนขยาย XLS ได้รับการออกแบบมาเป็นพิเศษสำหรับ Microsoft Excel แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณไม่สามารถใช้ในสภาพแวดล้อมอื่นได้เช่นกัน

คุณสามารถเปิดไฟล์ XLS ด้วยโปรแกรมดู Excel ซึ่งทำให้การพิมพ์ข้อมูลจากไฟล์ค่าของคุณง่ายขึ้น Microsoft Excel สามารถอ่านเทมเพลตไฟล์ CSV ได้เช่นกัน แต่ตัวคั่นอาจมีปัญหาอยู่บ้าง ขึ้นอยู่กับคอมพิวเตอร์ของคุณ

วิธีแก้ปัญหาด่วนวิธีหนึ่งแทนที่จะค้นหาคำแนะนำการสอนที่ซับซ้อนทางออนไลน์ก็คือ เปลี่ยนนามสกุลไฟล์จาก CSV เป็น TXT เมื่อคุณต้องการเข้าถึงข้อมูลใน Excel

เมื่อคุณเปิดไฟล์ .txt ใน Excel คุณสามารถระบุการเข้ารหัส ตัวแบ่ง การจัดรูปแบบของคอลัมน์ และอื่นๆ ด้วยตนเองได้

ไฟล์ Excel มักจะเป็นตัวเลือกที่ดีกว่าหากคุณจัดเก็บข้อมูลที่ซับซ้อนกว่า ในขณะที่ไฟล์ CSV ได้รับการสนับสนุนโดยแทบทุกอินเทอร์เฟซการอัปโหลดข้อมูล

หากคุณกำลังวางแผนที่จะย้ายข้อมูลระหว่างแพลตฟอร์ม คุณอาจควรใช้รูปแบบ CSV จะดีกว่า