Snabbt svar: Projektledningsverktyg är en mjukvarulösning, eller en uppsättning mjukvarusystem som är utformade för att hjälpa team som är involverade i ett projekt. De hjälper individer och team att planera projekt, spåra resultatet av vissa uppgifter och hantera arbetsflöden effektivt, för att få bästa resultat från varje affärsinsats.
Idag kommer vi att definiera vad projektledningsverktyg är, hur de fungerar och varför de blir allt mer värdefulla för dagens varumärken.
Vad är projektledningsverktyg?
"Projektledning" är termen som används för att hänvisa till de processer och kompetens företag använder för att slutföra dessa uppgifter och uppnå specifika mål. Project Management Tools kan förenkla och optimera projektledningsprocessen, hjälpa till att anpassa team, spåra framsteg och tilldela specifika att-göra-listor till olika individer.
I de flesta företag kan projekt ha alla detaljer förknippade med resurser, tid, mål och pengar på förhand kartlagda och definierade, men de är fortfarande inte välorganiserade. Det kan faktiskt vara extremt svårt att se till att projekt fungerar utan problem, särskilt i en miljö där anställda är fördelade i olika miljöer, på grund av fjärr- och hybridarbete.
Projektledningsverktyg och system finns där för att säkerställa att du effektivt kan implementera rätt steg-för-steg-plan för att slutföra ditt projekt. De ökar dina chanser att inte bara nå dina mål, utan att avsluta ditt projekt i tid, inom ramen för din avsedda budget.
Projektledningsverktyg talar om för teammedlemmar när och hur de ska komma igång med projektet, vad de ska göra härnäst och hur man mäter resultatet av ett projekt över tid. Vissa mjukvarulösningar i det här landskapet är tillgängliga för gratis, medan andra har ett premiumpris.
Vilka är funktionerna i projektledningsverktyg?
Projektledningsverktyg kan variera i storlek och omfattning. Vissa kommer med grundläggande verktyg för uppgiftshantering, så att du kan planera och spåra dina arbetsobjekt över tid. Andra kommer med mer avancerade funktioner som problemspårning, uppgiftsautomatisering och tidsspårning. Några av de vanligaste funktionerna i projektledningsverktyg inkluderar:
- Verktyg för projektuppskattning: För att säkerställa att ett projekt blir framgångsrikt är det viktigt för företag att sätta upp mål och planera potentiella resultat för uppgiften. Verktyg för projektuppskattning kan hjälpa till med att uppskatta projektbegränsningar och resultat via budgetprognoser, EVM och baslinjer.
- Planeringsverktyg: Projektledningssystem kommer ofta med planeringsverktyg som dokumentskapande system och kalkylblad där människor kan dela idéer om ett projekt. Dessa planeringsverktyg är vanligtvis kopplade till dokumenthanteringsverktyg, där företag kan lagra bibliotek med information relaterad till projektet.
- Budgethantering: De flesta projekt har en förutbestämd budget och olika ekonomiska prognoser kopplade till dem. Ett projektledningsverktyg kan hjälpa företag att hålla reda på utgifter, fakturor och de faktiska kostnaderna för att uppnå specifika resultat.
- Resursfördelning: Att lyckas med ett projekt innebär ofta att se till att rätt uppgifter och att-göra-listor tilldelas rätt personer. Verktyg för resursallokering kan hjälpa till att säkerställa att företagsledare delegerar uppgifter korrekt, enligt specifika deadlines. De kan också ge insikter om vilka anställda som kan bli överväldigade av för mycket arbete.
- Samarbetsverktyg: Särskilt i dagens tid av distans- och hybridarbete är det viktigt att säkerställa att alla nyckelintressenter i projektet kan förbli på samma sida. Projekthanteringsverktyg kommer ofta med virtuella samarbetsfunktioner för snabbmeddelanden, webbaserade möten, videokonferenser och mer.
- Kvalitetshantering: Vissa projektledningsverktyg kommer med kvalitetshanteringslösningar, som hjälper till att samla in insikter och mätvärden om ett projekt. Förmåga att spåra och lösa problem är avgörande för att säkerställa att problem inte stör arbetsflödet eller orsakar problem med budgetar och deadlines.
- Projektadministration: Projektadministrationsverktyg kan inkludera funktioner för introduktion av personal, tidsspårning för faktureringsändamål och mer. Vissa projektadministrationsalternativ kommer med kalendrar och tavlor för att spåra flera projekt samtidigt.
- Rapportering: De flesta projektledningsverktyg kommer med rapporterings- och analysverktyg för att hjälpa företag att hålla fingret på pulsen i organisationen. Du kan generera rapporter om medarbetarengagemang, framsteg och affärsresultat.
Hur ser vanliga projektledningsverktyg ut?
Eftersom olika företag närmar sig och hanterar projekt på olika sätt, kan projektledningsverktyg komma i olika format. Det finns ingen lösning som passar alla, men det finns några särskilt populära alternativ att överväga. Här är några av de mest använda och implementerade projektledningsverktygen:
Gantt Diagram
Gantt-diagram är ett av de mest refererade och populäraste projekthanteringsverktygen. I grund och botten hjälper dessa diagram användare att visualisera deras projekttidslinje och hur olika uppgifter kommer att tilldelas specifika medarbetare i hela arbetsstyrkan.
Gantt-diagram anses ofta vara extremt användbara för att hålla reda på det schema som ditt projekt behöver följa. Du kan använda dessa diagram för att se upp för avvikelser från dina projektplaner och problem som kan leda till förseningar. Gantt-diagram introducerades redan 1917 och har sedan dess blivit en industristandard.
Work Breakdown Structure
Work Breakdown Structure, eller "WBS" introducerades av USA:s försvarsdepartement redan 1962. Idag står den fortfarande som ett av de kritiska verktygen som används för alla projektplaneringsstrategier. I huvudsak ger en struktur för arbetsuppdelning ett sätt att bryta ner de olika stegen som är involverade i att nå ditt projektmål.
Med en WBS skapar företag en helhetskarta över de uppgifter som måste lösas innan de kan nå projektets "slutmål". I de flesta fall börjar organisationer med en tydlig uppfattning om sitt "slutmål", delas upp i etapper som sedan kan delas in i uppgifter och deluppgifter.
När du har en klar uppfattning om alla uppgifter som är kopplade till ditt projekt kommer du att kunna avgöra var resurserna behöver fördelas och hur lång tid det kan ta att nå dina mål.
Projektets grundlinje
Ett annat vanligt verktyg för projektledning är "Project Baseline". Detta är i grunden ett grafiskt verktyg för att representera dina projektvärden, genom att jämföra den standard du sätter för ditt projekt, mot resultatet av dina ansträngningar.
En projektbaslinje omfattar flera olika delbaslinjer, inklusive schema, kostnad och omfattningsbaslinje. I början av ett projekt sätter företag upp mål "baslinjer" för vad de förväntar sig att uppnå, när de vill uppnå det och hur mycket projektet kommer att kosta. Att jämföra dina resultat med dessa baslinjer säkerställer att du gör rätt framsteg.
Projektets baslinjer kan också vara till hjälp för att minska "omfattningskrypning" genom att se till att du inte tillåter oplanerat arbete att störa flödet av dina mål.
Andra projektledningsverktyg
Utöver de alternativ som nämns ovan kan andra projektledningsverktyg inkludera:
- Samarbetande lagbyggande aktiviteter: Teambuildingaktiviteter kan vara ett viktigt projektledningsverktyg, eftersom de hjälper till att öka produktiviteten och effektiviteten hos de anställda. Företag kan köra gamification-strategier och tävlingar för att engagera sina anställda, såväl som gruppsamarbetsmöten och sammankomster.
- Kommunikationshanteringsplaner: Kommunikationshanteringsplaner är verktyg i projektledningsprocessen som säkerställer att alla som är inblandade i ett projekts framsteg hålls uppdaterade och konsekvent arbetar mot samma mål. Kommunikationsplaner beskriver hur ofta intressenter kommer att träffas för att diskutera projektet och var kommunikation kan äga rum.
- Verktyg för uppgiftshantering: Verktyg för uppgiftshantering är i huvudsak allt-i-ett-programvarumiljöer där företag kan planera de uppgifter de behöver slutföra under ett projekt. Dessa uppgifter kan ordnas i tidslinjer och "Kanban-tavlor" baserat på deras slutförande, brådskande och andra faktorer.
Vilka är fördelarna med projektledningsverktyg?
Som nämnts ovan är de flesta affärsprojekt komplexa, mångfacetterade och tidskrävande. För att företag ska nå rätt mål med sina projekt kan de inte bara hoppas att alla håller sig på samma sida och får saker gjorda enligt en deadline.
Projektledningsverktyg förvandla målen och förväntningarna på ett projekt till en serie lättförstådda uppgifter, komplett med vägledning om hur man kommunicerar, ansluter och interagerar. I slutändan är den största fördelen med projektledningsverktyg att de håller människorna anpassade och organiserade. Några av fördelarna som användarna kan förvänta sig när de använder projektledningsverktyg inkluderar:
- Bättre tidshantering: Projektledningsverktyg som Gantt-diagram kan hjälpa företag att få en bättre uppfattning om hur de ska schemalägga sina projekt för att säkerställa att de inte missar viktiga deadlines. Det är också möjligt att använda dessa diagram för att hantera arbetsplatsförseningar.
- Omfattningshantering: Verktyg som WBS hjälper till med idéer och är otroligt viktiga för projektplanering. De kan ge företag bättre insikt i omfattningen av deras projekt och hjälpa till med att beskriva saker som kostnader, schema och arbetstider.
- Budgetkontroll: Kostnadsbaslinjer och spårningsverktyg kan hjälpa till att säkerställa att din budget inte utökas utom kontroll. Med rätt projektledningsverktyg kan du förbättra dina chanser att slutföra ditt projekt utan att spendera för mycket.
- Förbättrat samarbete: Projektledningsverktyg med inbyggda kommunikations- och samarbetsfunktioner hjälper till att hålla intressenterna i ett team uppkopplade. Detta är viktigt för att säkerställa att alla förblir på samma sida, även när de arbetar på distans.
- Projektkontroll: Med projektledningsverktyg är det lättare att hålla reda på vilka medarbetare som ansvarar för vilka steg eller uppgifter i ett projekt. Detta kan hjälpa till att säkerställa att alla arbetar med rätt uppgifter vid rätt tidpunkter.
Vad är projektledningsprogramvara?
Programvarulösningar för projekthantering är kit med projekthanteringsverktyg, såsom Gantt-diagram och verktyg för uppgiftshantering, samlade i en miljö. Det finns olika former av projektledningsprogram där ute, var och en med sina egna styrkor och svagheter att överväga.
Här är några av de mest populära alternativen som finns idag:
Trello
Trello är en toppmodern programvara för projektledning online utrustad med samarbetsverktyg, Kanban-tavlor, listor och kort, designade för att hjälpa alla att hålla reda på sin att-göra-lista. Den lätta och enkla lösningen gör det enkelt att tilldela projekt till olika medarbetare och hålla företagsledare i samklang med teamets prestationer.
Även om Trello inte har några av de mer avancerade rapporteringsfunktionerna och projektspårningsfunktionerna i några av de andra projekthanteringsprogramvaran som finns tillgängliga idag, är det fortfarande ett utmärkt val för nybörjare. Grundplanen är gratis att använda, och premiumplanerna kommer också med en rad ytterligare funktioner, som automatisering och integration.
Asana
Ett annat utmärkt verktyg för agil projektledning, Asana är bra för att organisera uppgifter och team. Lösningen kommer med automationsfunktioner, samarbete i realtid, mallar och anpassade instrumentpaneler. Det engagerande användargränssnittet gör det lättare för varje gruppmedlem att spåra sina framsteg. Dessutom finns det intuitiva animationer för engagemang.
Asana är ett mycket anpassningsbart verktyg, med en mängd integrationer med ledande programvara som Jira cloud Tableau, Slack, Microsoft Office och OneDrive. Den största nackdelen med tjänsten är det enorma antalet funktioner som kan ta ett tag att vänja sig vid.
MS-projekt
Om du redan hanterar saker som resurshantering och samarbete genom Microsoft-tillgångar är det vettigt att dra nytta av MS Projects också. Det här projektschemaläggningsverktyget hjälper team att spåra framsteg med visuella aktivitetstavlor och interaktiva funktioner. Du kan bryta ner komplexa projekt i Scum, Kanban och anpassade arbetsflöden.
Denna projektledningsapp är lätt att använda, även för små team med begränsad kunskap om teknik eller mjukvaruutveckling. Det finns till och med onlinehandledningar och forum som hjälper dig att lära dig hur du använder projektteamverktyg, uppgiftslistor och aviseringar.
Fel
Ett av de mest populära teamsamarbetsverktygen för arbetsledning, Wrike är ett användbart ekosystem där företag kan spåra tid och projekt. Det mycket konfigurerbara systemet kommer med tillgång till tidrapporter, Kanban-tavlor och interaktiva Gantt-diagram med dra-och-släpp-funktion. Det finns till och med möjlighet för användare att anpassa sina instrumentpaneler.
Det agila projekthanteringsverktyget är molnbaserat och enkelt. Du får tillgång till funktioner som uppgiftslistor, deluppgifter, scheman och delade arbetsflöden. Det finns också kommunikations- och samarbetselement i realtid och djupgående rapporter. Du kan ställa in förfallodatum för godkännanden och få hela ditt team på rätt spår med en resursbas full av viktiga dokument.
Zoho-projekt
Ett annat populärt verktyg för att hantera projekt, Zoho Projects hjälper företag att hålla reda på uppgifter, arbeta tillsammans med teaminsatser och skapa Gantt-diagram. Det finns alternativ för att spåra fakturerbara timmar och projektförlopp. Zoho erbjuder också företag en uppsättning kommunikationsfunktioner i sina PM-verktyg, så att du kan hålla kontakten med hybrid- och distansarbetare.
Zoho är ett fantastiskt SaaS-verktyg, men det finns vissa begränsningar för större team. Det här verktyget är bäst lämpat för att effektivisera små spurter och spåra projektprestanda i mindre företag. Arbetsytan är också idealisk för anställda att hålla reda på individuella uppgifter, och det finns en gratis plan för nybörjare.
Hur väljer du rätt projektledningsverktyg?
Att välja den bästa programvaran för projektledning och projektledningsstrategi kan vara komplicerat. Det finns ingen strategi som passar alla här. Istället måste företag tänka på hur de kan göra ett enkelt projekt så strömlinjeformat som möjligt för sitt specifika team.
Projektledningsappar och programvara kan hjälpa till med allt från korrekturprovning av projektuppgifter till komplexa arbetsflöden, förutsatt att de ger tillgång till rätt nyckelfunktioner. När du gör ditt val, se till att du tänker på saker som:
- Nyckelfunktioner: Matchar lösningen din metodik för projektledning med Gantt-diagram, tidsspårning och till och med en egen mobilapp för iOS- och Android-användare?
- Antal användare: Hur många personer kan projektledningslösningen stödja? Är det lämpligt för större och mindre företag?
- Integreringar: Integreras systemet med alla befintliga verktyg som ditt team använder, så att de kan utmärka sig när de håller deadlines?
- Prisstruktur: Stödjer de erbjudna prissättningsplanerna din affärsplan? Är kostnaden värd lagarbetet och smidighetsfördelarna?
- Användarvänlighet: De bästa projekthanteringsverktygen behöver inte bara hantera dina beroenden och affärsmilstolpar, utan också erbjuda enkelhet för användarna.
