Fördelarna med att använda filsynkroniseringsprogram för att hantera dina dokument

Visste du att så många som 1.8 miljarder människor under 2017 använde personlig molnlagring att synkronisera sina filer och hantera sina dokument? Än en gång förutspås denna statistik växa till så mycket som 2.309 miljarder i 2020.

Det är många människor!

Med denna statistik i åtanke, får det oss att fråga, varför är filsynkroniseringslösningar så populära? Vilka är dess fördelar? Hur kan den här programvaran hjälpa dig och ditt företag?

Lyckligtvis för dig kommer vi att utforska exakt det här i den här artikeln. Låt oss dyka in!

Förvara en säkerhetskopia av dina dokument

De flesta filsynkroniseringsprogramvaror säkerhetskopierar dina filer till molnet. Detta säkerställer att de hålls säkra i olyckligtvis att något händer med din enhet.

Låt oss ta Dropbox till exempel, så snart du laddar upp några dokument i din Dropbox-fil; de skickar dem automatiskt till företagets servrar som sedan ger dig en säkerhetskopia.

Det är verkligen så enkelt som det.

Som ni ser, ger filsynkroniseringsprogram en mycket snabbare och säkrare lösning än att säkerhetskopiera dina filer och mappar till flash-enheter (vilket vi låter inse är det ganska enkelt att förlora!)

 

Håll filer uppdaterade

En av de bästa sakerna med filsynkroniseringsprogramvara är att de omedelbart synkroniserar alla ändringar du (eller ditt team) gör till dina dokument- oavsett vilken enhet du använder.

Detta är en fantastisk funktion om du har mer än en person som arbetar på samma dokument, eftersom det eliminerar behovet av att gå igenom screeds av e-postbilagor för att hitta den mest uppdaterade kopian.

I själva verket, dropbox använder en uppfinningsenlig teknik för att utföra filsynkronisering. Detta är bättre känt som filkopiering på blocknivå. I lekmannens termer gör detta att Dropbox endast kan kopiera specifika bitar av det dokument som du (eller dina medarbetare) har ändrat.

Förvånansvärt tar den första gången du måste vänta på att ladda upp en fil som ska synkroniseras längst. Men efter det, varje gång du gör ändringar, görs den uppdaterade versionen tillgänglig nästan direkt.

Bild poäng: Shutterstock

  1. Sekretess

 

De mest populära filsynkroniseringsprogrammen gör att du (dokumentets ägare) kan ge specifika personer tillgång till dina filer och mappar. Ännu viktigare är att du också kan återkalla samma åtkomst. Detta fungerar underverk för att hjälpa dig att hålla känsliga dokument privat.

Som helhet kan du vanligtvis dela dokument och filer med ditt team antingen via ett e-postmeddelande eller med en direktlänk.

Om du väljer att använda en länk för att dela dina dokument kan alla med länken komma åt och ändra filen eller mappen. Men om du vill återkalla åtkomsten har du möjlighet att inaktivera anslutningen manuellt - på så sätt kan mottagaren inte längre se eller redigera dessa dokument.

Vissa filsynkroniseringsprogram tillåter till och med lösenordskydda dina dokument (för att säkerställa en ytterligare säkerhetsnivå). Som sådan är det bara de som är medvetna om lösenordet som har åtkomst till filerna.

Beroende på den specifika programvara du använder kan du också kunna ställa in ett utgångsdatum på länken du skickade för att dela dina dokument. Därför slutar länken som tillåter åtkomst till dina filer efter en viss tid fungera, så att mottagaren inte längre kan se materialet.

Men när du vill hitta rätt filsynkroniseringslösning åt dig, måste du notera att inte alla lösningar erbjuder dessa ytterligare säkerhetsfunktioner. För att inte nämna, industriledare som tillhandahåller dessa extrafunktioner, debiterar ofta ytterligare månatliga avgifter för att få tillgång till dessa extra säkerhetslager. Även om detta kan verka fräckt är kostnaderna vanligtvis oerhört rimliga och det är ett litet pris att betala för att hålla kundens data säkra.

Om du har att göra med oerhört känslig information, kan du till exempel säga personliga hälsojournaler, ekonomiska detaljer, hemadresser etc. De flesta av de populära filsynkroniseringsprogramvarorna på marknaden är inte tillräckligt säkra - nämligen eftersom dessa företag behåll kontrollen över dina krypteringsnycklar. Som sådan, om du arbetar i en nisch där du hanterar den här typen av data, har du det bättre med en molnlagringslista med nollkunskap eller kryptera filerna själv.

 

Bild poäng: Shutterstock

Top Tips

Innan du spenderar dina hårt förvärvade pengar på att finansiera en betald filsynkroniseringsprogramvara, dra nytta av all gratis lagring som erbjuds. Detta är en fantastisk möjlighet att utvärdera om programmet passar dig.

Avslutande tankar

Vi hoppas att när du har läst den här artikeln nu har du en bättre uppfattning om varför filsynkroniseringsprogram är så populärt. Kort sagt, dessa typer av lösningar gör det möjligt för användaren att göra följande:

  • Håll säker säkerhetskopiering av deras data
  • Tillgång till den mest uppdaterade kopian av sina dokument
  • Hjälp dem att hålla känsliga filer konfidentiella

Har du någon erfarenhet av den här typen av filsynkroniseringsprogram? I så fall skulle vi gärna höra dina tankar och åsikter om ämnet i kommentarrutan nedan. Vi ser fram emot att höra från dig snart!

Detta är ett sponsrat inlägg för Dropbox. Alla åsikter är mina egna. Dropbox är inte anslutet till och godkänner inte heller några andra produkter eller tjänster som nämns.

Rosie Greaves

Rosie Greaves är en professionell innehållsstrateg som specialiserar sig på allt inom digital marknadsföring, B2B och livsstil. Förutom e-handelsplattformar kan du hitta henne publicerad på Reader's Digest, G2 och Judicious Inc. Kolla in hennes webbplats Blogg med Rosie för mer information.