Automatisk e-posthanterare: den ultimata automatiserade beställningsskrivaren för e-handel

Lär dig mer om hur verktyget för automatisk e-posthantering hjälper din webbutik med automatisk utskrift och packningslistor.

Shopify, WooCommerce, och de många andra e-handelsplattformarna är kända för sina automatiseringsfunktioner, såsom ordervarningar och kvitton. Många företag kräver dock utskrift av fakturor, beställningar och kvitton, oavsett om det är en restaurang som behöver papperskopior av beställningar som skickas till kitchen, eller det är ett grossistföretag med anpassade fakturor. Shopifyoch de flesta andra plattformar, gör det inte automatisera utskrivna beställningar, så det är där Automatisk e-posthanterare kommer in i bilden.

Vi upptäckte denna förlängning efter att ha hört att det inte finns många lösningar för att skriva ut beställningar utan att gå in på plattformarna som Shopify och WooCommerce och skriva ut manuellt.

Med den begränsningen fann vi att tillägget Automatic Email Manager kan hjälpa många av våra läsare. Så i den här artikeln täcker vi listan över funktioner du får från tillägget och guidar dig genom ett exempel på det i aktion.

Fortsätt läsa för att lära dig allt om Automatic Email Manager-tillägget och för att ta reda på om det passar ditt företag.

En introduktion till den automatiska e-posthanteraren

automaic emal manager - Automatic Email Manager

På ytan, Automatisk e-posthanterare erbjuder ett sätt för företagare att öka produktiviteten genom att automatiskt skriva ut viktiga, inkommande e-postmeddelanden. Verktyget hjälper alla affärer genom att förvandla dina e-postmeddelanden till PDF-filer, bilder och andra utskrivbara format och sedan skicka dem direkt till dina skrivare utan att behöva klicka på den Skriv ut-knappen varje gång. Verktyget har också funktioner för att automatiskt skicka svar eller vidarebefordra dessa e-postmeddelanden till andra människor. Det fungerar genom att ställa in åtgärder för att skicka e-post eller svara på e-post, som alla använder e-postmallar för ett automatiserat arbetsflöde. Det är till och med möjligt att integrera automatiserade bilagor.

Förutom allt detta rensar den automatiska e-posthanteraren din e-post efter en viss tid, flyttar kopior till olika mappar och bearbetar e-postmeddelanden baserat på villkor du konfigurerar innan du kör tillägget. För att inte tala om, det fungerar med de mest populära e-posttjänsterna som Gmail, Office 365 och Yahoo.

Så hur hjälper den automatiska e-posthanteraren din e-handelsbutik?

Många av de grundläggande funktionerna som beskrivs ovan kommer att göra din arbetsdag effektivare, med tanke på att många nätbutiksägare spenderar alldeles för mycket tid på att röra med e-post, oavsett om det är att svara på e-post eller skriva ut kopior för arkivering.

Den automatiska e-posthanteraren har dock några unika funktioner bara för e-handelsbutiker.

Till att börja med integreras den med populära e-handelsplattformar som WooCommerce, Shopifyoch Prestashop, bara för att nämna några. Förlängningen är faktiskt ett Windows-program som du laddar ner till din dator, men som sedan kombineras med din onlinebutik och kan hämta beställningsinformation för att skickas till dina skrivare.

Som ett exempel får en restaurang ofta beställningar för uttag och leveranser, som alla kommer via webbutikens e-postmeddelandesystem. Många restaurangägare skriver ut eller skickar dessa matbeställningar manuellt till kitchen. Tyvärr tar det otroligt mycket tid hela dagen, och det lämnar ditt företag öppet för mänskliga fel.

Den automatiska e-posthanteraren tar bort gissningar, eftersom du kan ställa in regler för att skicka eller skriva ut dina beställningar när de anländer till inkorgen. En restaurangchef kan automatiskt skicka beställningen till kitchen, spara en kopia i en mapp och skriv ut beställningen, allt i en automatiserad process.

Vi kan säga detsamma för vanliga webbutiker. Du kan behöva skicka order till leverantörer, lagerarbetare eller andra anställda. I så fall tar den automatiska e-posthanteraren ledningen genom att fylla i e-postmeddelandet till alla parter. För att inte nämna, det skriver ut beställningarna för dig att spara som papperskopior.

Vi föreställer oss att detta fungerar ganska bra för paketlistor och beställningsavgifter, eftersom vi någon gång behöver ha en fysisk version av dina beställningar.

Hur fungerar det?

Vårt Automatisk e-posthanterare fungerar sin magi i några enkla steg:

Från och med hämtar du Windows-programvaran till din dator och aktiverar den på så många enheter du vill. Webbplatsen för Automatic Email Manager erbjuder en gratis demohämtning som du kan testa i 30 dagar.

När det väl är installerat konfigurerar du kontot genom att namnge en ny process. Du kan sedan skriva in e-postmeddelandet du vill kontrollera. Det är till exempel vettigt att inkludera adressen som tar emot e-postmeddelanden för orderbekräftelse som kommer från din webbutik. På det här sättet behöver du inte ens ansluta tillägget till din butik, eftersom det hela går via ditt e-postkonto.

Med det nya namnet (för din egen referens) och e-postadressen infogad, klicka på Nästa för att fortsätta.

lägg till konto - Automatic Email Manager

Därefter väljer du vilken typ av e-postkonto du lägger till. Detta skiljer sig inte från att konfigurera ditt e-postkonto för att vidarebefordra till en mobilapp på din telefon. De flesta e-postkonton har IMAP- eller POP3-informationen i inställningsområdet. De automatiska e-posthanteringsförlängningarna har dock automatiserade installationsprocedurer för några mer populära e-postkonton, som Office 365 och Gmail.

Välj det e-postkonto du använder och klicka på Nästa-knappen.

typ av konto

Konfigurationen beror allt på din e-postleverantör. I det här fallet skapar jag ett grundläggande IMAP4-konto. Det finns lite mer information jag behöver skriva in eftersom jag måste hitta användarnamnet och lösenordet för det kontot.

Standardintegrationerna som Gmail och Yahoo omdirigerar dig helt enkelt till inloggningssidan för den e-posttjänsten. När du till exempel använder ett Gmail-konto skickas det till Gmail-inloggningssidan och länkar automatiskt de två programmen så länge du skriver in ditt användarnamn och lösenord. Det som är bra med detta är att många redan har dessa uppgifter sparade i sina webbläsare.

När allt är infogat klickar du på knappen Testa anslutning. Om anslutningen fungerar väljer du Nästa-knappen för att gå vidare.

imap

Nästa sida visar den verkliga kraften hos den automatiska e-posthanteraren. Du kan välja att kontrollera e-postkontot i realtid, med några minuters mellanrum eller varje dag vid en viss tidpunkt. Det finns även möjlighet att bara kontrollera ett e-postkonto vissa dagar, som kanske för e-postmeddelanden som inte är lika viktiga.

Välj önskad tidpunkt och klicka på Nästa.

push-metod - Automatisk e-posthanterare

Nästa sida har funktioner för att skapa Action Groups. Dessa åtgärder avgör vad som händer med e-postmeddelandena när den automatiska e-posthanteraren loggar dem i tillägget. Du kan till exempel lägga till en åtgärd för att skriva ut e-postmeddelandet på din standardskrivare. Å andra sidan kan du göra en åtgärd för att vidarebefordra e-postmeddelandet till någon annan eller slå samman ett e-postmeddelande med bilagor till en annan hårddisk eller disk.

Den automatiska e-posthanteraren tillhandahåller flera åtgärdsmallar för att komma igång. Allt du behöver göra är att klicka på “+” för att se de olika mallarna och justera dem efter eget tycke. Det finns också ett alternativ att göra en handling från grunden.

När du har lagt till en åtgärd visas den i listan över åtgärder på den här sidan. Du har chansen att lägga till fler åtgärder för detta e-postkonto, där alla listas på den här sidan.

Vad mer är att varje åtgärd har sina egna anpassningsalternativ. För att öppna dem, klicka på Redigera för den åtgärd du väljer.

grupp av åtgärder - Automatisk e-posthanterare

Som du kan se är handlingsgrupperna från tidigare helt enkelt samlingar av flera åtgärder.

Därför erbjuder denna Action Group-mall tre åtgärder som ska ske när ett e-postmeddelande kommer via den här adressen.

Den skriver ut e-postadressen, skriver ut alla bilagor och anger en e-postflagga. På samma sätt som grupperna kan du lägga till så många åtgärder du vill inom varje grupp.

lägg till handling

Det är viktigt att klicka på varje åtgärd för att säkerställa att alla inställningar har lagts till. Som ett exempel måste varje skrivaråtgärd ange en skrivare inom din organisation. Klicka därför på en åtgärd för att se de nödvändiga inställningarna. I den här situationen skulle vi välja en skrivare, välja en mall och överväga de andra alternativen som om vi vill lägga till ett sidnummer eller en stämpel. Du kan till och med spara papper genom att gruppera flera sidor per ark.

redigera åtgärd

Verktygen för automatisk e-posthantering ger också regler och villkor inom dessa åtgärder. Detta ger en mer specifik åtgärd, se hur du kan be en åtgärd när en regel uppfylls.

Till exempel kan alla dina beställningsmeddelanden ha någon form av formulering i ämnesraden. Därför kan du rikta in ordningens ordalydelse så att endast dessa e-postmeddelanden skrivs ut och skickas till andra. Alla andra e-postmeddelanden som kommer via detta konto behandlas som ett vanligt e-postmeddelande, så du kommer inte att skriva ut personliga e-postmeddelanden som inte är relaterade till ditt företag.

regler

När du har fått dina åtgärdsgrupper, åtgärder och regler visas kontona på förstasidan av den automatiska e-posthanteraren. Du kan alltid gå in på ett konto för att ändra åtgärder och regler, eller så kan du inkludera ännu fler konton. Längst ner i fönstret visas när nästa kontroll sker, så att du enkelt kan testa om skrivaren fungerar eller om vidarebefordringsregeln fungerar för ditt företag.

nya beställningar - Automatisk e-posthanterare

Det är också trevligt att veta att du kan göra åtgärder för att spara säkerhetskopior på flera diskar. Dessutom fungerar tillägget Automatic Email Manager bra med kvittoskrivare i en detaljhandel eller restaurangmiljö. Du måste ha den officiella skrivardrivrutinen från tillverkaren för att skrivaren ska fungera.

Automatisk prissättning av e-posthanteraren

Priser för Automatisk e-posthanterare är transparent. Du kan börja med en licens per dator och registrera dig för antingen ett års prenumeration eller en livstidsprenumeration som är dyrare men aldrig går ut. Det som är jättebra med ettårsabonnemanget är att du sparar pengar på årsbasis och får 50% rabatt efter det första året.

Här är en titt på prisinformationen för Automatic Email Manager:

  • 1 licens - 89 $ för ett års prenumeration.
  • 2 till 4 licenser - $ 65 per enhet för ett års underavsnitt.
  • 5 till 9 licenser - $ 59 per enhet för ett års prenumeration.
  • 10 till 49 licenser - $ 52 per enhet för ett års prenumeration.
  • 50 till 99 licenser - $ 45 per enhet för ett års prenumeration.
  • Mer än 100 licenser - $ 37 per enhet för ett års prenumeration.

Prissättningen för det första året sänks till 50% om du väljer att förnya. Du får också alla nya uppdateringar vid förnyelse. Som du kanske märker är det mer ekonomiskt att köpa flera licenser, så om du behöver tjänster på flera enheter sänker det enhetspriset genom att gå till ett paket.

Engångsbetalningsplanerna är lite annorlunda:

  • 1 licens - $ 249 per enhet.
  • 2 till 4 licenser - $ 239 per enhet.
  • 50 till 9 licenser - $ 236 per enhet.
  • 10 till 49 licenser - $ 232 per enhet.
  • Mer än 50 licenser - $ 228 per enhet.

Återigen garanterar du en livstidsplan att du sparar pengar på lång sikt. Det är lite dyrare i förväg, men efter några år verkar det vara billigare. För att inte tala om, livstidsplanerna ger också support och uppdateringar så länge du använder tillägget.

Kundtjänsten

Efter att ha analyserat kundtjänsten från Automatic Email Manager upptäckte vi att företaget ger exceptionella svarstider och några sätt att kontakta dem. Till att börja med kan du skicka ett e-postmeddelande till dem och förvänta sig ett svar inom några timmar. Det finns också en chattruta online som leder dig till kunskapsdatabasartiklarna och kontaktformuläret.

Verktyget har ingen direkt telefonlinje att ringa, men e-postsystemet kombinerat med hjälp- och supportsidan samlas för att svara på alla dina frågor. Du kan skriva ett nyckelord på sidan Hjälp och support för att hitta dokumentation om en mängd olika ämnen som för att ställa in villkor och skriva ut olika format.

automaic emal manager - hjälp och support

Slutligen erbjuder Automatic Email Manager-teamet flera sociala mediesidor, inklusive en Facebook-sida, Twitteroch YouTube-kanal. På så sätt kan du nå dem på sociala medier eller helt enkelt lära dig mer om produkten genom videor och diskussioner med andra användare.

Är den automatiska e-posthanteraren rätt för din onlinebutik?

Vi rekommenderar den automatiska e-posthanteraren för e-handelsbutiker som skriver ut beställningsformulär, plocklistor eller säkerhetskopior för dessa beställningar. Det är också bra att vidarebefordra e-post till andra personer i din organisation! Klicka här för att komma igång med den automatiska e-posthanteraren.

Låt oss veta i kommentarerna om du har några frågor om den automatiska e-posthanteraren.

Joe Warnimont

Joe Warnimont är en frilansförfattare som skapar verktyg och resurser för att hjälpa andra författare att bli mer produktiva och marknadsföra sitt arbete.