Răspuns rapid: Instrumentele de management de proiect sunt o soluție software sau un set de sisteme software concepute pentru a ajuta echipele implicate într-un proiect. Acestea ajută persoanele și echipele să planifice proiecte, să urmărească rezultatele anumitor sarcini și să gestioneze eficient fluxurile de lucru, pentru a obține cele mai bune rezultate din fiecare efort de afaceri.
Astăzi, vom defini ce instrumente de management de proiect sunt, cum funcționează și de ce devin din ce în ce mai valoroase pentru mărcile de astăzi.
Ce sunt instrumentele de management de proiect?
„Managementul de proiect” este termenul folosit pentru a se referi la procesele și abilitățile pe care companiile le folosesc pentru a îndeplini aceste sarcini și pentru a atinge obiective specifice. Instrumentele de management de proiect pot simplifica și optimiza procesul de management al proiectelor, ajutând la alinierea echipelor, la urmărirea progresului și la atribuirea unor elemente specifice din lista de sarcini diferitelor persoane.
În majoritatea afacerilor, proiectele pot avea toate detaliile asociate cu resurse, timp, obiective și bani pre-cartografiate și definite, dar încă nu sunt bine organizate. De fapt, asigurarea faptului că proiectele funcționează fără probleme poate fi extrem de dificilă, mai ales într-un mediu în care angajații sunt distribuiți în medii diferite, datorită muncii la distanță și hibride.
Instrumentele și sistemele de management de proiect sunt acolo pentru a vă asigura că puteți implementa eficient planul pas cu pas corect pentru a vă finaliza proiectul. Îți măresc șansele nu numai de a-ți atinge obiectivele, ci și de a-ți finaliza proiectul la timp, în limita bugetului propus.
Instrumentele de management de proiect le spun membrilor echipei când și cum să înceapă proiectul, ce să facă în continuare și cum să măsoare rezultatele unui proiect în timp. Unele soluții software din acest peisaj sunt disponibile pentru acces gratuit, în timp ce altele au un preț premium.
Care sunt caracteristicile instrumentelor de management de proiect?
Instrumentele de management de proiect pot varia în dimensiune și întindere. Unele vin cu instrumente de bază pentru gestionarea sarcinilor, astfel încât să vă puteți planifica și urmări elementele de lucru în timp. Altele vin cu capabilități mai avansate, cum ar fi urmărirea problemelor, automatizarea sarcinilor și urmărirea timpului. Unele dintre cele mai comune caracteristici ale instrumentelor de management de proiect includ:
- Instrumente de estimare a proiectelor: Pentru a asigura succesul unui proiect, este important ca companiile să stabilească obiective și să planifice rezultatele potențiale ale sarcinii respective. Instrumentele de estimare a proiectelor pot ajuta la estimarea constrângerilor și a rezultatelor proiectului prin prognoza bugetară, EVM și liniile de bază.
- Instrumente de planificare: Sistemele de management de proiect vin adesea cu instrumente de planificare, cum ar fi sisteme de creare de documente și foi de calcul, în care oamenii pot împărtăși idei despre un proiect. Aceste instrumente de planificare sunt de obicei conectate cu instrumente de gestionare a documentelor, unde companiile pot stoca biblioteci de informații legate de proiect.
- Gestionarea bugetului: Majoritatea proiectelor au un buget prealocat și diverse previziuni financiare legate de ele. Un instrument de management de proiect poate ajuta companiile să țină evidența cheltuielilor, facturilor și a costurilor reale asociate cu obținerea unor rezultate specifice.
- Alocare resurselor: A reuși un proiect înseamnă adesea să vă asigurați că sarcinile corecte și elementele din lista de sarcini sunt alocate persoanelor potrivite. Instrumentele de alocare a resurselor pot ajuta să se asigure că liderii de afaceri deleg sarcinile corect, în conformitate cu termenele limită specifice. De asemenea, pot oferi informații despre care angajații ar putea fi copleșiți de prea multă muncă.
- Instrumente de colaborare: În special în epoca actuală a muncii la distanță și hibridă, este important să ne asigurăm că toți părțile interesate cheie ale proiectului pot rămâne pe aceeași pagină. Instrumentele de management de proiect vin adesea cu funcții de colaborare virtuală pentru mesagerie instantanee, întâlniri bazate pe web, conferințe video și multe altele.
- Administrare de calitate: Unele instrumente de management de proiect vin cu soluții de management al calității, care ajută la colectarea de informații și valori despre un proiect. Capacitățile de urmărire și rezolvare a problemelor sunt esențiale pentru a vă asigura că problemele nu vor întrerupe fluxul de lucru sau să provoace probleme cu bugetele și termenele limită.
- Administrarea proiectului: Instrumentele de administrare a proiectelor pot include funcții pentru integrarea membrilor personalului, urmărirea timpului în scopuri de facturare și multe altele. Unele opțiuni de administrare a proiectelor vin cu calendare și panouri pentru urmărirea mai multor proiecte simultan.
- Raportarea: Majoritatea instrumentelor de management de proiect vor veni cu instrumente de raportare și analiză pentru a ajuta companiile să-și țină degetul pe pulsul organizației. Puteți genera rapoarte despre implicarea angajaților, progresul și rezultatele afacerii.
Cum arată instrumentele comune de management de proiect?
Deoarece diferite companii abordează și gestionează proiecte în moduri diferite, instrumentele de management de proiect pot veni în diferite formate. Nu există o soluție universală, dar există câteva opțiuni deosebit de populare de luat în considerare. Iată câteva dintre cele mai frecvent utilizate și implementate instrumente de management de proiect:
Grafice Gantt
Diagramele Gantt sunt unul dintre cele mai frecvent referite și cele mai populare instrumente de management de proiect. În esență, aceste diagrame ajută utilizatorii să își vizualizeze cronologia proiectului și modul în care diferite sarcini vor fi atribuite anumitor membri ai personalului din întreaga forță de muncă.
Diagramele Gantt sunt adesea considerate a fi extrem de utile pentru a ține evidența programului pe care trebuie să-l urmeze proiectul tău. Puteți folosi aceste diagrame pentru a urmări abaterile de la planurile de proiect și problemele care ar putea duce la întârzieri. Diagramele Gantt au fost introduse încă din 1917 și de atunci au devenit un standard în industrie.
Structura de lucru Defalcare
Structura de defalcare a lucrărilor, sau „WBS” a fost introdusă de Departamentul de Apărare al Statelor Unite în 1962. În prezent, este încă unul dintre instrumentele critice utilizate pentru orice strategie de planificare a proiectelor. În esență, o structură de defalcare a muncii oferă o modalitate de a defalca diferiții pași implicați în atingerea obiectivului proiectului.
Cu un WBS, companiile creează o hartă end-to-end a sarcinilor care trebuie abordate înainte de a putea atinge „obiectivul final” al proiectului. În cele mai multe cazuri, organizațiile încep cu o idee clară despre „obiectivul final”, împărțit în etape care pot fi apoi împărțite în sarcini și sub-sarcini.
Odată ce aveți o idee clară despre toate sarcinile legate de proiectul dvs., veți putea determina unde trebuie distribuite resursele și cât timp ar putea dura pentru a vă atinge obiectivele.
Linia de bază a proiectului
Un alt instrument comun pentru managementul proiectelor este „Project Baseline”. Acesta este, în esență, un instrument grafic pentru reprezentarea valorilor proiectului dumneavoastră, prin compararea standardului pe care l-ați stabilit pentru proiectul dumneavoastră, cu rezultatele eforturilor dumneavoastră.
O linie de bază a unui proiect cuprinde diferite sublinii de bază diferite, inclusiv programul, costul și linia de bază a domeniului de aplicare. La începutul unui proiect, companiile stabilesc „linii de bază” țintă pentru ceea ce se așteaptă să obțină, când doresc să realizeze acest lucru și cât va costa proiectul. Compararea rezultatelor cu aceste linii de bază vă asigură că faceți progresul potrivit.
Liniile de bază ale proiectelor pot fi, de asemenea, utile în reducerea „scăderii în domeniul de aplicare”, asigurându-vă că nu permiteți ca lucrările neplanificate să perturbe fluxul obiectivelor dvs.
Alte instrumente de management de proiect
În afara opțiunilor menționate mai sus, alte instrumente de management de proiect ar putea include:
- Activități colaborative de creare a echipei: Activitățile de team building pot fi un instrument important de management de proiect, deoarece ajută la creșterea productivității și eficienței angajaților. Companiile pot desfășura strategii de gamification și competiții pentru a-și angaja angajații, precum și întâlniri de colaborare de grup și întâlniri.
- Planuri de management al comunicațiilor: Planurile de management al comunicării sunt instrumente în procesul de management al proiectului care asigură că toți cei implicați în progresul unui proiect sunt ținute la curent și lucrează în mod constant către aceleași obiective. Planurile de comunicare subliniază cât de des se vor reuni părțile interesate pentru a discuta despre proiect și unde ar putea avea loc comunicarea.
- Instrumente de management al sarcinilor: Instrumentele de gestionare a sarcinilor sunt, în esență, medii software all-in-one în care companiile pot planifica sarcinile pe care trebuie să le îndeplinească pe parcursul unui proiect. Aceste sarcini pot fi aranjate în cronologie și „tablete Kanban” în funcție de nivelul lor de finalizare, urgență și alți factori.
Care sunt beneficiile instrumentelor de management de proiect?
După cum am menționat mai sus, majoritatea proiectelor de afaceri sunt complexe, cu mai multe fațete și necesită timp. Pentru ca companiile să atingă obiectivele potrivite cu proiectele lor, nu pot spera pur și simplu că toată lumea rămâne pe aceeași pagină și își va face lucrurile în conformitate cu un termen limită.
Instrumente de management de proiect transformă obiectivele și așteptările unui proiect într-o serie de sarcini ușor de urmărit, completate cu îndrumări despre cum să comunici, să te conectezi și să interacționezi. În cele din urmă, cel mai mare beneficiu al instrumentelor de management de proiect este că mențin oamenii aliniați și organizați. Unele dintre avantajele pe care utilizatorii le pot aștepta atunci când adoptă instrumente de management de proiect includ:
- O mai bună gestionare a timpului: Instrumentele de management al proiectelor, cum ar fi diagramele Gantt, pot ajuta companiile să-și facă o idee mai bună despre cum să-și programeze proiectele pentru a se asigura că nu pierd termenele limită importante. De asemenea, este posibil să utilizați aceste diagrame pentru a face față întârzierilor la locul de muncă.
- Managementul domeniului: Instrumente precum WBS ajută la idee și sunt incredibil de importante pentru planificarea proiectelor. Acestea pot oferi companiilor o perspectivă mai bună asupra sferei proiectului lor și pot ajuta la conturarea unor lucruri precum costul, programul și orele de lucru.
- Controlul bugetului: liniile de bază ale costurilor și instrumentele de urmărire vă pot ajuta să vă asigurați că bugetul dvs. nu se extinde scăpat de sub control. Cu instrumentele potrivite de management de proiect, vă puteți îmbunătăți șansele de a vă finaliza proiectul fără a cheltui prea mult.
- Colaborare îmbunătățită: Instrumentele de management de proiect cu funcții de comunicare și colaborare încorporate ajută la menținerea conectată a părților interesate dintr-o echipă. Acest lucru este esențial pentru a vă asigura că toată lumea rămâne pe aceeași pagină, chiar și atunci când lucrați de la distanță.
- Controlul proiectului: Cu instrumentele de management de proiect, este mai ușor să urmăriți angajații care sunt responsabili pentru etapele sau sarcinile unui proiect. Acest lucru vă poate ajuta să vă asigurați că toată lumea lucrează la sarcinile potrivite la momentele corecte.
Ce este software-ul de gestionare a proiectelor?
Soluțiile software de management de proiect sunt truse de instrumente de management de proiect, cum ar fi diagrame Gantt și instrumente de gestionare a sarcinilor, grupate într-un singur mediu. Există diverse forme de software de management de proiect, fiecare având propriile puncte forte și puncte slabe de luat în considerare.
Iată câteva dintre cele mai populare opțiuni disponibile astăzi:
Trello
Trello este un software de management de proiect online de ultimă generație, echipat cu instrumente de colaborare, panouri Kanban, liste și carduri, conceput pentru a ajuta pe toată lumea să își țină evidența listei de sarcini. Soluția ușoară și simplă facilitează atribuirea proiectelor diferiților membri ai personalului și menține liderii de afaceri în acord cu performanța echipei.
Deși Trello nu are unele dintre funcționalitățile mai avansate de raportare și funcțiile de urmărire a proiectelor ale altor software de management de proiect disponibile astăzi, este totuși o alegere excelentă pentru începători. Planul de bază este gratuit de utilizat, iar planurile premium vin și cu o serie de caracteristici suplimentare, cum ar fi automatizarea și integrarea.
Asana
Un alt instrument excelent pentru managementul agil al proiectelor, Asana este excelent pentru organizarea sarcinilor și a echipelor. Soluția vine cu funcții de automatizare, colaborare în timp real, șabloane și tablouri de bord personalizate. Interfața de utilizator captivantă facilitează urmărirea progresului fiecărui membru al echipei. În plus, există animații intuitive pentru implicare.
Asana este un instrument extrem de personalizabil, cu o serie de integrări cu software de vârf precum Jira cloud Tableau, Slack, Microsoft Office și OneDrive. Cel mai mare dezavantaj al serviciului este că numărul mare de funcții poate dura ceva timp pentru a se obișnui.
MS Projects
Dacă vă ocupați deja de lucruri precum gestionarea resurselor și colaborarea prin intermediul activelor Microsoft, este logic să profitați și de MS Projects. Acest instrument de planificare a proiectelor sprijină echipele în urmărirea progresului cu panouri de sarcini vizuale și funcții interactive. Puteți împărți proiecte complexe în Scum, Kanban și fluxuri de lucru personalizate.
Această aplicație de management de proiect este ușor de utilizat, chiar și pentru echipele mici cu cunoștințe limitate în domeniul tehnologiei sau al dezvoltării software. Există chiar și tutoriale și forumuri online pentru a vă ajuta să învățați cum să utilizați instrumentele echipei de proiect, listele de activități și notificările.
Wrike
Unul dintre cele mai populare instrumente de colaborare în echipă pentru managementul muncii, Wrike este un ecosistem util în care companiile pot urmări timpul și proiectele. Sistemul extrem de configurabil vine cu acces la foi de pontaj, panouri Kanban și diagrame Gantt interactive cu funcționalitate drag-and-drop. Există chiar și opțiunea pentru utilizatori de a-și personaliza tablourile de bord.
Instrumentul agil de management al proiectelor este bazat pe cloud și simplu. Veți avea acces la funcții precum liste de sarcini, subsarcini, programe și fluxuri de lucru partajate. Există, de asemenea, elemente de comunicare și colaborare în timp real, precum și rapoarte aprofundate. Puteți stabili termene limită pentru aprobări și puteți pune întreaga echipă pe drumul cel bun cu o bază de resurse plină de documente esențiale.
Proiecte Zoho
Un alt instrument popular pentru gestionarea proiectelor, Zoho Projects ajută companiile să țină evidența sarcinilor, să lucreze împreună la eforturile de echipă și să creeze diagrame Gantt. Există opțiuni pentru urmărirea orelor facturabile și a progresului proiectului. Zoho oferă companiilor, de asemenea, o suită de funcții de comunicare în instrumentele lor PM, astfel încât să puteți rămâne în contact cu lucrătorii hibrizi și la distanță.
Zoho este un instrument SaaS fantastic, dar există unele limitări pentru echipele mai mari. Acest instrument este cel mai potrivit pentru a eficientiza micile sprinturi și pentru a urmări performanța proiectelor în întreprinderile mai mici. Spațiul de lucru este, de asemenea, ideal pentru ca angajații să țină evidența sarcinilor individuale și există un plan gratuit pentru începători.
Cum alegi instrumentul potrivit de management de proiect?
Alegerea celui mai bun software de management de proiect și a strategiei de management de proiect poate fi complicată. Aici nu există o strategie universală. În schimb, companiile trebuie să se gândească la modul în care pot realiza un proiect simplu cât mai eficient pentru echipa lor specifică.
Aplicațiile și software-ul de gestionare a proiectelor pot ajuta cu orice, de la verificarea sarcinilor de proiect la fluxuri de lucru complexe, cu condiția să ofere acces la caracteristicile cheie potrivite. Când faceți alegerea, asigurați-vă că luați în considerare lucruri precum:
- Caracteristici cheie: Soluția se potrivește cu metodologia dvs. de gestionare a proiectelor cu diagrame Gantt, urmărirea timpului și chiar propria aplicație mobilă pentru utilizatorii iOS și Android?
- Număr de utilizatori: Câți oameni poate suporta soluția de management de proiect? Este potrivit pentru afaceri mai mari și mai mici?
- Integrari: Sistemul se integrează cu toate instrumentele existente pe care le folosește echipa ta, astfel încât să poată excela în respectarea termenelor limită?
- Structura prețurilor: planurile de prețuri oferite vă sprijină planul de afaceri? Costul merită beneficiile muncii în echipă și avantajele agilității?
- Ușurință în utilizare: Cele mai bune instrumente de management de proiect trebuie nu numai să abordeze dependențele și etapele de referință ale afacerii dvs., ci și să ofere simplitate utilizatorilor.
