Resposta rápida: Ferramentas de gerenciamento de projetos são uma solução de software, ou conjunto de sistemas de software projetados para auxiliar equipes envolvidas em um projeto. Elas ajudam indivíduos e equipes a planejar projetos, rastrear os resultados de certas tarefas e gerenciar fluxos de trabalho de forma eficiente, para obter os melhores resultados de cada esforço empresarial.
Hoje, vamos definir o que são ferramentas de gerenciamento de projetos, como funcionam e por que estão se tornando cada vez mais valiosas para as marcas atuais.
O que são ferramentas de gerenciamento de projetos?
“Gerenciamento de Projetos” é o termo usado para se referir aos processos e habilidades que as empresas usam para concluir essas tarefas e atingir objetivos específicos. As Ferramentas de Gerenciamento de Projetos podem simplificar e otimizar o processo de gerenciamento de projetos, ajudando a alinhar equipes, rastrear o progresso e atribuir itens específicos da lista de tarefas a diferentes indivíduos.
Na maioria das empresas, os projetos podem ter todos os detalhes associados a recursos, tempo, metas e dinheiro pré-mapeados e definidos, mas ainda não estão bem organizados. Na verdade, fazer com que os projetos funcionem sem percalços pode ser extremamente difícil, principalmente em um ambiente onde os funcionários estão distribuídos em diferentes ambientes, devido ao trabalho remoto e híbrido.
As ferramentas e os sistemas de gerenciamento de projetos existem para garantir que você possa implementar efetivamente o plano passo a passo correto para concluir seu projeto. Eles aumentam suas chances não apenas de atingir seus objetivos, mas de terminar seu projeto no prazo, dentro do orçamento pretendido.
As ferramentas de gerenciamento de projetos informam aos membros da equipe quando e como iniciar o projeto, o que fazer a seguir e como medir os resultados de um projeto ao longo do tempo. Algumas soluções de software neste cenário estão disponíveis para acesso gratuito, enquanto outras têm um preço premium.
Quais são os recursos das ferramentas de gerenciamento de projetos?
As ferramentas de gerenciamento de projetos podem variar em tamanho e escopo. Alguns vêm com ferramentas básicas para gerenciamento de tarefas, para que você possa planejar e acompanhar seus itens de trabalho ao longo do tempo. Outros vêm com recursos mais avançados, como rastreamento de problemas, automação de tarefas e rastreamento de tempo. Alguns dos recursos mais comuns das ferramentas de gerenciamento de projetos incluem:
- Ferramentas de estimativa de projeto: Para garantir que um projeto seja bem-sucedido, é importante que as empresas estabeleçam metas e planejem possíveis resultados para a tarefa. As ferramentas de estimativa de projeto podem ajudar a estimar as restrições e resultados do projeto por meio de previsão de orçamento, EVM e linhas de base.
- Ferramentas de planejamento: Os sistemas de gerenciamento de projetos geralmente vêm com ferramentas de planejamento, como sistemas de criação de documentos e planilhas, onde as pessoas podem compartilhar ideias sobre um projeto. Essas ferramentas de planejamento são normalmente conectadas com ferramentas de gerenciamento de documentos, onde as empresas podem armazenar bibliotecas de informações relacionadas ao projeto.
- Gerenciamento de orçamento: A maioria dos projetos tem um orçamento pré-atribuído e várias previsões financeiras associadas a eles. Uma ferramenta de gerenciamento de projetos pode ajudar as empresas a acompanhar as despesas, faturas e os custos reais associados à obtenção de resultados específicos.
- Alocação de recursos: Ter sucesso em um projeto geralmente significa garantir que as tarefas corretas e os itens da lista de tarefas sejam atribuídos às pessoas certas. As ferramentas de alocação de recursos podem ajudar a garantir que os líderes empresariais deleguem tarefas corretamente, de acordo com prazos específicos. Eles também podem fornecer informações sobre quais funcionários podem estar sobrecarregados com muito trabalho.
- Ferramentas de colaboração: Particularmente na era atual de trabalho remoto e híbrido, é importante garantir que todos os principais interessados no projeto possam permanecer na mesma página. As ferramentas de gerenciamento de projetos geralmente vêm com recursos de colaboração virtual para mensagens instantâneas, reuniões baseadas na Web, videoconferência e muito mais.
- Gestão da Qualidade: Algumas ferramentas de gerenciamento de projetos vêm com soluções de gerenciamento de qualidade, que ajudam na coleta de insights e métricas sobre um projeto. Os recursos de rastreamento e resolução de problemas são essenciais para garantir que os problemas não interrompam o fluxo de trabalho ou causem problemas com orçamentos e prazos.
- Administração do projeto: As ferramentas de administração do projeto podem incluir recursos para integrar membros da equipe, controle de tempo para fins de cobrança e muito mais. Algumas opções de administração de projetos vêm com calendários e quadros para acompanhar vários projetos simultaneamente.
- Relatório: A maioria das ferramentas de gerenciamento de projetos vem com ferramentas de relatórios e análises para ajudar as empresas a manter o controle da organização. Você pode gerar relatórios sobre engajamento, progresso e resultados de negócios dos funcionários.
Como são as ferramentas comuns de gerenciamento de projetos?
Como diferentes empresas abordam e lidam com projetos de várias maneiras diferentes, as ferramentas de gerenciamento de projetos podem vir em vários formatos diferentes. Não há uma solução única para todos, mas há algumas opções particularmente populares a serem consideradas. Aqui estão algumas das ferramentas de gerenciamento de projetos mais comumente usadas e implementadas:
Gráficos de gantt
Os gráficos de Gantt são uma das ferramentas de gerenciamento de projetos mais comumente referenciadas e populares. Essencialmente, esses gráficos ajudam os usuários a visualizar o cronograma do projeto e como as diferentes tarefas serão atribuídas a membros específicos da equipe em toda a força de trabalho.
Os gráficos de Gantt são frequentemente considerados extremamente úteis para acompanhar o cronograma que seu projeto precisa seguir. Você pode usar esses gráficos para observar desvios de seus planos de projeto e problemas que podem levar a atrasos. Os gráficos de Gantt foram introduzidos em 1917 e desde então se tornaram um padrão da indústria.
Work Breakdown Structure
A Work Breakdown Structure, ou “WBS”, foi introduzida pelo Departamento de Defesa dos Estados Unidos em 1962. Hoje, ela ainda permanece como uma das ferramentas críticas usadas para qualquer estratégia de planejamento de projeto. Essencialmente, uma Estrutura Analítica do Trabalho fornece uma maneira de dividir as várias etapas envolvidas para atingir a meta do seu projeto.
Com um WBS, as empresas criam um mapa de ponta a ponta das tarefas que precisam ser abordadas antes que elas possam atingir o “objetivo final” do projeto. Na maioria dos casos, as organizações começam com uma ideia clara de seu “objetivo final”, dividido em estágios que podem então ser divididos em tarefas e subtarefas.
Depois de ter uma ideia clara de todas as tarefas relacionadas ao seu projeto, você poderá determinar onde os recursos precisam ser distribuídos e quanto tempo pode levar para atingir seus objetivos.
A linha de base do projeto
Outra ferramenta comum para Gerenciamento de Projetos é a “Linha de Base do Projeto”. Esta é essencialmente uma ferramenta gráfica para representar os valores do seu projeto, comparando o padrão que você definiu para o seu projeto com os resultados dos seus esforços.
Uma linha de base do projeto abrange várias sublinhas de base diferentes, incluindo cronograma, custo e linha de base do escopo. No início de um projeto, as empresas definem “linhas de base” de metas para o que esperam alcançar, quando desejam alcançá-lo e quanto custará o projeto. A comparação de seus resultados com essas linhas de base garante que você esteja fazendo o progresso certo.
As linhas de base do projeto também podem ser úteis para reduzir o “desvio do escopo”, garantindo que você não permita que o trabalho não planejado interrompa o fluxo de seus objetivos.
Outras ferramentas de gerenciamento de projetos
Fora das opções mencionadas acima, outras ferramentas de gerenciamento de projetos podem incluir:
- Atividades colaborativas de formação de equipes: As atividades de formação de equipes podem ser uma importante ferramenta de gerenciamento de projetos, pois ajudam a aumentar a produtividade e a eficiência dos funcionários. As empresas podem executar estratégias e competições de gamificação para envolver seus funcionários, bem como reuniões e confraternizações colaborativas em grupo.
- Planos de gerenciamento de comunicação: Os planos de gerenciamento de comunicação são ferramentas no processo de gerenciamento de projetos que garantem que todos os envolvidos no andamento de um projeto sejam mantidos informados e trabalhem consistentemente para os mesmos objetivos. Os planos de comunicação descrevem com que frequência as partes interessadas se reunirão para discutir o projeto e onde a comunicação pode ocorrer.
- Ferramentas de gerenciamento de tarefas: As ferramentas de gerenciamento de tarefas são essencialmente ambientes de software tudo-em-um onde as empresas podem planejar as tarefas que precisam concluir ao longo de um projeto. Essas tarefas podem ser organizadas em cronogramas e “quadros Kanban” com base em seu nível de conclusão, urgência e outros fatores.
Quais são os benefícios das ferramentas de gerenciamento de projetos?
Como mencionado acima, a maioria dos projetos de negócios é complexa, multifacetada e demorada. Para que as empresas atinjam os objetivos certos com seus projetos, elas não podem simplesmente esperar que todos permaneçam na mesma página e façam as coisas de acordo com um prazo.
Ferramentas de gerenciamento de projetos transforme as metas e expectativas de um projeto em uma série fácil de seguir de tarefas acionáveis, completas com orientações sobre como se comunicar, conectar e interagir. Em última análise, o maior benefício das ferramentas de gerenciamento de projetos é que elas mantêm as pessoas alinhadas e organizadas. Algumas das vantagens que os usuários podem esperar ao adotar ferramentas de gerenciamento de projetos incluem:
- Melhor gerenciamento de tempo: ferramentas de gerenciamento de projetos, como gráficos de Gantt, podem ajudar as empresas a ter uma ideia melhor de como agendar seus projetos para garantir que não percam prazos importantes. Também é possível usar esses gráficos para acomodar atrasos no local de trabalho.
- Gerenciamento do escopo: ferramentas como WBS ajudam na concepção e são extremamente importantes para o planejamento do projeto. Eles podem fornecer às empresas uma visão melhor do escopo de seu projeto e ajudar a definir itens como custo, cronograma e horas de trabalho.
- Controle orçamentário: linhas de base de custos e ferramentas de rastreamento podem ajudar a garantir que seu orçamento não se expanda fora de controle. Com as ferramentas certas de gerenciamento de projetos, você pode melhorar suas chances de concluir seu projeto sem gastar demais.
- Colaboração aprimorada: As ferramentas de gerenciamento de projetos com recursos integrados de comunicação e colaboração ajudam a manter as partes interessadas em uma equipe conectadas. Isso é essencial para garantir que todos fiquem na mesma página, mesmo trabalhando remotamente.
- Controle de projeto: Com as ferramentas de gerenciamento de projetos, é mais fácil acompanhar quais funcionários são responsáveis por quais etapas ou tarefas de um projeto. Isso pode ajudar a garantir que todos estejam trabalhando nas tarefas certas nos momentos corretos.
O que é software de gerenciamento de projetos?
Soluções de software de gerenciamento de projetos são kits de ferramentas de gerenciamento de projetos, como gráficos de Gantt e ferramentas de gerenciamento de tarefas, reunidas em um ambiente. Existem várias formas de software de gerenciamento de projetos por aí, cada uma com seus próprios pontos fortes e fracos a serem considerados.
Aqui estão algumas das opções mais populares disponíveis hoje:
Trello
O Trello é um software de gerenciamento de projetos on-line de última geração equipado com ferramentas de colaboração, quadros Kanban, listas e cartões, projetado para ajudar todos a manter o controle de sua lista de tarefas. A solução leve e simples facilita a atribuição de projetos a diferentes membros da equipe e mantém os líderes de negócios em sintonia com o desempenho da equipe.
Embora o Trello não tenha algumas das funcionalidades de relatórios mais avançadas e recursos de rastreamento de projetos de alguns dos outros softwares de gerenciamento de projetos disponíveis hoje, ainda é uma ótima opção para iniciantes. O plano básico é gratuito e os planos premium também vêm com uma série de recursos adicionais, como automação e integração.
Asana
Outra excelente ferramenta para gerenciamento ágil de projetos, Asana é ótimo para organizar tarefas e equipes. A solução vem com recursos de automação, colaboração em tempo real, modelos e painéis personalizados. A interface de usuário envolvente torna mais fácil para cada membro da equipe acompanhar seu progresso. Além disso, existem animações intuitivas para engajamento.
Asana é uma ferramenta altamente personalizável, com diversas integrações com softwares líderes como Jira cloud Tableau, Slack, Microsoft Office e OneDrive. A maior desvantagem do serviço é o grande número de recursos que pode demorar um pouco para se acostumar.
Projetos MS
Se você já lida com coisas como gerenciamento de recursos e colaboração por meio de ativos da Microsoft, faz sentido aproveitar o MS Projects também. Esta ferramenta de agendamento de projetos oferece suporte às equipes no acompanhamento do progresso com quadros de tarefas visuais e recursos interativos. Você pode dividir projetos complexos em Scum, Kanban e fluxos de trabalho personalizados.
Este aplicativo de gerenciamento de projetos é fácil de usar, mesmo para pequenas equipes com tecnologia limitada ou conhecimento de desenvolvimento de software. Existem até tutoriais e fóruns online para ajudá-lo a aprender como usar as ferramentas da equipe do projeto, listas de tarefas e notificações.
Wrike
Uma das ferramentas de colaboração em equipe mais populares para gerenciamento de trabalho, o Wrike é um ecossistema útil onde as empresas podem acompanhar o tempo e os projetos. O sistema altamente configurável vem com acesso a planilhas de tempo, quadros Kanban e gráficos de Gantt interativos com funcionalidade de arrastar e soltar. Existe até a opção de os usuários personalizarem seus painéis.
A ferramenta ágil de gerenciamento de projetos é simples e baseada em nuvem. Você terá acesso a recursos como listas de tarefas, subtarefas, agendas e fluxos de trabalho compartilhados. Há também elementos de comunicação e colaboração em tempo real e relatórios detalhados. Você pode definir datas de vencimento para aprovações e colocar toda a sua equipe no caminho certo com uma base de recursos repleta de documentos cruciais.
Projetos Zoho
Outra ferramenta popular para gerenciamento de projetos, o Zoho Projects ajuda as empresas a acompanhar as tarefas, trabalhar em conjunto nos esforços da equipe e criar gráficos de Gantt. Existem opções para rastrear horas faturáveis e progresso do projeto. A Zoho também oferece às empresas um conjunto de recursos de comunicação em suas ferramentas de gerenciamento de projetos, para que você possa manter contato com funcionários híbridos e remotos.
O Zoho é uma ferramenta SaaS fantástica, mas há algumas limitações para equipes maiores. Esta ferramenta é mais adequada para agilizar pequenos sprints e rastrear o desempenho do projeto em empresas menores. O espaço de trabalho também é ideal para os funcionários acompanharem tarefas individuais, e há um plano gratuito para iniciantes.
Como você escolhe a ferramenta certa de gerenciamento de projetos?
Escolher o melhor software de gerenciamento de projetos e a melhor estratégia de gerenciamento de projetos pode ser complicado. Não há uma estratégia única para todos aqui. Em vez disso, as empresas precisam pensar em como podem tornar um projeto simples o mais simplificado possível para sua equipe específica.
Os aplicativos e o software de gerenciamento de projetos podem ajudar em tudo, desde a revisão de tarefas do projeto até fluxos de trabalho complexos, desde que ofereçam acesso aos principais recursos certos. Ao fazer sua escolha, certifique-se de considerar coisas como:
- Principais recursos: A solução corresponde à sua metodologia de gerenciamento de projetos com gráficos de Gantt, controle de tempo e até mesmo seu próprio aplicativo móvel para usuários de iOS e Android?
- Número de usuários: quantas pessoas a solução de gerenciamento de projetos pode suportar? É adequado para empresas maiores e menores?
- Integrações: O sistema se integra com todas as ferramentas existentes que sua equipe utiliza, para que possam se destacar no cumprimento de prazos?
- Estrutura de preços: os planos de preços oferecidos suportam seu plano de negócios? O custo vale os benefícios do trabalho em equipe e as vantagens da agilidade?
- Facilidade de uso: as melhores ferramentas de gerenciamento de projetos precisam não apenas abordar suas dependências e marcos de negócios, mas também oferecer simplicidade aos usuários.
