Os benefícios de usar o software de sincronização de arquivos para gerenciar seus documentos

Você sabia, quantos 1.8 bilhões de pessoas no 2017 usaram armazenamento em nuvem pessoal sincronizar seus arquivos e gerenciar seus documentos? Mais uma vez, esta estatística está prevista para crescer tanto quanto 2.309 bilhões em 2020.

Isso é muita gente!

Com esse status em mente, isso nos faz suplicar a pergunta: por que as soluções de sincronização de arquivos são tão populares? Quais são seus benefícios? Como este software pode ajudar você e sua empresa?

Felizmente para você, vamos explorar exatamente isso aqui neste artigo. Vamos mergulhar!

Mantenha uma cópia de backup dos seus documentos

A maioria dos softwares de sincronização de arquivos faz o backup de seus arquivos na nuvem. Isso garante que eles sejam mantidos seguros no infeliz evento de que algo aconteça com seu dispositivo.

Vamos levar Dropbox por exemplo, assim que você carregar qualquer documento no seu arquivo do Dropbox; eles os enviarão automaticamente para os servidores de suas empresas, que então lhe fornecerão um backup.

É tão simples como isso.

Como você pode ver, o software de sincronização de arquivos oferece uma solução muito mais rápida e segura do que o backup de arquivos e pastas em flash drives (o que, por sinal, é bem fácil de perder!)

Mantenha os arquivos atualizados

Uma das melhores coisas sobre o software de sincronização de arquivos é que eles sincronizam imediatamente quaisquer edições que você (ou sua equipe) fizer em seus documentos, não importa qual dispositivo você esteja usando.

Esse é um recurso fantástico se você tiver mais de uma pessoa trabalhando no mesmo documento, porque elimina a necessidade de passar por mensagens de anexos de e-mail para localizar a cópia mais atualizada.

Na verdade, Dropbox utiliza uma técnica inventiva para conduzir a sincronização de arquivos. Isso é mais conhecido como cópia de arquivos em nível de bloco. Em termos leigos, isso permite que o Dropbox copie apenas pedaços específicos do documento que você (ou seus colegas de trabalho) modificaram.

Como era de se esperar, a primeira vez que você precisa esperar para fazer o upload de um arquivo a ser sincronizado demora mais tempo. No entanto, depois disso, sempre que você fizer edições, a versão atualizada será disponibilizada imediatamente.

  1. Privacidade

Os programas de sincronização de arquivos mais populares permitem que você (o proprietário do documento) conceda a pessoas específicas acesso a seus arquivos e pastas. Mais importante, você também pode revogar esse mesmo acesso. Isso faz maravilhas por ajudar você a manter os documentos confidenciais privados.

No geral, você pode compartilhar documentos e arquivos com sua equipe por e-mail ou com um link direto.

Se você optar por usar um link para compartilhar seus documentos, qualquer pessoa com o link poderá acessar e modificar o arquivo ou a pasta. No entanto, se você quiser revogar esse acesso, terá a opção de desabilitar a conexão manualmente - assim, o destinatário não poderá mais ver ou editar esses documentos.

Alguns programas de sincronização de arquivos permitem que você proteja seus documentos com senha (para garantir um nível adicional de segurança). Como tal, apenas aqueles que conhecem a senha podem acessar os arquivos.

Além disso, dependendo do software específico usado, você também poderá definir uma data de expiração no link enviado para compartilhar seus documentos. Portanto, após um determinado período de tempo, o link que permite o acesso aos seus arquivos pára de funcionar, portanto, o destinatário não pode mais visualizar o material.

No entanto, à medida que você busca a solução certa de sincronização de arquivos, é necessário observar que nem todas as soluções oferecem esses recursos de segurança adicionais. Para não mencionar, os líderes do setor que fornecem esses extras, geralmente cobram taxas mensais adicionais para acessar essas camadas suplementares de segurança. Embora isso possa parecer insolente, os custos geralmente são incrivelmente razoáveis ​​e é um pequeno preço a pagar para manter os dados do seu cliente em segurança.

Além disso, se você estiver lidando com dados incrivelmente sensíveis, digamos, por exemplo, registros pessoais de saúde, detalhes financeiros, endereços residenciais, etc. A maioria dos softwares populares de sincronização de arquivos no mercado não é segura o bastante - porque essas empresas Mantenha o controle de suas chaves de criptografia. Dessa forma, se você estiver trabalhando em um nicho no qual está lidando com esse tipo de dados, é melhor ter uma lista de armazenamento em nuvem sem conhecimento ou criptografar os arquivos por conta própria.

Melhor dica

Antes de gastar seu dinheiro arduamente ganho no financiamento de um software pago de sincronização de arquivos, aproveite ao máximo qualquer armazenamento gratuito oferecido. Esta é uma ótima oportunidade para avaliar se o programa é adequado para você.

Considerações Finais

Esperamos que, depois de ler este artigo, você tenha uma ideia melhor do motivo pelo qual o software de sincronização de arquivos é tão popular. Em resumo, esses tipos de soluções permitem que o usuário faça o seguinte:

  • Mantenha backups seguros de seus dados
  • Acesso à cópia mais atualizada de seus documentos
  • Ajude-os a manter arquivos confidenciais confidenciais

Você tem alguma experiência com esse tipo de software de sincronização de arquivos? Se assim for, gostaríamos de ouvir seus pensamentos e opiniões sobre o assunto na caixa de comentários abaixo. Estamos ansiosos para ouvir de você em breve!

Este é um post patrocinado para o Dropbox. Todas as opiniões são minhas. O Dropbox não é afiliado nem endossa quaisquer outros produtos ou serviços mencionados.

Rosie Greaves

Rosie Greaves é uma estrategista de conteúdo profissional especializada em marketing digital, B2B e estilo de vida. Além das plataformas de e-commerce, você pode encontrá-la publicada no Contena, Blog Cake e Lace e Love You Tomorrow. Confira seu site Blog com Rosie Para maiores informações.