Szybka odpowiedź: Narzędzia do zarządzania projektami to rozwiązanie programowe lub zestaw systemów programowych zaprojektowanych w celu wspomagania zespołów zaangażowanych w projekt. Pomagają osobom i zespołom planować projekty, śledzić wyniki określonych zadań i skutecznie zarządzać przepływami pracy, aby uzyskać najlepsze wyniki z każdego wysiłku biznesowego.
Dzisiaj zdefiniujemy, czym są narzędzia do zarządzania projektami, jak działają i dlaczego stają się coraz bardziej wartościowe dla współczesnych marek.
Jakie są narzędzia do zarządzania projektami?
„Zarządzanie projektami” to termin używany w odniesieniu do procesów i umiejętności, których firmy używają do wykonywania tych zadań i osiągania określonych celów. Narzędzia do zarządzania projektami mogą uprościć i zoptymalizować proces zarządzania projektami, pomagając w dopasowaniu zespołów, śledzeniu postępów i przypisywaniu konkretnych elementów listy zadań do wykonania różnym osobom.
W większości firm projekty mogą mieć wstępnie zmapowane i zdefiniowane wszystkie szczegóły związane z zasobami, czasem, celami i pieniędzmi, ale nadal nie są one dobrze zorganizowane. W rzeczywistości zapewnienie prawidłowego działania projektów może być niezwykle trudne, szczególnie w środowisku, w którym pracownicy są rozproszeni w różnych środowiskach ze względu na pracę zdalną i hybrydową.
Narzędzia i systemy do zarządzania projektami zapewniają skuteczne wdrożenie odpowiedniego planu krok po kroku w celu ukończenia projektu. Zwiększają Twoje szanse nie tylko na osiągnięcie celów, ale i terminowe ukończenie projektu, w ramach założonego budżetu.
Narzędzia do zarządzania projektami informują członków zespołu, kiedy i jak rozpocząć projekt, co robić dalej i jak mierzyć wyniki projektu w czasie. Niektóre rozwiązania programowe w tym krajobrazie są dostępne bezpłatnie, podczas gdy inne mają wyższą cenę.
Jakie są cechy narzędzi do zarządzania projektami?
Narzędzia do zarządzania projektami mogą różnić się wielkością i zakresem. Niektóre są wyposażone w podstawowe narzędzia do zarządzania zadaniami, dzięki czemu można planować i śledzić elementy pracy w czasie. Inne oferują bardziej zaawansowane możliwości, takie jak śledzenie problemów, automatyzacja zadań i śledzenie czasu. Do najczęstszych cech narzędzi do zarządzania projektami należą:
- Narzędzia wyceny projektu: Aby zapewnić powodzenie projektu, ważne jest, aby firmy wyznaczyły cele i zaplanowały potencjalne wyniki zadania. Narzędzia do szacowania projektu mogą pomóc w szacowaniu ograniczeń i wyników projektu poprzez prognozowanie budżetu, EVM i wartości bazowe.
- Narzędzia planowania: Systemy zarządzania projektami często zawierają narzędzia do planowania, takie jak systemy tworzenia dokumentów i arkusze kalkulacyjne, w których ludzie mogą dzielić się pomysłami na temat projektu. Te narzędzia do planowania są zazwyczaj połączone z narzędziami do zarządzania dokumentami, w których firmy mogą przechowywać biblioteki informacji związanych z projektem.
- Zarządzanie budżetem: Większość projektów ma z góry ustalony budżet i powiązane z nim różne prognozy finansowe. Narzędzie do zarządzania projektami może pomóc firmom śledzić wydatki, faktury i rzeczywiste koszty związane z osiągnięciem określonych wyników.
- Alokacja zasobów: Sukces projektu często oznacza przypisanie właściwych zadań i elementów listy rzeczy do zrobienia właściwym osobom. Narzędzia alokacji zasobów mogą pomóc w zapewnieniu, że liderzy biznesowi prawidłowo delegują zadania, zgodnie z określonymi terminami. Mogą także zapewnić wgląd w to, którzy pracownicy mogą być przytłoczeni nadmiarem pracy.
- Narzędzia współpracy: Szczególnie w dzisiejszych czasach pracy zdalnej i hybrydowej ważne jest, aby wszyscy kluczowi interesariusze projektu mogli pozostać na bieżąco. Narzędzia do zarządzania projektami często są wyposażone w funkcje wirtualnej współpracy umożliwiające korzystanie z komunikatorów internetowych, spotkań internetowych, wideokonferencji i nie tylko.
- Zarządzanie jakością: Niektóre narzędzia do zarządzania projektami są wyposażone w rozwiązania do zarządzania jakością, które pomagają w gromadzeniu spostrzeżeń i wskaźników dotyczących projektu. Możliwości śledzenia i rozwiązywania problemów są niezbędne, aby mieć pewność, że problemy nie zakłócają przepływu pracy ani nie powodują problemów z budżetami i terminami.
- Administracja projektu: Narzędzia do administrowania projektami mogą obejmować funkcje wdrażania pracowników, śledzenie czasu pracy do celów rozliczeniowych i nie tylko. Niektóre opcje zarządzania projektami są wyposażone w kalendarze i tablice umożliwiające jednoczesne śledzenie wielu projektów.
- Raportowanie: Większość narzędzi do zarządzania projektami będzie wyposażona w narzędzia do raportowania i analiz, które pomogą firmom trzymać rękę na pulsie organizacji. Możesz generować raporty dotyczące zaangażowania pracowników, postępów i wyników biznesowych.
Jak wyglądają popularne narzędzia do zarządzania projektami?
Ponieważ różne firmy podchodzą do projektów i obsługują je na różne sposoby, narzędzia do zarządzania projektami mogą występować w różnych formatach. Nie ma rozwiązania uniwersalnego, ale jest kilka szczególnie popularnych opcji do rozważenia. Oto niektóre z najczęściej używanych i wdrażanych narzędzi do zarządzania projektami:
Wykresy Gantta
Wykresy Gantta to jedno z najczęściej przywoływanych i najpopularniejszych narzędzi do zarządzania projektami. Zasadniczo wykresy te pomagają użytkownikom wizualizować harmonogram projektu i sposób, w jaki różne zadania będą przydzielane konkretnym członkom personelu.
Wykresy Gantta są często uważane za niezwykle przydatne w śledzeniu harmonogramu, którego musi przestrzegać Twój projekt. Możesz użyć tych wykresów, aby zwrócić uwagę na odchylenia od planów projektu i problemy, które mogą prowadzić do opóźnień. Wykresy Gantta zostały wprowadzone już w 1917 roku i od tego czasu stały się standardem branżowym.
Struktura podziału pracy
Struktura podziału pracy, w skrócie WBS, została wprowadzona przez Departament Obrony Stanów Zjednoczonych w 1962 roku. Dziś nadal stanowi jedno z najważniejszych narzędzi wykorzystywanych w każdej strategii planowania projektu. Zasadniczo struktura podziału pracy umożliwia podzielenie różnych etapów prowadzących do osiągnięcia celu projektu.
Dzięki WBS firmy tworzą kompleksową mapę zadań, które muszą zostać zrealizowane, zanim osiągną „cel końcowy” projektu. W większości przypadków organizacje zaczynają od jasnej idei swojego „celu końcowego”, podzielonego na etapy, które następnie można podzielić na zadania i podzadania.
Kiedy już będziesz mieć jasny obraz wszystkich zadań związanych z Twoim projektem, będziesz w stanie określić, gdzie należy rozdzielić zasoby i ile czasu może zająć osiągnięcie celów.
Baza projektu
Innym powszechnym narzędziem do zarządzania projektami jest „Linia bazowa projektu”. Zasadniczo jest to narzędzie graficzne służące do przedstawienia wartości projektu poprzez porównanie standardów, które wyznaczyłeś dla swojego projektu, z wynikami Twoich wysiłków.
Plan bazowy projektu obejmuje różne podpunkty bazowe, w tym harmonogram, koszt i zakres bazowy. Na początku projektu firmy ustalają docelowe „punkty bazowe” dotyczące tego, co spodziewają się osiągnąć, kiedy chcą to osiągnąć i ile będzie kosztować projekt. Porównanie wyników z tymi wartościami bazowymi gwarantuje, że robisz odpowiednie postępy.
Punkty odniesienia projektu mogą być również pomocne w ograniczaniu „rozsuwania się zakresu”, upewniając się, że nieplanowana praca nie zakłóci realizacji celów.
Inne narzędzia do zarządzania projektami
Poza opcjami wymienionymi powyżej, inne narzędzia do zarządzania projektami mogą obejmować:
- Wspólne działania związane z budowaniem zespołu: Działania związane z budowaniem zespołu mogą być ważnym narzędziem zarządzania projektami, ponieważ pomagają zwiększyć produktywność i efektywność pracowników. Firmy mogą prowadzić strategie grywalizacji i konkursy, aby zaangażować swoich pracowników, a także grupowe spotkania i spotkania.
- Plany zarządzania komunikacją: Plany zarządzania komunikacją to narzędzia w procesie zarządzania projektami, które zapewniają, że wszyscy zaangażowani w postęp projektu są na bieżąco i konsekwentnie pracują nad tymi samymi celami. Plany komunikacji określają, jak często zainteresowane strony będą się spotykać, aby omówić projekt i gdzie może odbywać się komunikacja.
- Narzędzia do zarządzania zadaniami: Narzędzia do zarządzania zadaniami to zasadniczo kompleksowe środowiska oprogramowania, w których firmy mogą planować zadania, które muszą wykonać w trakcie całego projektu. Zadania te można podzielić na ramy czasowe i „tablice Kanban” w zależności od poziomu ich wykonania, pilności i innych czynników.
Jakie są zalety narzędzi do zarządzania projektami?
Jak wspomniano powyżej, większość projektów biznesowych jest złożona, wieloaspektowa i czasochłonna. Aby firmy mogły osiągnąć właściwe cele w swoich projektach, nie mogą po prostu mieć nadziei, że wszyscy będą na bieżąco i wykonają zadania w terminie.
Narzędzia do zarządzania projektami przekształcić cele i oczekiwania projektu w łatwą do wykonania serię możliwych do wykonania zadań, wraz ze wskazówkami dotyczącymi komunikacji, nawiązywania kontaktów i interakcji. Ostatecznie największą zaletą narzędzi do zarządzania projektami jest to, że pozwalają ludziom zachować równowagę i organizację. Niektóre z korzyści, jakich użytkownicy mogą się spodziewać po zastosowaniu narzędzi do zarządzania projektami, obejmują:
- Lepsze zarządzanie czasem: Narzędzia do zarządzania projektami, takie jak wykresy Gantta, mogą pomóc firmom lepiej zrozumieć, w jaki sposób planować swoje projekty, aby mieć pewność, że nie przegapią ważnych terminów. Możliwe jest również wykorzystanie tych wykresów w celu uwzględnienia opóźnień w miejscu pracy.
- Zarządzanie zakresem: Narzędzia takie jak WBS pomagają w tworzeniu pomysłów i są niezwykle ważne przy planowaniu projektu. Mogą zapewnić firmom lepszy wgląd w zakres projektu i pomóc w określeniu kosztów, harmonogramu i godzin pracy.
- Kontrola budżetu: podstawowe koszty i narzędzia do śledzenia mogą pomóc w zabezpieczeniu budżetu przed wymknięciem się spod kontroli. Dzięki odpowiednim narzędziom do zarządzania projektami możesz zwiększyć swoje szanse na ukończenie projektu bez nadmiernych wydatków.
- Ulepszona współpraca: Narzędzia do zarządzania projektami z wbudowanymi funkcjami komunikacji i współpracy pomagają utrzymać kontakt interesariuszy w zespole. Jest to niezbędne, aby wszyscy byli na bieżąco, nawet podczas pracy zdalnej.
- Kontrola projektu: Dzięki narzędziom do zarządzania projektami łatwiej jest śledzić, którzy pracownicy są odpowiedzialni za poszczególne etapy lub zadania w projekcie. Może to pomóc w zapewnieniu, że wszyscy pracują nad właściwymi zadaniami we właściwym czasie.
Co to jest oprogramowanie do zarządzania projektami?
Rozwiązania oprogramowania do zarządzania projektami to zestawy narzędzi do zarządzania projektami, takich jak wykresy Gantta i narzędzia do zarządzania zadaniami, połączone w jedno środowisko. Istnieją różne formy oprogramowania do zarządzania projektami, z których każde ma swoje mocne i słabe strony, które należy wziąć pod uwagę.
Oto niektóre z najpopularniejszych dostępnych obecnie opcji:
Trello
Trello to najnowocześniejsze oprogramowanie do zarządzania projektami online, wyposażone w narzędzia do współpracy, tablice Kanban, listy i karty, zaprojektowane tak, aby pomóc każdemu śledzić listę zadań do wykonania. Lekkie i proste rozwiązanie ułatwia przydzielanie projektów różnym członkom personelu i pozwala liderom biznesowym na bieżąco śledzić wydajność zespołu.
Chociaż Trello nie oferuje bardziej zaawansowanych funkcji raportowania i śledzenia projektów, jakie oferują inne dostępne obecnie programy do zarządzania projektami, nadal jest doskonałym wyborem dla początkujących. Korzystanie z planu podstawowego jest bezpłatne, a plany premium oferują także szereg dodatkowych funkcji, takich jak automatyzacja i integracja.
Asana
Kolejne doskonałe narzędzie do zwinnego zarządzania projektami, Asana doskonale nadaje się do organizowania zadań i zespołów. Rozwiązanie obejmuje funkcje automatyzacji, współpracę w czasie rzeczywistym, szablony i niestandardowe pulpity nawigacyjne. Wciągający interfejs użytkownika ułatwia każdemu członkowi zespołu śledzenie swoich postępów. Ponadto dostępne są intuicyjne animacje angażujące.
Asana to narzędzie o dużych możliwościach dostosowania, z możliwością integracji z wiodącym oprogramowaniem, takim jak Jira Cloud Tableau, Slack, Microsoft Office i OneDrive. Największą wadą usługi jest to, że przyzwyczajenie się do ogromnej liczby funkcji może zająć trochę czasu.
Projekty MS
Jeśli zajmujesz się już takimi kwestiami, jak zarządzanie zasobami i współpraca za pośrednictwem zasobów Microsoft, warto skorzystać również z MS Projects. To narzędzie do planowania projektów wspiera zespoły w śledzeniu postępów za pomocą wizualnych tablic zadań i funkcji interaktywnych. Możesz podzielić złożone projekty na Scum, Kanban i niestandardowe przepływy pracy.
Ta aplikacja do zarządzania projektami jest łatwa w obsłudze nawet dla małych zespołów z ograniczoną wiedzą na temat technologii lub tworzenia oprogramowania. Istnieją nawet samouczki i fora online, które pomogą Ci nauczyć się korzystać z narzędzi zespołu projektowego, list zadań i powiadomień.
Wrike
Jedno z najpopularniejszych narzędzi do współpracy zespołowej do zarządzania pracą. Wrike to przydatny ekosystem, w którym firmy mogą śledzić czas i projekty. Wysoce konfigurowalny system zapewnia dostęp do arkuszy czasu pracy, tablic Kanban i interaktywnych wykresów Gantta z funkcją „przeciągnij i upuść”. Użytkownicy mają nawet możliwość dostosowania swoich pulpitów nawigacyjnych.
Narzędzie do zwinnego zarządzania projektami jest oparte na chmurze i proste. Będziesz mieć dostęp do takich funkcji, jak listy zadań, podzadania, harmonogramy i współdzielone przepływy pracy. Dostępne są także elementy komunikacji i współpracy w czasie rzeczywistym oraz szczegółowe raporty. Możesz ustawić terminy zatwierdzeń i zapewnić całemu zespołowi właściwą pracę dzięki bazie zasobów pełnej kluczowych dokumentów.
Projekty Zoho
Kolejne popularne narzędzie do zarządzania projektami, Zoho Projects, pomaga firmom śledzić zadania, współpracować nad wysiłkami zespołowymi i tworzyć wykresy Gantta. Istnieją opcje śledzenia rozliczanych godzin i postępu projektu. Zoho oferuje także firmom pakiet funkcji komunikacyjnych w ramach narzędzi PM, dzięki czemu możesz pozostać w kontakcie z pracownikami hybrydowymi i zdalnymi.
Zoho to fantastyczne narzędzie SaaS, ale istnieją pewne ograniczenia dla większych zespołów. To narzędzie najlepiej nadaje się do usprawniania małych sprintów i śledzenia wydajności projektów w mniejszych firmach. Przestrzeń robocza jest również idealna dla pracowników, aby śledzić poszczególne zadania, a dla początkujących dostępny jest bezpłatny plan.
Jak wybrać odpowiednie narzędzie do zarządzania projektami?
Wybór najlepszego oprogramowania do zarządzania projektami i strategii zarządzania projektami może być skomplikowany. Nie ma tutaj jednej uniwersalnej strategii. Zamiast tego firmy muszą zastanowić się, w jaki sposób mogą maksymalnie usprawnić prosty projekt dla swojego konkretnego zespołu.
Aplikacje i oprogramowanie do zarządzania projektami mogą pomóc we wszystkim, od sprawdzania zadań projektowych po złożone przepływy pracy, pod warunkiem, że zapewniają dostęp do odpowiednich kluczowych funkcji. Dokonując wyboru, pamiętaj o rozważeniu takich kwestii jak:
- Kluczowe cechy: Czy rozwiązanie pasuje do Twojej metodologii zarządzania projektami za pomocą wykresów Gantta, śledzenia czasu, a nawet własnej aplikacji mobilnej dla użytkowników iOS i Androida?
- Liczba użytkowników: Ile osób może obsługiwać rozwiązanie do zarządzania projektami? Czy nadaje się dla większych i mniejszych przedsiębiorstw?
- Integracje: Czy system integruje się ze wszystkimi istniejącymi narzędziami, z których korzysta Twój zespół, dzięki czemu może on doskonale dotrzymywać terminów?
- Struktura cen: Czy oferowane plany cenowe wspierają Twój biznesplan? Czy koszt jest wart korzyści związanych z pracą zespołową i zwinnością?
- Łatwość użycia: najlepsze narzędzia do zarządzania projektami muszą nie tylko uwzględniać zależności i kamienie milowe w biznesie, ale także zapewniać użytkownikom prostotę.
