Co to jest inwentarz?

Co to jest inwentarz?

Podstawowa definicja może brzmieć:

„Ilość lub wartość bieżących zapasów a producent or detalista. Może to obejmować surowce i części, które zostaną wykorzystane w późniejszym procesie produkcyjnym. Zarządzanie zapasami ma kluczowe znaczenie dla sprawnego funkcjonowania firmy, a wiedza o zarządzaniu zapasami jest niezbędna, aby zapewnić, że sieć dostaw będzie działać bez zakłóceń.”

Zapasy to wszystkie komponenty używane w produkcji lub sprzedaży w Twojej firmie. Do Ciebie, jako lidera biznesowego, należy upewnienie się, że zawsze stosujesz właściwe strategie zarządzania zapasami, aby utrzymać odpowiednią ilość zapasów pod ręką.

Czasownik „inwentarz” może również odnosić się do czynności wyszczególniania lub liczenia elementów dostępnych w środowisku biznesowym. Dzięki bieżącej kontroli stanu zasobów firmy mogą mieć pewność, że są gotowe do obsługi klientów z odpowiednią liczbą gotowych produktów.

Co to jest zarządzanie zapasami?

Zarządzanie zapasami będzie obejmować nie tylko kontrolowanie ilości posiadanych zapasów, ale także czasu niezbędnego do uzupełnienia zapasów, zarządzania aktywami, kosztów utrzymania zapasów, prognozowania, widoczności, fizycznej przestrzeni na zapasy, zwrotu wadliwych towarów, wyceny i przyszłej ceny prognozowanie. Jeśli zadbasz o to, aby zadbać o wszystkie te szczegóły, Twoje zapasy będą zawsze zrównoważone i nigdy nie zabraknie Ci zapasów. Obrót zapasami jest uważany za jeden z najważniejszych aspektów działalności firmy, ponieważ odpowiada za generowanie środków pieniężnych, a tym samym zysków.

Twoja definicja zapasów może również obejmować terminy takie jak „Proces inwentaryzacji” lub „Liczenie zapasów”. Proces inwentaryzacji to rozwiązanie, które śledzi stan zapasów w miarę ich otrzymywania, wykorzystywania i zarządzania nimi w formie produkcji w toku. Proces inwentaryzacji śledzi cykl życia towarów i surowców, które przemieszczają się przez Twoją firmę.

Alternatywnie, inwentaryzacja odnosi się do aktu liczenia przedmiotów, które przechowujesz w magazynie w celu inwentaryzacji. Inwentaryzacja może również obejmować stan przedmiotów i przechowywać te informacje, abyś mógł je sprawdzić w późniejszym terminie. Inwentaryzacja ocenia stan Twoich zapasów, ale pomaga również określić, które zapasy dobrze się sprzedają.

Przykłady Inwentarza

Zapasy firmy to nic innego jak surowce, części i gotowe produkty przechowywane na miejscu lub w magazynach. Zapasy mogą być również przechowywane w konsignacji, czyli gdy strona trzecia przechowuje zapasy dla firmy do momentu sprzedaży towarów. Zapasy są wykazywane jako aktywa w bilansie firmy i stanowią bufor między etapami produkcji i realizacji zamówienia. Po sprzedaży zapasów lub ich wykorzystaniu w procesie produkcyjnym koszt ich utrzymania wpływa do kosztu sprzedanych towarów w sprawozdaniu księgowym.

Istnieją trzy różne typy zapasów, które można śledzić; surowce, produkcja w toku i wyroby gotowe.

• Surowce to surowce wyjściowe, które napędzają proces produkcyjny. Surowce to metale używane przez firmy produkujące stal lub samochody lub żywność i przyprawy używane przez przetwórców żywności.
• Produkcja w toku to wszystko, co zostało częściowo przetworzone, ale nie jest jeszcze dobrem gotowym. Dotyczy to między innymi samochodu, który nie został całkowicie zmontowany lub surowego ciasta w fabryce chleba lub ciast.
• Gotowe towary przeszły wszystkie etapy produkcji i są gotowe do sprzedaży hurtownikom, dystrybutorom lub konsumentom. Przykładami mogą być gotowe samochody, komputery lub telewizory oraz bochenek chleba kupowany w lokalnym sklepie spożywczym.

Firma rzemieślnicza sprzedająca garnki może wysłać klientowi doniczkę w gotowym pudełku z kartą wyjaśniającą, co było potrzebne do wykonania przedmiotu. Koszt towarów gotowego produktu obejmuje koszty wszystkiego, od naniesienia kodu kreskowego po wysyłkę produktu do klientów.

Firmy zdają sobie sprawę, że utrzymywanie dużej ilości zapasów przez długi okres czasu nie jest dobrą praktyką biznesową. Może to prowadzić do zepsucia lub starzenia się i może być dość kosztowne. Oczywiście nie jest dobrze utrzymywać zbyt małą ilość zapasów, ponieważ firma może stracić część potencjalnego udziału w rynku i sprzedaży. Kluczem jest osiągnięcie równowagi, co doprowadziło do roli zarządzania zapasami w organizacjach produkcyjnych, przy czym system zapasów Just-In-Time (JIT) jest jednym z preferowanych sposobów zarządzania poziomami zapasów.

Inne rodzaje zapasów

Inne rodzaje pozycji, które mogą być uwzględnione w przeciętnym inwentarzu, będą zależeć od rodzaju prowadzonej firmy. Opcje mogą obejmować:

• Towar MRO: Wymagania dotyczące konserwacji, naprawy i obsługi
• Materiały do ​​pakowania: materiał opakowaniowy, którego używasz do wysłania produktu do klienta. Obejmuje to początkowe opakowanie, w którym produkt jest dostarczany lub w którym będzie eksponowany na półce, a także dodatkowe opakowanie do wysyłki.
• Zapas bezpieczeństwa: Jest to dodatkowy zapas, który będziesz mieć pod ręką w przypadku wzrostu zapotrzebowania. Na przykład weterynarz może mieć w swojej praktyce dodatkowe antybiotyki, na wszelki wypadek.
• Przewidywane lub wygładzające zapasy: aby obniżyć koszty, możesz kupić dodatkowe zapasy poza godzinami szczytu. Na przykład organizator wydarzeń może kupić obrusy po zakończeniu sezonu weselnego w czerwcu.
• Oddzielone zapasy: Oddzielenie zapasów to dodatkowe zapasy, które mogą być potrzebne do zakończenia pracy, jeśli coś pójdzie nie tak. Na przykład piekarnia może przechowywać dodatkowe zapasy wzorów cukru na wypadek, gdyby zespołowi zabrakło lukieru.
• Teoretyczne koszty zapasów: Jeśli zamierzasz wydać 40% swojego budżetu na materiały produkcyjne i odkryjesz, że wydałeś 42%, te 2% będzie teoretycznym zapasem, który został utracony lub uszkodzony.
• Inwentaryzacja cyklu: Zgodnie z praktyką inwentaryzacji FIFO według zasady „pierwsze weszło, pierwsze wyszło”, kiedy przejrzysz całą dostawę jednego towaru, zapasy cykliczne ponownie zapełnią podaż. Na przykład, gdy skończy się papier, zwykły zapas papieru wróci do szczeliny na papier w ekwipunku.
• Inwentarz usług: spis usług opiera się na liczbie transakcji, które prawdopodobnie będziesz prowadzić. Jeśli masz kawiarnię otwartą 10 godzin dziennie z 12 stolikami, z których każdy może pomieścić klienta na godzinę, średni poziom obsługi wyniesie 120 posiłków dziennie.
• Inwentarz tranzytowy: Jeśli kupisz 20 sukienek do swojego sklepu odzieżowego, sukienki w drodze do Ciebie od Twojego dostawcy będą w transporcie.
• Nadmiar zapasów: Jeśli wyprodukujesz 500 specjalnych odbitek dla sklepu ze sztuką i sprzedasz tylko 300, to 200 po prostu nie wzbudzi większego zainteresowania, byłoby to nadmiarem.

Specjalistyczne zasoby reklamowe dla określonej branży

Zrozumienie Twoich potrzeb jako firmy zajmującej się handlem elektronicznym i utrzymywanie wszystkich właściwych trybów w czasie rzeczywistym rozwiązanie do zarządzania zapasami wymaga dużo wysiłku. Ważne jest, aby teraz zrozumieć, jak działają zapasy, ale jak działają w przypadku Twojej konkretnej firmy.

Na przykład w produkcji zapasy dla małych procesów biznesowych mogą obejmować pozycje znajdujące się w magazynie, surowce i komponenty użyte do wytworzenia towarów. Producenci uważnie monitorują poziom zapasów i pracują w toku, aby upewnić się, że nie brakuje rąk do pracy.

Księgowi zazwyczaj dzielą zapasy produkcyjne na produkcję w toku, surowce i wyroby gotowe, ponieważ wszystkie rodzaje zapasów wiążą się z różnymi kosztami, które trzeba wziąć pod uwagę.

W branży usługowej metody rachunkowości mogą być inne. W środowisku usług zasoby dostosowane do potrzeb klientów są niematerialne. Na przykład inwentarz kancelarii prawnej będzie obejmował wszelkie pliki tworzone dla klientów oraz dokumenty, na których drukowane są dokumenty.

Najlepsze praktyki dotyczące zapasów

Prowadzenie firmy odnoszącej sukcesy oznacza zrozumienie zapasów, zapewnienie silnego łańcucha dostaw oraz strategię zarządzania zapasami. Dobre zarządzanie zapasami oznacza posiadanie strategii, od LIFO do FIFO, wiedzę, jak unikać braków w magazynie i nie tylko. Kontynuując współpracę z dystrybutorami i odkrywając, jak działają Twoje zapasy, zaczniesz opracowywać lepsze praktyki w celu utrzymania wydajności. Niektóre dobre strategie obejmują:

• Korzystanie z zapasów bezpieczeństwa: Posiadanie zapasów buforowych pomoże Ci poradzić sobie ze wahaniami popytu, gdy otrzymasz więcej zamówień niż się spodziewałeś.
• Zainwestuj w narzędzia konta magazynowego: Korzystanie z narzędzi opartych na chmurze do zarządzania zapasami pomoże Ci śledzić, gdzie może znajdować się każdy produkt i SKU. Dzięki temu możesz mieć pełną kontrolę nad zapasami.
• Rozpocznij liczenie cykli: Proces ten pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze, umożliwiając śledzenie cykli sprzedaży i dbanie o zadowolenie klientów.
• Użyj śledzenia partii i partii: Upewnij się, że zawsze rejestrujesz informacje związane z każdą partią i serią produktu. Niektóre firmy mogą używać dokładnych danych, z datami ważności, podczas gdy inne firmy używają tylko śledzenia partii i serii, aby śledzić okres przydatności do spożycia.

Zarządzanie zapasami

Dobra księgowość i rejestracja zapasów to kluczowy element prowadzenia udanego biznesu. Za pomocą systemu zarządzania zapasami można rejestrować zapasy okresowo lub stale. Jeżeli w oprogramowaniu do zarządzania zapasami stosujesz księgowość okresową, zapasy będą liczone w określonych momentach. Rozwiązanie bezterminowe jest nieco prostsze, ponieważ śledzisz zmiany zapasów w miarę ich występowania.

Dzięki odpowiedniej technologii możesz także uważnie śledzić rotację zapasów. Dzięki temu zyskasz wgląd w takie kwestie, jak czas realizacji zamówienia oraz to, czy przy wysyłaniu towarów z magazynu należy stosować strategie „pierwsze weszło” czy „ostatnie weszło, ostatnie wyszło”.

Przeprowadzanie analizy stanu zapasów na poziomie zapasów jest również ważne, ponieważ pokazuje, jak zmienia się popyt na Twoje produkty w czasie. Powszechna forma analizy zapasów wykorzystuje metodę ABC. Oznacza to, że porządkujesz swoje towary na trzy kategorie:

• Poziom A: Magazyn A obejmuje najlepiej sprzedające się produkty, które nie wymagają dużo miejsca do przechowywania. Stanowi to łącznie około 20% Twoich zapasów.
• Poziom B: Te przedmioty poruszają się z podobną szybkością jak przedmioty A, ale ich przechowywanie jest ogólnie droższe. Stanowi to około 40% Twoich zapasów.
• Poziom C: Na poziomie C liczysz pozostałe zapasy, których przechowywanie może być droższe, i zwracasz niższą marżę zysku.

Analiza ABC wykorzystuje zasadę 80/20 i pokazuje, że 20% Twoich zapasów powinno zapewnić do 80% Twoich zysków. Firmy, które chcą szybko wygenerować większe zyski, być może będą musiały skoncentrować się na tych elementach.

Korzyści z dobrej analizy zapasów

Dobra analiza zapasów pozwala śledzić, ile faktycznie posiadasz zapasów, dzięki czemu wiesz, że jesteś już gotowy, aby sprostać zapotrzebowaniu klientów. Istnieje jednak również szereg innych korzyści, które warto poznać, takich jak:

• Poprawa przepływu środków pieniężnych: Analiza zapasów pokazuje, które przedmioty sprzedajesz najczęściej, dzięki czemu możesz wydawać pieniądze na rzeczy, które szybko się sprzedają.
• Zmniejszone zapasy: kiedy wiesz, które zasoby są najważniejsze dla Twoich klientów, możesz skuteczniej przewidywać popyt.
• Zwiększona satysfakcja klienta: analiza zapasów zapewnia lepszy wgląd w sposób, w jaki konsumenci kupują produkty.
• Mniejsze odpady: Wiedza o tym, czego potrzebują Twoi klienci i w jaki sposób kupują, zmniejsza potrzebę przechowywania nadmiaru produktów. Dzięki temu masz lepszą strategię wykorzystania zasobów.
• Mniejsze opóźnienia: Zrozumienie czasów realizacji dostaw przez dostawców pomoże Ci określić, kiedy należy ponownie złożyć zamówienie w celu ograniczenia opóźnień w dostawach.
• Lepsze ceny od sprzedawców i dostawców: Jeśli regularnie zamawiasz większe ilości produktów, możesz negocjować rabaty.
• Poszerza wiedzę biznesową: zyskasz wgląd w swoich klientów i sposób działania Twojej firmy.

Zakończenie problemów z inwentarzem: Warunki, które należy znać

Skuteczna strategia zarządzania zapasami może obejmować wiele różnych narzędzi i praktyk. Im więcej wiesz o swoich zasobach, tym łatwiej jest podejmować decyzje, które przyniosą korzyści Twojej firmie i przyniosą pozytywne wyniki w dłuższej perspektywie.

Oto kilka cennych terminów, o których warto pamiętać, przeglądając opcje zasobów reklamowych.

• Prognozowanie popytu: Prognozowanie popytu odnosi się do procesu przewidywania popytu klientów na podstawie ciągłych trendów w zakresie zapasów. Możesz sprawdzić takie czynniki, jak wpływ promocji i sezonowość, i sprawdzić, czy mają one wpływ na sprzedaż. Przewidywanie popytu może pomóc w zapewnieniu wystarczającej ilości zapasów bez nadmiernych zakupów.
• Zarządzanie zapasami: Strategia zarządzania zapasami pozwala zachować dokładny obraz zapasów, co pozwala firmom zaoszczędzić pieniądze. Kiedy wiesz, co kupują od Ciebie klienci, wiesz, w co powinieneś się zaopatrzyć.
• Średni koszt: Średni koszt zapasów to praktyka stosowana do obliczania jednostkowego kosztu towarów, które kupujesz. Zaczyna się od uzyskania sumy kosztów wszystkich zapasów, które masz na sprzedaż, a następnie podzielenia jej przez całkowitą liczbę sprzedanych pozycji. W niektórych przypadkach metodę tę można również nazwać średnim ważonym kosztem.
• Ewidencja zapasów: Rejestry zapasów pomagają śledzić zapasy, które kupiłeś i sprzedałeś w określonym przedziale czasu. Musisz zmierzyć liczbę zakupionych i sprzedanych pozycji zapasów, aby upewnić się, że masz odpowiednią równowagę
• Roczna inwentaryzacja z natury: Jest to ręczny proces liczenia przedmiotów fizycznych, które masz pod ręką w dowolnym momencie roku.
• 3PL/4PL: Zewnętrzny dostawca usług logistycznych, 3PL, zajmuje się logistyką i zarządzaniem łańcuchem dostaw, gdy firma zleca na zewnątrz część swoich usług dystrybucji i realizacji zamówień. Integratorzy 4PL gromadzą zasoby i technologie, aby objąć bardziej kompleksowy łańcuch dostaw.
• Planowanie zasobów przedsiębiorstwa: Jest to proces stosowany przez firmę do zarządzania i integrowania różnych ważnych części przedsiębiorstwa, aby wszystko działało tak, jak powinno. Właściwy system ERP może integrować takie elementy, jak zakupy, planowanie, sprzedaż, zapasy, finanse i marketing.
• Znak początkowy-w górę: różnica między początkową ceną zapłaconą za zasoby reklamowe a kwotą, którą obciążasz klientów. Ważne jest, aby mieć pewność, że osiągasz zysk z przedmiotu, a także pokryć część ogólnych wydatków związanych ze gromadzeniem zapasów i zarządzaniem nimi w miarę upływu czasu.

Dobre zarządzanie i kontrola zapasów pomaga firmom kupować odpowiednią ilość zapasów we właściwym czasie, aby generować pozytywne wyniki. Proces dobrego zarządzania zapasami zmniejsza koszty przechowywania, braki w magazynie i problemy z zakupami. To kluczowy element prowadzenia udanego biznesu.