Recenzja podpisu elektronicznego: wszystko, co musisz wiedzieć o tej platformie podpisu elektronicznego

signNow to oparta na chmurze platforma do zarządzania dokumentami i podpisami elektronicznymi, która upraszcza podpisywanie dokumentów, umów i formularzy online. Ponadto SignNow może pochwalić się narzędziami do automatyzacji przepływu pracy, generowania dokumentów i zarządzania umowami.

znak teraz jest częścią pakietu rozwiązań cyfrowych airSlate. airSlate, kompleksowe rozwiązanie do przepływu dokumentów bez użycia kodu, oferuje kompleksową gamę funkcji zarządzania dokumentami i automatyzacji. Wiele z tych funkcji pokrywa się z SignNow – chcemy jednak podkreślić, że SignNow i airSlate to dwa odrębne produkty.

Mając to na uwadze, w tej recenzji przyjrzymy się podstawowym funkcjom SignNow, cenom i sposobom wdrożenia tej platformy. To spora kwota do pokrycia, więc przejdźmy do tej recenzji SignNow!

Recenzja SignNow: podstawowe funkcje SignNow

Twoje konto SignNow jest wyposażone w pulpit nawigacyjny. Stąd możesz przeglądać, zarządzać i edytować wszystkie swoje dokumenty z jednego zlokalizowanego punktu. Możesz także szybko nadzorować swoje przepływy pracy i kluczowe wskaźniki. 

Teraz, gdy omówiliśmy podstawy, skupmy się na sednie tego, co ma do zaoferowania SignNow:

Zarządzanie dokumentami

Jak już wspomnieliśmy, jedną z najbardziej wyróżniających się funkcji SignNow jest funkcjonalność podpisu elektronicznego. SignNow ułatwia tworzenie i wysyłanie dokumentów do podpisu, a także bezpieczne przechowywanie ich w chmurze. Umożliwia przekształcanie plików PDF (i innych dokumentów) za pomocą pól, które można wypełnić metodą „przeciągnij i upuść”, łącznie z możliwością elektronicznego podpisania dokumentu przez odbiorców. Ale nie tylko pola podpisu, które możesz wypełnić, możesz dodać. Możesz wstawić pola, które umożliwią podpisującemu dodanie inicjałów i dat, a także utworzenie menu rozwijanych, dodanie pól wyboru i pól liczbowych. 

Pola do wypełnienia można przypisać użytkownikowi końcowemu z niestandardową wiadomością instruującą go, jak wypełnić dokument. Ponadto w przypadku plików PDF można dodawać adnotacje, wyróżniać i obrazy do dowolnej części dokumentu. W razie potrzeby można również zaciemnić poufne informacje. 

Możesz tworzyć zupełnie nowe dokumenty i szablony umów za pomocą edytora „przeciągnij i upuść” signNow. Następnie możesz je wypełnić, importując dane z dowolnego przesłanego rekordu – nie jest wymagane kodowanie. Na przykład, jeśli masz arkusz kalkulacyjny z zamówieniami klientów, możesz zaimportować te informacje bezpośrednio do dokumentu faktury, aby zaoszczędzić sobie ręcznego dodawania tych szczegółów. 

Możesz skonfigurować przypomnienia e-mail dla każdego sygnatariusza wraz z datą wygaśnięcia. Na przykład Ty i sygnatariusze otrzymacie powiadomienie e-mailem, gdy wszyscy podpiszą dokument. Możesz także otrzymywać powiadomienia, gdy ktoś wprowadzi zmiany w dokumencie. Ścieżka audytu SignNow może być pomocna, jeśli Ty i odbiorcy dokumentu potrzebujecie szczegółowego dziennika tego, kto i kiedy przeglądał i podpisał dokument. 

Wszystkie podpisy zabezpieczone są dwuetapowym uwierzytelnianiem. Użytkownicy mogą podpisywać dokumenty z dowolnego urządzenia, rysując, przesyłając swój podpis lub wpisując go w odpowiednim polu.

Płatności

SignNow to doskonały wybór dla firm, które chcą mieć możliwość pobierania płatności z umów, faktur lub ofert. 

SignNow umożliwia dodanie automatycznego pobierania płatności do obiegu dokumentów. Oznacza to, że gdy klient podpisze jeden z Twoich dokumentów, zostanie on automatycznie przesłany do wybranej przez Ciebie bramki płatniczej. 

Płatności są zgodne z PSI-DSS, a każda transakcja jest dokumentowana i możliwa do przeszukiwania na potrzeby przyszłych audytów. 

Co więcej, statystyki transakcji przeglądasz na swoim panelu (więcej na ten temat poniżej).

Zarządzanie kontraktami

Jeśli chodzi o negocjacje i zarządzanie umową, przed sfinalizowaniem umowy między Tobą a stroną trzecią zwykle dochodzi do wielu konfliktów.

 Na szczęście dzięki SignNow możesz łatwiej tworzyć różne umowy i zarządzać nimi, w tym:

• Faktura
• Umowy sprzedaży
• Dokumenty zamówienia
• Umowy pracownicze
• Zamówienia

…aby wymienić tylko kilka!

Możesz także zautomatyzować gromadzenie danych w dokumentach i umowach. Załóżmy na przykład, że negocjujesz nowe zamówienie na dostawy. Możesz stworzyć wstępny dokument zamówienia, korzystając z rekordów danych klienta. Możesz też wysłać odbiorcy dokument do wypełnienia, zawierający potrzebne szczegóły. Następnie, po podpisaniu dokumentów, możesz wysłać automatyczną wiadomość e-mail z prośbą o dalsze podpisy. Następnie następuje automatyczna faktura po podpisaniu umowy przez wszystkie niezbędne strony. 

Co więcej, każda interakcja między Tobą a Twoimi klientami jest archiwizowana i możliwa do natychmiastowego odzyskania. Oznacza to, że możesz uzyskać dostęp do każdej wersji umowy, aby dokładnie monitorować postęp negocjacji i modyfikacji umowy.

Ankiety i formularze internetowe

Dzięki signNow możesz również zbierać informacje o klientach za pośrednictwem następujących typów dokumentów:

• Ankiety i sondaże
• sondaże
• Quizy
• Internetowe formularze opinii

Możesz tworzyć ankiety od podstaw, korzystając z edytora „przeciągnij i upuść” SignNow, obejmującego formularze i ankiety oparte na warunkach, które odpowiadają na dane wprowadzane przez użytkownika. Ponadto funkcja SignNow obsługuje logikę JEŻELI, ORAZ i LUB, aby umożliwić Ci dostosowanie tego, co się stanie, gdy użytkownik wprowadzi odpowiedź w jednym z pól. 

Na przykład, jeśli użytkownik powie, że jest zadowolony z Twojej usługi, możesz zapytać, jakie funkcje mu się podobają. Natomiast jeśli powiedzą, że są niezadowoleni, może to spowodować wypełnienie ankiety i poproszenie ich o wyjaśnienie, co ich zdaniem można zrobić lepiej. Jak widać, korzystając z ankiet opartych na logice, masz pewność, że wyświetlasz tylko pola, które dotyczą konkretnego klienta, o którym mowa.

Automatyzacja

Jak już wskazaliśmy, przesyłanie różnych dokumentów pocztą elektroniczną między Tobą a Twoimi klientami jest nie tylko czasochłonne i nieekonomiczne; pozostawia również miejsce na błędy.

W tym miejscu przydaje się automatyzacja SignNow. Możesz tworzyć nieograniczone przepływy pracy dla wszystkich swoich dokumentów. 

Oto przykład zautomatyzowanego przepływu pracy, który możesz wdrożyć: Możesz automatycznie wysyłać fakturę natychmiast po podpisaniu przez klienta umowy z Tobą. 

Podobnie możesz używać zautomatyzowanych przepływów pracy do generowania formularzy, zbierania podpisów, akceptowania płatności, przypisywania ról i zadań pracownikom itp. Załóżmy na przykład, że w przypadku tego ostatniego masz zespół ds. faktur; korzystając z zautomatyzowanych przepływów pracy, możesz mieć pewność, że faktury i dokumenty związane z fakturami będą do nich automatycznie wysyłane. 

Możesz także zintegrować swoje przepływy pracy z istniejącym stosem technologii, w tym z oprogramowaniem takim jak G Suite, Office 365, Salesforce itp. Dzięki temu drugiemu możesz automatycznie aktualizować dane klientów w systemie CRM za każdym razem, gdy klienci wprowadzą swoje dane do jednego z Twoich formularzy lub dokumentów SignNow . 

Analityka

SignNow oferuje w czasie rzeczywistym dane analityczne na temat statusu Twoich dokumentów. Na przykład liczba dokumentów, które zostały pomyślnie przetworzone, czas potrzebny na zebranie podpisów, liczba otwartych e-maili itp.

Możesz skonfigurować swój pulpit nawigacyjny do śledzenia krytycznych danych. Na przykład liczba podpisanych umów i otrzymanych płatności. Możesz także monitorować konfigurowalne metryki dla każdego etapu przepływu pracy (tj. tworzenia dokumentu, zbierania podpisów i archiwizacji). 

Na dodatek są setki szablonów raportów do wyboru, które można zintegrować z wieloma źródłami danych na żywo. W ten sposób wiesz, że informacje, które przeglądasz, są zawsze aktualne. 

Przykładowe szablony raportów obejmują:

• Raporty dotyczące wydatków, płatności i przychodów
• Przepływy pracy dotyczące umów, zamówień i faktur
• Onboarding pracowników (generowanie umów, podpisywanie umów, wnioski urlopowe itp.)

Możesz zobaczyć zmiany i dane wprowadzane do dokumentów przez poszczególnych członków zespołu, administratorów i partnerów biznesowych. Możesz nawet generować raporty szczegółowo opisujące dokładny harmonogram procesu podpisywania – w tym kto podpisał, kiedy podpisał i jakie zmiany zostały wprowadzone w trakcie procesu. Każda zmiana jest dokumentowana, więc możesz mieć pewność, że możesz użyć tego raportu do celów zgodności i audytu.

Na koniec możesz wyeksportować te raporty jako pliki PDF, CSV lub XLS i udostępnić je za pomocą wiadomości SMS, e-mail lub kodu QR.

Recenzja podpisNow: Integracje

SignNow oferuje przyzwoity zakres natywnych integracji, które pomogą Ci połączyć wiele źródeł danych w jedno zlokalizowane miejsce. Najpopularniejsze integracje obejmują aplikacje do przechowywania w chmurze, CRM (zarządzania relacjami z klientami), zarządzania dokumentami, bezpieczeństwa i produktywności:

Aby dać Ci przedsmak naszej oferty, poniżej wymieniliśmy kilka dostępnych integracji:

• Zarządzanie dokumentami – Microsoft Office, Dokumenty i Arkusze Google
• CRM – Hubspot, Zoho, i Salesforce
• Magazyn w chmurze - Dysk Google, Dropbox, OneDrive
• System – Zapier, Slack, Miejsce pracy
• Bezpieczeństwo - 1Password

Dostępnych jest jednak ponad 100 różnych integracji!

SignNow Recenzja: Obsługa klienta

Chociaż korzystanie z usługi SignNow jest stosunkowo proste, w witrynie internetowej SignNow znajduje się szeroka gama zasobów i dokumentacji, które pomogą Ci rozpocząć pracę. 

Obejmują one:

• Centrum pomocy – znajdziesz tu informacje na temat wszystkich funkcji, integracji i cen usługi SignNow. 
• Najczęściej zadawane pytania
• Akademia – tutaj możesz uzyskać dostęp do bezpłatnych kursów i certyfikatów z zakresu przepływów pracy, zarządzania dokumentami i wielu innych.
• Blog

Jeśli masz pytania, na które nie możesz znaleźć odpowiedzi lub potrzebujesz pomocy technicznej, możesz również skontaktować się z zespołem SignNow za pośrednictwem czatu na żywo lub formularza kontaktowego. Ich zespół jest dostępny 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.

Pomoc telefoniczna jest również odblokowana w najdroższym poziomie cenowym SignNow.

SignNow Recenzja: Ceny

Dostępne są cztery plany cenowe; wszystkie oferują opcje rozliczeń miesięcznych lub rocznych. W przypadku tego ostatniego możesz skorzystać z rabatu sięgającego nawet 60%. Poniżej podajemy cenę miesięcznego rozliczenia. 

Warto również zauważyć, że SignNow oferuje siedmiodniowy bezpłatny okres próbny. Jeśli wybierzesz rozliczenie miesięczne, Twój plan będzie automatycznie odnawiany na koniec każdego okresu (to samo dotyczy rozliczeń rocznych). Jeżeli nie chcesz kontynuować planu, możesz go anulować przed kolejnym okresem rozliczeniowym. 

Wszystkie plany obejmują obsługę klienta na czacie na żywo. Możesz dowiedzieć się więcej o cenach SignNow w porównaniu z innymi aplikacjami do podpisu elektronicznego. 

Biznes – 8 USD na użytkownika miesięcznie

Biznesplan przeznaczony jest dla małych firm potrzebujących stosunkowo prostych usług zarządzania dokumentacją. 

Obejmuje on:

• Generowanie dokumentów 
• Pola PDF do wypełnienia
• Możliwości podpisu elektronicznego 
• Możesz tworzyć nieograniczoną liczbę szablonów raportów 
• Uzyskaj dostęp do integracji pamięci masowej w chmurze, w tym Dysku Google, OneDrive, Dropbox i innych popularnych dostawców
• Kontrola wersji dokumentu – tzn. możesz zobaczyć każdą wersję dokumentu, kto podpisał i kiedy
• Zgodność z urządzeniami mobilnymi 
• Możesz wysyłać powiadomienia i przypomnienia do sygnatariuszy. 

Business Premium – 15 USD na użytkownika miesięcznie

Następny plan oferuje najlepszy stosunek jakości do ceny i obejmuje wszystko, co znajdziesz w planie Business, a także:

• Warunkowe ustawienia dokumentów — np. w przypadku ankiet, formularzy internetowych i kwestionariuszy można używać operatorów „i”, „lub” i „jeśli”, aby dostosować to, co widzą użytkownicy na podstawie ich odpowiedzi. 
• Wyślij zbiorczo — możesz wysyłać prośby o podpis do wielu stron jednocześnie.
• Zaproszenia z linkiem do podpisu – do zbierania podpisów nie jest potrzebny adres e-mail; możesz po prostu wysłać łącze do dokumentu, aby odbiorca mógł go podpisać
• Grupy dokumentów – możesz porządkować dokumenty według przynależności do grupy, Tj. firma, dział itp.

Enterprise – 30 USD na użytkownika miesięcznie

Plan Enterprise zapewnia organizacjom wszystko, czego potrzebują do zarządzania bardziej skomplikowanymi przepływami pracy. Obejmuje wszystko w powyższych planach oraz:

• Opcje żądania płatności
• Zaawansowana ochrona bezpieczeństwa – dokumenty są automatycznie skanowane pod kątem zagrożeń i złośliwej zawartości po przesłaniu. 
• Zaawansowane warunkowe przepływy pracy – na przykład możesz rozsyłać dokumenty do wielu stron na podstawie podpisanych zamówień.
• Spersonalizowane oznakowanie dokumentów i pulpitów nawigacyjnych

Business Cloud – 50 USD za użytkownika miesięcznie

Plan Business Cloud oferuje wszystko w powyższych planach i korzystanie z funkcji chmury airSlate, takich jak:

• Integracje CRM i sprzedażowe 
• Zgodność z HIPAA i 21 CFR część 11 – obejmuje to ścieżki audytu, uwierzytelnianie dwuskładnikowe i bezpieczeństwo na poziomie dokumentacji medycznej 
• Pomoc techniczna przez telefon
• Spersonalizowane wsparcie integracyjne – zespół SignNow pomoże Ci zintegrować się z istniejącym stosem technologii.

Recenzja SignNow: często zadawane pytania

Zanim zakończymy recenzję SignNow, postaramy się odpowiedzieć na niektóre z najczęściej zadawanych pytań dotyczących platform:

Jak założyć konto SignNow i podpisać dokument eSign?

Utworzenie konta SignNow jest stosunkowo proste. Po pierwsze, jeśli odwiedzisz witrynę SignNow, będziesz mógł rozpocząć siedmiodniowy bezpłatny okres próbny, wybierając przycisk „Bezpłatny okres próbny” w prawym górnym rogu strony głównej. Następnie możesz zarejestrować się za pomocą konta Google, Facebooka lub poczty e-mail. Po wprowadzeniu swoich danych zostaniesz przekierowany do panelu kontrolnego. Z tego miejsca można łatwo rozpocząć edycję i tworzenie dokumentów:

1. Wybierz opcję „Prześlij lub utwórz” na stronie głównej i znajdź odpowiedni plik. Możesz też przeciągnąć dokument do przeglądarki, aby go przesłać.
2. Na lewym pasku bocznym wybierz ikonę „Mój podpis”.
3. Zaznacz obszar w dokumencie, w którym chcesz utworzyć pole do wypełnienia, aby dodać swój podpis.
4. Możesz utworzyć nowy podpis, rysując, przesyłając obraz lub korzystając z opcji wpisz podpis.
5. Po podpisaniu dokumentu kliknij „Zapisz i zamknij”, aby wrócić do pulpitu nawigacyjnego. 
6. Alternatywnie możesz kliknąć „Zaproś do podpisania”, aby wysłać dokument do podpisu osobie trzeciej. Możesz teraz zaprosić inne osoby do podpisania dokumentu lub udostępnienia go.

Jakie dokumenty obsługuje SignNow? 

Oprócz plików PDF i zarządzania dokumentami doc/docx, signNow obsługuje również 14 innych formatów, w tym:

• .ppt
• . Rtf
• . PNG
• .tif
• .sprzeczka
• . Jpg
• . Jpeg

Czy istnieje rozszerzenie przeglądarki dla SignNow?

Tak, możesz pobrać rozszerzenie Chrome, odwiedzając sklep internetowy Chrome i wyszukując hasło SignNow:

1. Po zainstalowaniu rozszerzenia zaloguj się na swoje konto SignNow.
2. Teraz możesz wybrać dowolny dokument w przeglądarce, klikając prawym przyciskiem myszy „Otwórz w SignNow”.
3. Otworzy się dokument w panelu SignNow i będziesz mógł go edytować w razie potrzeby.

Recenzja SignNow: nasz ostateczny werdykt

Ogólnie rzecz biorąc, myślimy znak teraz jest idealnym rozwiązaniem dla firm i osób prywatnych, które potrzebują jasnego i uporządkowanego sposobu zarządzania dokumentami. Dzięki zautomatyzowanym przepływom pracy można łatwo przyspieszyć proces negocjowania umów, wysyłania faktur i uzyskiwania podpisów. 

Nie możemy jednak nie zauważyć, że większość funkcji przepływu pracy SignNow jest dostępna tylko w planach wyższego poziomu. Plany te są doskonałe dla dużych firm i przedsiębiorstw wielkości przedsiębiorstwa, ale mniejsze firmy mogą być zastraszone ceną. 

Chociaż plany Business i Business Premium zapewniają funkcję podpisów elektronicznych i przypomnień e-mail, nie masz tak dużej kontroli nad automatyzacją. Na przykład możesz zbierać podpisy, ale nie możesz zautomatyzować tego, co dzieje się po ich zebraniu, poza powiadamianiem odbiorców. Natomiast w przypadku planów wyższego poziomu możesz zautomatyzować pobieranie płatności także po podpisaniu dokumentu.

Z tego powodu, jeśli nie chcesz używać funkcji SignNow do tworzenia dokumentów, a nie do zarządzania przepływem pracy – plany niższego poziomu są nieco niewystarczające. 

To powiedziawszy, plan Enterprise jest stosunkowo opłacalny, biorąc pod uwagę to, co obejmuje. Porównajmy SignNow z innymi menedżerowie przepływu pracy, tacy jak Monday.com. Przekonasz się, że nie zapewniają one takiego samego stopnia kontroli dokumentów. Podobnie oprogramowanie do zarządzania dokumentami, takie jak DocuSign, nie zapewnia takiego samego stopnia dostosowania jak SignNow. Na przykład nie możesz przypisywać użytkowników do pola podpisu, tworzyć ról dla różnych dokumentów ani prosić o płatności, chyba że korzystasz z ich najwyższego planu, który kosztuje więcej niż SignNow.

Krótko mówiąc, SignNow oferuje wiele w swojej cenie w porównaniu do konkurentów. Byłaby to zatem opłacalna inwestycja, jeśli potrzebujesz kompleksowego zarządzania dokumentami i przepływem pracy i możesz sobie pozwolić na bardziej strome plany.

To wszystko, jeśli chodzi o ten znak. Teraz recenzja, ludzie, do was. Co sądzisz o aplikacji SignNow? Podziel się z nami swoimi przemyśleniami w polu komentarzy poniżej!