Czy wiesz, że w 1.8 roku skorzystało z nich aż 2017 miliarda ludzi? osobiste przechowywanie w chmurze synchronizować pliki i zarządzać dokumentami? Przewiduje się, że po raz kolejny statystyka ta wzrośnie aż do ok 2.309 miliardów w 2020.
To dużo ludzi!
Mając na uwadze tę statystykę, nasuwa się pytanie, dlaczego rozwiązania do synchronizacji plików są tak popularne? Jakie są jego zalety? W jaki sposób to oprogramowanie może pomóc Tobie i Twojej firmie?
Na szczęście dla Ciebie, w tym artykule omówimy dokładnie to. Zanurzmy się!
Zachowaj kopię zapasową swoich dokumentów
Większość programów do synchronizacji plików tworzy kopie zapasowe plików w chmurze. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że będą one bezpieczne na wypadek niefortunnego zdarzenia, które stanie się z Twoim urządzeniem.
Weźmy Dropbox na przykładzaraz po przesłaniu jakichkolwiek dokumentów do pliku Dropbox; automatycznie wyślą je na serwery swojej firmy, które następnie utworzą kopię zapasową.
To naprawdę takie proste.
Jak widać, oprogramowanie do synchronizacji plików zapewnia znacznie szybsze i bezpieczniejsze rozwiązanie niż tworzenie kopii zapasowych plików i folderów na dyskach flash (które, nie oszukujmy się, dość łatwo stracić!)
Aktualizuj pliki
Jedną z najlepszych cech oprogramowania do synchronizacji plików jest to, że natychmiast synchronizuje ono wszelkie zmiany wprowadzone w dokumentach przez Ciebie (lub Twój zespół) – niezależnie od tego, jakiego urządzenia używasz.
Jest to fantastyczna funkcja, jeśli nad tym samym dokumentem pracuje więcej niż jedna osoba, ponieważ eliminuje potrzebę przeglądania załączników do wiadomości e-mail w celu znalezienia najbardziej aktualnej kopii.
W rzeczywistości, Dropbox wykorzystuje nowatorską technikę przeprowadzania synchronizacji plików. Jest to lepiej znane jako kopiowanie plików na poziomie bloku. Mówiąc laikiem, umożliwia to Dropboxowi kopiowanie tylko określonych fragmentów dokumentu, które zmodyfikowałeś Ty (lub Twoi współpracownicy).
Nic więc dziwnego, że za pierwszym razem, gdy trzeba czekać na przesłanie pliku do synchronizacji, będzie to trwało najdłużej. Jednak po każdej edycji zaktualizowana wersja jest udostępniana niemal natychmiast.
Kredytów obrazka: Shutterstock
-
Prywatności
Najpopularniejsze programy do synchronizacji plików umożliwiają Tobie (właścicielowi dokumentu) nadanie określonym osobom dostępu do Twoich plików i folderów. Co ważniejsze, możesz także odwołać ten sam dostęp. Działa to cuda, pomagając zachować poufność poufnych dokumentów.
Ogólnie rzecz biorąc, dokumenty i pliki można zazwyczaj udostępniać swojemu zespołowi za pośrednictwem poczty e-mail lub bezpośredniego łącza.
Jeśli zdecydujesz się na użycie linku do udostępniania dokumentów, każda osoba posiadająca link będzie mogła uzyskać dostęp do pliku lub folderu i modyfikować go. Jeśli jednak chcesz odebrać ten dostęp, możesz ręcznie wyłączyć połączenie – w ten sposób odbiorca nie będzie mógł już przeglądać ani edytować tych dokumentów.
Niektóre programy do synchronizacji plików umożliwiają nawet ochronę dokumentów hasłem (w celu zapewnienia dodatkowego poziomu bezpieczeństwa). W związku z tym dostęp do plików mogą uzyskać tylko osoby znające hasło.
Ponadto, w zależności od używanego oprogramowania, możesz także ustawić datę wygaśnięcia linku wysłanego w celu udostępnienia dokumentów. Dlatego po pewnym czasie link umożliwiający dostęp do Twoich plików przestaje działać, przez co odbiorca nie może już przeglądać materiału.
Jednak szukając odpowiedniego rozwiązania do synchronizacji plików, należy pamiętać, że nie wszystkie rozwiązania oferują te dodatkowe funkcje bezpieczeństwa. Nie wspominając, że liderzy branży, którzy zapewniają te dodatki, często pobierają dodatkowe miesięczne opłaty za dostęp do tych dodatkowych warstw zabezpieczeń. Chociaż może się to wydawać bezczelne, koszty są zwykle niewiarygodnie rozsądne, a cena za bezpieczeństwo danych klienta jest niewielka.
Ponadto, jeśli masz do czynienia z niezwykle wrażliwymi danymi, powiedzmy na przykład osobistą dokumentacją medyczną, szczegółami finansowymi, adresami domowymi itp. Większość popularnych programów do synchronizacji plików dostępnych na rynku nie jest wystarczająco bezpieczna, a mianowicie dlatego, że firmy te zachowaj kontrolę nad kluczami szyfrującymi. W związku z tym, jeśli pracujesz w niszy, w której obsługujesz tego rodzaju dane, lepiej będzie, jeśli zdecydujesz się na listę przechowywania w chmurze o zerowej wiedzy lub samodzielnie zaszyfrujesz pliki.
Kredytów obrazka: Shutterstock
Najlepsza wskazówka
Zanim wydasz ciężko zarobione pieniądze na finansowanie płatnego oprogramowania do synchronizacji plików, wykorzystaj w pełni dostępną bezpłatną pamięć masową. To świetna okazja, aby ocenić, czy program jest dla Ciebie odpowiedni.
Final Thoughts
Mamy nadzieję, że po przeczytaniu tego artykułu masz teraz lepsze pojęcie o tym, dlaczego oprogramowanie do synchronizacji plików jest tak popularne. Krótko mówiąc, tego rodzaju rozwiązania umożliwiają użytkownikowi wykonanie następujących czynności:
- Przechowuj bezpieczne kopie zapasowe swoich danych
- Dostęp do najbardziej aktualnych kopii ich dokumentów
- Pomóż im zachować poufność poufnych plików
Czy macie jakieś doświadczenia z tego rodzaju oprogramowaniem do synchronizacji plików? Jeśli tak, chętnie poznamy Twoje przemyślenia i opinie na ten temat w polu komentarzy poniżej. Czekamy na wiadomość od Ciebie już wkrótce!
To jest post sponsorowany dla Dropbox. Wszystkie opinie są moimi własnymi. Dropbox nie jest powiązany z żadnymi innymi wymienionymi produktami lub usługami ani nie wspiera ich.
Komentarze Odpowiedzi 0