Raskt svar: Prosjektstyringsverktøy er en programvareløsning, eller et sett med programvaresystemer designet for å hjelpe team involvert i et prosjekt. De hjelper enkeltpersoner og team med å planlegge prosjekter, spore resultatene av visse oppgaver og administrere arbeidsflyter effektivt, for å få de beste resultatene fra enhver forretningsinnsats.
I dag skal vi definere hva prosjektstyringsverktøy er, hvordan de fungerer og hvorfor de blir stadig mer verdifulle for dagens merkevarer.
Hva er prosjektstyringsverktøy?
"Prosjektledelse" er begrepet som brukes for å referere til prosessene og ferdighetene bedrifter bruker for å fullføre disse oppgavene og oppnå spesifikke mål. Prosjektstyringsverktøy kan forenkle og optimere prosjektledelsesprosessen, hjelpe til med å samkjøre team, spore fremdrift og tilordne spesifikke gjøremålslister til forskjellige individer.
I de fleste virksomheter kan prosjekter ha alle detaljer knyttet til ressurser, tid, mål og penger forhåndskartlagt og definert, men de er fortsatt ikke godt organisert. Faktisk kan det være ekstremt vanskelig å sørge for at prosjekter fungerer uten problemer, spesielt i et miljø der ansatte er distribuert i forskjellige miljøer, på grunn av eksternt og hybrid arbeid.
Prosjektstyringsverktøy og systemer er der for å sikre at du effektivt kan implementere den riktige trinnvise planen for å fullføre prosjektet. De øker sjansene dine for ikke bare å nå målene dine, men å fullføre prosjektet i tide, innenfor rammen av det tiltenkte budsjettet.
Prosjektstyringsverktøy forteller teammedlemmer når og hvordan de skal komme i gang med prosjektet, hva de skal gjøre videre og hvordan de skal måle resultatene av et prosjekt over tid. Noen programvareløsninger i dette landskapet er tilgjengelige gratis, mens andre har et premiumprispunkt.
Hva er funksjonene til prosjektstyringsverktøy?
Prosjektstyringsverktøy kan variere i størrelse og omfang. Noen kommer med grunnleggende verktøy for oppgavehåndtering, slik at du kan planlegge og spore arbeidselementene dine over tid. Andre kommer med mer avanserte funksjoner som problemsporing, oppgaveautomatisering og tidssporing. Noen av de vanligste funksjonene til prosjektstyringsverktøy inkluderer:
- Verktøy for prosjektestimering: For å sikre at et prosjekt blir vellykket, er det viktig for bedrifter å sette seg mål og planlegge potensielle resultater for oppgaven. Prosjektestimeringsverktøy kan hjelpe med å estimere prosjektbegrensninger og -resultater via budsjettprognoser, EVM og grunnlinjer.
- Planleggingsverktøy: Prosjektstyringssystemer kommer ofte med planleggingsverktøy som dokumentopprettingssystemer og regneark der folk kan dele ideer om et prosjekt. Disse planleggingsverktøyene er vanligvis koblet til dokumenthåndteringsverktøy, der bedrifter kan lagre biblioteker med informasjon relatert til prosjektet.
- Budsjettstyring: De fleste prosjekter har et forhåndsbestemt budsjett og ulike økonomiske prognoser knyttet til seg. Et prosjektstyringsverktøy kan hjelpe bedrifter med å holde oversikt over utgifter, fakturaer og de faktiske kostnadene forbundet med å oppnå bestemte resultater.
- Ressurstildeling: Å lykkes med et prosjekt betyr ofte å sikre at de riktige oppgavene og gjøremålslistene blir tildelt de riktige personene. Verktøy for ressursallokering kan bidra til å sikre at bedriftsledere delegerer oppgaver riktig, i henhold til bestemte tidsfrister. De kan også gi innsikt i hvilke ansatte som kan bli overveldet av for mye arbeid.
- Samarbeidsverktøy: Spesielt i dagens tidsalder med fjern- og hybridarbeid, er det viktig å sikre at alle nøkkelinteressenter i prosjektet kan forbli på samme side. Prosjektstyringsverktøy kommer ofte med virtuelle samarbeidsfunksjoner for direktemeldinger, nettbaserte møter, videokonferanser og mer.
- Kvalitetsstyring: Noen prosjektstyringsverktøy kommer med kvalitetsstyringsløsninger, som hjelper til med å samle inn innsikt og beregninger om et prosjekt. Mulighet for problemsporing og løsning er avgjørende for å sikre at problemer ikke ender opp med å forstyrre flyten av arbeidet, eller forårsake problemer med budsjetter og tidsfrister.
- Prosjektadministrasjon: Prosjektadministrasjonsverktøy kan inkludere funksjoner for innføring av ansatte, tidsregistrering for faktureringsformål og mer. Noen prosjektadministrasjonsalternativer kommer med kalendere og tavler for sporing av flere prosjekter samtidig.
- rapportering: De fleste prosjektstyringsverktøyene kommer med rapporterings- og analyseverktøy for å hjelpe bedrifter med å holde fingeren på pulsen til organisasjonen. Du kan generere rapporter om ansattes engasjement, fremgang og forretningsresultater.
Hvordan ser vanlige prosjektstyringsverktøy ut?
Fordi ulike selskaper nærmer seg og håndterer prosjekter på forskjellige måter, kan prosjektstyringsverktøy komme i forskjellige formater. Det er ingen løsning som passer for alle, men det er noen spesielt populære alternativer å vurdere. Her er noen av de mest brukte og implementerte prosjektstyringsverktøyene:
Gantt-diagrammer
Gantt-diagrammer er et av de mest refererte og mest populære prosjektstyringsverktøyene. I hovedsak hjelper disse diagrammene brukere med å visualisere prosjekttidslinjen deres, og hvordan ulike oppgaver vil bli tildelt bestemte ansatte i hele arbeidsstyrken.
Gantt-diagrammer anses ofte for å være ekstremt nyttige for å holde styr på tidsplanen prosjektet ditt må følge. Du kan bruke disse diagrammene til å se opp for avvik fra prosjektplanene dine, og problemer som kan føre til forsinkelser. Gantt-diagrammer ble introdusert helt tilbake i 1917, og har siden blitt en industristandard.
Work Breakdown Structure
Work Breakdown Structure, eller "WBS" ble introdusert av USAs forsvarsdepartement tilbake i 1962. I dag står den fortsatt som et av de kritiske verktøyene som brukes for enhver prosjektplanleggingsstrategi. I hovedsak gir en arbeidssammenbruddsstruktur en måte å bryte ned de ulike trinnene som er involvert i å nå prosjektmålet ditt.
Med en WBS lager bedrifter et ende-til-ende-kart over oppgavene som må løses før de kan nå "endemålet" for prosjektet. I de fleste tilfeller starter organisasjoner med en klar idé om deres "endemål", delt ned i stadier som deretter kan deles inn i oppgaver og deloppgaver.
Når du har en klar ide om alle oppgavene knyttet til prosjektet ditt, vil du kunne bestemme hvor ressursene må distribueres, og hvor lang tid det kan ta å nå målene dine.
Prosjektets grunnlinje
Et annet vanlig verktøy for prosjektledelse er "Project Baseline". Dette er i hovedsak et grafisk verktøy for å representere prosjektverdiene dine, ved å sammenligne standarden du setter for prosjektet ditt, med resultatene av innsatsen din.
En prosjektgrunnlinje omfatter forskjellige ulike undergrunnlinjer, inkludert tidsplan, kostnad og omfangsgrunnlinje. I begynnelsen av et prosjekt setter bedrifter mål "baselines" for hva de forventer å oppnå, når de ønsker å oppnå det, og hvor mye prosjektet kommer til å koste. Hvis du sammenligner resultatene dine med disse grunnlinjene, sikrer du at du gjør riktig fremgang.
Prosjektbasislinjer kan også være nyttige for å redusere "omfangskrypning" ved å sørge for at du ikke lar uplanlagt arbeid forstyrre flyten av målene dine.
Andre prosjektstyringsverktøy
Utenom alternativene nevnt ovenfor kan andre prosjektstyringsverktøy omfatte:
- Samarbeidende teambyggingsaktiviteter: Teambyggingsaktiviteter kan være et viktig prosjektstyringsverktøy, siden de bidrar til å øke produktiviteten og effektiviteten til ansatte. Bedrifter kan kjøre gamification-strategier og konkurranser for å engasjere sine ansatte, samt gruppesamarbeidsmøter og sammenkomster.
- Kommunikasjonsstyringsplaner: Kommunikasjonsstyringsplaner er verktøy i prosjektledelsesprosessen som sikrer at alle som er involvert i fremdriften av et prosjekt holdes oppdatert og konsekvent jobber mot de samme målene. Kommunikasjonsplaner skisserer hvor ofte interessenter vil komme sammen for å diskutere prosjektet og hvor kommunikasjon kan finne sted.
- Verktøy for oppgavestyring: Oppgavestyringsverktøy er i hovedsak alt-i-ett-programvaremiljøer der bedrifter kan planlegge oppgavene de trenger for å fullføre gjennom et prosjekt. Disse oppgavene kan ordnes i tidslinjer og "Kanban-tavler" basert på deres fullføringsnivå, haster og andre faktorer.
Hva er fordelene med prosjektstyringsverktøy?
Som nevnt ovenfor er de fleste forretningsprosjekter komplekse, mangefasetterte og tidkrevende. For at bedrifter skal oppnå de riktige målene med prosjektene sine, kan de ikke bare håpe at alle holder seg på samme side og får ting gjort i henhold til en deadline.
Verktøy for prosjektledelse gjør målene og forventningene til et prosjekt om til en rekke handlingsrettede oppgaver som er enkle å følge, komplett med veiledning om hvordan du kan kommunisere, koble til og samhandle. Til syvende og sist er den største fordelen med prosjektstyringsverktøy at de holder folk på linje og organisert. Noen av fordelene brukere kan forvente når de omfavner prosjektstyringsverktøy inkluderer:
- Bedre tidsstyring: Prosjektstyringsverktøy som Gantt-diagrammer kan hjelpe bedrifter til å få en bedre ide om hvordan de skal planlegge prosjektene sine for å sikre at de ikke går glipp av viktige tidsfrister. Det er også mulig å bruke disse diagrammene for å imøtekomme forsinkelser på arbeidsplassen.
- Omfangsstyring: Verktøy som WBS hjelper med ideer, og er utrolig viktige for prosjektplanlegging. De kan gi bedrifter bedre innsikt i omfanget av prosjektet deres, og hjelpe med å skissere ting som kostnader, tidsplan og arbeidstid.
- Budsjettkontroll: Kostnadsgrunnlag og sporingsverktøy kan bidra til å sikre at budsjettet ditt ikke utvides ut av kontroll. Med de riktige prosjektstyringsverktøyene kan du forbedre sjansene dine for å fullføre prosjektet uten overforbruk.
- Forbedret samarbeid: Prosjektstyringsverktøy med innebygde kommunikasjons- og samarbeidsfunksjoner bidrar til å holde interessentene i et team tilkoblet. Dette er viktig for å sikre at alle forblir på samme side, selv når de jobber eksternt.
- Prosjektkontroll: Med prosjektstyringsverktøy er det lettere å holde styr på hvilke ansatte som er ansvarlige for hvilke stadier eller oppgaver i et prosjekt. Dette kan bidra til å sikre at alle jobber med de riktige oppgavene til riktig tid.
Hva er prosjektledelsesprogramvare?
Programvareløsninger for prosjektstyring er sett med prosjektstyringsverktøy, for eksempel Gantt-diagrammer og verktøy for oppgavestyring, samlet i ett miljø. Det finnes ulike former for prosjektstyringsprogramvare der ute, hver med sine egne styrker og svakheter å vurdere.
Her er noen av de mest populære alternativene som er tilgjengelige i dag:
Trello
Trello er en state-of-the-art nettbasert prosjektstyringsprogramvare utstyrt med samarbeidsverktøy, Kanban-tavler, lister og kort, designet for å hjelpe alle med å holde styr på oppgavelisten sin. Den lette og enkle løsningen gjør det enkelt å tilordne prosjekter til ulike ansatte, og holde bedriftsledere i tråd med teamets ytelse.
Selv om Trello ikke har noen av de mer avanserte rapporteringsfunksjonene og prosjektsporingsfunksjonene til noen av de andre prosjektstyringsprogramvarene som er tilgjengelige i dag, er det fortsatt et godt valg for nybegynnere. Grunnplanen er gratis å bruke, og premiumplanene kommer også med en rekke tilleggsfunksjoner, som automatisering og integrasjon.
Asana
Et annet utmerket verktøy for smidig prosjektledelse, Asana er flott for å organisere oppgaver og team. Løsningen kommer med automatiseringsfunksjoner, sanntidssamarbeid, maler og tilpassede dashbord. Det engasjerende brukergrensesnittet gjør det enklere for hvert teammedlem å spore fremgangen deres. I tillegg er det intuitive animasjoner for engasjement.
Asana er et svært tilpassbart verktøy, med en rekke integrasjoner med ledende programvare som Jira cloud Tableau, Slack, Microsoft Office og OneDrive. Den største ulempen med tjenesten er det enorme antallet funksjoner som kan ta en stund å venne seg til.
MS-prosjekter
Hvis du allerede arbeider med ting som ressursadministrasjon og samarbeid gjennom Microsoft-ressurser, er det fornuftig å dra nytte av MS Projects også. Dette prosjektplanleggingsverktøyet støtter team i å spore fremdrift med visuelle oppgavetavler og interaktive funksjoner. Du kan bryte komplekse prosjekter ned i Scum, Kanban og tilpassede arbeidsflyter.
Denne prosjektledelsesappen er enkel å bruke, selv for små team med begrenset kunnskap om teknologi eller programvareutvikling. Det er til og med nettbaserte opplæringsprogrammer og fora som hjelper deg å lære hvordan du bruker prosjektteamverktøy, oppgavelister og varsler.
Feil
Et av de mest populære teamsamarbeidsverktøyene for arbeidsledelse, Wrike er et nyttig økosystem der bedrifter kan spore tid og prosjekter. Det svært konfigurerbare systemet kommer med tilgang til timelister, Kanban-tavler og interaktive Gantt-diagrammer med dra-og-slipp-funksjonalitet. Det er til og med muligheten for brukere å tilpasse dashbordene sine.
Det smidige prosjektstyringsverktøyet er skybasert og enkelt. Du vil ha tilgang til funksjoner som oppgavelister, deloppgaver, tidsplaner og delte arbeidsflyter. Det er også sanntids kommunikasjons- og samarbeidselementer, og dybderapporter. Du kan angi forfallsdatoer for godkjenninger, og få hele teamet på rett spor med en ressursbase full av viktige dokumenter.
Zoho Prosjekter
Et annet populært verktøy for å administrere prosjekter, Zoho Projects hjelper bedrifter med å holde styr på oppgaver, jobbe sammen om teaminnsats og lage Gantt-diagrammer. Det finnes alternativer for å spore fakturerbare timer og prosjektfremdrift. Zoho tilbyr også bedrifter en pakke med kommunikasjonsfunksjoner i deres PM-verktøy, slik at du kan holde kontakten med hybrid- og eksterne arbeidere.
Zoho er et fantastisk SaaS-verktøy, men det er noen begrensninger for større team. Dette verktøyet er best egnet for å strømlinjeforme små spurter og spore prosjektytelse i mindre virksomheter. Arbeidsområdet er også ideelt for ansatte for å holde styr på individuelle oppgaver, og det er en gratis plan for nybegynnere.
Hvordan velger du riktig prosjektstyringsverktøy?
Å velge den beste prosjektledelsesprogramvaren og prosjektledelsesstrategien kan være komplisert. Det er ingen strategi som passer for alle her. I stedet må bedrifter tenke på hvordan de kan gjøre et enkelt prosjekt så strømlinjeformet som mulig for sitt spesifikke team.
Prosjektstyringsapper og -programvare kan hjelpe med alt fra prøvetrykk av prosjektoppgaver til komplekse arbeidsflyter, forutsatt at de tilbyr tilgang til de riktige nøkkelfunksjonene. Når du velger, må du ta hensyn til ting som:
- Nøkkelfunksjoner: Passer løsningen din metodikk for prosjektledelse med Gantt-diagrammer, tidsregistrering og til og med sin egen mobilapp for iOS- og Android-brukere?
- Antall brukere: Hvor mange personer kan prosjektstyringsløsningen støtte? Passer den for større og mindre bedrifter?
- Integrasjoner: Integrerer systemet med alle eksisterende verktøy teamet ditt bruker, slik at de kan utmerke seg når de overholder tidsfrister?
- Prisstruktur: Støtter prisplanene som tilbys forretningsplanen din? Er kostnadene verdt teamarbeidsfordelene og smidighetsfordelene?
- Brukervennlighet: De beste prosjektstyringsverktøyene må ikke bare adressere dine avhengigheter og forretningsmilepæler, men også tilby enkelhet for brukerne.
