Fordelene ved å bruke filsynkroniseringsprogramvare for å administrere dokumentene dine

Hvis du abonnerer på en tjeneste fra en lenke på denne siden, kan Reeves and Sons Limited tjene en provisjon. Se vår etisk uttalelse.

Visste du at så mange som 1.8 milliarder mennesker i 2017 brukte personlig skylagring å synkronisere filene og administrere dokumentene? Nok en gang er denne statistikken spådd til å vokse til så mye som 2.309 milliarder i 2020.

Det er mange mennesker!

Med denne statistikken i bakhodet får det oss til å stille spørsmålet, hvorfor er filsynkroniseringsløsninger så populære? Hva er fordelene med det? Hvordan kan denne programvaren hjelpe deg og bedriften din?

Heldigvis for deg, skal vi utforske nøyaktig det her i denne artikkelen. La oss dykke inn!

Oppbevar en sikkerhetskopi av dokumentene dine

De fleste filsynkroniseringsprogramvare tar sikkerhetskopi av filene dine i skyen. Dette sikrer at de holdes trygge i det uheldige tilfelle at noe skjer med enheten din.

La oss ta Dropbox for eksempel, så snart du laster opp dokumenter i Dropbox-filen; de vil automatisk sende dem til selskapets servere, som deretter gir deg en sikkerhetskopi.

Det er virkelig så enkelt som det.

Som du ser, gir filsynkroniseringsprogramvare en mye raskere og tryggere løsning enn å sikkerhetskopiere filene og mappene dine til flash-stasjoner (som la oss innse det er ganske enkelt å miste!)

 

Hold filene oppdatert

Noe av det beste med filsynkroniseringsprogramvare er at de umiddelbart synkroniserer alle endringer du (eller teamet ditt) gjør til dokumentene dine, uansett hvilken enhet du bruker.

Dette er en fantastisk funksjon hvis du har mer enn en person som jobber med det samme dokumentet, fordi det eliminerer behovet for å gå gjennom screeds av e-postvedlegg for å finne den mest oppdaterte kopien.

Faktisk, dropbox bruker en oppfinnsom teknikk for å utføre filsynkronisering. Dette er bedre kjent som filkopiering på blokknivå. I lekmannsbetingelser gjør dette at Dropbox bare kan kopiere bestemte biter av dokumentet som du (eller dine kolleger) har endret.

Det er ikke overraskende at den første gangen du må vente med å laste opp en fil som skal synkroniseres, tar det lengste. Imidlertid blir den oppdaterte versjonen tilgjengelig nærmest på hver gang du gjør endringer.

Bilde studiepoeng: Shutterstock

  1. Privatliv

 

De mest populære filsynkroniseringsprogrammene gjør det mulig for deg (eieren av dokumentet) å gi bestemte personer tilgang til filene og mappene dine. Enda viktigere er at du også kan oppheve den samme tilgangen. Dette fungerer underverker for å hjelpe deg med å holde sensitive dokumenter private.

I det store og hele kan du vanligvis dele dokumenter og filer med teamet ditt enten via en e-post eller med en direkte lenke.

Hvis du velger å bruke en kobling for å dele dokumentene dine, kan alle med lenken få tilgang til og endre filen eller mappen. Hvis du imidlertid vil oppheve denne tilgangen, har du muligheten til å deaktivere forbindelsen manuelt - på den måten kan mottakeren ikke lenger se eller redigere disse dokumentene.

Noen filsynkroniseringsprogrammer lar deg til og med passordbeskytte dokumentene dine (for å sikre et ekstra sikkerhetsnivå). Som sådan er det bare de som er klar over passordet, som har tilgang til filene.

Avhengig av den spesifikke programvaren du bruker, kan det hende at du også kan angi en utløpsdato på lenken du sendte for å dele dokumentene dine. Derfor, etter en viss periode, slutter koblingen som tillater tilgang til filene dine å fungere, slik at mottakeren ikke lenger kan se materialet.

Når du søker å finne riktig filsynkroniseringsløsning for deg, må du imidlertid være oppmerksom på at ikke alle løsningene tilbyr disse ekstra sikkerhetsfunksjonene. For ikke å nevne, bransjeledere som leverer disse ekstrautstyrene, krever ofte ekstra månedlige avgifter for å få tilgang til disse ekstra sikkerhetslagene. Selv om dette kan virke frekt, er kostnadene vanligvis utrolig rimelige, og det er en liten pris å betale for å holde kundens data trygt.

Hvis du har å gjøre med utrolig sensitive data, kan du for eksempel si personlige helseposter, økonomiske detaljer, hjemmeadresser osv. Det meste av den populære filsynkroniseringsprogramvaren på markedet er ikke sikker nok - nemlig fordi disse selskapene holde kontroll over krypteringsnøklene. Som sådan, hvis du jobber i en nisje der du håndterer denne typen data, har du det bedre med en molekylageliste med null kunnskap eller krypterer filene selv.

 

Bilde studiepoeng: Shutterstock

Topp tips

Før du bruker dine hardt opptjente kontanter på å finansiere en betalt filsynkroniseringsprogramvare, kan du dra nytte av gratis lagring. Dette er en fin mulighet til å evaluere om programmet passer for deg.

Final Thoughts

Vi håper at når du har lest denne artikkelen nå, har du en bedre ide om hvorfor filsynkroniseringsprogramvare er så populært. Kort sagt, denne typen løsninger gjør det mulig for brukeren å gjøre følgende:

  • Behold sikkerhetskopier av dataene deres
  • Tilgang til den mest oppdaterte kopien av dokumentene
  • Hjelp dem å holde sensitive filer konfidensielle

Har du noen erfaring med denne typen filsynkroniseringsprogramvare? I så fall vil vi gjerne høre dine tanker og meninger om emnet i kommentarfeltet nedenfor. Vi ser frem til å høre fra deg snart!

Dette er et sponset innlegg for Dropbox. Alle meninger er mine egne. Dropbox er ikke tilknyttet eller støtter heller ingen andre produkter eller tjenester som er nevnt.

Rosie Greaves

Rosie Greaves er en profesjonell innholdsstrateg som spesialiserer seg på alt innen digital markedsføring, B2B og livsstil. Hun har over tre års erfaring med å lage innhold av høy kvalitet. Sjekk ut nettsiden hennes Blogg med Rosie for mer innformation.

Kommentar 0 Responses

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket *

Vurdering *

Dette nettstedet bruker Akismet for å redusere spam. Lær hvordan kommentaren din behandles.