Ik denk dat u het met me eens bent als ik zeg: het kopen van software voor uw zakelijke behoeften is een vervelend en gecompliceerd proces.
Of is het?
Wat als ik u vertel dat er een betere en gemakkelijkere manier is om software in uw bedrijf te gebruiken?
In plaats van te vertrouwen op het kopen van een fysieke schijf met de software erop en vervolgens een lang installatieproces te doorlopen, hoeft u zich alleen maar aan te melden met uw e-mailadres, in te loggen en bent u klaar om aan het werk te gaan.
Dit model staat bekend als Software as a Service (SaaS).
Wat is SaaS?
SaaS staat voor Software as a Service. De term verwijst naar de softwarelevering en -licentie waarbij eindgebruikers de software online openen. De eindgebruikers betalen doorgaans een vast abonnementsgeld om de software te kunnen gebruiken.
SaaS is geen nieuw concept. Het bestaat al sinds de jaren zestig. Computers waren toen niet alleen groot, maar ook duur. Veel bedrijven konden het zich niet veroorloven om in een computer te investeren. Zo ontstond het SaaS-model. In eerste instantie betrof het verschillende terminals met toetsenborden en monitoren zonder CPU. Ze waren verbonden met een mainframe waar alle gegevens waren opgeslagen.
U zou gegevens invoeren via het terminaltoetsenbord en deze naar het mainframe sturen en deze vervolgens naar de juiste monitor sturen.
In de loop van de tijd is dit systeem net als computers geëvolueerd en is de SaaS-industrie geleidelijk naar de cloud gemigreerd.
Op dit punt zou je kunnen denken dat SaaS hetzelfde is als cloud computing. En je hebt gelijk… enigszins.
SaaS is een subset van cloud computing. Cloud computing verwijst naar een breed scala aan services waarbij sommige aspecten van de service online worden benaderd of afgehandeld in plaats van volledig op uw eigen computer of bedrijfsservers.
Software as a service is een stuk software dat toegankelijk is via de cloud. Wanneer je software als service gebruikt, worden alle gegevens die bij die software horen ook in de cloud opgeslagen.
Als u bijvoorbeeld koopt Microsoft Office als een eenmalige aankoop en vervolgens de online samenwerkingsfuncties gebruikt om de documenten te delen, gebruikt u cloud computing.
Maar als u betaalt voor Microsoft Office 365, maakt u gebruik van SaaS, omdat u de software online kunt benaderen en de desktopversie automatisch wordt bijgewerkt naar de nieuwste versie.
Wat is het doel van SaaS?
Het belangrijkste doel van SaaS is om u te helpen de kosten en implementatietijd te verminderen die gepaard gaan met het installeren en gebruiken van de benodigde bedrijfssoftware.
Denk er eens over na: met SaaS hoeft u geen tijd te verspillen aan het installeren van de software op de computer van elke gebruiker of u zorgen te maken over het beveiligen van de software tegen kwaadaardige hackpogingen. In plaats daarvan zorgen SaaS-leveranciers voor de technische aspecten van het ontwikkelen en onderhouden van de software, zodat u deze kunt gaan gebruiken zodra u een account aanmaakt bij een bepaalde serviceprovider.
Is dat niet geweldig?
Wat is het verschil tussen SaaS, PaaS en IaaS?
Ik zei eerder dat SaaS een subset is van cloud computing. Nog twee subsets van cloud computing zijn Platform as a Service (PaaS) en Infrastructure as a Service (IaaS).
Platform as a Service verwijst naar cloudplatformservices waarmee u hun platform kunt gebruiken om applicaties te ontwikkelen, implementeren en beheren. Bekende voorbeelden zijn Microsoft Azure or Google App Engine. In dit scenario is de cloudprovider verantwoordelijk voor het beheer van servers, opslag, netwerken en virtualisatieservices, terwijl uw IT-team verantwoordelijk is voor het ontwikkelen en onderhouden van applicaties.
Infrastructure as a Service verwijst naar gevirtualiseerde computerbronnen zoals servers, opslag en netwerken. U kunt deze bronnen gebruiken om een besturingssysteem voor uw server te installeren en uw applicaties te ontwikkelen, implementeren en beheren. Bekende voorbeelden zijn Amazon Web Services or Google Cloud Platform. Bij het gebruik van IaaS ben je verantwoordelijk voor virtualisatie en voor het beheer van de applicaties.
SaaS verschilt van zowel IaaS als PaaS omdat de SaaS-provider verantwoordelijk is voor het beheer van alles. Van virtualisatie en app-ontwikkeling tot servers, opslag en netwerken, alles wordt door de SaaS-provider zelf verzorgd.
Dus hoe werkt SaaS?
Zoals ik eerder al zei, vereiste het installeren van software een fysieke schijf en een vervelend installatieproces. Software as a Service wordt gehost in de cloud en vereist in de meeste gevallen geen installatie.
In plaats daarvan bezoekt u de website van de software en registreert u zich met uw e-mailadres voor een account. U moet ook een wachtwoord maken of verzoeken dat u een wachtwoord ontvangt.
Zodra u uw wachtwoord via e-mail heeft geregistreerd of ontvangen, gebruikt u die gegevens om in te loggen en toegang te krijgen tot de tools en functies van de software.
Er zijn echter enkele SaaS-diensten die zowel een webbrowserversie als een desktopversie aanbieden. Zowel de browserversie als de desktopversie vereisen internettoegang om te werken.
Het voordeel van het aanbieden van zowel een browser- als een desktopversie is dat gebruikers bij de desktopversie aangemeld kunnen blijven en niet elke keer hun gebruikersnaam en wachtwoord hoeven in te voeren.
Het aanmeldings- en registratieproces is hetzelfde, alleen heb je in dit geval ook de optie om de desktopversie te downloaden als je dat wilt. Je kunt dan je e-mailadres of accountnaam en wachtwoord gebruiken om je aan te melden bij de desktopversie en de software op je desktop te gebruiken.
Wat zijn enkele SaaS-voorbeelden?
Aan SaaS-oplossingen is tegenwoordig geen gebrek en hun aantal blijft groeien. Ze vallen doorgaans in twee categorieën: Business To Business SaaS (Zakelijk SaaS) en Business To Consumer SaaS (B2C SaaS). In sommige gevallen vind je een overlap waarbij een bepaalde applicatie zowel de consument als het bedrijfsleven bedient.
Shopify
Shopify is een e-commerceplatform waarmee u eenvoudig een online winkel kunt maken zonder een ontwerper in te hoeven huren. Hoewel het primaire doel van het platform is om u in staat te stellen zowel digitale als fysieke producten te verkopen, Shopify heeft ook een overvloed aan tools waarmee u uw winkel gemakkelijk kunt beheren en promoten.
Om te beginnen, zodra je Shopify winkel is actief, u kunt hem verbinden met platforms zoals Facebook en Amazon en uw producten synchroniseren.
Ten tweede heeft hun app-marktplaats duizenden apps die extra functies en functionaliteit toevoegen aan uw winkel. Van extra betalingsgateways en verzendopties tot integraties met e-mailmarketingplatforms, u kunt van een basiswinkel snel een krachtige eCommerce-website maken.
Sendinblue
Sendinblue heeft tot doel al uw digitale marketingbehoeften te verzorgen. Ze bieden een verscheidenheid aan marketingtools gericht op bedrijven, bureaus en eigenaren van e-commerce. Ze bevatten:
- E-mail- en sms-marketing
- Live chat
- CRM en marketingautomatisering
- Transactionele e-mails
- Bestemmingspagina's en aanmeldingsformulieren
- Beheer van Facebook-advertenties
- En nog veel meer
Sendinblue kan worden geïntegreerd met tal van andere SaaS-platforms zoals Shopify zodat u zich kunt concentreren op het koesteren van uw klanten en abonnees.
Squarespace
Squarespace is een alles-in-één websitebouwer die gebruikmaakt van slepen en neerzetten om het gemakkelijk te maken om een website te maken. Het platform biedt een website builder en marketingtools zoals de mogelijkheid om e-mailadressen te verzamelen en e-mailcampagnes te verzenden.
Squarespace heeft basis e-commerce functionaliteit. U kunt een eenvoudige online winkel maken en digitale en fysieke producten verkopen. Het integreert met andere tools zoals Stripe en PayPal en MailChimp als u meer geavanceerde marketingfuncties nodig hebt. Andere integraties zijn mogelijk via Zapier, een online service waarmee u apps van derden met elkaar kunt verbinden.
BigCommerce
BigCommerce is een ander populair e-commerceplatform dat tal van functies biedt voor eigenaren van online winkels. Het is meer gericht op eigenaren van bedrijfswinkels, hoewel het wel het Essentials-plan voor kleine bedrijven heeft. Het platform, zoals Shopify, stelt u in staat om uw winkel te creëren en te verkopen op meerdere kanalen zoals Facebook, Amazon en meer.
U kunt uw voorraad eenvoudig rechtstreeks vanaf uw dashboard beheren en zien hoe uw winkel het doet op het gebied van verkopen. BigCommerce integreert met Google Shopping en heeft een app-marktplaats waar u duizenden apps kunt vinden om extra functies aan uw winkel toe te voegen.
Square Online
Square Online kunt u een gratis online winkel starten en uw producten overal verkopen. Je kunt verkopen op Facebook, Instagram, persoonlijk en overal waar je maar wilt.
Square Online Store is een goede keuze als je een klein budget hebt. U kunt uw winkel gratis opzetten en runnen en alleen betalen als u iets verkoopt. U kunt gratis verkopen zolang u wilt. De basisheffing is gelijk aan Square's standaard factuurverwerkingskosten.
De gratis winkel heeft basisfunctionaliteit. Als u meer geavanceerde functies wilt, zoals het gebruik van een aangepast domein, verwijdert u Square branding en dergelijke, kunt u upgraden naar een van hun betaalde abonnementen.
HubSpot
HubSpot biedt een scala aan diensten gericht op ondernemers. Hun meest opvallende product is de gratis CRM-software waarmee u uw klanten en inkomende leads kunt volgen.
Andere producten die HubSpot aanbiedingen omvatten:
- Marketing Hub waarmee u advertentiecampagnes kunt maken en beheren, live chat of marketingbots aan uw site kunt toevoegen, uw e-mailmarketing kunt automatiseren en meer.
- Sales Hub waarmee u uw verkooppijplijn kunt volgen, vergaderingen en e-mail kunt plannen, klantcontact kunt afhandelen en de prestaties van verkopers kunt volgen.
- Service Hub met tools zoals ticketing, conversational bots, live chat, bellen, ingeblikte e-mails en fragmenten en meer.
- HubSpot CMS waarmee u landingspagina's en blogs, compleet met livechat, conversatiebots en e-mailmarketingformulieren.
HubSpot biedt ook een aantal gratis tools die u kunt gebruiken om hun producten uit te proberen voordat u de definitieve aankoopbeslissing neemt. De prijzen voor hun producten zijn gebaseerd op het aantal contacten dat u in hun database hebt opgeslagen en beginnen bij $ 50 voor 1000 contacten.
dropbox
dropbox is een geweldig voorbeeld van een SaaS die zowel de B2B- als de B2C-sector bedient, met verschillende abonnementen voor zakelijke gebruikers en particuliere gebruikers. Ze bieden cloudopslag voor al uw belangrijke documenten en bestanden. Dankzij hun desktop- en mobiele app hebt u toegang tot uw bestanden op uw computer en alle mobiele apparaten die u bezit. U kunt ook bestanden van uw computer en smartphone synchroniseren met Dropbox-servers.
Salesforce
Salesforce is een van de meest populaire CRM-oplossingen voor zowel kleine bedrijven als grote ondernemingen. Ze bieden een geïntegreerde oplossing waarmee al uw afdelingen, van human resources tot marketing- en verkoopafdeling, de reis van uw klant kunnen volgen en op het juiste moment kunnen opvolgen met het juiste aanbod.
QuickBooks
QuickBooks maakt het eenvoudig om uw boeken te beheren, voorstellen en facturen te versturen en te zien hoe uw bedrijf er financieel voor staat. U kunt de informatie eenvoudig delen met uw accountant en zij kunnen uw boeken online beheren zonder naar uw kantoor te komen.
QuickBooks is een geweldig voorbeeld van een SaaS-tool die zowel een webbrowserversie als een desktopversie biedt. Ze hebben ook een paar verschillende plannen waaruit u kunt kiezen, op basis van de grootte van uw bedrijf.
Voordelen van het gebruik van SaaS
Dus nu we hebben besproken wat SaaS is en hoe het werkt, laten we eens kijken hoe uw bedrijf kan profiteren van het gebruik van software als service.
Overal toegang tot de software
Een van de grootste voordelen van het gebruik van software als service, in tegenstelling tot de traditionele, lokale software, is dat het dankzij het leveringsmodel overal toegankelijk is. Of u nu thuis werkt, op kantoor, in een co-working-ruimte of bij uw plaatselijke coffeeshop, u hebt alleen een actieve internetverbinding nodig om toegang te krijgen tot verschillende clouddiensten.
Tegenwoordig wordt werken op afstand steeds gebruikelijker. Als u of uw werknemers een paar dagen thuis moeten werken, kunnen ze dat blijven doen, zelfs zonder een bedrijfslaptop of -computer.
Dit betekent dat u zich geen zorgen hoeft te maken over het afmelden van werknemers die het eigendom van het bedrijf uitchecken en dat u niet hoeft te benadrukken of het op de een of andere manier beschadigd of verkeerd wordt behandeld.
In plaats daarvan kunnen ze hun eigen laptop of een desktopcomputer gebruiken om dezelfde taken uit te voeren als altijd. Dit zorgt ervoor dat de productiviteit van de werknemers niet in gevaar komt, of u nu af en toe een beleid voor werken op afstand wilt implementeren of volledig wilt overstappen op een extern team.
Tijd om te starten
SaaS is al voorgeconfigureerd en vooraf geïnstalleerd in de cloud. Dat betekent dat het klaar is voor gebruik zodra u zich aanmeldt.
U hoeft niet te wachten tot uw IT-afdeling het installatieproces op alle machines ter plaatse heeft voltooid. Er is ook geen behoefte aan een nog langer configuratieproces.
Betere schaalbaarheid
Stel je voor: je bedrijf heeft 30 werknemers en je hebt zojuist 30 exemplaren van Microsoft Office gekocht, zodat ze kunnen samenwerken en documenten kunnen delen.
Maar opeens groeit uw bedrijf en moet u meer mensen aannemen. Nu moet je meer exemplaren van Microsoft Office kopen voor dezelfde prijs die je voor de eerste 30 exemplaren hebt betaald.
Vrij duur, niet?
Niet zo duur als u software als een service gebruikt. Meestal geldt: hoe meer gebruikers u aan uw plan toevoegt, hoe minder u voor elke individuele gebruiker betaalt.
Niet alleen dat, maar het toevoegen van gebruikers is snel en eenvoudig en als u meer opslagruimte of extra functies nodig heeft, kunt u uw abonnement upgraden met een simpele druk op de knop.
En om het nog beter te maken, hoeft u zich geen zorgen te maken over de aanschaf van betere computers die de softwarevereisten aankunnen, aangezien dit alles door de softwareleverancier zelf wordt afgehandeld.
Lagere kosten
Naast een betere schaalbaarheid en een snellere starttijd, is het niet meer dan normaal dat uw kosten lager zijn. Hier is hoe:
- Totale softwarekosten in de loop van de tijd - een lopend abonnement lijkt in eerste instantie misschien duur. Maar als je beter kijkt, is het op de lange termijn eigenlijk goedkoper. Om te beginnen hoeft u geen dure upgrades te kopen wanneer er een nieuwe versie van de software wordt uitgebracht. Ten tweede hoeft u zich geen zorgen te maken over het onderhouden van uw eigen servers of andere hardware om de software te draaien die u nodig heeft.
- Lagere initiële kosten - in de meeste gevallen, wanneer u SaaS gebruikt, worden er geen extra instelkosten in rekening gebracht, in tegenstelling tot traditionele software.
- Geen extra onderhouds- of ondersteuningskosten - zoals ik al eerder zei: alle technische aspecten die verband houden met het gebruik van software als een service worden afgehandeld door de softwareleverancier. Ze zijn verantwoordelijk voor het onderhoud, de updates en de ondersteuning en zorgen ervoor dat ze over voldoende hardware beschikken om de software uit te voeren. U hoeft niet te betalen voor technici om de software te installeren of bij te werken. U hoeft ook geen personeel bij de hand te hebben om ervoor te zorgen dat de software werkt zoals bedoeld.
Integratie met andere software en tools
Als u zoals de meeste bedrijfseigenaren bent, gebruikt u waarschijnlijk meer dan één stuk software om uw bedrijf te runnen. Tegenwoordig is bijna elke grote bedrijfsapplicatie, van boekhoudsoftware tot enterprise resource planning, toegankelijk als SaaS. Hierdoor kunt u al uw programma's, tools en apps eenvoudig integreren en laten samenwerken.
Het is eenvoudig om uw Customer Relationship Management-software (CRM) te verbinden met uw e-mailmarketingsoftware, uw verkoopnummers vanuit uw spreadsheet naar uw boekhoudsoftware te sturen en meer. Dit betekent dat u de noodzaak voor het handmatig overzetten van gegevens van het ene programma naar het andere kunt elimineren.
Je hoeft ook geen tijd te besteden aan het wisselen tussen verschillende tools, wat betekent dat je meer tijd hebt om dingen voor elkaar te krijgen.
Bijna directe updates en bespaart
Hoe vaak heb je aan iets gewerkt om alleen te worden onderbroken door een updatebericht? En vervolgens uw computer opnieuw opstarten om de update toe te passen?
Dat gebeurt niet als je software als service gebruikt. Alle nieuwe functies die aan de software worden toegevoegd, zijn vrijwel onmiddellijk beschikbaar in de browser. Het enige dat u hoeft te doen om ze te openen, is de pagina vernieuwen.
Bovendien hoeft u zich geen zorgen te maken over het opslaan van uw voortgang, omdat eventuele wijzigingen die u aanbrengt onmiddellijk in de cloud worden opgeslagen. Ze zijn ook direct zichtbaar voor andere teamleden en medewerkers, wat op zijn beurt een snellere samenwerking betekent.
Nadelen van het gebruik van SaaS
Helaas, hoe geweldig SaaS ook is, er zijn ook enkele nadelen aan verbonden. U moet ze zorgvuldig overwegen wanneer u beslist of SaaS de juiste keuze voor u is.
Internet-afhankelijkheid
Software as a Service is afhankelijk van een internetverbinding om te werken. Dat maakt het beschikbaar, waar u ook bent of waar u ook werkt. U kunt een zakenreis maken en toch toegang hebben tot uw software. Of u kunt vanuit huis werken en toch met anderen in uw team kunnen samenwerken. Dit is vooral handig wanneer onvoorziene omstandigheden zich voordoen en u dwingen een nieuwe manier van zakendoen aan te nemen.
Maar net zo handig als op afstand werken en alleen Wi-Fi-geluiden nodig hebben, komt het ook met zijn eigen reeks uitdagingen. Wat gebeurt er bijvoorbeeld als u moet reizen en uw bestemming heeft geen breedbandinternet beschikbaar? De kans is groot dat u uw taken niet zo snel kunt uitvoeren als u normaal zou kunnen.
Snel internet is niet het enige probleem. In het geval dat uw elektriciteit uitvalt door externe omstandigheden, gaat ook uw internet uit. Dit betekent dat u een andere werkplek moet zoeken, zoals vertrouwen op uw lokale coffeeshop of uw lokale bibliotheek. Nogmaals, als die plaatsen geen betrouwbaar of snel internet hebben, kan uw productiviteit en workflow eronder lijden.
Als alternatief kunt u in dergelijke scenario's teruggaan naar het gebruik van traditionele bedrijfstoepassingen en SaaS-alternatieven. Houd er echter rekening mee dat u uw werk moet overzetten naar uw gewone cloudtoepassingen zodra u weer betrouwbare internettoegang heeft.
Beveiligingsbekommernissen
Een ander nadeel om te overwegen als het gaat om SaaS is het beveiligingsrisico dat ermee gepaard gaat. Gezien het feit dat het aantal online bedreigingen toeneemt, is het logisch dat u zich zorgen maakt over de mogelijkheid om gevoelige informatie te verliezen.
Enkele van de beveiligingsproblemen in verband met SaaS zijn:
- Slecht identiteitsbeheer - niet alle SaaS-providers bieden veilige toegang. Bovendien bieden sommigen van hen geen ondersteuning voor rolgebaseerde toegangscontrole. Sommigen van hen bieden geen versleutelde verbinding tussen uw gegevens en hun applicaties.
- Overal toegang probleem - het belangrijkste voordeel van SaaS is de mogelijkheid om overal toegang te krijgen tot de applicatie of een programma. Maar dat betekent ook dat u er toegang toe moet krijgen vanaf een onveilige of niet-versleutelde verbinding. Dit maakt uw gegevens kwetsbaar voor hackpogingen en andere beveiligingsproblemen.
- Je weet niet altijd waar je data zijn - SaaS-providers vertrouwen op virtuele machines om de software aan hun klanten te leveren. Meestal worden die virtuele machines over de hele wereld gedistribueerd om XNUMX uur per dag beschikbaarheid te garanderen. Ze zullen ook gegevens tussen machines verplaatsen om een betere leverbaarheid te garanderen en te voldoen aan de behoeften voor taakverdeling. Hoewel dit een betere gebruikerservaring biedt, betekent dit ook dat u niet echt zeker weet waar uw gegevens zich bevinden, omdat er geen manier is om te weten op welke virtuele machine deze zijn opgeslagen. Als u bijvoorbeeld voor zaken naar Parijs reist en u gewoonlijk in Los Angeles woont, kunnen uw gegevens worden verplaatst naar een datacenter in Europa, zodat u sneller toegang heeft tot uw gegevens.
Het is vermeldenswaard dat, hoewel uw gegevens in de cloud zijn opgeslagen, u er nog steeds eigenaar van bent. De meeste SaaS-providers hebben Service Level Agreements (SLA) waarin staat dat uw gegevens nog steeds van u zijn. Ze zorgen er ook voor dat u het recht heeft om uw gegevens op elk moment op te halen.
Als u echter gevoelige informatie verwerkt en beveiliging van het grootste belang is, kan een private cloud een aantrekkelijke optie voor u zijn. Met een private cloud kunt u SaaS on-premise uitvoeren. Het verschil tussen een private cloud en een public cloud is dat u in een private cloud de rekenkracht deelt met de rest van uw werknemers.
Houd er echter rekening mee dat, hoewel dit de beveiliging aanzienlijk verbetert, u een IT-afdeling nodig heeft voor het onderhoud en het onderhoud in plaats van de SaaS-provider.
Maatwerk betreft
U moet ook rekening houden met het aanpassingsniveau. De meeste SaaS-applicaties hebben integraties met tools van derden via uitbreidbare Application Programming Interfaces (API's).
Met sommige tools kunnen gebruikers zelfs hun eigen set kleuren of lettertypen gebruiken om de interface visueel aantrekkelijker te maken.
Deze aanpassings- en integratieopties zijn leuk en ze verbeteren uw workflow en productiviteit aanzienlijk. Ze kunnen echter niet worden vergeleken met volledig op maat gemaakte bedrijfssoftware.
Ondersteuning reactietijden
Het laatste waar u rekening mee moet houden, is de responstijd voor elke SaaS-applicatie. Ik heb eerder vermeld dat alle technische aspecten die verband houden met het gebruik van de software worden afgehandeld door de SaaS-provider. Dit omvat niet alleen updates, onderhoud en ontwikkeling, maar ook ondersteuning bieden aan hun gebruikers wanneer er iets misgaat, zoals servicestoringen.
Helaas betekent dit dat als er een wereldwijd probleem is met een bepaalde applicatie, u niet de enige bent die ondersteuning zoekt. Mogelijk zit u vast in een lange wachtrij voordat een ondersteuningsmedewerker uw probleem kan oplossen.
En in sommige gevallen moet u mogelijk een beroep doen op e-mailondersteuning als er geen ondersteuning via telefoon of livechat is, wat nog langere wachttijden kan veroorzaken. Dit vertraagt uw werk onnodig. Hoewel deze situaties niet vaak voorkomen, gebeuren ze wel, dus het is de moeite waard om ze in gedachten te houden.
Waar u op moet letten bij de aankoop van SaaS voor uw bedrijf
Tot dusver heb ik besproken wat SaaS is, hoe het werkt en de voor- en nadelen van het gebruik ervan. Ik heb je ook een paar voorbeelden laten zien van zowel B2B- als B2C SaaS-applicaties en tools. Laten we nu eens kijken wat u moet overwegen bij het kopen van SaaS voor uw bedrijf.
Bepaal de behoefte
De eerste stap is het bepalen van de behoefte aan een softwaretool. Misschien bent u bijvoorbeeld moe van het handmatig bijhouden van uw klanten en potentiële klantvragen. Of misschien wilt u het elke maand gemakkelijker hebben om de salarisadministratie te doen. In dit geval weet u waarschijnlijk meteen dat u een soort boekhoudsoftware of software voor klantrelaties nodig heeft.
Maar in sommige gevallen is het antwoord misschien niet zo duidelijk. U kunt met een klein ongemak te maken krijgen en dingen op de moeilijke manier doen omdat u niet op de hoogte bent van een bestaande oplossing. Misschien wilt u meer betrokkenheid zien bij uw posts op sociale media, maar weet u niet dat er hulpmiddelen zijn om u hierbij te helpen.
In het bovenstaande scenario zul je uiteindelijk de situatie beu zijn en beseffen dat er een betere manier moet zijn. Dit leidt je dan op natuurlijke wijze naar de tweede stap in het proces: weten welke functies je nodig hebt.
Maak een lijst met noodzakelijke functies
Dus je hebt vastgesteld dat je een betere manier van handelen nodig hebt, wat het probleem ook is. De meest logische stap is om een lijst te maken van noodzakelijke functies die de oplossing zou moeten hebben.
Werk je alleen, dan is deze stap relatief eenvoudig. Maar als u in een groot bedrijf werkt, wordt het ingewikkelder. Je moet luisteren en feedback krijgen van meerdere mensen. Een aantal zaken waarmee u rekening moet houden, zijn:
- De doelen voor een bepaald hulpmiddel - vraag uzelf en anderen in uw bedrijf af welk specifiek doel u met deze tool moet bereiken.
- Lijst met taken - u zult ook een lijst willen noteren van alle taken waarmee deze tool u zou moeten helpen
Wees niet bang om expliciet te worden in uw instructies en vraag uw werknemers welke functies ze in een tool willen zien en moedig hen aan om hun eigen onderzoek te doen. U kunt zelfs een tijdlijn voor iedereen instellen om over deze vragen na te denken, aantekeningen te maken en ze vervolgens te bekijken en te vergelijken.
Zoek naar een oplossing
Nu ben je gewapend met een lijst met functies, taken en doelen die je favoriete tool zou moeten hebben. Dit is het perfecte moment om de volgende stap te zetten en naar een oplossing te zoeken.
Onderzoek is tijdrovend en niet bijzonder spannend. Als u echter uw onderzoek niet doet, kunt u eindigen met de verkeerde SaaS-applicatie, waardoor u op de lange termijn uiteindelijk meer gaat kosten.
Onderzoek zorgt er niet alleen voor dat de tool de juiste oplossing is voor uw bedrijf en uw situatie, maar voorkomt ook dat u tijd, geld en middelen verspilt aan onnodige software.
Er zijn verschillende manieren om dit te doen en de eenvoudigste is om het te Googlen. Tegenwoordig is er veel informatie over SaaS-applicaties. Van professionele beoordelingssites tot YouTube-video's en meer persoonlijke beoordelingen, u heeft keuze te over.
Het enige dat u hoeft te doen, is zoeken naar een term die uw probleem beschrijft. U kunt bijvoorbeeld zoeken naar 'hoe deel ik mijn scherm met anderen' of 'hoe leg ik mijn scherm vast voor een tutorial'.
In sommige gevallen krijg je direct antwoord in de vorm van een video of een blogpost waarin het proces en links naar aanbevolen software worden uitgelegd. Dit kan u zelfs helpen bepalen welk type software u nodig heeft.
Maar soms krijg je duizenden resultaten, die elk een andere tool aanbevelen. Dat is duidelijk niet erg nuttig.
Dus wat doe je dan?
U gaat verder met de volgende stap: het aan uw collega's en uw professionele netwerk vragen.
Vraag uw collega's en netwerk
Afgezien van een goede oude Google-zoekopdracht, zijn er een paar andere manieren om de perfecte SaaS voor uw behoeften te onderzoeken. Het is ongeveer hetzelfde als onderzoeken waar je heen moet voor je volgende vakantie of welke grill je moet kopen voor aankomende zomerbijeenkomsten.
In plaats van te vertrouwen op een softwareleverancier die bij u langskomt om zijn product te promoten, kunt u een beroep doen op uw professionele en persoonlijke netwerk.
Praat om te beginnen met andere besluitvormers in uw branche en vraag hen om software-aanbevelingen. Een telefoontje of een e-mail is een geweldige manier om contact op te nemen of u kunt nog een stap verder gaan en het tijdens de lunch bespreken.
U kunt uw werknemers ook vragen of ze een tool kennen die zou werken of naar hun aanbevelingen kijken als ze deze in de tweede stap van het proces hebben opgenomen.
Als je deel uitmaakt van een Facebook-groep met andere bedrijfseigenaren in dezelfde branche, kun je een bericht plaatsen en hen vragen om hun favoriete tools te delen, evenals wat ze ervan houden en er een hekel aan hebben.
Een andere geweldige plek om aanbevelingen te krijgen, zijn LinkedIn-groepen of zelfs LinkedIn-verbindingen.
Negeer lokale zakelijke evenementen en bijeenkomsten niet, want u kunt ze gebruiken als een kans om de input van uw collega's en echte aanbevelingen te krijgen.
Negeer ten slotte uw persoonlijke netwerk niet. Soms kunnen uw vrienden en familie een geweldige bron zijn bij het zoeken naar een nieuwe softwaretool.
Het maakt niet uit aan wie je het vraagt, ze zullen graag hun ervaringen met je delen en je in de goede richting wijzen.
Lees recensies van derden
Een andere manier om te beslissen of een bepaalde software de juiste keuze is, is door beoordelingen van derden te lezen.
Er is geen tekort aan beoordelingssites van derden die u een objectief overzicht willen geven van wat elke software biedt. Ze plaatsen vaak vergelijkingen naast elkaar en echte klantervaring, zodat u een volledig beeld krijgt van wat u kunt verwachten.
Profiteer van gratis proeven
U zou nu een redelijk goed beeld moeten hebben van het type software dat u nodig heeft. Misschien heb je zelfs een paar specifieke aanbevelingen. De volgende stap is om te zien of die specifieke SaaS-producten een gratis proefversie bieden.
De meeste SaaS bieden een gratis proefperiode van 14 dagen waarin u alle functies die ze te bieden hebben kunt verkennen. Sommige hebben zelfs een gedetailleerd onboarding-proces om u te laten wennen aan het gebruik van en het werken met de tool.
Onthoud echter dat u niet de enige bent die de software gebruikt. Overweeg om een paar van uw werknemers te vragen zich ook voor de proef aan te melden, zodat ze anderen aan boord van uw bedrijf kunnen helpen. Dit geeft u ook waardevolle feedback over de vraag of u de juiste tool heeft gevonden of niet.
Het is vermeldenswaard dat sommige SaaS-applicaties een gratis versie zullen aanbieden die perfect kan zijn als u een kleiner bedrijf runt met minder werknemers. Vergeet niet de tariefplannen en softwarelicenties te controleren om te zien wat er beschikbaar is en hoe u in rekening wordt gebracht als u besluit u hiervoor aan te melden.
BERICHTJE STUREN Verschillend Vendors
Zodra u uw onderzoek hebt gedaan en een aantal applicaties hebt geprobeerd, raad ik u aan rechtstreeks contact op te nemen met softwareleveranciers, vooral als zij geen robuust onboardingproces hebben.
De reden hierachter is simpel: zij zijn de best gekwalificeerde mensen om u te vertellen of hun toepassing de juiste keuze is voor uw bedrijf. U kunt ook verschillende prijs- en softwarelicentieopties bespreken en ze kunnen zelfs een aangepaste onboarding-oplossing of implementatieproces maken.
Dit zorgt ervoor dat uw medewerkers de software snel overnemen, zodat ze weer aan het werk kunnen.
Houd er bij het praten met de leveranciers rekening mee dat u de leiding hebt, aangezien u degene bent die de aankoopbeslissing neemt. Zij moeten u kunnen vertellen hoe hun software u helpt en u de beste werkwijzen voor het gebruik ervan kunnen bieden. Als u zich niet prettig voelt bij hun service of hoe ze op uw vragen reageren, overweeg dan om verder te gaan en een betere oplossing te zoeken.
Uiteindelijk is het kiezen van een software voor uw bedrijf niet iets dat lichtvaardig moet worden gedaan. Je onderzoek doen voordat je de definitieve beslissing neemt en weten wanneer je nee moet zeggen, is cruciaal. Door dit te doen, krijgt u de software die niet alleen uw probleem oplost, maar u ook graag gebruikt.
Kortom: is SaaS iets voor jou?
Over het algemeen heeft SaaS veel voordelen voor zowel kleine als grote bedrijven. Het is een geweldige keuze en een geweldige oplossing als u de workflow, samenwerking en productiviteit van uw bedrijf wilt verbeteren. Het past ook uitstekend als u uw operationele kosten wilt verlagen en alleen wilt betalen voor de functies die u nodig heeft en gebruikt.
Als u echter met zeer gevoelige gegevens te maken heeft, is een op maat gemaakte oplossing wellicht een betere keuze, omdat deze u betere beveiligingsfuncties kan bieden. Het past ook niet het beste als u geen betrouwbare en snelle internetverbinding heeft, aangezien het SaaS-softwareleveringsmodel een internetverbinding nodig heeft om correct te werken. Dit is een andere situatie waarin lokale softwaretoepassingen op locatie mogelijk beter passen.
Klaar is kees. Ik hoop dat je mijn artikel over de voor- en nadelen van SaaS geweldig vond en dat je hebt geleerd hoe het werkt.
U moet nu volledig voorbereid zijn om de beste SaaS voor uw zakelijke behoeften te vinden, dus ga aan de slag.
Heeft u eerder SaaS in uw bedrijf gebruikt? Laat het me weten in de reacties hieronder!
