Wat is inventaris?

Wat is inventaris?

Een basisdefinitie zou kunnen zijn:

“De hoeveelheid of waarde van de huidige voorraad van a fabrikant or kleinhandelaar. Dit kunnen grondstoffen en onderdelen zijn die later in het productieproces worden gebruikt. Het voorraadbeheer is van vitaal belang voor de goede werking van een bedrijf, en de wetenschap van voorraadbeheer is vereist om ervoor te zorgen dat uw toeleveringsnetwerk zonder haperingen werkt.”

Voorraad zijn alle componenten die worden gebruikt bij de productie of verkoop in uw bedrijf. Het is aan jou als bedrijfsleider om ervoor te zorgen dat je altijd de juiste voorraadbeheerstrategieën toepast om de juiste hoeveelheid voorraad bij de hand te houden.

Het werkwoord "inventaris" kan ook verwijzen naar het opsommen of tellen van items die beschikbaar zijn in de zakelijke omgeving. Door bij te houden wat er gaande is met een actuele activatelling, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat ze klaar zijn om klanten te bedienen met het juiste aantal afgewerkte producten.

Wat is voorraadbeheer?

Voorraadbeheer omvat niet alleen het beheersen van de hoeveelheid voorraad die u heeft, maar ook de tijd die nodig is voor het aanvullen van de voorraad, activabeheer, de kosten van de voorraad, prognoses, zichtbaarheid, fysieke ruimte voor voorraad, de teruggave van defecte goederen, waardering en toekomstige prijs voorspelling. Wanneer u ervoor zorgt dat al deze details worden geregeld, is uw voorraad altijd in balans en raakt u nooit zonder voorraad. Voorraadomzet wordt beschouwd als een van de belangrijkste aspecten van een bedrijf, omdat het verantwoordelijk is voor het genereren van contanten en dus voor winst.

Uw definitie van voorraad omvat mogelijk ook blootstelling aan termen als "Voorraadproces" of "Voorraadtelling". Een inventarisatieproces is een oplossing die de inventaris bijhoudt terwijl bedrijven deze ontvangen, gebruiken en beheren als een werk in uitvoering. Het voorraadproces volgt de levenscyclus van de goederen en grondstoffen die door uw bedrijf gaan.

Een inventarisatietelling verwijst naar de handeling van het tellen van items die u in opslag houdt voor uw inventaris. De telling kan ook kijken naar de staat van de items en die informatie opslaan, zodat u deze op een later tijdstip kunt controleren. Inventaristellingen beoordelen uw voorraadsituatie, maar ze helpen u ook om te bepalen welke voorraden goed bewegen.

Voorbeelden van inventaris

De inventaris van een bedrijf is niets meer dan de grondstoffen, onderdelen en afgewerkte goederen die op locatie of in de magazijnen worden bewaard. Inventaris kan ook in consignatie worden gehouden, wat betekent dat een derde partij inventaris voor een bedrijf vasthoudt totdat de goederen zijn verkocht. Inventaris wordt gerapporteerd als een actief op de balans van een bedrijf en is een buffer tussen de productie- en orderafhandelingsfasen. Zodra de inventaris is verkocht of is gebruikt in het productieproces, vloeien de kosten van het dragen ervan door naar de kostprijs van verkochte goederen in de boekhoudkundige verklaring.

Er zijn drie verschillende soorten inventaris die kunnen worden gevolgd; grondstoffen, onderhanden werk en gereed product.

• Grondstoffen zijn de grondstoffen die het productieproces voeden. Grondstoffen zijn bijvoorbeeld de metalen die worden gebruikt door staal- of autobedrijven, of het voedsel en de specerijen die worden gebruikt door voedselverwerkers.
• Onderhanden werk is alles dat gedeeltelijk is verwerkt, maar nog niet voltooid is. Dit zou onder andere een auto omvatten die niet volledig is geassembleerd, of onbewerkt deeg in een brood- of gebakfabriek.
• Afgewerkte goederen hebben alle productiestappen doorlopen en zijn klaar om te worden verkocht aan groothandels, distributeurs of consumenten. Voorbeelden zijn afgewerkte auto's, computers of televisies, en het brood dat u bij uw plaatselijke supermarkt koopt.

Een handwerkbedrijf dat potten verkoopt, kan een pot naar een klant sturen in een afgewerkte doos, met een kaart waarop wordt uitgelegd wat er nodig was om het artikel te maken. De kosten van goederen voor het eindproduct omvatten de kosten van alles, van het aanbrengen van de streepjescode tot het verzenden van het product naar klanten.

Bedrijven realiseren zich dat het niet goed zaken doen is om lange tijd veel voorraad te hebben. Het kan leiden tot bederf of obsoletie en kan behoorlijk duur zijn. Natuurlijk is het ook niet goed om te weinig inventaris op te slaan, omdat het bedrijf een potentieel marktaandeel en omzet misloopt. Het vinden van een balans is de sleutel, en dit heeft geleid tot de rol van voorraadbeheer binnen productieorganisaties, waarbij het Just-In-Time (JIT) voorraadsysteem een ​​voorkeursmanier is voor het beheren van voorraadniveaus.

Andere soorten inventaris

Andere soorten artikelen die in een gemiddelde voorraad kunnen worden opgenomen, zijn afhankelijk van het soort bedrijf dat u runt. Opties kunnen zijn:

• MRO-goederen: Onderhouds-, reparatie- en bedieningsvereisten
• Inpak materiaal: Het verpakkingsmateriaal waarmee u het product naar de klant verzendt. Dit omvat de oorspronkelijke verpakking waarin het product wordt geleverd of zou worden weergegeven op een plank, evenals extra verpakking voor verzending.
• Veiligheidsvoorraad: Dit is de extra voorraad die u achter de hand houdt bij een toename van de vraag. Een dierenarts kan bijvoorbeeld extra antibiotica in zijn praktijk hebben, voor het geval dat.
• Voorraad voorzien of afvlakken: Om kosten te besparen, kunt u buiten de piekuren extra voorraad kopen. Een evenementenplanner zou bijvoorbeeld tafelkleden kunnen kopen nadat het trouwseizoen in juni is afgelopen.
• Ontkoppelde voorraad: Voorraad ontkoppelen is de extra voorraad die u mogelijk nodig heeft om uw werk af te maken als er iets misgaat. Een bakkerij kan bijvoorbeeld extra winkels met suikerontwerpen bij de hand houden voor het geval het team geen glazuur meer heeft.
• Theoretische voorraadkosten: Als u 40% van uw budget wilt besteden aan productiebenodigdheden, en u ontdekt dat u 42% hebt uitgegeven, zou dat 2% de theoretische voorraad zijn die verloren of beschadigd is.
• Cyclusinventaris: Volgens de FIFO-voorraadpraktijk voor first-in, first-out, wanneer u al uw voorraad van één voorraad doorloopt, zou de gecycleerde voorraad de voorraad weer vullen. Als u bijvoorbeeld geen papier meer heeft, gaat uw normale voorraad papier terug in de papiersleuf in uw inventaris.
• Service inventaris: Een service-inventaris is gebaseerd op de hoeveelheid zaken die u waarschijnlijk gaat doen. Als je een café hebt dat 10 uur per dag open is met 12 tafels, die elk een uur aan een klant zitten, zou de gemiddelde servicevoorraad 120 maaltijden per dag zijn.
• Transitvoorraad: Als u 20 jurken voor uw kledingwinkel koopt, zijn de jurken die op weg zijn van uw leverancier naar u onderweg.
• Overtollige voorraad: Als je een selectie van 500 speciale prints maakt voor een kunstwinkel en je verkoopt er maar 300, dan krijgen de 200 gewoon geen extra aandacht, ze zouden teveel zijn.

Specialistische inventaris voor een specifieke verticale

Inzicht in uw behoeften als e-commercebedrijf en ervoor zorgen dat alle juiste radertjes in realtime draaien met uw oplossing voor voorraadbeheer kost veel moeite. Het is belangrijk om nu te begrijpen hoe voorraad werkt, maar ook hoe het werkt voor uw specifieke bedrijf.

In de productie kan uw voorraad voor kleine bedrijfsprocessen bijvoorbeeld zaken bevatten die op voorraad zijn, grondstoffen en de componenten die worden gebruikt om uw goederen te maken. Fabrikanten houden de voorraadniveaus nauwlettend in de gaten en werken in uitvoering om ervoor te zorgen dat er geen werktekort ontstaat.

Accountants verdelen de productievoorraad doorgaans in onderhanden werk, grondstoffen en eindproducten, omdat alle verschillende soorten voorraad verschillende kosten met zich meebrengen.

In de dienstverlenende sector kunnen de boekhoudmethoden anders zijn. In het servicelandschap is uw voorraad om aan de vraag van de klant te voldoen ongrijpbaar. De inventaris van een advocatenkantoor omvat bijvoorbeeld alle bestanden die het voor klanten maakt, en papieren waarop de documenten zijn afgedrukt.

Best practices voor inventaris

Het runnen van een succesvol bedrijf betekent inzicht in uw voorraad, zorgen voor een sterke toeleveringsketen en een strategie voor het beheren van uw voorraad. Goed voorraadbeheer betekent een strategie hebben, van LIFO tot FIFO, weten hoe u voorraadtekorten kunt voorkomen en meer. Terwijl u blijft werken met distributeurs en ontdekt hoe uw voorraad werkt, zult u betere werkwijzen gaan ontwikkelen om de efficiëntie te behouden. Enkele goede strategieën zijn:

• Veiligheidsvoorraad gebruiken: Door een buffervoorraad aan te leggen, kunt u schommelingen in de vraag opvangen wanneer u meer bestellingen krijgt dan verwacht.
• Investeer in hulpmiddelen voor voorraadrekeningen: Door cloudgebaseerde tools voor voorraadbeheer te gebruiken, kunt u bijhouden waar elk product en elke SKU zich bevindt. Dit helpt u om volledig voorraadbeheer te hebben.
• Begin cyclustelling: Dit proces bespaart u tijd en geld door ervoor te zorgen dat u de verkoopcycli kunt volgen en klanten tevreden kunt houden.
• Gebruik batch- en partijtracking: Zorg ervoor dat u altijd informatie registreert die is gekoppeld aan elke partij en batch van een product. Sommige bedrijven gebruiken mogelijk precieze details, met houdbaarheidsdata, terwijl andere bedrijven alleen batch- en lottracking gebruiken om de houdbaarheid bij te houden.

Uw inventaris beheren

Een goede voorraadadministratie en -registratie is een cruciaal onderdeel van het runnen van een succesvol bedrijf. U kunt voorraad periodiek of doorlopend vastleggen met uw voorraadbeheersysteem. Als u periodieke boekhouding gebruikt in uw voorraadbeheersoftware, telt u op bepaalde tijden de voorraad. De eeuwigdurende oplossing is een beetje eenvoudiger omdat u voorraadwijzigingen bijhoudt wanneer ze zich voordoen.

Ook kunt u met de juiste technologie uw voorraadomzet goed in de gaten houden. Dit geeft u inzicht in zaken als doorlooptijd en of u first-in- of last-in-last-outstrategieën moet gebruiken om voorraadartikelen te verzenden.

Het uitvoeren van voorraadanalyses van uw voorraadniveaus is ook belangrijk, omdat het u laat zien hoe de vraag naar uw producten in de loop van de tijd verandert. Een veel voorkomende vorm van voorraadanalyse maakt gebruik van de ABC-methode. Dit betekent dat u uw goederen opnieuw bestelt in drie categorieën:

• Het A-niveau: De A-inventaris bevat alle bestverkochte producten die niet veel opslagruimte nodig hebben. Dit is in totaal goed voor ongeveer 20% van uw voorraad.
• Het B-niveau: Deze items bewegen met een vergelijkbare snelheid als A-items, maar ze kosten meer om in het algemeen op te slaan. Dit vertegenwoordigt ongeveer 40% van uw voorraad.
• Het C-niveau: Op niveau C telt u uw resterende voorraad, die wellicht duurder is om op te slaan, en levert u een lagere winstmarge op.

De ABC-analyse maakt gebruik van het 80/20-principe en laat zien dat 20% van uw voorraad tot 80% van uw winst moet opleveren. Bedrijven moeten zich mogelijk op deze items concentreren wanneer ze snel meer winst willen genereren.

De voordelen van een goede voorraadanalyse

Met een goede voorraadanalyse kunt u bijhouden hoeveel voorraad u daadwerkelijk heeft, zodat u weet dat u al klaar bent om aan de vraag van de klant te voldoen. Er zijn echter ook een aantal andere voordelen om te ontdekken, zoals:

• Verbeterde cashflow: Voorraadanalyse laat zien welke artikelen u het meest verkoopt, zodat u geld kunt uitgeven aan de dingen die snel gaan.
• Gereduceerde voorraad: Als u weet welke voorraad het belangrijkst is voor uw klanten, kunt u beter anticiperen op de vraag.
• Verhoogde klanttevredenheid: Voorraadanalyse biedt beter inzicht in hoe consumenten artikelen kopen.
• Minder afval: Weten wat uw klanten nodig hebben en hoe ze kopen, vermindert de noodzaak om overtollige producten op te slaan. Dit zorgt ervoor dat u een betere strategie heeft voor het gebruik van middelen.
• Minder vertragingen: Als u de levertijden van leveranciers begrijpt, kunt u bepalen wanneer u uw voorraad opnieuw moet bestellen om te late verzendingen te verminderen.
• Verbeterde prijzen van leveranciers en leveranciers: Als u regelmatig meer grote hoeveelheden producten bestelt, kunt u onderhandelen over kortingen.
• Vergroot uw zakelijke begrip: U krijgt inzicht in uw klanten en hoe uw bedrijf werkt.

Voorraadproblemen beëindigen: te kennen voorwaarden

Een effectieve strategie voor voorraadbeheer kan een verscheidenheid aan verschillende tools en praktijken omvatten. Hoe meer u weet over uw voorraad, hoe gemakkelijker het is om beslissingen te nemen die uw bedrijf ten goede komen en op de lange termijn positieve resultaten opleveren.

Hier zijn enkele waardevolle termen om in gedachten te houden wanneer u uw voorraadopties verkent.

• Eis voorspelling: Vraagvoorspelling verwijst naar het proces waarbij wordt geprobeerd de vraag van de klant te voorspellen door te kijken naar uw voortdurende voorraadtrends. Je kunt zaken als promotionele impact en seizoensgebondenheid onderzoeken en zien of ze een impact hebben op de verkoop. Het voorspellen van de vraag kan u helpen ervoor te zorgen dat u voldoende voorraad heeft, zonder te veel te kopen.
• Voorraadbeheer: Met een strategie voor voorraadbeheer kunt u een nauwkeurig beeld van uw voorraad behouden om geld te besparen voor bedrijven. Als u weet wat uw klanten bij u kopen, weet u wat u moet inslaan.
• Gemiddelde kosten: De gemiddelde voorraadkosten zijn een methode die wordt gebruikt om de kosten per eenheid van de goederen die u koopt te berekenen. U begint met het berekenen van de som van de kosten voor alle voorraad die u te koop hebt, en deelt dit vervolgens door het totale aantal verkochte artikelen. De methode kan in sommige gevallen ook gewogen gemiddelde kosten worden genoemd.
• Inventarisgegevens: Met inventarisgegevens kunt u de aandelen volgen die u gedurende een bepaalde periode hebt gekocht en verkocht. U moet het aantal voorraadartikelen dat u heeft gekocht en verkocht, meten om er zeker van te zijn dat u de juiste balans heeft
• Jaarlijkse fysieke inventaris: Dit is een handmatig proces voor het tellen van de fysieke items die u op elk moment van het jaar bij de hand hebt.
• 3PL/4PL: Een externe logistieke dienstverlener, 3PL, werkt in logistiek en supply chain management wanneer een bedrijf een deel van zijn distributie- en fulfilmentdiensten uitbesteedt. 4PL-integrators verzamelen middelen en technologieën om de meer uitgebreide toeleveringsketen te dekken.
• Enterprise resourceplanning: Dit is het proces dat een bedrijf gebruikt om verschillende belangrijke onderdelen van het bedrijf te beheren en te integreren om de zaken te laten draaien zoals ze zouden moeten. Het juiste ERP-systeem kan zaken als inkoop, planning, verkoop, voorraad, financiën en marketing integreren.
• Eerste merk-up: het verschil tussen de initiële prijs die u voor de voorraad hebt betaald en het bedrag dat u uw klanten in rekening brengt. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat u winst maakt met het artikel en dat u een deel van de overheadkosten dekt die gepaard gaan met het verzamelen en beheren van uw voorraad in de loop van de tijd.

Goed voorraadbeheer en -controle helpt bedrijven bij het kopen van de juiste hoeveelheid voorraad op het juiste moment om positieve resultaten te genereren. Het proces van goed voorraadbeheer vermindert opslagkosten, stockouts en inkoopproblemen. Het is een cruciaal onderdeel van het runnen van een succesvol bedrijf.