De voordelen van het gebruik van software voor bestandssynchronisatie om uw documenten te beheren

Wist u dat er maar liefst 1.8 miljard mensen in 2017 zijn gebruikt persoonlijke cloudopslag om hun bestanden te synchroniseren en hun documenten te beheren? Eens te meer wordt voorspeld dat deze statistiek zal groeien tot zoveel als 2.309 miljard in 2020.

Dat zijn veel mensen!

Met deze stat in ons achterhoofd, vragen we ons af waarom zijn oplossingen voor het synchroniseren van bestanden zo populair? Wat zijn de voordelen? Hoe kan deze software u en uw bedrijf helpen?

Gelukkig voor jou, gaan we precies dat hier in dit artikel onderzoeken. Laten we erin duiken!

Bewaar een back-up van uw documenten

De meeste software voor het synchroniseren van bestanden maakt een back-up van uw bestanden naar de cloud. Dit zorgt ervoor dat ze veilig worden bewaard in het ongelukkige geval dat er iets met uw apparaat gebeurt.

Laten we nemen Dropbox bijvoorbeeld, zodra u documenten uploadt naar uw Dropbox-bestand; ze sturen ze automatisch naar de servers van hun bedrijf, die u vervolgens met een back-up produceren.

Het is echt zo simpel als dat.

Zoals u kunt zien, biedt de software voor het synchroniseren van bestanden een veel snellere en veiligere oplossing dan het maken van een back-up van uw bestanden en mappen op flash-schijven (die, laten we eerlijk zijn, vrij gemakkelijk te verliezen zijn!)

Houd bestanden up-to-date

Een van de beste dingen van de software voor het synchroniseren van bestanden is dat ze onmiddellijk alle bewerkingen die u (of uw team) aan uw documenten maakt, synchroniseert, ongeacht welk apparaat u gebruikt.

Dit is een fantastische functie als je meer dan één persoon aan hetzelfde document hebt, namelijk omdat het de noodzaak elimineert om screeds van e-mailbijlagen door te nemen om het meest actuele exemplaar te vinden.

Eigenlijk, dropbox maakt gebruik van een inventieve techniek om bestandssynchronisatie uit te voeren. Dit is beter bekend als bestandskopie op blokniveau. In lekentermen stelt dit Dropbox alleen in staat om specifieke delen van het document te kopiëren die jij (of je collega's) hebt aangepast.

Zoals te verwachten, zal de eerste keer dat u moet wachten om een ​​te synchroniseren bestand te uploaden, het langst duren. Na elke keer dat u bewerkingen uitvoert, wordt de bijgewerkte versie echter onmiddellijk onmiddellijk beschikbaar gemaakt.

Afbeelding credits: Shutterstock

  1. Privacybeleid

Met de populairste programma's voor het synchroniseren van bestanden kunt u (de eigenaar van het document) specifieke personen toegang geven tot uw bestanden en mappen. Wat nog belangrijker is, je kunt diezelfde toegang ook intrekken. Dit werkt wonderen om u te helpen gevoelige documenten privé te houden.

Over het algemeen kunt u documenten en bestanden gewoonlijk delen met uw team, hetzij via een e-mail of via een directe link.

Als u ervoor kiest een koppeling te gebruiken om uw documenten te delen, kan iedereen met de link toegang krijgen tot het bestand of de map en deze wijzigen. Als u die toegang echter wilt intrekken, kunt u de verbinding handmatig uitschakelen. Op die manier kan de ontvanger die documenten niet meer zien of bewerken.

Sommige programma's voor het synchroniseren van bestanden stellen u zelfs in staat om uw documenten met een wachtwoord te beveiligen (om een ​​extra beveiligingsniveau te garanderen). Als zodanig hebben alleen degenen die op de hoogte zijn van het wachtwoord toegang tot de bestanden.

Bovendien kunt u, afhankelijk van de specifieke software die u gebruikt, ook een vervaldatum instellen op de link die u hebt verzonden om uw documenten te delen. Daarom stopt de koppeling die toegang tot uw bestanden toestaat na een bepaalde periode met werken, zodat de ontvanger het materiaal niet meer kan bekijken.

Als u echter de juiste oplossing voor het synchroniseren van bestanden voor u zoekt, moet u er rekening mee houden dat niet alle oplossingen deze aanvullende beveiligingsfuncties bieden. Om nog maar te zwijgen, industrieleiders die deze extra's leveren, vragen vaak extra maandelijkse kosten om toegang te krijgen tot deze aanvullende beveiligingslagen. Hoewel dit misschien brutaal overkomt, zijn de kosten meestal ongelooflijk redelijk en het is een kleine prijs om te betalen om de gegevens van uw klant veilig te houden.

En als je te maken hebt met ongelooflijk gevoelige gegevens, bijvoorbeeld persoonlijke gezondheidsdossiers, financiële gegevens, thuisadressen, etc. De meeste populaire bestandssynchronisatiesoftware op de markt is niet veilig genoeg, namelijk omdat deze bedrijven Houd de controle over uw coderingssleutels. Als je dus in een nis werkt waar je met dit soort gegevens omgaat, ben je beter af met een zero-knowledge cloudopslaglijst of versleutelt je de bestanden zelf.

Afbeelding credits: Shutterstock

Top Tip

Voordat u uw hard verdiende geld besteedt aan de financiering van een betaalde software voor het synchroniseren van bestanden, haalt u het meeste uit uw gratis opslagaanbod. Dit is een geweldige kans om te evalueren of het programma geschikt is voor jou.

Final Thoughts

We hopen dat na het lezen van dit artikel je nu een beter idee hebt van waarom software voor het synchroniseren van bestanden zo populair is. Kortom, met dit soort oplossingen kan de gebruiker het volgende doen:

  • Houd veilige back-ups van hun gegevens
  • Toegang tot het meest recente exemplaar van hun documenten
  • Help ze gevoelige bestanden vertrouwelijk te houden

Hebt u ervaring met dit soort bestandssynchronisatiesoftware? Als dit het geval is, horen we graag uw mening en meningen over het onderwerp in het vak Opmerkingen hieronder. We hopen snel van je te horen!

Dit is een gesponsorde post voor Dropbox. Alle meningen zijn van mijzelf. Dropbox is niet gelieerd aan en onderschrijft geen andere vermelde producten of services.

Rosie Greaves

Rosie Greaves is een professionele contentstrateeg die gespecialiseerd is in alles wat met digitale marketing, B2B en lifestyle te maken heeft. Naast e-commerce platforms, kun je haar vinden op Contena, Cake en Lace Blog en Love You Tomorrow. Bekijk haar website Blog met Rosie voor meer informatie.