Bloeiende bedrijven hebben vaak ladingen van klanten die om afspraken, consultaties of gewoon een snelle babbel vragen. Dat is natuurlijk uitstekend nieuws voor winst en betrokkenheid. Maar zonder een goed systeem kan het plannen van vergaderingen snel een nachtmerrie worden voor zowel bedrijfseigenaren als klanten.
Traditioneel gaat de hele affaire gepaard met veel heen en weer, waarbij beide partijen:
- Zoek een vergadertijd
- Anticipeer hoe lang de afspraak duurt
- Waar het zal plaatsvinden
- Wat te bereiden
- Pas dit aan bij andere verplichtingen
Dit is waar Calendly komt binnen.
Calendly.com is een populaire planningsapp voor bedrijven die dit heen en weer e-mail gedoe willen elimineren. Het kan ook worden geïntegreerd met een fantastische reeks tools, dus hopelijk moet het naadloos aansluiten op uw bestaande technische stapel.
Dat gezegd hebbende, gaan we alles onthullen wat je moet weten over Calendly. Dus hopelijk heb je aan het einde van deze beoordeling alle informatie die je nodig hebt om te beslissen of de software voor het plannen van afspraken je tijd en geld waard is.
Laten we beginnen!
Wat is Calendly?
Calendly is alleen al door populariteit het nummer 1 planningsplatform. Sterker nog, sinds 2013 hebben meer dan 50,000 bedrijven het gebruikt om meer dan 200 miljoen vergaderingen te vereenvoudigen. Onder zijn klanten vind je onder meer Dropbox, Compass en eBay. Indrukwekkend, toch?
Belangrijk is dat het kan worden geïntegreerd met meer dan 100 partners. Het moet dus efficiënt samenwerken met de tools die u al gebruikt om uw online winkel, zakelijke website en werkruimten te runnen.
Dus, hoe gebruik je Calendly?
Gelukkig is het proces vrij eenvoudig:
- Maak eerst regels over uw beschikbaarheidsvoorkeuren. Stel je kantooruren, vrije dagen van de week en specifieke uren in waarop je beschikbaar bent.
- Deel vervolgens uw Calendly-link met uw gasten en/of sluit de planningstool in op uw website.
- Last but not least wordt er een afspraak geboekt! Uw klanten kunnen een tijdslot kiezen uit uw beschikbare slots en het evenement wordt toegevoegd aan uw persoonlijke agenda.
Ja, zo gebruiksvriendelijk is het echt!
De belangrijkste kenmerken van Calendly
Als je verdergaat met het gedeelte hierboven, heb je nu waarschijnlijk een redelijk goed idee van wat Calendly doet. Maar dit zou geen diepgaande recensie zijn als we niet alle functionaliteit zouden hebben opgemerkt die de Calendly-app maakt tot wat het is.
Dat gezegd hebbende, hier is een korte lijst van de meest opvallende kenmerken van Calendly:
Efficiënte boekingen
Calendly synchroniseert niet alleen met uw agenda, maar maakt het u ook gemakkelijk om uw beschikbaarheid te bepalen. Van daaruit laat het bezoekers alleen zien waar je vrij bent, dus je hoeft je nooit zorgen te maken over dubbele boekingen.
Klanten kunnen ook alleen kiezen uit het type vergadering en de vergaderduur die u van tevoren hebt bepaald. U kunt ook meerdere persoonlijke of virtuele locaties aanbieden, zodat genodigden kunnen kiezen hoe ze het beste contact met u kunnen opnemen. Of u kunt ook hier de volledige controle over behouden - de keuze is aan u.
Vervolgens kunt u uw beschikbaarheid overal delen met een gepersonaliseerde link. U kunt dit insluiten op uw website, sociale profielen, webchat of verzenden in e-mails en sms-berichten.
Alle afspraken worden automatisch gesynchroniseerd met je agenda's, zodat je precies weet wat er op je bord ligt.
Aan de andere kant, als er iets belangrijks opduikt en je er niet uit kunt komen. Je kunt je afspraken net zo snel afzeggen en je genodigden worden automatisch op de hoogte gebracht.
Opvolgingen
Calendly maakt gebruik van de kracht van automatisering om follow-ups en e-mailherinneringen naar uw genodigden te pingen, zodat u zich kunt concentreren op uw werk.
Betalingen innen
Calendly integreert met Stripe en Paypal, zodat u betalingen kunt innen zodra u een vergadering heeft gepland. Dus wees gerust, u wordt altijd op tijd betaald, zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over het verzenden van handmatige facturen.
Groepsafspraken en groepsplanning
Calendly stelt u in staat om afspraken te boeken voor individubbelgangers en groepen. U kunt round-robin-achtige vergaderingen automatiseren op basis van wie het eerst komt, het eerst maalt of geografie.
Gestandaardiseerde planning
U kunt zelfs sjablonen maken en opslaan om de soorten vergaderingen te standaardiseren. Dit is een handig hulpmiddel om uit te delen aan teamleden als u zeker wilt weten dat u allemaal op één lijn zit.
Om het planningsproces te stroomlijnen, kunt u vergaderingen ook in bulk bewerken, bijvoorbeeld door persoonlijke vergaderingen naar webgesprekken te verplaatsen.
Overzicht teamactiviteit
Vanuit uw beheerdersdashboard kunt u bekijken welke soorten vergaderingen plaatsvinden, met wie en waarvoor. Dit geeft je een idee voor welke teamleden het maximale uit elkaar hebben gehaald en wie je misschien kan helpen de speling op te vangen.
Meldingen personaliseren
Op de hogere abonnementen van Calendly (meer over prijzen in een oogwenk), kun je check-ins en follow-ups met genodigden personaliseren. Bovendien kunt u de kleuren van die e-mails aanpassen en de branding van Calendly verwijderen om deze meldingen uw eigen te maken.
Calendly-integraties
Hoewel het een integraal onderdeel is van veel servicegerichte bedrijven, kunt u niet uw hele bedrijf runnen door alleen afspraken te maken. Daarom doet Calendly er alles aan om aan te sluiten bij uw bestaande workflow.
Bijvoorbeeld, misschien wel het belangrijkste, Calendly integreert met Zoom. Hierdoor kun je eenvoudige videoconferenties en webinars opzetten. Wanneer u bijvoorbeeld een afspraak maakt en Zoom instelt als uw evenementlocatie, genereert de software automatisch videoconferentiedetails voor de agenda's van u en uw klant.
Verder is er geen tekort aan integraties die het vermelden waard zijn, dus hier zijn enkele van de belangrijkste namen op de lijst:
- Slack
- Salesforce
- Hubspot
- Microsoft Teams
- Zapier
- Stripe
- PayPal
- MailChimp
- ActiveCampaign
- AWeber
- ConverterenKit
- Klaviyo
- Google Calendar
- Outlook
- Office 365
- iCloud
…en nog veel meer.
Calendly prijzen
Dus deze planningsapp klinkt enorm handig, maar hoeveel kost het je? Het plannen van afspraken, hoewel tijdrovend, is immers iets dat u technisch gratis kunt doen.
Nou, er is goed nieuws.
Calendly komt met een gratis-voor altijd plan bedoeld voor individubbele gebruikers. Maar dit gaat natuurlijk gepaard met beperkingen. U bent bijvoorbeeld beperkt tot het instellen van één gebeurtenistype en u kunt geen groeps- of collectieve vergaderingen plannen. Je profiteert ook niet van de teampagina's of workflows van Calendly voor dit plan.
Afgezien van het gratis abonnement, zijn er twee betaalbare premium-pakketten om uit te kiezen. Bovendien is er een op maat gemaakt ondernemingsplan ontworpen voor grotere bedrijven. Voor meer informatie hierover moet u rechtstreeks contact opnemen met het verkoopteam van Calendly voor een offerte.
Voordat we de kern van de betaalde abonnementen van Calendy onderzoeken, is het belangrijk op te merken dat elke gebruiker in uw team zijn eigen Calendly rekening. Als zodanig kan de prijs voor bedrijven met grotere teams snel behoorlijk oplopen.
Met dat in gedachten zijn de onderstaande prijzen gebaseerd op jaarlijkse facturering:
Het Premium Plan
Dit is vastgesteld op $ 8 per maand en is bedoeld voor kleine teams die maatwerk en geavanceerde functies nodig hebben.
Dit komt met:
- Twee agendaverbindingen per gebruiker
- Groeps-, collectief- en round-robin-evenement
- Onbeperkte actieve soorten evenementen
- Teampagina's
U kunt ook uw planningspagina's en e-mailmeldingen op maat maken.
Het Pro-abonnement
Dit kost $ 12 per maand en is bedoeld voor teams met complexere planningsbehoeften. Dit plan introduceert workflows, aangepaste sms-meldingen, extra kleuraanpassing en de mogelijkheid om genodigden na het boeken van een afspraak om te leiden naar een andere website.
Het bevat ook integraties zoals Salesforce en HubSpot. Bovendien stelt het u in staat om verbinding te maken met Stripe en PayPay zodat u klantbetalingen via Calendly kunt aannemen.
Ten slotte kunt u maximaal zes agenda's per gebruiker koppelen.
Het Enterprise Plan
Zoals we al zeiden, moet je contact opnemen met Calendly voor een offerte op maat. We weten echter dat het Enterprise-abonnement telefonische ondersteuning en onboarding ontgrendelt. Het wordt ook geleverd met meer beheerdersfuncties zoals gebruikersgroepen, SCIM-provisioning en op SAML gebaseerde eenmalige aanmelding.
Check out de volledige prijs- en functievergelijking hier.
Klantenservice
Calendly biedt voornamelijk e-mailondersteuning en zelfhulpbronnen aan haar klanten. U mag gemiddeld binnen drie uur een reactie verwachten. Het online helpcentrum bevat artikelen over alle functies van Calendly. Omdat de software relatief eenvoudig is, zijn deze gemakkelijk genoeg om door te bladeren. Als je niet van lezen houdt, zijn er ook video-tutorials beschikbaar.
Het helpcentrum is beschikbaar in het Engels, Spaans, Frans, Portugees en Duits.
Bij de premium-abonnementen krijgt u ook toegang tot live chat-ondersteuning. Dit is echter alleen beschikbaar voor teams met meer dan tien gebruikers, wat, als je bedenkt dat elke gebruiker een betalende klant moet zijn, live gesprek is alleen beschikbaar voor bedrijven die meer dan $ 80 per maand betalen!
Zoals vermeld in het prijsgedeelte hierboven, is telefonische ondersteuning ook vergrendeld achter het Enterprise-abonnement.
Calendly voors en tegens
Voordelen 👍
- De gratis versie is uitstekend geschikt voor het afhandelen van basisafspraken voor individuals en kleine bedrijven.
- U kunt een reeks gebeurtenistypen instellen, waaronder groeps- en terugkerende afspraken.
- Er zijn meer dan 100 native integraties beschikbaar.
- Wat gebruiksgemak betreft, is Calendly relatief intuïtief
- Calendly is mobielvriendelijk
- Je kunt je beschikbaarheid overal delen, waardoor Calendly super eenvoudig te integreren is met je website, sociale media, e-mailmarketingcampagnes, enz.
- Calendly biedt een behoorlijke gebruikerservaring.
- Het is beschikbaar als Android- en iOS-app.
- Je hebt toegang tot Calendly's API - wat van pas kan komen als je wat codeerwijsheid hebt.
Nadelen 👎
- De aanpassingsopties van Calendly met betrekking tot e-mailmeldingen en online planningspagina's zijn vrij beperkt. Je krijgt alleen toegang tot extra kleuren op het duurste abonnement van Calendly.
- Sommige gebruikers beschrijven de interface als niet-intuïtief, omdat sommige menu's zijn verborgen om de gebruikersinterface schoon te houden.
- De herschikkingsopties zijn beperkt voor accountmanagers. U kunt bijvoorbeeld een vergadering opnieuw plannen, maar de genodigde niet nog een kans geven om de meest geschikte tijd voor hen te kiezen.
- Betalen voor meerdere gebruikers kan erg duur worden, waardoor de software minder betaalbaar wordt voor grotere teams.
- Live chat-ondersteuning is alleen beschikbaar voor grotere teams, wat betekent dat er een behoorlijke betaalmuur is om toegang te krijgen tot een handigere klantenservice.
FAQ
Voordat we afronden, hebben we enkele van de meest gestelde vragen over Calendly afgerond en beantwoord:
Is Calendly gratis?
Calendly biedt een gratis proefperiode van 14 dagen. Wanneer dit afloopt, ga je automatisch naar het gratis abonnement van Calendly. Dus, in het kort - ja.
Er is een gratis-voor altijd-optie beschikbaar, dus je kunt Calendly zo lang als je wilt gratis blijven gebruiken.
Dit brengt echter beperkingen met zich mee. Gratis Calendly-gebruikers kunnen bijvoorbeeld niet meer dan één gebeurtenistype maken en slechts verbinding maken met één kalender. Je kunt je account ook niet koppelen aan teampagina's, wat het moeilijk maakt als je teamleden hebt waarmee je wilt samenwerken.
Al met al is het gratis abonnement van Calendly het meest geschikt voor individubbele eenmanszaken die een ongecompliceerde planningstool willen voor eenvoudige vergaderingen. Je kunt onbeperkt eenmalige ontmoetingen plannen tussen jou en één andere persoon - dus als dat iets is waar je naar op zoek bent, heb je geluk!
Groepsbijeenkomsten zijn echter niet inbegrepen in dit plan. Je bent ook ernstig beperkt in welke integraties je kunt gebruiken, omdat het gratis programma alleen verbinding maakt met andere belangrijke agenda-integraties en communicatieplatforms.
Bovendien kunt u geen betalingen verwerken na het boeken via PayPal of Stripe.
Kan ik meerdere gebruikers aanmelden bij Calendly?
Ja, Calendly maakt het mogelijk om andere gebruikers aan te melden voor uw gratis proefaccount. Daarna worden ze allemaal gedowngraded naar de gratis versie van Calendly.
Maar om de accounts van uw team met elkaar te integreren, moet elk lid upgraden naar een premium abonnement. Hierdoor worden 'teampagina's' ontgrendeld, waardoor u de planning en boekingen van uw hele team op één plek kunt zien. Zonder dit is er weinig teamcoördinatie; in plaats daarvan zou iedereen Calendly gebruiken als een individubbel.
Neemt Calendly betalingen aan?
Calendly neemt zelf geen betalingen aan, maar mét zijn Stripe en PayPal-integraties, kunt u betalingen voor boekingen direct na het maken van een afspraak verwerken. Maar deze integraties zijn alleen beschikbaar in de Pro-abonnementen en vereisen dat u een Stripe of PayPal-account als u er nog geen heeft.
Calendly Review: ons eindoordeel
Het plannen van afspraken is een onnodige rompslomp. Maar met een app als Calendly en zijn functionele gratis abonnement, is er geen reden om de hoofdpijn te krijgen die gepaard gaat met constant heen en weer.
Calendly is een van de meest populaire plannings-apps, en met een goede reden: het maakt het hele proces heel eenvoudig. Het is een enorme tijdsbesparing voor zowel kleine als grote bedrijven. De prijs kan echter een probleem worden voor kleinere bedrijven met meerdere teamleden.
We raden je ten zeerste aan om Calendly uit te proberen met zijn gratis proefversie en te kijken of het iets voor jou is. De interface kan een lichte leercurve hebben en de ondersteuning is beperkt. Toch hebben veel gebruikers Calendly graag gebruikt om afspraken in te plannen en hebben ze alleen maar goede dingen te zeggen over de planner.
Als je het eens probeert, laat ons dan weten wat je ervan vindt in de reacties hieronder. Of overweegt u een van de Calendly-alternatieven zoals GoToMeeting, Doodle of Acuity Scheduling? Vertel ons er in ieder geval alles over. Spreek snel!
Heb je vragen? Stel ze hier. 0 Reacties