Jawapan Pantas: Alat pengurusan projek ialah penyelesaian perisian, atau set sistem perisian yang direka bentuk untuk membantu pasukan yang terlibat dalam projek. Mereka membantu individu dan pasukan untuk merancang projek, menjejaki hasil tugasan tertentu dan mengurus aliran kerja dengan cekap, untuk mendapatkan hasil terbaik daripada setiap usaha perniagaan.
Hari ini, kami akan mentakrifkan apakah alat pengurusan projek, cara ia berfungsi dan sebab alat tersebut menjadi semakin berharga kepada jenama hari ini.
Apakah Alat Pengurusan Projek?
"Pengurusan Projek" ialah istilah yang digunakan untuk merujuk kepada proses, dan kemahiran yang digunakan syarikat untuk menyelesaikan tugasan ini, dan mencapai matlamat tertentu. Alat Pengurusan Projek boleh memudahkan dan mengoptimumkan proses pengurusan projek, membantu menyelaraskan pasukan, menjejaki kemajuan dan menetapkan item senarai tugasan khusus kepada individu yang berbeza.
Dalam kebanyakan perniagaan, projek boleh mempunyai semua butiran yang dikaitkan dengan sumber, masa, matlamat dan wang yang telah dipetakan dan ditakrifkan, tetapi ia masih tidak tersusun dengan baik. Sebenarnya, memastikan projek berfungsi tanpa halangan boleh menjadi sangat sukar, terutamanya dalam persekitaran di mana pekerja diagihkan dalam persekitaran yang berbeza, disebabkan kerja jauh dan hibrid.
Alat dan sistem pengurusan projek ada untuk memastikan anda boleh melaksanakan pelan langkah demi langkah yang betul untuk menyelesaikan projek anda dengan berkesan. Ia meningkatkan peluang anda bukan sahaja untuk mencapai matlamat anda, tetapi menyelesaikan projek anda tepat pada masanya, dalam skop belanjawan yang anda inginkan.
Alat pengurusan projek memberitahu ahli pasukan bila dan cara untuk memulakan projek, perkara yang perlu dilakukan seterusnya dan cara mengukur hasil projek dari semasa ke semasa. Sesetengah penyelesaian perisian dalam landskap ini tersedia untuk diakses secara percuma, manakala yang lain mempunyai titik harga premium.
Apakah Ciri-ciri Alat Pengurusan Projek?
Alat pengurusan projek boleh berbeza dari segi saiz dan skop. Sesetengah datang dengan alat asas untuk pengurusan tugasan, supaya anda boleh merancang dan menjejaki item kerja anda dari semasa ke semasa. Yang lain datang dengan keupayaan yang lebih maju seperti penjejakan isu, automasi tugas dan penjejakan masa. Beberapa ciri paling biasa alat pengurusan projek termasuk:
- Alat anggaran projek: Untuk memastikan projek berjaya, adalah penting bagi syarikat untuk menetapkan matlamat dan merancang hasil yang berpotensi untuk tugas tersebut. Alat anggaran projek boleh membantu dengan menganggarkan kekangan dan hasil projek melalui ramalan belanjawan, EVM dan garis dasar.
- Alat perancangan: Sistem pengurusan projek selalunya disertakan dengan alatan perancangan seperti sistem penciptaan dokumen dan hamparan di mana orang ramai boleh berkongsi idea tentang sesuatu projek. Alat perancangan ini biasanya disambungkan dengan alat pengurusan dokumen, di mana syarikat boleh menyimpan perpustakaan maklumat yang berkaitan dengan projek.
- Pengurusan belanjawan: Kebanyakan projek mempunyai belanjawan yang telah ditetapkan dan pelbagai ramalan kewangan yang berkaitan dengannya. Alat pengurusan projek boleh membantu perniagaan menjejaki perbelanjaan, invois dan kos sebenar yang berkaitan dengan mencapai hasil tertentu.
- Peruntukan sumber: Menjayakan projek selalunya bermakna memastikan tugasan yang betul dan item senarai tugasan diberikan kepada orang yang betul. Alat peruntukan sumber boleh membantu memastikan pemimpin perniagaan mengagihkan tugas dengan betul, mengikut tarikh akhir tertentu. Mereka juga boleh memberikan cerapan tentang pekerja yang mungkin terharu dengan terlalu banyak kerja.
- Alat kerjasama: Terutamanya dalam zaman kerja jauh dan hibrid hari ini, adalah penting untuk memastikan semua pihak berkepentingan utama projek boleh kekal pada halaman yang sama. Alat pengurusan projek selalunya disertakan dengan ciri kerjasama maya untuk pemesejan segera, mesyuarat berasaskan web, persidangan video dan banyak lagi.
- Pengurusan kualiti: Sesetengah alatan pengurusan projek disertakan dengan penyelesaian pengurusan kualiti, yang membantu mengumpul cerapan dan metrik tentang projek. Keupayaan penjejakan dan penyelesaian isu adalah penting untuk memastikan masalah tidak akhirnya mengganggu aliran kerja, atau menyebabkan masalah dengan belanjawan dan tarikh akhir.
- Pentadbiran projek: Alat pentadbiran projek boleh termasuk ciri untuk ahli sedia ada kakitangan, penjejakan masa untuk tujuan pengebilan dan banyak lagi. Sesetengah pilihan pentadbiran projek disertakan dengan kalendar dan papan untuk menjejak berbilang projek secara serentak.
- Pelaporan: Sebilangan besar alat pengurusan projek akan disertakan dengan alat pelaporan dan analitik untuk membantu perniagaan mengekalkan jari mereka pada nadi organisasi. Anda boleh menjana laporan tentang penglibatan pekerja, kemajuan dan hasil perniagaan.
Apakah Rupa Alat Pengurusan Projek Biasa?
Oleh kerana syarikat yang berbeza mendekati dan mengendalikan projek dalam pelbagai cara yang berbeza, alatan pengurusan projek boleh datang dalam pelbagai format yang berbeza. Tiada penyelesaian satu saiz yang sesuai untuk semua, tetapi terdapat beberapa pilihan yang sangat popular untuk dipertimbangkan. Berikut ialah beberapa alat pengurusan projek yang paling biasa digunakan dan dilaksanakan:
Gantt Charts
Carta Gantt ialah salah satu alat pengurusan projek yang paling biasa dirujuk dan paling popular. Pada asasnya, carta ini membantu pengguna untuk menggambarkan garis masa projek mereka, dan cara tugasan yang berbeza akan diberikan kepada ahli kakitangan tertentu di seluruh tenaga kerja.
Carta Gantt sering dianggap sangat berguna dalam menjejaki jadual yang perlu dipatuhi oleh projek anda. Anda boleh menggunakan carta ini untuk mengawasi penyelewengan daripada rancangan projek anda dan isu yang mungkin menyebabkan kelewatan. Carta Gantt telah diperkenalkan sejak tahun 1917, dan sejak itu telah menjadi standard industri.
Struktur Pecahan Kerja
Struktur Pecahan Kerja, atau "WBS" telah diperkenalkan oleh Jabatan Pertahanan Amerika Syarikat pada tahun 1962. Hari ini, ia masih kekal sebagai salah satu alat kritikal yang digunakan untuk mana-mana strategi perancangan projek. Pada asasnya, Struktur Pecahan Kerja menyediakan cara untuk memecahkan pelbagai langkah yang terlibat dalam mencapai matlamat projek anda.
Dengan WBS, syarikat mencipta peta hujung ke hujung tugas yang perlu ditangani sebelum mereka boleh mencapai "matlamat akhir" projek. Dalam kebanyakan kes, organisasi bermula dengan idea yang jelas tentang "matlamat akhir" mereka, dibahagikan kepada beberapa peringkat yang kemudiannya boleh dibahagikan kepada tugas dan sub-tugas.
Sebaik sahaja anda mempunyai idea yang jelas tentang semua tugas yang berkaitan dengan projek anda, anda akan dapat menentukan tempat sumber perlu diagihkan dan tempoh masa yang mungkin diambil untuk mencapai matlamat anda.
Garis Dasar Projek
Satu lagi alat biasa untuk Pengurusan Projek ialah "Project Baseline". Ini pada asasnya ialah alat grafik untuk mewakili nilai projek anda, dengan membandingkan standard yang anda tetapkan untuk projek anda, dengan hasil usaha anda.
Garis dasar projek merangkumi pelbagai sub-garis dasar yang berbeza, termasuk jadual, kos dan garis dasar skop. Pada permulaan projek, syarikat menetapkan sasaran "garis dasar" untuk apa yang mereka jangkakan untuk dicapai, bila mereka ingin mencapainya, dan berapa kos projek itu. Membandingkan hasil anda dengan garis dasar ini memastikan anda membuat jumlah kemajuan yang betul.
Garis dasar projek juga boleh membantu dalam mengurangkan "skop rayapan" dengan memastikan anda tidak membenarkan kerja yang tidak dirancang mengganggu aliran matlamat anda.
Alat Pengurusan Projek Lain
Di luar pilihan yang disebutkan di atas, alat pengurusan projek lain mungkin termasuk:
- Aktiviti pembinaan pasukan kolaboratif: Aktiviti pembinaan pasukan boleh menjadi alat pengurusan projek yang penting, kerana ia membantu meningkatkan produktiviti dan kecekapan pekerja. Syarikat boleh menjalankan strategi dan pertandingan gamifikasi untuk melibatkan pekerja mereka, serta mesyuarat dan perjumpaan kerjasama kumpulan.
- Pelan pengurusan komunikasi: Pelan pengurusan komunikasi ialah alat dalam proses pengurusan projek yang memastikan semua orang yang terlibat dalam kemajuan sesuatu projek disimpan dalam gelung, dan secara konsisten berusaha ke arah matlamat yang sama. Pelan komunikasi menggariskan kekerapan pihak berkepentingan akan berkumpul untuk membincangkan projek dan tempat komunikasi mungkin berlaku.
- Alat pengurusan tugas: Alat pengurusan tugas pada asasnya ialah persekitaran perisian semua-dalam-satu di mana syarikat boleh merancang tugas yang mereka perlukan untuk menyelesaikan sepanjang projek. Tugasan ini boleh disusun ke dalam garis masa dan "papan Kanban" berdasarkan tahap penyiapan, kesegeraan dan faktor lain.
Apakah Faedah Alat Pengurusan Projek?
Seperti yang dinyatakan di atas, kebanyakan projek perniagaan adalah kompleks, pelbagai aspek dan memakan masa. Untuk syarikat mencapai matlamat yang betul dengan projek mereka, mereka tidak boleh berharap semua orang kekal pada halaman yang sama dan menyelesaikan sesuatu mengikut tarikh akhir.
Alat Pengurusan Projek menjadikan matlamat dan jangkaan projek menjadi satu siri tugasan yang mudah diikuti, lengkap dengan panduan tentang cara berkomunikasi, berhubung dan berinteraksi. Akhirnya, faedah terbesar alatan pengurusan projek ialah ia memastikan orang ramai sejajar dan teratur. Beberapa kelebihan yang boleh diharapkan oleh pengguna apabila menggunakan alat pengurusan projek termasuk:
- Pengurusan masa yang lebih baik: Alat pengurusan projek seperti carta Gantt boleh membantu syarikat mendapatkan idea yang lebih baik tentang cara menjadualkan projek mereka untuk memastikan mereka tidak terlepas tarikh akhir yang penting. Anda juga boleh menggunakan carta ini untuk menampung kelewatan tempat kerja.
- Pengurusan skop: Alat seperti WBS membantu dengan idea, dan sangat penting untuk perancangan projek. Mereka boleh memberi syarikat cerapan yang lebih baik tentang skop projek mereka dan membantu dengan menggariskan perkara seperti kos, jadual dan waktu kerja.
- Kawalan belanjawan: Garis dasar kos dan alat penjejakan boleh membantu memastikan belanjawan anda tidak berkembang di luar kawalan. Dengan alatan pengurusan projek yang betul, anda boleh meningkatkan peluang anda untuk menyiapkan projek anda tanpa berbelanja berlebihan.
- Kerjasama yang lebih baik: Alat pengurusan projek dengan ciri komunikasi dan kerjasama terbina dalam membantu memastikan pihak berkepentingan dalam satu pasukan sentiasa berhubung. Ini penting untuk memastikan semua orang kekal pada halaman yang sama, walaupun ketika bekerja dari jauh.
- Kawalan projek: Dengan alatan pengurusan projek, lebih mudah untuk menjejaki pekerja mana yang bertanggungjawab untuk peringkat atau tugas mana dalam projek. Ini boleh membantu memastikan semua orang menjalankan tugas yang betul pada masa yang betul.
Apakah Perisian Pengurusan Projek?
Penyelesaian perisian pengurusan projek ialah kit alat pengurusan projek, seperti carta Gantt dan alatan pengurusan tugasan, digabungkan ke dalam satu persekitaran. Terdapat pelbagai bentuk perisian pengurusan projek di luar sana, masing-masing mempunyai kekuatan dan kelemahan mereka sendiri untuk dipertimbangkan.
Berikut ialah beberapa pilihan paling popular yang tersedia hari ini:
Trello
Trello ialah perisian pengurusan projek dalam talian tercanggih yang dilengkapi dengan alatan kerjasama, papan Kanban, senarai dan kad, direka untuk membantu semua orang menjejaki senarai tugasan mereka. Penyelesaian yang ringan dan ringkas memudahkan untuk menetapkan projek kepada ahli kakitangan yang berbeza, dan memastikan pemimpin perniagaan selaras dengan prestasi pasukan.
Walaupun Trello tidak mempunyai beberapa fungsi pelaporan yang lebih maju dan ciri penjejakan projek bagi beberapa perisian pengurusan projek lain yang tersedia hari ini, ia masih merupakan pilihan yang bagus untuk pemula. Pelan asas adalah percuma untuk digunakan, dan pelan premium juga disertakan dengan pelbagai ciri tambahan, seperti automasi dan penyepaduan.
Asana
Satu lagi alat yang sangat baik untuk pengurusan projek tangkas, Asana sangat bagus untuk mengatur tugas dan pasukan. Penyelesaian itu disertakan dengan ciri automasi, kerjasama masa nyata, templat dan papan pemuka tersuai. Antara muka pengguna yang menarik memudahkan setiap ahli pasukan menjejak kemajuan mereka. Selain itu, terdapat animasi intuitif untuk penglibatan.
Asana ialah alat yang sangat disesuaikan, dengan pelbagai integrasi dengan perisian terkemuka seperti Jira cloud Tableau, Slack, Microsoft Office dan OneDrive. Kelemahan terbesar perkhidmatan ini ialah sejumlah besar ciri boleh mengambil sedikit masa untuk membiasakan diri.
Projek MS
Jika anda sudah berurusan dengan perkara seperti pengurusan sumber dan kerjasama melalui aset Microsoft, masuk akal untuk mengambil kesempatan daripada MS Projects juga. Alat penjadualan projek ini menyokong pasukan dalam menjejak kemajuan dengan papan tugas visual dan ciri interaktif. Anda boleh memecahkan projek yang kompleks kepada Scum, Kanban dan aliran kerja tersuai.
Apl pengurusan projek ini mudah digunakan, walaupun untuk pasukan kecil dengan teknologi terhad atau pengetahuan pembangunan perisian. Malah terdapat tutorial dan forum dalam talian untuk membantu anda mempelajari cara menggunakan alatan pasukan projek, senarai tugas dan pemberitahuan.
Wrike
Salah satu alatan kerjasama pasukan yang paling popular untuk pengurusan kerja, Wrike ialah ekosistem yang berguna di mana perniagaan boleh menjejaki masa dan projek. Sistem yang sangat boleh dikonfigurasikan datang dengan akses kepada helaian masa, papan Kanban, dan carta Gantt interaktif dengan fungsi seret dan lepas. Malah terdapat pilihan untuk pengguna menyesuaikan papan pemuka mereka.
Alat pengurusan projek tangkas adalah berasaskan awan dan mudah. Anda akan mempunyai akses kepada ciri seperti senarai tugas, subtugas, jadual dan aliran kerja kongsi. Terdapat juga elemen komunikasi dan kerjasama masa nyata serta laporan yang mendalam. Anda boleh menetapkan tarikh akhir untuk kelulusan dan memastikan seluruh pasukan anda berada di landasan yang betul dengan asas sumber yang penuh dengan dokumen penting.
Projek Zoho
Satu lagi alat popular untuk mengurus projek, Zoho Projects membantu perniagaan menjejaki tugas, bekerjasama dalam usaha pasukan dan mencipta carta Gantt. Terdapat pilihan untuk menjejak waktu yang boleh dibilkan dan kemajuan projek. Zoho juga menawarkan syarikat set ciri komunikasi dalam alat PM mereka, supaya anda boleh terus berhubung dengan pekerja hibrid dan jauh.
Zoho ialah alat SaaS yang hebat, tetapi terdapat beberapa batasan untuk pasukan yang lebih besar. Alat ini paling sesuai untuk menyelaraskan larian pecut kecil dan menjejaki prestasi projek dalam perniagaan yang lebih kecil. Ruang kerja juga sesuai untuk pekerja menjejaki tugas individu, dan terdapat pelan percuma untuk pemula.
Bagaimana Anda Memilih Alat Pengurusan Projek yang Betul?
Memilih perisian pengurusan projek terbaik dan strategi pengurusan projek boleh menjadi rumit. Tiada strategi satu saiz yang sesuai untuk semua di sini. Sebaliknya, syarikat perlu memikirkan bagaimana mereka boleh membuat projek ringkas yang diperkemas yang mungkin untuk pasukan khusus mereka.
Apl dan perisian pengurusan projek boleh membantu dengan segala-galanya daripada membuktikan tugas projek kepada aliran kerja yang kompleks, dengan syarat ia menawarkan akses kepada ciri utama yang betul. Apabila membuat pilihan anda, pastikan anda mempertimbangkan perkara seperti:
- Ciri utama: Adakah penyelesaian itu sepadan dengan metodologi anda untuk pengurusan projek dengan carta Gantt, penjejakan masa dan juga apl mudah alihnya sendiri untuk pengguna iOS dan Android?
- Bilangan pengguna: Berapa ramai orang yang boleh disokong oleh penyelesaian pengurusan projek? Adakah ia sesuai untuk perniagaan yang lebih besar dan lebih kecil?
- Penyepaduan: Adakah sistem menyepadukan dengan semua alatan sedia ada yang digunakan oleh pasukan anda, supaya mereka boleh mencapai kecemerlangan pada tarikh akhir yang ditetapkan?
- Struktur harga: Adakah pelan harga yang ditawarkan menyokong rancangan perniagaan anda? Adakah kos berbaloi dengan faedah kerja berpasukan dan kelebihan ketangkasan?
- Kemudahan penggunaan: Alat pengurusan projek terbaik bukan sahaja perlu menangani kebergantungan dan pencapaian perniagaan anda, tetapi juga menawarkan kesederhanaan kepada pengguna.
