파일 동기화 소프트웨어를 사용하여 문서를 관리 할 때의 이점

1.8 년에는 2017 억 명의 사람들이 개인 클라우드 스토리지 파일을 동기화하고 문서를 관리하려면? 이 통계는 한 번 더 증가 할 것으로 예상됩니다. 2.309의 2020 억.

그것은 많은 사람들입니다!

이 통계를 염두에두고 파일 동기화 솔루션이 왜 그렇게 대중적인지 궁금해집니다. 그 장점은 무엇입니까? 이 소프트웨어는 어떻게 귀하와 귀하의 비즈니스를 도울 수 있습니까?

운 좋게도이 기사에서 정확히 살펴 보겠습니다. 뛰어 들자!

문서의 백업 사본 보관

대부분의 파일 동기화 소프트웨어는 파일을 클라우드에 백업합니다. 이렇게하면 기기에 문제가 발생하는 불행한 상황에서도 안전하게 보호 할 수 있습니다.

해 보자 예를 들어 DropboxDropbox 파일에 문서를 업로드하자마자 그들은 자동으로 회사의 서버로 전송하여 백업과 함께 당신을 생성합니다.

정말 간단합니다.

보시다시피 파일 동기화 소프트웨어는 파일 및 폴더를 플래시 드라이브에 백업하는 것보다 훨씬 빠르고 안전한 솔루션을 제공합니다.

파일을 최신 상태로 유지

파일 동기화 소프트웨어의 가장 좋은 점 중 하나는 사용중인 장치에 관계없이 사용자 (또는 팀)가 편집 한 내용을 문서에 즉시 동기화한다는 것입니다.

동일한 문서를 작업하는 사람이 두 명 이상인 경우, 즉 최신 사본을 찾기 위해 이메일 첨부 파일을 조사 할 필요가 없기 때문에이 기능은 환상적입니다.

사실, 드롭 박스 본 발명의 기술을 이용하여 파일 동기화를 수행한다. 이를 블록 수준 파일 복사라고합니다. 일반인의 관점에서 Dropbox는 귀하 (또는 동료)가 수정 한 문서의 특정 비트 만 복사 할 수 있습니다.

당연히, 동기화 할 파일을 처음 업로드 할 때까지 기다려야하는 시간이 가장 오래 걸립니다. 그러나 그 후에는 편집 할 때마다 업데이트 된 버전을 즉시 사용할 수 있습니다.

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  1. 개인정보보호

가장 많이 사용되는 파일 동기화 프로그램을 사용하면 문서 소유자가 특정 사람들에게 파일 및 폴더에 대한 액세스 권한을 부여 할 수 있습니다. 더 중요한 것은 동일한 액세스를 취소 할 수도 있습니다. 중요한 문서를 비공개로 유지하는 데 도움이됩니다.

일반적으로 전자 메일이나 직접 링크를 통해 팀과 문서 및 파일을 공유 할 수 있습니다.

링크를 사용하여 문서를 공유하도록 선택하면 링크가있는 모든 사용자가 파일 또는 폴더에 액세스하고 수정할 수 있습니다. 그러나 해당 액세스를 취소하려는 경우 연결을 수동으로 비활성화 할 수있는 옵션이 있습니다. 수신자는 더 이상 해당 문서를 보거나 편집 할 수 없습니다.

일부 파일 동기화 프로그램을 사용하면 문서를 비밀번호로 보호 할 수 있습니다 (추가 보안 수준 보장). 따라서 비밀번호를 알고있는 사용자 만 파일에 액세스 할 수 있습니다.

또한 사용하는 특정 소프트웨어에 따라 문서를 공유하기 위해 보낸 링크에서 만료 날짜를 설정할 수도 있습니다. 따라서 일정 시간이 지나면 파일에 대한 액세스를 허용하는 링크가 작동을 멈추므로 수신자가 더 이상 자료를 볼 수 없습니다.

그러나 올바른 파일 동기화 솔루션을 찾는 과정에서 모든 솔루션이 이러한 추가 보안 기능을 제공하지는 않습니다. 말할 것도없이, 이러한 추가 기능을 제공하는 업계 리더는 종종 이러한 추가 보안 계층에 액세스하기 위해 추가 월별 요금을 청구합니다. 이것이 건방진 것처럼 보일 수 있지만 비용은 일반적으로 매우 합리적이며 고객의 데이터를 안전하게 지키기 위해 지불하는 작은 가격입니다.

또한 개인 의료 기록, 재무 정보, 집 주소 등과 같이 매우 민감한 데이터를 다루는 경우, 시장에서 널리 사용되는 파일 동기화 소프트웨어의 대부분은 충분히 안전하지 않습니다. 암호화 키를 계속 제어하십시오. 따라서 이런 종류의 데이터를 처리하는 틈새 시장에서 작업하는 경우 지식이없는 클라우드 저장소 목록을 사용하거나 파일을 직접 암호화하는 것이 좋습니다.

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탑 팁

유료 파일 동기화 소프트웨어에 자금을 제공하기 위해 열심히 얻은 현금을 사용하기 전에 무료로 제공되는 스토리지를 최대한 활용하십시오. 이것은 프로그램이 귀하에게 적합한 지 평가할 수있는 좋은 기회입니다.

최종 생각

이 기사를 읽으면 파일 동기화 소프트웨어가 왜 그렇게 인기가 있는지 더 잘 알 수 있기를 바랍니다. 요컨대, 이러한 종류의 솔루션을 통해 사용자는 다음을 수행 할 수 있습니다.

  • 데이터의 안전한 백업 유지
  • 최신 문서 사본에 액세스
  • 중요한 파일을 기밀로 유지하도록 지원

이런 종류의 파일 동기화 소프트웨어에 대한 경험이 있습니까? 그렇다면 아래 의견란에 주제에 대한 귀하의 의견과 의견을 듣고 싶습니다. 우리는 곧 당신의 의견을 기다리겠습니다!

이것은 Dropbox의 스폰서 게시물입니다. 모든 의견은 저의 것입니다. Dropbox는 언급 된 다른 제품이나 서비스와 관련이 없으며 보증하지 않습니다.

로지 그리브

Rosie Greaves는 디지털 마케팅, B2B 및 라이프 스타일을 전문으로하는 전문 콘텐츠 전략가입니다. 전자 상거래 플랫폼 외에도 Reader 's Digest, G2 및 Judicious Inc에 게시 된 그녀를 찾을 수 있습니다. Rosie와 블로그 문의주시기 바랍니다.