プロジェクト管理ツールとは? 初心者向けガイド

素早い回答： プロジェクト管理ツールは、プロジェクトに携わるチームを支援するために設計されたソフトウェア ソリューション、またはソフトウェア システムのセットです。個人やチームがプロジェクトを計画し、特定のタスクの結果を追跡し、ワークフローを効率的に管理して、あらゆるビジネス活動から最高の結果を得るのに役立ちます。

今日は、プロジェクト管理ツールとは何か、それらがどのように機能するか、今日のブランドにとってますます価値が高まっている理由を定義します.

プロジェクト管理ツールとは

「プロジェクト管理」とは、企業がこれらのタスクを完了し、特定の目標を達成するために使用するプロセスとスキルを指す用語です。プロジェクト管理ツールは、プロジェクト管理プロセスを簡素化および最適化し、チームの調整、進捗状況の追跡、特定の ToDo リスト項目をさまざまな個人に割り当てるのに役立ちます。

ほとんどのビジネスでは、リソース、時間、目標、および資金に関連するすべての詳細を事前にマッピングして定義したプロジェクトをプロジェクトに含めることができますが、まだ十分に整理されていません。 実際、リモートワークやハイブリッド ワークにより、特に従業員がさまざまな環境に分散している環境では、プロジェクトが問題なく機能することを確認することは非常に困難な場合があります。

プロジェクト管理ツールとシステムは、プロジェクトを完了するための適切な段階的な計画を効果的に実施できるようにするために用意されています。 目標を達成するだけでなく、意図した予算の範囲内でプロジェクトを予定どおりに完了する可能性を高めます。

プロジェクト管理ツールは、チーム メンバーに、いつ、どのようにプロジェクトを開始するか、次に何をすべきか、プロジェクトの結果を長期的に測定する方法を知らせます。 この状況では、無料でアクセスできるソフトウェア ソリューションもあれば、プレミアム価格のソフトウェア ソリューションもあります。

プロジェクト管理ツールの機能は何ですか?

プロジェクト管理ツールのサイズと範囲はさまざまです。 タスク管理用の基本的なツールが付属しているものもあるため、時間の経過とともに作業項目を計画および追跡できます。 問題の追跡、タスクの自動化、時間の追跡など、より高度な機能を備えたものもあります。 プロジェクト管理ツールの最も一般的な機能には、次のものがあります。

• プロジェクト見積もりツール: プロジェクトを確実に成功させるには、企業が目標を設定し、タスクの潜在的な結果を計画することが重要です。 プロジェクト見積もりツールは、予算予測、EVM、およびベースラインを介してプロジェクトの制約と結果を見積もるのに役立ちます。
• 計画ツール: プロジェクト管理システムには、多くの場合、ドキュメント作成システムやスプレッドシートなどの計画ツールが付属しており、プロジェクトに関するアイデアを共有できます。これらの計画ツールは通常、ドキュメント管理ツールと接続されており、企業はプロジェクトに関連する情報のライブラリを保存できます。
• 予算管理： ほとんどのプロジェクトには、事前に割り当てられた予算と、それらに関連付けられたさまざまな財務予測があります。 プロジェクト管理ツールは、企業が特定の成果の達成に関連する経費、請求書、および実際のコストを追跡するのに役立ちます。
• 資源配分： 多くの場合、プロジェクトの成功は、適切なタスクと To Do リスト項目が適切な人に割り当てられることを意味します。 リソース割り当てツールは、ビジネス リーダーが特定の期限に従ってタスクを正しく委任できるようにするのに役立ちます。 また、仕事が多すぎて圧倒されている可能性のある従業員についての洞察を提供することもできます。
• コラボレーションツール： 特に今日のリモート ワークやハイブリッド ワークの時代では、プロジェクトの主要な利害関係者全員が同じ認識を維持できるようにすることが重要です。 多くの場合、プロジェクト管理ツールには、インスタント メッセージング、Web ベースの会議、ビデオ会議などの仮想コラボレーション機能が付属しています。
• 品質管理： 一部のプロジェクト管理ツールには、プロジェクトに関する洞察と指標の収集に役立つ品質管理ソリューションが付属しています。 問題の追跡と解決の機能は、問題によって仕事の流れが妨げられたり、予算や期限の問題が発生したりしないようにするために不可欠です。
• プロジェクト管理: プロジェクト管理ツールには、スタッフの新人研修、請求目的の時間追跡などの機能を含めることができます。 一部のプロジェクト管理オプションには、複数のプロジェクトを同時に追跡するためのカレンダーとボードが付属しています。
• レポート： プロジェクト管理ツールの大部分には、企業が組織の動向を把握するのに役立つレポートおよび分析ツールが付属しています。 従業員の関与、進捗状況、およびビジネスの成果に関するレポートを生成できます。

一般的なプロジェクト管理ツールはどのようなものですか?

企業によってプロジェクトへの取り組み方や処理方法は異なるため、プロジェクト管理ツールの形式もさまざまです。万能のソリューションはありませんが、特に人気のあるオプションがいくつかあります。最も一般的に使用され、実装されているプロジェクト管理ツールをいくつか紹介します。

ガントチャート

ガント チャートは、最もよく参照され、最も人気のあるプロジェクト管理ツールの XNUMX つです。 基本的に、これらのチャートは、ユーザーがプロジェクトのタイムラインを視覚化し、さまざまなタスクが従業員全体の特定のスタッフ メンバーにどのように割り当てられるかを視覚化するのに役立ちます。

ガント チャートは、プロジェクトが従わなければならないスケジュールを追跡するのに非常に役立つと考えられています。 これらのチャートを使用して、プロジェクト計画からの逸脱や、遅延につながる可能性のある問題に注意することができます。 ガント チャートは 1917 年に導入されて以来、業界標準となっています。

作業分解図

Work Breakdown Structure (WBS) は、1962 年に米国国防総省によって導入されました。現在でも、あらゆるプロジェクト計画戦略に使用される重要なツールの XNUMX つとなっています。 基本的に、Work Breakdown Structure は、プロジェクトの目標を達成するために必要なさまざまなステップを分解する方法を提供します。

WBS を使用すると、企業はプロジェクトの「最終目標」に到達する前に対処する必要があるタスクのエンドツーエンド マップを作成します。ほとんどの場合、組織は「最終目標」を明確に把握することから始め、段階に分割し、さらにタスクとサブタスクに分割します。

プロジェクトに関連するすべてのタスクを明確に把握したら、リソースをどこに配分する必要があるか、および目標を達成するのにどれくらいの時間がかかるかを判断できます。

プロジェクトのベースライン

プロジェクト管理のもう XNUMX つの一般的なツールは、「プロジェクト ベースライン」です。 これは本質的に、プロジェクトに設定した基準と取り組みの結果を比較することによって、プロジェクトの価値を表すためのグラフィカル ツールです。

プロジェクトのベースラインには、スケジュール、コスト、スコープのベースラインなど、さまざまなサブベースラインが含まれます。 プロジェクトの開始時に、企業は、達成を期待するもの、達成したい時期、およびプロジェクトの費用について、目標の「ベースライン」を設定します。 結果をこれらのベースラインと比較することで、適切な量の進歩を遂げていることが保証されます。

プロジェクトのベースラインは、計画外の作業によって目標の流れが妨げられないようにすることで、「スコープ クリープ」を減らすのにも役立ちます。

その他のプロジェクト管理ツール

上記のオプション以外に、他のプロジェクト管理ツールには次のものがあります。

• 共同チーム構築活動: チームビルディング活動は、従業員の生産性と効率を高めるのに役立つため、重要なプロジェクト管理ツールになる可能性があります。 企業は、ゲーミフィケーション戦略と競争を実行して、従業員を参加させたり、グループの共同会議や集まりを行うことができます.
• コミュニケーション管理計画: コミュニケーション管理計画は、プロジェクトの進行に関与する全員が最新情報を把握し、一貫して同じ目標に向かって作業できるようにするプロジェクト管理プロセスのツールです。 コミュニケーション計画では、利害関係者が集まってプロジェクトについて話し合う頻度と、コミュニケーションがどこで行われるかについて概説します。
• タスク管理ツール: タスク管理ツールは基本的に、企業がプロジェクト全体で完了する必要のあるタスクを計画できるオールインワンのソフトウェア環境です。 これらのタスクは、完了レベル、緊急度、およびその他の要因に基づいて、タイムラインと「かんばんボード」に配置できます。

プロジェクト管理ツールの利点は何ですか?

前述のように、ほとんどのビジネス プロジェクトは複雑で多面的で、時間がかかります。 企業がプロジェクトで正しい目標を達成するためには、全員が同じページに留まり、締め切りに従って物事を成し遂げることを単純に期待することはできません。

プロジェクト管理ツール プロジェクトの目標と期待を、コミュニケーション、つながり、相互作用の方法に関するガイダンスを備えた、一連の実行可能な一連の簡単なタスクに変えます。 最終的に、プロジェクト管理ツールの最大のメリットは、人々の足並みをそろえ、組織化できることです。 プロジェクト管理ツールを採用するときにユーザーが期待できる利点には、次のようなものがあります。

• より良い時間管理: ガント チャートなどのプロジェクト管理ツールは、企業が重要な期限を逃さないようにプロジェクトをスケジュールする方法をよりよく理解するのに役立ちます。 これらのチャートを使用して、職場の遅延に対応することもできます。
• スコープ管理: WBS のようなツールはアイデアの作成に役立ち、プロジェクトの計画に非常に重要です。 企業はプロジェクトの範囲をよりよく把握し、コスト、スケジュール、作業時間などの概要を把握するのに役立ちます。
• 予算管理: コストのベースラインと追跡ツールは、予算が制御不能にならないようにするのに役立ちます。 適切なプロジェクト管理ツールを使用すると、過剰な支出をせずにプロジェクトを完了する可能性を高めることができます。
• コラボレーションの改善: 組み込みのコミュニケーションおよびコラボレーション機能を備えたプロジェクト管理ツールは、チーム内の利害関係者のつながりを維持するのに役立ちます。 これは、リモートで作業している場合でも、全員が同じページにとどまるようにするために不可欠です.
• プロジェクト管理: プロジェクト管理ツールを使用すると、プロジェクトのどの段階またはタスクをどの従業員が担当しているかを簡単に追跡できます。 これにより、全員が適切な時間に適切なタスクに取り組めるようになります。

プロジェクト管理ソフトウェアとは何ですか？

プロジェクト管理ソフトウェア ソリューションは、ガント チャートやタスク管理ツールなどのプロジェクト管理ツールのキットを 1 つの環境にまとめたものです。プロジェクト管理ソフトウェアにはさまざまな形式があり、それぞれに考慮すべき長所と短所があります。

現在利用可能な最も人気のあるオプションの一部を次に示します。

Trello

Trello は、コラボレーション ツール、かんばんボード、リスト、およびカードを備えた最先端のオンライン プロジェクト管理ソフトウェアであり、誰もが自分のやることリストを追跡できるように設計されています。 軽量でシンプルなソリューションにより、プロジェクトをさまざまなスタッフ メンバーに簡単に割り当てることができ、ビジネス リーダーはチームのパフォーマンスを常に把握できます。

Trello には、現在利用可能な他のプロジェクト管理ソフトウェアの一部にあるより高度なレポート機能やプロジェクト追跡機能はありませんが、それでも初心者にとっては優れた選択肢です。 基本プランは無料で使用でき、プレミアム プランには、自動化や統合などのさまざまな追加機能も付属しています。

Asana

アジャイル プロジェクト管理のためのもう XNUMX つの優れたツールは、 Asana タスクやチームの編成に最適です。 このソリューションには、自動化機能、リアルタイム コラボレーション、テンプレート、およびカスタム ダッシュボードが付属しています。 魅力的なユーザー インターフェイスにより、すべてのチーム メンバーが進捗状況を簡単に追跡できます。 さらに、エンゲージメントのための直感的なアニメーションがあります。

Asana は高度にカスタマイズ可能なツールであり、Jira クラウドの Tableau、Slack、Microsoft Office、OneDrive などの主要なソフトウェアと多数統合されています。 このサービスの最大の欠点は、膨大な数の機能に慣れるまでに時間がかかることです。

MS プロジェクト

マイクロソフトの資産を通じてリソース管理やコラボレーションなどを既に扱っている場合は、MS Projects も活用するのが理にかなっています。 このプロジェクト スケジューリング ツールは、視覚的なタスク ボードとインタラクティブな機能を使用して、チームが進捗状況を追跡するのをサポートします。 複雑なプロジェクトをスカム、かんばん、およびカスタム ワークフローに分割できます。

このプロジェクト管理アプリは、技術やソフトウェア開発の知識が限られている小規模なチームでも簡単に使用できます。 プロジェクト チーム ツール、タスク リスト、および通知の使用方法を学習するのに役立つオンライン チュートリアルやフォーラムもあります。

リケ

作業管理用の最も人気のあるチーム コラボレーション ツールの XNUMX つである Wrike は、企業が時間とプロジェクトを追跡できる便利なエコシステムです。 高度に構成可能なシステムには、タイム シート、カンバン ボード、およびドラッグ アンド ドロップ機能を備えたインタラクティブなガント チャートへのアクセスが付属しています。 ユーザーがダッシュボードをカスタマイズするオプションもあります。

アジャイル プロジェクト管理ツールは、クラウドベースで簡単です。 タスク リスト、サブタスク、スケジュール、共有ワークフローなどの機能にアクセスできます。 リアルタイムのコミュニケーションとコラボレーションの要素、詳細なレポートもあります。 承認の期日を設定し、重要なドキュメントでいっぱいのリソース ベースでチーム全体を順調に進めることができます。

Zohoプロジェクト

プロジェクトを管理するためのもう XNUMX つの一般的なツールである Zoho Projects は、企業がタスクを追跡し、チームの作業で共同作業し、ガント チャートを作成するのに役立ちます。 請求可能な時間とプロジェクトの進捗状況を追跡するためのオプションがあります。 Zoho は、企業の PM ツール内で一連のコミュニケーション機能も提供しているため、ハイブリッド ワーカーやリモート ワーカーと連絡を取り合うことができます。

Zoho は素晴らしい SaaS ツールですが、大規模なチームにはいくつかの制限があります。このツールは、小規模なスプリントを効率化し、小規模なビジネスにおけるプロジェクトのパフォーマンスを追跡するのに最適です。ワークスペースは、従業員が個々のタスクを追跡するのにも最適で、初心者向けの無料プランもあります。

適切なプロジェクト管理ツールを選択するにはどうすればよいですか?

最適なプロジェクト管理ソフトウェアとプロジェクト管理戦略を選択することは、複雑になる場合があります。 ここには万能の戦略はありません。 代わりに、企業は、特定のチームのために単純なプロジェクトをできるだけ合理化する方法を考える必要があります。

プロジェクト管理アプリとソフトウェアは、適切な主要機能へのアクセスを提供していれば、プルーフ プロジェクト タスクから複雑なワークフローまで、あらゆることに役立ちます。 選択するときは、次のようなことを考慮してください。

• 主な機能: ソリューションは、ガント チャート、タイム トラッキング、さらには iOS および Android ユーザー向けの独自のモバイル アプリを使用したプロジェクト管理の方法論と一致していますか?
• ユーザー数: プロジェクト管理ソリューションは何人をサポートできますか? 大企業にも中小企業にも適していますか?
• 統合: システムは、チームが使用する既存のすべてのツールと統合されているか?
• 価格体系: 提供されている価格プランはビジネス プランをサポートしていますか? 費用は、チームワークの利点と敏捷性の利点に見合う価値がありますか?
• 使いやすさ: 最高のプロジェクト管理ツールは、依存関係やビジネス マイルストーンに対処するだけでなく、ユーザーにシンプルさを提供する必要があります。