ファイル同期ソフトウェアを使用してドキュメントを管理する利点

1.8年には2017億人もの人が利用しました パーソナルクラウドストレージ ファイルを同期してドキュメントを管理するには もう一度、この統計は、 2.309億2020.

それはたくさんの人です!

この統計を念頭に置いて、それは私たちに疑問を投げかけます、なぜファイル同期ソリューションはそれほど人気が​​あるのですか? その利点は何ですか? このソフトウェアはあなたとあなたのビジネスにどのように役立ちますか?

幸いなことに、この記事ではこの点について詳しく説明します。 飛び込もう!

ドキュメントのバックアップコピーを保存する

ほとんどのファイル同期ソフトウェアは、ファイルをクラウドにバックアップします。 これにより、デバイスに何かが発生したという不幸な事態が発生しても、安全に保護されます。

手に入れよう たとえば、Dropbox、ドキュメントをDropboxファイルにアップロードするとすぐに、 自動的に会社のサーバーに送信され、バックアップが作成されます。

本当に簡単です。

ご覧のように、ファイル同期ソフトウェアは、ファイルとフォルダをフラッシュドライブにバックアップするよりもはるかに迅速かつ安全なソリューションを提供します(これに直面すると、失うのはかなり簡単です!)

ファイルを最新に保つ

ファイル同期ソフトウェアの最も優れている点のXNUMXつは、使用しているデバイスに関係なく、あなた(またはチーム)がドキュメントに対して行った編集を即座に同期することです。

これは、同じドキュメントで複数の人が作業している場合、つまり、最新のコピーを見つけるために電子メールの添付ファイルのスクリードを通過する必要がなくなるため、素晴らしい機能です。

実際には、 ドロップボックス ファイルの同期を行うために独創的な技術を利用しています。 これは、ブロックレベルのファイルコピーとしてよく知られています。 簡単に言えば、これによりDropboxはあなた(またはあなたの同僚)が変更したドキュメントの特定のビットのみをコピーできるようになります。

当然のことながら、同期するファイルをアップロードするのを初めて待たなければならないときは、最も時間がかかります。 ただし、その後は編集を行うたびに、更新されたバージョンがすぐに利用可能になります。

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  1. 個人情報保護

最も一般的なファイル同期プログラムを使用すると、ユーザー(ドキュメントの所有者)が特定のユーザーにファイルやフォルダーへのアクセス権を与えることができます。 さらに重要なことは、同じアクセスを取り消すこともできます。 これは、機密文書を非公開にしておくのに役立つのではないでしょうか。

概して、ドキュメントやファイルは通常、メールまたは直接リンクを使用してチームと共有できます。

リンクを使用してドキュメントを共有することを選択した場合、リンクを知っている全員がファイルまたはフォルダにアクセスして変更できます。 ただし、そのアクセスを取り消す場合は、接続を手動で無効にするオプションがあります。これにより、受信者はこれらのドキュメントを表示または編集できなくなります。

一部のファイル同期プログラムでは、ドキュメントをパスワードで保護することもできます(追加のセキュリティレベルを確保するため)。 そのため、パスワードを知っている人だけがファイルにアクセスできます。

さらに、使用する特定のソフトウェアによっては、ドキュメントを共有するために送信したリンクに有効期限を設定できる場合もあります。 したがって、一定期間が過ぎると、ファイルへのアクセスを許可するリンクが機能しなくなり、受信者は資料を表示できなくなります。

ただし、適切なファイル同期ソリューションを見つけるには、すべてのソリューションがこれらの追加のセキュリティ機能を提供しているわけではないことに注意する必要があります。 言うまでもなく、これらの追加機能を提供する業界のリーダーは、これらのセキュリティの補足レイヤーにアクセスするために、追加の月額料金を請求することがよくあります。 これは生意気に見えるかもしれませんが、コストは通常​​信じられないほどリーズナブルであり、クライアントのデータを安全に保つために支払うのは少額です。

また、非常に機密性の高いデータを扱う場合、たとえば、個人の医療記録、財務情報、自宅の住所などです。市場で人気のあるファイル同期ソフトウェアのほとんどは、十分に安全ではありません。暗号化キーを管理します。 そのため、この種のデータを処理するニッチな分野で作業している場合は、知識のないクラウドストレージリストを使用するか、自分でファイルを暗号化するほうがよいでしょう。

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トップチップ

有料のファイル同期ソフトウェアへの資金提供に苦労して稼いだ現金を使う前に、無料のストレージを最大限に活用してください。 これは、プログラムがあなたに適しているかどうかを評価する絶好の機会です。

最終的な考え

この記事を読んだことで、ファイル同期ソフトウェアが非常に人気がある理由について理解が深まったことを願っています。 つまり、これらの種類のソリューションにより、ユーザーは次のことを実行できます。

  • データの安全なバックアップを維持する
  • ドキュメントの最新コピーへのアクセス
  • 機密ファイルの機密保持を支援する

この種のファイル同期ソフトウェアの経験はありますか? その場合は、下のコメントボックスに、この件に関するご意見やご感想をお寄せください。 ご連絡をお待ちしております。

これはDropboxのスポンサー投稿です。 すべての意見は私自身のものです。 Dropboxは、言及されている他の製品やサービスとは提携も承認もしていません。

ロージーグリーブ

Rosie Greavesは、デジタルマーケティング、B2B、ライフスタイルを専門とするプロフェッショナルコンテンツストラテジストです。 eコマースプラットフォームに加えて、Reader's Digest、G2、およびJudicious Incで公開されている彼女を見つけることができます。彼女のWebサイトをチェックしてください ロージーとのブログ 詳細についてはこちら。