תשובה מהירה: כלי ניהול פרויקטים הם פתרון תוכנה, או סט של מערכות תוכנה שנועדו לסייע לצוותים המעורבים בפרויקט. הם עוזרים לאנשים וצוותים לתכנן פרויקטים, לעקוב אחר התוצאות של משימות מסוימות ולנהל זרימות עבודה ביעילות, כדי לקבל את התוצאות הטובות ביותר מכל מאמץ עסקי.
היום, אנחנו הולכים להגדיר מהם כלים לניהול פרויקטים, איך הם עובדים ומדוע הם הופכים ליותר ויותר בעלי ערך עבור המותגים של היום.
מהם כלים לניהול פרויקטים?
"ניהול פרויקטים" הוא המונח המשמש להתייחס לתהליכים ולמיומנויות שחברות משתמשות בהן כדי להשלים משימות אלו ולהשיג יעדים ספציפיים. כלי ניהול פרויקטים יכולים לפשט ולייעל את תהליך ניהול הפרויקט, לעזור ליישר צוותים, לעקוב אחר התקדמות ולהקצות פריטי רשימת מטלות ספציפיים לאנשים שונים.
ברוב העסקים, לפרויקטים יכולים להיות כל הפרטים הקשורים למשאבים, זמן, יעדים וכספים ממופים ומוגדרים מראש, אבל הם עדיין לא מאורגנים היטב. למעשה, לוודא שפרויקטים יעבדו ללא תקלות יכולה להיות קשה ביותר, במיוחד בסביבה שבה עובדים מפוזרים בסביבות שונות, עקב עבודה מרחוק והיברידית.
כלים ומערכות לניהול פרויקטים נמצאים שם כדי להבטיח שתוכל ליישם ביעילות את תוכנית השלבים הנכונה להשלמת הפרויקט שלך. הם מגדילים את הסיכוי שלך לא רק להגיע ליעדים שלך, אלא לסיים את הפרויקט שלך בזמן, בהיקף התקציב המיועד שלך.
כלים לניהול פרויקטים אומרים לחברי הצוות מתי ואיך להתחיל עם הפרויקט, מה לעשות הלאה וכיצד למדוד את התוצאות של פרויקט לאורך זמן. חלק מפתרונות התוכנה בנוף זה זמינים לגישה בחינם, בעוד שלאחרים יש נקודת מחיר מובחרת.
מהן התכונות של כלי ניהול פרויקטים?
כלי ניהול פרויקטים יכולים להשתנות בגודל ובהיקף. חלקם מגיעים עם כלים בסיסיים לניהול משימות, כך שתוכל לתכנן ולעקוב אחר פריטי העבודה שלך לאורך זמן. אחרים מגיעים עם יכולות מתקדמות יותר כמו מעקב אחר בעיות, אוטומציה של משימות ומעקב אחר זמן. חלק מהמאפיינים הנפוצים ביותר של כלי ניהול פרויקטים כוללים:
- כלים להערכת פרויקט: כדי להבטיח שפרויקט יצליח, חשוב לחברות להגדיר יעדים ולתכנן תוצאות פוטנציאליות עבור המשימה. כלים להערכת פרויקטים יכולים לעזור בהערכת אילוצי פרויקט ותוצאות באמצעות חיזוי תקציב, EVM וקווי בסיס.
- כלי תכנון: מערכות ניהול פרויקטים מגיעות לרוב עם כלי תכנון כמו מערכות ליצירת מסמכים וגיליונות אלקטרוניים שבהם אנשים יכולים לחלוק רעיונות לגבי פרויקט. כלי תכנון אלה קשורים בדרך כלל לכלי ניהול מסמכים, שבהם חברות יכולות לאחסן ספריות של מידע הקשור לפרויקט.
- ניהול תקציב: לרוב הפרויקטים יש תקציב מוגדר מראש ותחזיות פיננסיות שונות הקשורות אליהם. כלי לניהול פרויקטים יכול לעזור לעסקים לעקוב אחר ההוצאות, החשבוניות והעלויות בפועל הקשורות להשגת תוצאות ספציפיות.
- הקצאת משאבים: להצליח בפרויקט פירושו לעתים קרובות להבטיח שהמשימות הנכונות ופריטי רשימת המטלות מוקצים לאנשים הנכונים. כלים להקצאת משאבים יכולים לעזור להבטיח שמנהיגים עסקיים מחלקים משימות בצורה נכונה, בהתאם למועדים ספציפיים. הם יכולים גם לספק תובנות לגבי אילו עובדים עלולים להיות מוצפים מרוב עבודה.
- כלי שיתוף פעולה: במיוחד בעידן של היום של עבודה מרחוק והיברידית, חשוב להבטיח שכל מחזיקי העניין המרכזיים של הפרויקט יוכלו להישאר באותו עמוד. כלי ניהול פרויקטים מגיעים לרוב עם תכונות שיתוף פעולה וירטואלי להעברת הודעות מיידיות, פגישות מבוססות אינטרנט, שיחות ועידה בווידאו ועוד.
- ניהול איכות: חלק מהכלים לניהול פרויקטים מגיעים עם פתרונות ניהול איכות, המסייעים באיסוף תובנות ומדדים לגבי פרויקט. יכולות מעקב ופתרון בעיות חיוניות על מנת להבטיח שבעיות לא ישבשו בסופו של דבר את זרימת העבודה, או יגרמו לבעיות בתקציבים ובמועדים.
- ניהול פרויקט: כלי ניהול פרויקטים יכולים לכלול תכונות להכנסת חברי צוות, מעקב אחר זמן למטרות חיוב ועוד. אפשרויות ניהול פרויקט מסוימות מגיעות עם לוחות שנה ולוחות למעקב אחר פרויקטים מרובים בו זמנית.
- דיווח: רוב כלי ניהול הפרויקטים יגיעו עם כלי דיווח וניתוח שיעזרו לעסקים להיות עם האצבע על הדופק של הארגון. אתה יכול להפיק דוחות על מעורבות עובדים, התקדמות ותוצאות עסקיות.
איך נראים כלים נפוצים לניהול פרויקטים?
מכיוון שחברות שונות ניגשים ומטפלים בפרויקטים בדרכים שונות, כלים לניהול פרויקטים יכולים להגיע בפורמטים שונים. אין פתרון אחד שמתאים לכולם, אבל יש כמה אפשרויות פופולריות במיוחד שכדאי לשקול. להלן כמה מכלי ניהול הפרויקטים הנפוצים והמיושמים ביותר:
Gantt תרשימים
תרשימי גנט הם אחד מכלי ניהול הפרויקטים הנפוצים ביותר והפופולריים ביותר. בעיקרו של דבר, תרשימים אלה עוזרים למשתמשים לדמיין את ציר הזמן של הפרויקט שלהם, וכיצד יוקצו משימות שונות לאנשי צוות ספציפיים בכל כוח העבודה.
תרשימי גנט נחשבים לעתים קרובות לשימושיים ביותר במעקב אחר לוח הזמנים שהפרויקט שלך צריך לעקוב אחריהם. אתה יכול להשתמש בתרשימים אלה כדי להיזהר מחריגות מתוכניות הפרויקט שלך, ובעיות שעלולות להוביל לעיכובים. תרשימי גנט הוצגו כבר ב-1917, ומאז הפכו לסטנדרט בתעשייה.
מבנה התפלגות עבודה
מבנה התמוטטות העבודה, או "WBS" הוצג על ידי משרד ההגנה של ארצות הברית עוד בשנת 1962. כיום, הוא עדיין עומד כאחד הכלים הקריטיים המשמשים לכל אסטרטגיית תכנון פרויקט. בעיקרו של דבר, מבנה התמוטטות עבודה מספק דרך לפרק את השלבים השונים הכרוכים בהשגת יעד הפרויקט שלך.
עם WBS, חברות יוצרות מפה מקצה לקצה של המשימות שיש לטפל בהן לפני שהן יכולות להגיע ל"יעד הקצה" של הפרויקט. ברוב המקרים, ארגונים מתחילים עם רעיון ברור לגבי "המטרה הסופית" שלהם, מפוצלים לשלבים אשר לאחר מכן ניתן לחלק למשימות ותת-משימות.
לאחר שתהיה לך מושג ברור לגבי כל המשימות הקשורות לפרויקט שלך, תוכל לקבוע היכן יש להפיץ משאבים וכמה זמן עשוי לקחת כדי להגיע ליעדים שלך.
קו הבסיס של הפרויקט
כלי נפוץ נוסף לניהול פרויקטים הוא "פרויקט בסיס". זהו בעצם כלי גרפי לייצוג ערכי הפרויקט שלך, על ידי השוואת הסטנדרט שאתה קובע לפרויקט שלך, מול תוצאות המאמצים שלך.
קו בסיס של פרויקט כולל קווי תתי-בסיס שונים שונים, כולל לוח הזמנים, העלות והבסיס של ההיקף. בתחילת פרויקט, חברות מציבות "קווי בסיס" יעד למה שהן מצפות להשיג, מתי הן רוצות להשיג את זה, וכמה הפרויקט הולך לעלות. השוואת התוצאות שלך לקווים הבסיסיים האלה מבטיחה שאתה מתקדם במידה הנכונה.
קווי בסיס של פרויקטים יכולים גם להועיל בהפחתת "זחילת היקף" על ידי הקפדה על כך שאינך מאפשר לעבודה לא מתוכננת לשבש את זרימת המטרות שלך.
כלים אחרים לניהול פרויקטים
מחוץ לאפשרויות שהוזכרו לעיל, כלים אחרים לניהול פרויקטים עשויים לכלול:
- פעילויות שיתופיות לבניית צוות: פעילויות בניית צוות יכולות להיות כלי חשוב לניהול פרויקטים, מכיוון שהן עוזרות להגביר את הפרודוקטיביות והיעילות של העובדים. חברות יכולות להפעיל אסטרטגיות ותחרויות gamification כדי למשוך את העובדים שלהן, כמו גם פגישות שיתופיות ומפגשים קבוצתיים.
- תוכניות לניהול תקשורת: תכניות ניהול תקשורת הן כלים בתהליך ניהול הפרויקט אשר מבטיחים שכל המעורבים בהתקדמות הפרויקט יישמרו בעניינים ופועלים באופן עקבי לקראת אותן מטרות. תוכניות תקשורת מתארות באיזו תדירות בעלי עניין יתכנסו כדי לדון בפרויקט והיכן התקשורת עשויה להתקיים.
- כלים לניהול משימות: כלים לניהול משימות הם למעשה סביבות תוכנה הכל-באחד שבהן חברות יכולות לתכנן את המשימות שהן צריכות להשלים במהלך הפרויקט. ניתן לסדר את המשימות הללו לפי לוחות זמנים ו"לוחות קנבן" בהתבסס על רמת ההשלמה שלהן, דחיפותן וגורמים אחרים.
מהם היתרונות של כלי ניהול פרויקטים?
כפי שצוין לעיל, רוב הפרויקטים העסקיים הם מורכבים, רב-פנים וגוזלים זמן רב. כדי שחברות ישיגו את המטרות הנכונות עם הפרויקטים שלהן, הן לא יכולות פשוט לקוות שכולם יישארו באותו עמוד ויבצעו דברים לפי דד-ליין.
כלים לניהול פרויקטים הפוך את המטרות והציפיות של פרויקט לסדרה קלה לביצוע של משימות שניתן לבצע, עם הדרכה כיצד לתקשר, להתחבר ולתקשר. בסופו של דבר, היתרון הגדול ביותר של כלי ניהול פרויקטים הוא שהם שומרים על אנשים מסודרים ומאורגנים. חלק מהיתרונות שמשתמשים יכולים לצפות להם בעת אימוץ כלי ניהול פרויקטים כוללים:
- ניהול זמן טוב יותר: כלים לניהול פרויקטים כמו תרשימי גאנט יכולים לעזור לחברות לקבל מושג טוב יותר כיצד לתזמן את הפרויקטים שלהן כדי להבטיח שהן לא יחמיצו מועדים חשובים. אפשר גם להשתמש בתרשימים אלה כדי להתמודד עם עיכובים במקום העבודה.
- ניהול היקף: כלים כמו WBS עוזרים ברעיונות, והם חשובים להפליא לתכנון פרויקט. הם יכולים לתת לחברות תובנה טובה יותר לגבי היקף הפרויקט שלהן, ולעזור בהתוויית דברים כמו עלות, לוח זמנים ושעות עבודה.
- שליטה בתקציב: קווי בסיס לעלות וכלי מעקב יכולים לעזור להבטיח שהתקציב שלך לא יתרחב ללא שליטה. עם הכלים הנכונים לניהול פרויקטים, אתה יכול לשפר את הסיכויים שלך להשלים את הפרויקט שלך מבלי להוציא יתר על המידה.
- שיתוף פעולה משופר: כלים לניהול פרויקטים עם תכונות מובנות של תקשורת ושיתוף פעולה עוזרים לשמור על מחזיקי העניין בצוות מחוברים. זה חיוני כדי להבטיח שכולם יישארו באותו עמוד, גם כאשר עובדים מרחוק.
- בקרת הפרויקט: בעזרת כלי ניהול פרויקטים, קל יותר לעקוב אחר העובדים האחראים לאילו שלבים או משימות בפרויקט. זה יכול לעזור להבטיח שכולם עובדים על המשימות הנכונות בזמנים הנכונים.
מהי תוכנת ניהול פרויקטים?
פתרונות תוכנה לניהול פרויקטים הם ערכות של כלים לניהול פרויקטים, כגון תרשימי גנט וכלים לניהול משימות, המאוגדים בסביבה אחת. ישנן צורות שונות של תוכנות לניהול פרויקטים, שלכל אחת יש את החוזקות והחולשות שלה שיש לקחת בחשבון.
להלן כמה מהאפשרויות הפופולריות ביותר הקיימות כיום:
Trello
Trello היא תוכנת ניהול פרויקטים מקוונת מתקדמת המצוידת בכלי שיתוף פעולה, לוחות Kanban, רשימות וכרטיסים, שנועדה לעזור לכל אחד לעקוב אחר רשימת המטלות שלו. הפתרון הקל והפשוט מקל על הקצאת פרויקטים לאנשי צוות שונים, ולשמור על מנהיגים עסקיים מעודכנים עם ביצועי הצוות.
למרות שאין ל-Trello חלק מהפונקציונליות המתקדמות יותר של דיווח ומעקב אחר פרויקטים של חלק מתוכנות ניהול הפרויקטים האחרות הזמינות כיום, היא עדיין בחירה מצוינת למתחילים. התוכנית הבסיסית היא בחינם לשימוש, ותוכניות הפרימיום מגיעות גם עם מגוון תכונות נוספות, כמו אוטומציה ואינטגרציה.
Asana
עוד כלי מצוין לניהול פרויקטים זריז, Asana מצוין לארגון משימות וצוותים. הפתרון מגיע עם תכונות אוטומציה, שיתוף פעולה בזמן אמת, תבניות ולוחות מחוונים מותאמים אישית. ממשק המשתמש המרתק מקל על כל חבר צוות לעקוב אחר ההתקדמות שלו. בנוסף, יש אנימציות אינטואיטיביות למעורבות.
Asana הוא כלי הניתן להתאמה אישית מאוד, עם שורה של אינטגרציות עם תוכנות מובילות כמו Jira cloud Tableau, Slack, Microsoft Office ו-OneDrive. החיסרון הגדול ביותר של השירות הוא המספר העצום של תכונות שיכול לקחת זמן להתרגל אליהן.
MS Projects
אם אתה כבר עוסק בדברים כמו ניהול משאבים ושיתוף פעולה באמצעות נכסי Microsoft, הגיוני לנצל גם את MS Projects. כלי תזמון פרויקט זה תומך בצוותים במעקב אחר ההתקדמות באמצעות לוחות משימות ויזואליים ותכונות אינטראקטיביות. אתה יכול לפרק פרויקטים מורכבים ל-Scum, Kanban וזרימות עבודה מותאמות אישית.
אפליקציית ניהול פרויקטים זו קלה לשימוש, אפילו עבור צוותים קטנים עם ידע מוגבל בטכנולוגיה או בפיתוח תוכנה. ישנם אפילו מדריכים מקוונים ופורומים שיעזרו לך ללמוד כיצד להשתמש בכלי צוות פרויקטים, רשימות משימות והתראות.
לא בסדר
אחד מכלי שיתוף הפעולה הפופולריים ביותר בצוות לניהול עבודה, Wrike הוא מערכת אקולוגית שימושית שבה עסקים יכולים לעקוב אחר זמן ופרויקטים. המערכת הניתנת להגדרה גבוהה מגיעה עם גישה לדפי זמן, לוחות Kanban ותרשימי גנט אינטראקטיביים עם פונקציונליות של גרירה ושחרור. יש אפילו אפשרות למשתמשים להתאים אישית את לוחות המחוונים שלהם.
כלי ניהול הפרויקטים הזריז מבוסס ענן ופשוט. תהיה לך גישה לתכונות כמו רשימות משימות, משימות משנה, לוחות זמנים וזרימות עבודה משותפות. יש גם אלמנטים של תקשורת ושיתוף פעולה בזמן אמת, ודוחות מעמיקים. אתה יכול להגדיר תאריכי יעד לאישורים, ולהעלות את כל הצוות שלך על המסלול עם בסיס משאבים מלא במסמכים חיוניים.
פרויקטים של Zoho
כלי פופולרי נוסף לניהול פרויקטים, Zoho Projects עוזר לעסקים לעקוב אחר משימות, לעבוד יחד על מאמצי צוות וליצור תרשימי גנט. ישנן אפשרויות למעקב אחר שעות הניתנות לחיוב והתקדמות הפרויקט. Zoho גם מציעה לחברות חבילה של תכונות תקשורת בתוך כלי ה-PM שלהן, כך שתוכל להישאר בקשר עם עובדים היברידיים ומרוחקים.
Zoho הוא כלי SaaS פנטסטי, אבל יש כמה מגבלות לצוותים גדולים יותר. כלי זה המתאים ביותר לייעל ספרינטים קטנים ולעקוב אחר ביצועי הפרויקט בעסקים קטנים יותר. סביבת העבודה היא גם אידיאלית לעובדים כדי לעקוב אחר משימות בודדות, ויש תוכנית חינמית למתחילים.
איך בוחרים את הכלי הנכון לניהול פרויקטים?
בחירת תוכנת ניהול פרויקטים ואסטרטגיית ניהול פרויקטים הטובה ביותר יכולה להיות מסובכת. אין כאן אסטרטגיה אחת שמתאימה לכולם. במקום זאת, חברות צריכות לחשוב כיצד הן יכולות להפוך פרויקט פשוט ליעיל ככל האפשר עבור הצוות הספציפי שלהן.
אפליקציות ותוכנות לניהול פרויקטים יכולים לעזור בכל דבר, החל מהגהה של משימות פרויקט ועד זרימות עבודה מורכבות, בתנאי שהן מציעות גישה לתכונות המפתח הנכונות. בעת בחירתך, הקפד לקחת בחשבון דברים כמו:
- תכונות עיקריות: האם הפתרון תואם את המתודולוגיה שלך לניהול פרויקטים עם תרשימי גנט, מעקב אחר זמן ואפילו אפליקציה משלו לנייד עבור משתמשי iOS ואנדרואיד?
- מספר משתמשים: בכמה אנשים יכול פתרון ניהול הפרויקט לתמוך? האם זה מתאים לעסקים גדולים וקטנים יותר?
- אינטגרציות: האם המערכת משתלבת עם כל הכלים הקיימים שהצוות שלך משתמש בו, כך שהם יכולים להצטיין בעמידה בלוחות זמנים?
- מבנה התמחור: האם תוכניות התמחור המוצעות תומכות בתוכנית העסקית שלך? האם העלות שווה את יתרונות עבודת הצוות ויתרונות הזריזות?
- קלות שימוש: הכלים הטובים ביותר לניהול פרויקטים צריכים לא רק לתת מענה לתלות ולאבני הדרך העסקיות שלך, אלא גם להציע פשטות למשתמשים.
