היתרונות של שימוש בתוכנת סינכרון קבצים לניהול המסמכים שלך

הידעת, עד 1.8 מיליארד אנשים ב-2017 השתמשו אחסון ענן אישי לסנכרן את הקבצים שלהם ולנהל את המסמכים שלהם? שוב, הנתון הזה צפוי לגדול לכמות 2.309 מיליארד ב- 2020.

זה הרבה אנשים!

עם הנתון הזה בחשבון, זה גורם לנו להעלות את השאלה, מדוע פתרונות סינכרון קבצים כל כך פופולריים? מה היתרונות שלו? איך התוכנה הזו יכולה לעזור לך ולעסק שלך?

למזלכם, אנחנו הולכים לחקור בדיוק את זה כאן במאמר זה. בואו לצלול פנימה!

שמור עותק גיבוי של המסמכים שלך

רוב תוכנות סינכרון הקבצים מגבות את הקבצים שלך לענן. זה מבטיח שהם יישמרו בטוחים במקרה המצער שמשהו יקרה למכשיר שלך.

בוא ניקח Dropbox למשל, ברגע שאתה מעלה מסמכים כלשהם לקובץ Dropbox שלך; הם ישלחו אותם אוטומטית לשרתים של החברה שלהם ולאחר מכן ייצרו לך גיבוי.

זה באמת פשוט כמו זה.

כפי שאתה יכול לראות, תוכנת סנכרון קבצים מספקת פתרון הרבה יותר מהיר ובטוח מאשר גיבוי הקבצים והתיקיות שלך לכונני הבזק (שבואו נודה בזה, די קל לאבד!)

שמור את הקבצים מעודכנים

אחד הדברים הטובים ביותר בתוכנת סינכרון קבצים הוא שהם מסנכרנים מיד כל עריכה שאתה (או הצוות שלך) מבצעים למסמכים שלך - לא משנה באיזה מכשיר אתה משתמש.

זוהי תכונה פנטסטית אם יש לך יותר מאדם אחד שעובד על אותו מסמך, כלומר מכיוון שהיא מבטלת את הצורך לעבור על קבצי דוא"ל מצורפים כדי לאתר את העותק המעודכן ביותר.

למעשה, Dropbox משתמש בטכניקה המצאתית כדי לבצע סנכרון קבצים. זה ידוע יותר בתור העתקת קבצים ברמת הבלוק. במונחים של הדיוטות, זה מאפשר ל-Dropbox להעתיק רק סיביות ספציפיות של המסמך שאתה (או עמיתיך לעבודה) שינית.

באופן לא מפתיע, הפעם הראשונה שתצטרכו לחכות כדי להעלות קובץ לסנכרון תיקח הכי הרבה זמן. עם זאת, לאחר מכן, בכל פעם שאתה מבצע עריכה, הגרסה המעודכנת זמינה כמעט מיד.

קרדיטי תמונה: Shutterstock

פרטיות

רוב תוכניות סינכרון הקבצים הפופולריות מאפשרות לך (הבעלים של המסמך) לתת לאנשים ספציפיים גישה לקבצים ולתיקיות שלך. חשוב מכך, אתה יכול גם לבטל את אותה גישה. זה עושה פלאים כדי לעזור לך לשמור על פרטיות מסמכים רגישים.

פרסומת ⓘ

באופן כללי, אתה יכול בדרך כלל לשתף מסמכים וקבצים עם הצוות שלך באמצעות דואר אלקטרוני או עם קישור ישיר.

אם תבחר להשתמש בקישור כדי לשתף את המסמכים שלך, כל מי שיש לו את הקישור יכול לגשת לקובץ או לתיקיה ולשנות אותם. עם זאת, אם ברצונך לבטל את הגישה הזו, יש לך אפשרות להשבית את החיבור באופן ידני - כך הנמען כבר לא יכול לראות או לערוך את המסמכים האלה.

תוכנות מסוימות לסנכרון קבצים אפילו מאפשרות לך להגן על המסמכים שלך באמצעות סיסמה (כדי להבטיח רמת אבטחה נוספת). ככזה, רק מי שמודע לסיסמה יכול לגשת לקבצים.

בנוסף, בהתאם לתוכנה הספציפית שבה אתה משתמש, ייתכן שתוכל גם להגדיר תאריך תפוגה בקישור ששלחת כדי לשתף את המסמכים שלך. לכן, לאחר פרק זמן מסוים הקישור המאפשר גישה לקבצים שלך מפסיק לפעול, כך שהנמען לא יכול עוד לראות את החומר.

עם זאת, כאשר אתה הולך למציאת פתרון סנכרון הקבצים המתאים עבורך, תצטרך לשים לב שלא כל הפתרונות מציעים את תכונות האבטחה הנוספות הללו. שלא לדבר על, מנהיגים בתעשייה המספקים את התוספות הללו, גובים לעתים קרובות עמלות חודשיות נוספות כדי לגשת לשכבות האבטחה המשלימות הללו. למרות שזה עשוי להיראות חצוף, העלויות בדרך כלל סבירות להפליא וזה מחיר קטן לשלם כדי לשמור על בטיחות הנתונים של הלקוח שלך.

כמו כן, אם אתה מתמודד עם נתונים רגישים להפליא, נניח, למשל, רישומי בריאות אישיים, פרטים פיננסיים, כתובות בית וכו'. רוב תוכנות סינכרון הקבצים הפופולריות בשוק אינן מאובטחות מספיק - כלומר בגלל שהחברות האלה לשמור על שליטה על מפתחות ההצפנה שלך. ככזה, אם אתה עובד בנישה שבה אתה מטפל בסוג זה של נתונים, עדיף לך עם רשימת אחסון ענן אפס ידע או הצפנת הקבצים בעצמך.

קרדיטי תמונה: Shutterstock

טיפ גדול

לפני שתוציא את הכסף שהרווחת קשה על מימון תוכנת סינכרון קבצים בתשלום, הפק את המרב מכל אחסון בחינם המוצע. זוהי הזדמנות מצוינת להעריך אם התוכנית מתאימה לך.

מחשבות סופיות

אנו מקווים שאחרי שקראת את המאמר הזה יש לך עכשיו מושג טוב יותר מדוע תוכנת סינכרון קבצים כל כך פופולרית. בקיצור, פתרונות מסוג זה מאפשרים למשתמש לבצע את הפעולות הבאות: