הכלים הטובים ביותר לניהול משימות בחינם לשנת 2023

כלי ניהול המשימות החינמיים הטובים ביותר הם בעלי ערך רב במקום העבודה המהיר של היום. בין אם אתם מאמצים את הטרנד של דפוסי עבודה היברידיים ומרוחקים, או שאתם פשוט מנסים לשמור על הצוות הפנימי שלכם באותו עמוד, כלי ניהול משימות יכולים לעזור.

עם התוכנה הנכונה, תוכל לעקוב בקלות אחר כל המשימות במקום העבודה שלך הממתינות לביצוע. ישנה גם אפשרות להקצות משימות ספציפיות לאנשים מסוימים, לשתף קבצים דרך האינטרנט ואפילו להחיל מועדים על פרויקטים.

היום, אנחנו הולכים לחקור כמה מהכלים האטרקטיביים והחינמיים ביותר לניהול משימות הזמינים באינטרנט.

במאמר זה:

• מהו ניהול משימות
• מה לחפש בכלי חינמי לניהול משימות
• הכלים הטובים ביותר לניהול משימות בחינם
• סיכום

מה לחפש בכלי חינמי לניהול משימות

כאשר אתה מחפש כלי חינמי לניהול משימות, כדאי לשים לב שייתכן שלא תקבל בדיוק את אותה רמת פונקציונליות שהיית מקבל משירות פרימיום. אמנם יש הרבה אפשרויות חינמיות בחוץ, אבל הן נוטות להיות ממוזערות של גרסאות של פתרונות הרבה יותר גדולים.

למרות זאת, עדיין כדאי לוודא שאתה מקבל את הכלי המתאים לצרכים שלך. רק חלק מהפונקציונליות שאולי תרצה לשקול הן:

• קלות שימוש: פשטות היא קריטית בעבודה עם כל תוכנה חיונית. העובדים שלך צריכים להיות מסוגלים לגשת בקלות לממשק ניהול המשימות ולנווט אותו. גרור ושחרר רשימות מטלות הן לרוב פופולריות, כמו גם לוחות שנה משולבים ותאריכים מסונכרנים.
• תכנון ותזמון אמין: כלי טוב לניהול משימות עוזר להשאיר את כולם באותו עמוד. תכונות הצ'אט של Gantt מועילות לצוותים העובדים על פרויקטים מורכבים עם מספר מועדים לניהול.
• מעקב אחר זמן: כלי מעקב אחר זמן יכולים להיות שימושיים לקביעת כמה זמן כל איש צוות מקדיש לכל פרויקט. זה גם עוזר כאשר חברות מיקור חוץ פרויקטים לפרילנסרים וצריכות לחשב תשלום.
• אינטגרציות: כלי טוב לניהול משימות עשוי להשתלב גם עם השירותים האחרים שבהם אתה משתמש, כמו לוחות שנה מקוונים וכלים לשיתוף נתונים. האינטגרציות מקלים על המשך העבודה לזרום בצורה חלקה באפליקציה אחת.
• כלי שיתוף פעולה: כלי שיתוף פעולה מצוינים להבטחת עבודת צוות. כלי טוב לניהול משימות עשוי להגיע עם גישה לתכונות הודעות מיידיות, הערות מסונכרנות ועדכוני ענן. חפש כיצד תוכל לשמור על קשר בין צוותים.
• דיווח וניתוח: כלי דיווח וניתוח עוזרים לך לעקוב אחר רמות הפרודוקטיביות שלך לאורך זמן. הם מצוינים כדי להבטיח שאתה נשאר מעודכן במשימות שלך.
• אבטחת מידע: כלי טוב לניהול משימות צריך גם לשמור על המידע שאתה משתף באינטרנט בטוח ומאובטח ככל האפשר. חפש תכונות פרטיות ובטיחות המובנות בטכנולוגיה שלך.
• מעקב והתראות: תזדקק לכלים שיעזרו לך לעקוב אחר ההתקדמות בפרויקטים. כדאי גם להגדיר הודעות שישלחו מיידית לצוות שלך כשהמועדים מתקרבים.

כדאי גם לחפש כלי לניהול משימות עם יכולת מדרגיות להתפתח עם העסק שלך. ככל שהצרכים שלך משתנים והחברה שלך מתפתחת, ייתכן שתרצה לשדרג עם חשבון בתשלום.

מהם הכלים הטובים ביותר לניהול משימות בחינם?

• Basecamp
• Asana
• לא בסדר
• יום שני
• Trello
• Todoist
• קליק אפ
• Jira

---

1. Basecamp

כלי All-in-One פופולרי לניהול פרויקטים והקצאות משימות, Basecamp הוא פנטסטי עבור צוותים בכל הגדלים. מתאים היטב לניהול זרימות עבודה מרוחקות של צוות, Basecamp מבטיח שתוכל לעקוב אחר הפרויקטים ברשימת המטלות שלך, להגדיר לוח זמנים ואפילו לגשת למאגר משותף של קבצים חיוניים.

רשימות מטלות מגיעות עם תיבות סימון, כך שתוכל לסמן אותן בסיום. יש גם צ'ק-אין אוטומטי שמנהלי צוות יכולים להגדיר כדי לשמור על קשר עם הצוות באשר הם. הפונקציונליות של לוח ההודעות והצ'אט הקבוצתי מהווה בסיס טוב לשיתוף פעולה קבוע גם בין חברי הצוות שלך.

Basecamp קל להפליא לשימוש, והוא מגיע במבחר של גרסת חינמית ופרימיום, כך שתוכל לשדרג את הגישה שלך לכלים מתקדמים כשתצטרך. החבילה החינמית מוגבלת, עם תמיכה ב-20 משתמשים, 3 פרויקטים ושטח אחסון של 1GB. עבור כל השאר, תצטרך את החבילה העסקית של $99 לחודש.

הכי טוב בשביל: Basecamp מתאים היטב לעובדים מרוחקים שרוצים לעקוב אחר המשימות שלהם בסביבה קלה למעקב. הכל על לוח המחוונים ערוך בצורה נקייה ואינטואיטיבית, ואפשר להתאים אישית את החוויה שלך כך שתתאים לך.

2. Asana

אחד מפתרונות התוכנה הפופולריים ביותר לניהול משימות בשוק הנוכחי, Asana מתמקד בניהול לא רק במשימות, אלא גם בתהליכי עבודה מלאים. הממשק הקל לשימוש והגמיש הוא תענוג לכל סוגי המשתמשים, עם הזדמנות להתאים את זרימת העבודה שלך איך שתרצה.

Asana יכול לקחת קצת זמן להתרגל למתחילים, אבל זה גמיש ביותר, אז לא אמורות להיות לך יותר מדי בעיות לצלול פנימה. אתה יכול לעקוב בקלות אחר כמעט כל שלב בפרויקט, לעקוב אחר כל הקבוצות שלך תוך שניות, וכן להקצות עבודה ללא מאמץ. ישנה גם אפשרות להגדיר יעדים ויעדים עבור חברי הצוות שלך כדי לשמור על מוטיבציה.

עם תכונות ניתוח נרחבות, אתה יכול לעקוב אחר האם העובדים שלך באמת מתקדמים בצורה חיובית בעבודה שלהם. יש גם שורה של כלי שיתוף פעולה כדי להפגיש בין אנשי צוות, כמו גם תאריכי יעד עם הודעות.

התוכנית החינמית עבור Asana הוא גם די נדיב, וכולל הכל, ממשימות בלתי מוגבלות, פרויקטים, הודעות, אחסון קבצים ורישום פעילויות ועד לשיתוף פעולה עם עד 15 חברי צוות. יש גם מגוון אפשרויות של תצוגת רשימת מטלות ואפליקציות לנייד.

הכי טוב בשביל: Asana נהדר עבור צוותים שרוצים לעקוב אחר פרויקטים מרובים עם מועדים שונים בחלל אחד מאוחד. אתה יכול לנהל בקלות שורה של משימות שונות מבלי להתבלבל, ואפילו דיווח זמין.

3. לא בסדר

Wrike הוא כלי פנטסטי לניהול פרויקטים המשמש למטרות שונות, כגון פיתוח מוצר ושיווק., בשל הגמישות של Wrike, צוותים שונים יכולים להשתמש בתוכנה בקלות כדי לתקשר ולשתף פעולה תוך טיפול במגוון משימות. בעזרת כלי זה, אתה יכול להתאים אישית את זרימות העבודה שלך, משימות מקודד צבע, ואפילו ליצור שדות מותאמים אישית לייצוא נתונים.

עם Wrike, קל להתאים כלים עבור כל צוות, לצייד את הצוות שלך בכל הפונקציונליות שהם צריכים. ישנה אפשרות לשתף קבצים ודוחות באופן מיידי ולקבל נראות מלאה של 360 מעלות בכל המחלקות שלך.

יש גישה לתוכנה הניתנת להרחבה מלאה עבור כל הארגון שלך, עם תרשימי גנט אינטראקטיביים, לוחות Kanban, תבניות ייעודיות ועוד. אתה יכול אפילו להשתמש בטפסי בקשות מותאמים אישית ולשתף פעולה עם הקשר באמצעות טכניקות הגהה חזותית, הגהה דיגיטלית ועוד.

יש תוכנית חינמית ל-Wrike הכוללת תכונות שונות לניהול משימות מרכזי, כולל אפליקציות שולחן עבודה, אינטרנט ונייד, ניהול משימות ותת-משימות, אפשרויות שיתוף פעולה חיצוני ופנימי ולוחות זמנים לכל החשבונות.

הכי טוב בשביל: Wrike הוא כלי נוח ליצירת זרימות עבודה מותאמות אישית, החלת קידוד צבע ויצירת שדות מותאמים אישית לייצוא נתונים. Wrike מציעה תוכנית חינמית לניהול משימות, אידיאלית לפונקציונליות בסיסית.

4. יום שני

Monday.com הוא כלי מצוין להפעלה, בנייה והרחבה של זרימות העבודה העסקיות שלך. הכלי המקיף אינו מיועד רק לניהול משימות. עם Monday.com, אתה יכול לקבל גישה לכלי שיווק, תכונות CRM ומכירות, ניהול פרויקטים, כלי עיצוב יצירתיים, תהליכי עבודה של משאבי אנוש וגיוס ועוד ועוד.

עם ממשק נקי ואינטואיטיבי - מושלם כמעט לכל משתמש, Monday.com תומך ביותר מ-125 חברות ברחבי העולם, כולל מובילים כמו Adobe והולו. הטכנולוגיה מבטיחה שחברות יכולות לנהל את כל מה שהן צריכות בחלל אחד, עם שפע של כלים לתכנון, מעקב ואספקת כל מיני פונקציונליות.

עם מאות תבניות מותאמות אישית כדי להתחיל, קל גם להתחיל להתנסות במה שאתה יכול לעשות ב-Monday.com. אתה יכול למיין תבניות על סמך ה"נושא" שלהן, כגון משאבי אנוש או שיווק.

התוכנית האישית (בחינם) מיועדת לעד 2 אנשים בלבד, אך היא מגיעה עם גישה ללוחות ומסמכים בלתי מוגבלים, יותר מ-200 תבניות, למעלה מ-20 סוגי עמודות ואפליקציות שונות לאנדרואיד ו-iOS. עם זאת, ייתכן שתגלה שאתה צריך לשדרג די מהר.

הכי טוב בשביל: אם אתה מחפש דרך לבנות זרימות עבודה יעילות יותר, Monday.com סיפק אותך. הפתרון הקל לשימוש מושלם למעקב אחר הקצאות משימות ולשמירה על כולם באותו עמוד בעולם הדיגיטלי של היום.

5. Trello

טרלו מגדיר את עצמו ככלי ל"להזיז את העבודה קדימה". פתרון פופולרי עבור חברות שאוהבות לעבוד עם לוחות כדי לשמור על משימות לפעול בצורה חלקה, Trello מבטיח שלכל הצוות שלך יש את הכוח לשתף פעולה, לנהל פרויקטים ולהישאר פרודוקטיבי ככל האפשר. אתה יכול להתחיל עם לוח פשוט, להוסיף כרטיסים ורשימות, ואז להתאים אישית ולהרחיב ככל שהעסק שלך יגדל.

נהל את הפרויקטים שלך בקלות, ארגן משימות ובנה עובדים מעורבים והכל באותו מקום. יש אפילו אפשרות לשנות את מראה הלוחות שלך, כך שתוכל להבטיח לכל אחד בצוות שלך חוויה יעילה בעת מעקב אחר עבודה.

המערכת האקולוגית של Trello משגשגת על כרטיסים, אותם אתה יכול לגרור ולשחרר למקטעים שונים של זרימת העבודה בהתבסס על הצרכים האישיים שלך. יש גם פתרון אוטומציה פנטסטי ללא קוד, כך שתוכל ליצור זרימות עבודה עם AI, במקום צורך לקודד דברים בעצמך.

הגרסה החינמית של Trello היא נדיבה למדי, עם כרטיסים בחינם ללא הגבלה, עד 10 לוחות לכל סביבת עבודה, הפעלות בלתי מוגבלות, אחסון ללא הגבלה ורקעים מותאמים אישית. אתה מקבל גם תאריכי מוקצה ותאריכי יעד, אפליקציות לנייד ואימות דו-גורמי.

הכי טוב בשביל: אם אתה רוצה מנהל משימות שמקל על מעקב אחר רשימת מטלות, גרירה ושחרור משימות ויצירת אוטומציות עם AI, Trello היא בחירה מצוינת. זהו אחד מכלי ניהול המשימות הפופולריים ביותר בשוק, והוא קל להפליא לשימוש.

6. Todoist

אחת מאפליקציות ניהול המשימות הפופולריות יותר בשוק, Todoist היא פתרון תוכנה לניהול פרויקטים שעוזר לצוותים להישאר במסלול. עם תצוגת לוח שנה מותאמת אישית וסדרה של רשימות ביקורת, אתה יכול לקבוע בדיוק מה אתה צריך לעשות בכל יום.

אפליקציית ניהול המשימות עוזרת לך ליצור קטעים ותת-משימות, תוך שילוב עם דברים כמו יומן Google ו-Dropbox עבור מסמכים חשובים. אתה יכול גם להדגיש פריטים ברשימות המשימות שלך כ"עדיפויות" ולעקוב אחרי המרחק של הפרויקט.

Todoist תומך בהאצלת משימות, כך שתוכל לשלוח משימות לאנשים שסביר להניח שיתאימו להם - מה שהופך את זה לפתרון נהדר לניהול זמן. אידיאלי עבור צוותים קטנים וקבוצות גדולות יותר כאחד, Todoist מפשט את אומנות המעקב אחר העבודה ללא צורך בגיליונות אלקטרוניים אינסופיים.

הגרסה החינמית של מוצר זה מתאימה ליחידים ולצוותים קטנים, עם תאריכי יעד חוזרים, עד 80 פרויקטים פעילים, וגישה לאינטגרציות שונות כדי לסייע בתכנון הפרויקט. אתה יכול אפילו להשתמש בכלי ניהול משימות פשוט זה כדי לעזור בתכנון משימות אישיות אם אתה מעדיף או לעקוב אחר אבני דרך אישיות.

הכי טוב בשביל: Todoist הוא כלי נהדר אם אתה לא רוצה ללמוד מתודולוגיה חדשה למעקב אחר פרויקטים. הכלי הפשוט והפשוט מאפשר הכל משיתוף קבצים ועד להאצלה, כך שתוכל לעקוב בקלות אחר משימות הצוות שלך.

7. קליק אפ

אם אתה מחפש אפליקציית רשימת מטלות פופולרית ומערכת ניהול משימות עם הרבה אפשרויות התאמה אישית, קליק אפ היא בחירה מצוינת. מוכן לשילוב עם כלים כמו Microsoft Outlook ועוד, Clickup מאפשר למשתמשים לנהל משימות בודדות ומשותפות בהתאם להעדפותיהם.

אתה יכול לבחור בין מגוון תצוגות לחוויית ה-Clickup שלך, כולל "תיבה", לוח, רשימה ו"מצב אני". זה עוזר לצוותים להפיק את המרב מפרויקטים ללא הגבלה, ניהול והצגה של משימות בצורה יעילה יותר. כלי ניהול המשימות המקוון Clickup מאפשר למשתמשים גם להקצות משימות לחברי צוות אחרים כדי לשמור על פרויקטים פעילים בצורה חלקה.

יש גרסת "freemium" של Clickup המציעה מבחר נדיב במיוחד של תכונות. אתה מקבל תמיכה עבור משתמשים ומשימות בלתי מוגבלות, אם כי אתה יכול לאחסן רק עד 100MB בחלק משימות הפרויקט שלך. אם אתה רוצה לשדרג לתוכנית בתשלום עם Clickup, לא תצטרך לשלם הון תועפות, מכיוון שהמחירים מתחילים בסביבות $5 למשתמש לחודש.

עם כל דבר, החל ממשימות חוזרות ואוטומציות של זרימת עבודה ועד ליותר מ-50 אינטגרציות מקוריות, Clickup נהדר לאיחוד המסמכים והאנשים שלך לזרימת עבודה יעילה יותר. אתה יכול אפילו להעלות מסמכים מ-Google Drive, לעקוב אחר דרישות החשבונית ולקשר במגוון פתרונות ארגוניים אחרים.

הכי טוב בשביל: אם אתה רוצה פתרון מקיף לניהול משימות שבו אתה יכול לעקוב אחר זרימת העבודה של מספר צוותים או פרויקטים במקום אחד, Clickup היא בחירה טובה. גישה למשתמשים ולפרויקטים ללא הגבלה בתוכנית החינמית הופכת את הכלי הזה גם לטוב עבור חברות קטנות יותר.

8. Jira

עוצב על ידי Atlassian, Jira הוא כלי מקיף עבור כל חברה בחיפוש אחר תוכנה חינמית לניהול משימות. עם Jira, חברות יכולות לתפוס ולארגן משימות במערך מקיף של לוחות Kanban ו-Scrum. יש תכונות של ניהול צבר ודיווח זריז, כמו גם שפע של פתרונות למעקב אחר פעילות הצוות.

יש אינטגרציות עם כלים כמו Gmail, Slack, Github ו-Zapier. בנוסף, אתה יכול לגשת אל Jira ממגוון של סביבות, מה-iPhone וה-Mac שלך ועד לדפדפן המקוון שלך. טכנולוגיית Jira מבית Atlassian מבטיחה שחברות בכל הגדלים יכולות לעקוב אחר מפת הדרכים של הפרויקט שלהן בסביבה נוחה אחת.

למרות ש-Jira ידועה בעיקר בתמיכה בצוותי IT, היא יכולה להתאים לכל מיני פעולות עסקיות. עם זאת, ייתכן שתגלה שלוקח קצת יותר זמן להתרגל לטכנולוגיה זו אם לא השתמשת בכלי אטלסיאן בעבר.

הגרסה החינמית של Jira מגיעה עם לוחות מרובים למעקב אחר משימות, כלים לניהול עוקבים, דיווח זריז, זרימות עבודה מותאמות אישית, אחסון קבצים של 2 GB ותכונת אוטומציה עבור פרויקט אחד. אתה יכול גם לתמוך בעד 10 חברי פרויקט, או חברי צוות. הגרסאות בתשלום מתחילות ב-$7 למשתמש לחודש אם אתה צריך פונקציונליות מקיפה יותר.

הכי טוב בשביל: טכנולוגיית Jira של Atlassian מתאימה יותר לצוותי IT עם ניסיון רב בעבודה על מפת דרכים מורכבת של פרויקט. אם אתה חדש בניהול משימות מקוון, ייתכן שתמצא את הטכנולוגיה הזו קצת מקיפה מדי עבורך.

בחירת תוכנת ניהול המשימות הטובה ביותר

כמו ברוב ההשקעות העסקיות הגדולות, אין אסטרטגיה אחת שמתאימה לכולם לבחירת תוכנת ניהול המשימות האידיאלית. הכלי המתאים עבורך יהיה זה שמסוגל לארגן את דפי הזמן והאנשים שלך בצורה יעילה ככל האפשר.

למרבה המזל, הגרסאות החינמיות של הכלים לעיל אומרות שעסקים קטנים יכולים לבדוק בקלות מגוון כלים עבור התלות במשימה שלהם, ולשלב את המערכת שבחרת עם מגוון אפשרויות תוכנה קיימות. זכור לוודא שכל מערכת ניהול משימות שתבחר עובדת עם מערכות ההפעלה שהצוותים שלך משתמשים בהם, כמו אפשרויות מערכת ההפעלה Windows, Mac וסמארטפון.