Risposta rapida: Gli strumenti di project management sono una soluzione software o un set di sistemi software progettati per assistere i team coinvolti in un progetto. Aiutano gli individui e i team a pianificare progetti, monitorare i risultati di determinate attività e gestire i flussi di lavoro in modo efficiente, per ottenere i migliori risultati da ogni sforzo aziendale.
Oggi definiremo cosa sono gli strumenti di gestione dei progetti, come funzionano e perché stanno diventando sempre più preziosi per i marchi di oggi.
Cosa sono gli strumenti di gestione dei progetti?
"Project Management" è il termine utilizzato per riferirsi ai processi e alle competenze che le aziende utilizzano per completare queste attività e raggiungere obiettivi specifici. Gli strumenti di Project Management possono semplificare e ottimizzare il processo di project management, aiutando ad allineare i team, monitorare i progressi e assegnare elementi specifici dell'elenco delle cose da fare a diversi individui.
Nella maggior parte delle aziende, i progetti possono avere tutti i dettagli associati a risorse, tempo, obiettivi e denaro pre-mappati e definiti, ma non sono ancora ben organizzati. In realtà, assicurarsi che i progetti funzionino senza intoppi può essere estremamente difficile, in particolare in un ambiente in cui i dipendenti sono distribuiti in ambienti diversi, a causa del lavoro remoto e ibrido.
Strumenti e sistemi di gestione del progetto sono lì per assicurarti di poter implementare efficacemente il giusto piano passo dopo passo per completare il tuo progetto. Aumentano le tue possibilità non solo di raggiungere i tuoi obiettivi, ma anche di terminare il tuo progetto in tempo, nell'ambito del budget previsto.
Gli strumenti di gestione del progetto dicono ai membri del team quando e come iniziare con il progetto, cosa fare dopo e come misurare i risultati di un progetto nel tempo. Alcune soluzioni software in questo panorama sono disponibili per l'accesso gratuito, mentre altre hanno un prezzo premium.
Quali sono le caratteristiche degli strumenti di Project Management?
Gli strumenti di gestione del progetto possono variare in dimensioni e portata. Alcuni sono dotati di strumenti di base per la gestione delle attività, in modo da poter pianificare e tenere traccia degli elementi di lavoro nel tempo. Altri sono dotati di funzionalità più avanzate come il monitoraggio dei problemi, l'automazione delle attività e il monitoraggio del tempo. Alcune delle funzionalità più comuni degli strumenti di gestione dei progetti includono:
- Strumenti di stima del progetto: Per garantire il successo di un progetto, è importante che le aziende fissino obiettivi e pianifichino i potenziali risultati per l'attività. Gli strumenti di stima del progetto possono aiutare a stimare i vincoli e i risultati del progetto tramite previsioni di budget, EVM e linee di base.
- Strumenti di pianificazione: I sistemi di project management spesso sono dotati di strumenti di pianificazione come sistemi di creazione di documenti e fogli di calcolo in cui le persone possono condividere idee su un progetto. Questi strumenti di pianificazione sono in genere collegati a strumenti di gestione dei documenti, in cui le aziende possono archiviare librerie di informazioni relative al progetto.
- Gestione del budget: La maggior parte dei progetti ha un budget preassegnato e diverse previsioni finanziarie ad esso collegate. Uno strumento di gestione del progetto può aiutare le aziende a tenere traccia delle spese, delle fatture e dei costi effettivi associati al raggiungimento di risultati specifici.
- Assegnazione delle risorse: Riuscire con un progetto spesso significa garantire che le attività corrette e le voci dell'elenco delle cose da fare siano assegnate alle persone giuste. Gli strumenti di allocazione delle risorse possono aiutare a garantire che i leader aziendali deleghino le attività correttamente, in base a scadenze specifiche. Possono anche fornire informazioni su quali dipendenti potrebbero essere sopraffatti da troppo lavoro.
- Strumenti di collaborazione: In particolare nell'era odierna del lavoro remoto e ibrido, è importante garantire che tutte le principali parti interessate del progetto possano rimanere sulla stessa pagina. Gli strumenti di gestione dei progetti sono spesso dotati di funzionalità di collaborazione virtuale per messaggistica istantanea, riunioni basate sul Web, videoconferenze e altro ancora.
- Gestione della qualità: Alcuni strumenti di gestione del progetto sono dotati di soluzioni di gestione della qualità, che aiutano a raccogliere approfondimenti e metriche su un progetto. Le funzionalità di monitoraggio e risoluzione dei problemi sono essenziali per garantire che i problemi non finiscano per interrompere il flusso di lavoro o causare problemi con budget e scadenze.
- Amministrazione del progetto: Gli strumenti di amministrazione del progetto possono includere funzionalità per l'onboarding dei membri del personale, il monitoraggio del tempo ai fini della fatturazione e altro ancora. Alcune opzioni di amministrazione del progetto sono dotate di calendari e bacheche per tenere traccia di più progetti contemporaneamente.
- Reporting: La maggior parte degli strumenti di gestione dei progetti verrà fornita con strumenti di reporting e analisi per aiutare le aziende a tenere il polso dell'organizzazione. È possibile generare report sul coinvolgimento dei dipendenti, sui progressi e sui risultati aziendali.
Che aspetto hanno gli strumenti comuni di gestione dei progetti?
Poiché diverse aziende affrontano e gestiscono i progetti in vari modi diversi, gli strumenti di project management possono essere disponibili in vari formati diversi. Non esiste una soluzione adatta a tutti, ma ci sono alcune opzioni particolarmente popolari da considerare. Ecco alcuni degli strumenti di project management più comunemente utilizzati e implementati:
Grafici di Gantt
I diagrammi di Gantt sono uno degli strumenti di gestione dei progetti più comunemente citati e più popolari. In sostanza, questi grafici aiutano gli utenti a visualizzare la sequenza temporale del progetto e il modo in cui le diverse attività verranno assegnate a specifici membri del personale in tutta la forza lavoro.
I diagrammi di Gantt sono spesso considerati estremamente utili per tenere traccia del programma che il tuo progetto deve seguire. È possibile utilizzare questi grafici per fare attenzione alle deviazioni dai piani del progetto e ai problemi che potrebbero causare ritardi. I diagrammi di Gantt sono stati introdotti nel lontano 1917 e da allora sono diventati uno standard del settore.
Work Breakdown Structure
La Work Breakdown Structure, o "WBS", è stata introdotta dal Dipartimento della Difesa degli Stati Uniti nel 1962. Oggi è ancora uno degli strumenti critici utilizzati per qualsiasi strategia di pianificazione del progetto. In sostanza, una struttura di ripartizione del lavoro fornisce un modo per suddividere i vari passaggi coinvolti nel raggiungimento dell'obiettivo del progetto.
Con una WBS, le aziende creano una mappa end-to-end delle attività che devono essere affrontate prima di poter raggiungere l'"obiettivo finale" del progetto. Nella maggior parte dei casi, le organizzazioni iniziano con un'idea chiara del loro "obiettivo finale", suddiviso in fasi che possono poi essere suddivise in attività e sottoattività.
Una volta che avrai un'idea chiara di tutte le attività connesse al tuo progetto, sarai in grado di determinare dove devono essere distribuite le risorse e quanto tempo potrebbe essere necessario per raggiungere i tuoi obiettivi.
La linea di base del progetto
Un altro strumento comune per il Project Management è il "Project Baseline". Questo è essenzialmente uno strumento grafico per rappresentare i valori del tuo progetto, confrontando lo standard che hai impostato per il tuo progetto, con i risultati dei tuoi sforzi.
Una linea di base del progetto comprende varie linee di base diverse, tra cui la pianificazione, il costo e la linea di base dell'ambito. All'inizio di un progetto, le aziende stabiliscono delle "linee di base" target per ciò che si aspettano di ottenere, quando vogliono raggiungerlo e quanto costerà il progetto. Il confronto dei risultati con queste linee di base garantisce che stai facendo la giusta quantità di progressi.
Le baseline del progetto possono anche essere utili per ridurre lo "scope creep" assicurandoti di non consentire a lavori non pianificati di interrompere il flusso dei tuoi obiettivi.
Altri strumenti di gestione dei progetti
Al di fuori delle opzioni sopra menzionate, altri strumenti di gestione del progetto potrebbero includere:
- Attività di team building collaborativo: Le attività di team building possono essere un importante strumento di gestione dei progetti, in quanto aiutano ad aumentare la produttività e l'efficienza dei dipendenti. Le aziende possono organizzare strategie e concorsi di ludicizzazione per coinvolgere i propri dipendenti, nonché riunioni e riunioni collaborative di gruppo.
- Piani di gestione della comunicazione: I piani di gestione della comunicazione sono strumenti nel processo di gestione del progetto che assicurano che tutti coloro che sono coinvolti nell'avanzamento di un progetto siano tenuti aggiornati e lavorino costantemente per gli stessi obiettivi. I piani di comunicazione delineano la frequenza con cui le parti interessate si riuniranno per discutere del progetto e dove potrebbe avvenire la comunicazione.
- Strumenti di gestione delle attività: Gli strumenti di gestione delle attività sono essenzialmente ambienti software all-in-one in cui le aziende possono pianificare le attività che devono completare durante un progetto. Queste attività possono essere organizzate in tempistiche e "bacheche Kanban" in base al loro livello di completamento, urgenza e altri fattori.
Quali sono i vantaggi degli strumenti di Project Management?
Come accennato in precedenza, la maggior parte dei progetti aziendali è complessa, sfaccettata e richiede tempo. Affinché le aziende raggiungano gli obiettivi giusti con i loro progetti, non possono semplicemente sperare che tutti rimangano sulla stessa pagina e facciano le cose secondo una scadenza.
Strumenti per la gestione dei progetti trasformare gli obiettivi e le aspettative di un progetto in una serie di attività attuabili facili da seguire, complete di indicazioni su come comunicare, connettersi e interagire. In definitiva, il più grande vantaggio degli strumenti di gestione dei progetti è che mantengono le persone allineate e organizzate. Alcuni dei vantaggi che gli utenti possono aspettarsi quando adottano gli strumenti di gestione dei progetti includono:
- Migliore gestione del tempo: strumenti di gestione dei progetti come i diagrammi di Gantt possono aiutare le aziende a farsi un'idea migliore di come programmare i loro progetti per assicurarsi di non perdere scadenze importanti. È anche possibile utilizzare questi grafici per gestire i ritardi sul posto di lavoro.
- Gestione dell'ambito: Strumenti come WBS aiutano con l'ideazione e sono incredibilmente importanti per la pianificazione del progetto. Possono fornire alle aziende una visione migliore dell'ambito del loro progetto e aiutare a delineare cose come costi, programma e orario di lavoro.
- Controllo del bilancio: le baseline dei costi e gli strumenti di monitoraggio possono aiutarti a garantire che il tuo budget non si espanda senza controllo. Con i giusti strumenti di gestione del progetto, puoi aumentare le tue possibilità di completare il tuo progetto senza spendere troppo.
- Collaborazione migliorata: Gli strumenti di gestione dei progetti con funzionalità di comunicazione e collaborazione integrate aiutano a mantenere in contatto le parti interessate in un team. Questo è essenziale per garantire che tutti rimangano sulla stessa pagina, anche quando si lavora da remoto.
- Controllo del progetto: Con gli strumenti di gestione dei progetti, è più facile tenere traccia di quali dipendenti sono responsabili di quali fasi o attività in un progetto. Questo può aiutare a garantire che tutti stiano lavorando alle attività giuste al momento giusto.
Che cos'è il software di gestione dei progetti?
Le soluzioni software di project management sono kit di strumenti di project management, come diagrammi di Gantt e strumenti di task management, raggruppati in un unico ambiente. Esistono varie forme di software di project management, ciascuna con i propri punti di forza e di debolezza da considerare.
Ecco alcune delle opzioni più popolari disponibili oggi:
Trello
Trello è un software di gestione dei progetti online all'avanguardia dotato di strumenti di collaborazione, schede Kanban, elenchi e schede, progettato per aiutare tutti a tenere traccia della propria lista di cose da fare. La soluzione leggera e semplice semplifica l'assegnazione di progetti a diversi membri del personale e mantiene i leader aziendali in sintonia con le prestazioni del team.
Sebbene Trello non disponga di alcune delle funzionalità di reportistica e di tracciamento dei progetti più avanzate di alcuni degli altri software di gestione dei progetti disponibili oggi, è comunque un'ottima scelta per i principianti. Il piano di base è gratuito e i piani premium includono anche una serie di funzionalità aggiuntive, come l'automazione e l'integrazione.
Asana
Un altro ottimo strumento per la gestione agile dei progetti, Asana è ottimo per organizzare attività e team. La soluzione viene fornita con funzionalità di automazione, collaborazione in tempo reale, modelli e dashboard personalizzati. L'interfaccia utente accattivante rende più facile per ogni membro del team monitorare i propri progressi. Inoltre, ci sono animazioni intuitive per il coinvolgimento.
Asana è uno strumento altamente personalizzabile, con una serie di integrazioni con software leader come Jira cloud Tableau, Slack, Microsoft Office e OneDrive. Il più grande svantaggio del servizio è che l'enorme numero di funzionalità può richiedere del tempo per abituarsi.
Progetti SM
Se hai già a che fare con cose come la gestione delle risorse e la collaborazione attraverso le risorse Microsoft, ha senso sfruttare anche MS Projects. Questo strumento di pianificazione dei progetti supporta i team nel tenere traccia dei progressi con schede attività visive e funzionalità interattive. Puoi suddividere progetti complessi in Scum, Kanban e flussi di lavoro personalizzati.
Questa app per la gestione dei progetti è facile da usare, anche per piccoli team con conoscenze limitate di tecnologia o sviluppo software. Esistono persino tutorial e forum online per aiutarti a imparare a utilizzare gli strumenti del team di progetto, gli elenchi di attività e le notifiche.
Wrike
Uno degli strumenti di collaborazione in team più popolari per la gestione del lavoro, Wrike è un utile ecosistema in cui le aziende possono tenere traccia del tempo e dei progetti. Il sistema altamente configurabile offre l'accesso a fogli presenze, schede Kanban e diagrammi di Gantt interattivi con funzionalità di trascinamento della selezione. C'è anche la possibilità per gli utenti di personalizzare i propri dashboard.
Lo strumento agile di gestione dei progetti è basato su cloud e semplice. Avrai accesso a funzionalità come elenchi di attività, attività secondarie, pianificazioni e flussi di lavoro condivisi. Sono inoltre disponibili elementi di comunicazione e collaborazione in tempo reale e report approfonditi. Puoi impostare date di scadenza per le approvazioni e mettere in pista l'intero team con una base di risorse piena di documenti cruciali.
Progetti di Zoho
Un altro strumento popolare per la gestione dei progetti, Zoho Projects aiuta le aziende a tenere traccia delle attività, lavorare insieme agli sforzi del team e creare diagrammi di Gantt. Sono disponibili opzioni per tenere traccia delle ore fatturabili e dell'avanzamento del progetto. Zoho offre inoltre alle aziende una suite di funzionalità di comunicazione all'interno dei loro strumenti PM, in modo da poter rimanere in contatto con i lavoratori ibridi e remoti.
Zoho è un fantastico strumento SaaS, ma presenta alcune limitazioni per i team più grandi. Questo strumento è più adatto per semplificare piccoli sprint e monitorare le prestazioni dei progetti nelle aziende più piccole. L'area di lavoro è anche ideale per i dipendenti che vogliono tenere traccia delle singole attività ed è disponibile un piano gratuito per i principianti.
Come si sceglie lo strumento di gestione dei progetti giusto?
La scelta del miglior software di gestione dei progetti e della strategia di gestione dei progetti può essere complicata. Non esiste una strategia valida per tutti qui. Invece, le aziende devono pensare a come rendere un progetto semplice il più snello possibile per il loro team specifico.
Le app e il software per la gestione dei progetti possono essere d'aiuto per qualsiasi cosa, dalla verifica delle attività del progetto ai flussi di lavoro complessi, a condizione che offrano l'accesso alle giuste funzionalità chiave. Quando fai la tua scelta, assicurati di considerare cose come:
- Funzionalità principali: la soluzione corrisponde alla tua metodologia per la gestione dei progetti con diagrammi di Gantt, monitoraggio del tempo e persino la sua app mobile per utenti iOS e Android?
- Numero di utenti: quante persone può supportare la soluzione di gestione del progetto? È adatto per aziende grandi e piccole?
- Integrazioni: il sistema si integra con tutti gli strumenti esistenti utilizzati dal tuo team, in modo che possano eccellere nel rispettare le scadenze?
- Struttura dei prezzi: i piani tariffari offerti supportano il tuo piano aziendale? Il costo vale i vantaggi del lavoro di squadra e i vantaggi dell'agilità?
- Facilità d'uso: i migliori strumenti di gestione dei progetti devono non solo affrontare le dipendenze e le pietre miliari aziendali, ma anche offrire semplicità agli utenti.
