signNow áttekintés: Minden, amit tudnod kell erről az e-aláírási platformról

A signNow egy felhő alapú dokumentum- és eAláírás-kezelő platform, amely leegyszerűsíti a dokumentumok, szerződések és űrlapok online aláírását. Ezenkívül a signNow l munkafolyamat-automatizálással, dokumentumgeneráló és szerződéskezelési eszközökkel büszkélkedhet.

SignNow az airSlate digitális megoldáscsomagjának része. Az airSlate, egy minden-az-egyben kód nélküli dokumentum-munkafolyamat-megoldás, amely a dokumentumkezelési és automatizálási funkciók átfogó skáláját kínálja. E funkciók közül sok átfedésben van a signNow-val – azonban szeretnénk hangsúlyozni, hogy a signNow és az airSlate két külön termék.

Ennek ellenére ebben az áttekintésben megvizsgáljuk a signNow alapvető funkcióit, árait és a platform megvalósításának módját. Ez egy tisztességes összeg fedezésére, úgyhogy ugorjunk bele a SignNow áttekintésébe!

signNow áttekintése: a signNow alapvető szolgáltatásai

A signNow-fiókhoz egy irányítópult is tartozik. Innen egyetlen lokalizált helyről tekintheti meg, kezelheti és szerkesztheti az összes dokumentumát. Egy pillantással áttekintheti a munkafolyamatokat és a legfontosabb mutatókat is. 

Most, hogy áttekintettük az alapokat, fordítsuk figyelmünket a signNow által kínált finomságokra:

Dokumentum kezelés

Ahogyan már utaltunk rá, a signNow egyik legkiemelkedőbb funkciója az eSignature funkció. A signNow megkönnyíti a dokumentumok létrehozását és elküldését aláírás céljából, valamint biztonságos tárolását a felhőben. Lehetővé teszi PDF-fájlok (és más dokumentumok) átalakítását húzással kitölthető mezőkkel, beleértve a címzettek számára a dokumentum elektronikus aláírásának lehetőségét. De nem csak kitölthető aláírási dobozokat adhat hozzá. Beszúrhatja azokat a mezőket, amelyek lehetővé teszik az aláíró számára kezdőbetűik és dátumok hozzáadását, valamint legördülő menük létrehozását, jelölőnégyzetek és számmezők hozzáadását. 

A kitölthető mezőket a végfelhasználóhoz egyéni üzenettel lehet hozzárendelni, amely utasítja a dokumentum kitöltésére. Ezenkívül PDF-fájlok esetén megjegyzéseket fűzhet, kiemelhet, és képeket adhat hozzá a dokumentum bármely részéhez. Szükség esetén az érzékeny információkat is elfedheti. 

Vadonatúj dokumentumokat és szerződéssablonokat hozhat létre a signNow fogd és vidd szerkesztőjével. Ezután feltöltheti őket bármely feltöltött rekord adatainak importálásával – nincs szükség kódolásra. Például, ha van egy táblázata a vevői rendelésekről, akkor ezeket az információkat közvetlenül egy számla bizonylatba importálhatja, így megkímélheti az adatok manuális hozzáadását. 

Minden aláíróhoz beállíthat e-mailes emlékeztetőket, valamint a lejárati dátumot. Például Ön és az aláírók e-mailben értesítést kapnak, amikor mindenki aláírta a dokumentumot. Értesítéseket is kaphat, ha valaki módosítja a dokumentumot. A signNow's Audit Trail hasznos lehet, ha Ön és a dokumentum címzettjei részletes naplót kérnek arról, hogy ki és mikor tekintette meg és írta alá a dokumentumot. 

Minden aláírás kétlépcsős hitelesítéssel védett. A felhasználók bármilyen eszközről aláírhatják a dokumentumokat rajzolással, aláírásuk feltöltésével vagy a szükséges mezőbe történő beírással.

kifizetések

A signNow kiváló választás azoknak a vállalkozásoknak, amelyek szerződéseikből, számláikból vagy ajánlataikból szeretnének beszedni a kifizetéseket. 

A signNow lehetővé teszi az automatikus fizetési beszedés hozzáadását a dokumentum-munkafolyamatokhoz. Ez azt jelenti, hogy amikor az ügyfél aláírja valamelyik dokumentumát, automatikusan az Ön által választott fizetési átjáróhoz kerül. 

A kifizetések PSI-DSS-kompatibilisek, és minden tranzakció dokumentálva van, és kereshető a jövőbeni ellenőrzésekhez. 

Ezenkívül megtekintheti a tranzakcióelemzéseket az irányítópulton (erről lentebb olvashat bővebben).

Szerződéskezelés

Amikor a szerződés tárgyalásáról és kezeléséről van szó, általában elég sok oda-vissza szó van közted és egy harmadik fél között a szerződés véglegesítése előtt.

 Szerencsére a signNow megkönnyíti a különféle szerződések létrehozását és kezelését, beleértve:

• Számla
• Adásvételi szerződések
• Beszerzési dokumentumok
• Munkavállalói szerződések
• Megrendelés

…hogy csak néhányat említsünk!

Dokumentumain és szerződésein belül is automatizálhatja az adatgyűjtést. Tegyük fel például, hogy új beszerzési rendelésről tárgyal. Kezdő beszerzési dokumentumot készíthet az ügyfél adatrekordjainak felhasználásával. Vagy küldhet a címzettnek egy kitölthető dokumentumot, amely megadja a szükséges adatokat. Ezután, miután aláírta a dokumentumokat, küldhet egy automatikus e-mailt, amelyben további aláírásokat kér. Automatikus számla követi, miután minden szükséges fél aláírta a szerződést. 

Ezen felül minden Ön és ügyfelei közötti interakció archiválva van, és azonnal visszakereshető. Ez azt jelenti, hogy hozzáférhet az egyes megállapodás-verziókhoz, hogy szorosan figyelemmel kísérhesse, hogyan haladnak a szerződéses tárgyalások és a módosítások.

Felmérések és webes űrlapok

A signNow ezenkívül lehetővé teszi az ügyféladatok gyűjtését a következő dokumentumtípusokon keresztül:

• Felmérések
• Szavazás
• Vetélkedők
• Web alapú visszajelzési űrlapok

A signNow fogd és vidd szerkesztője segítségével a nulláról készíthet felméréseket, beleértve a feltételalapú űrlapokat és a felhasználók által bevitt adatokra reagáló felméréseket. Ezenkívül a signNow támogatja az IF, AND és OR logikát, hogy testreszabhassa, mi történjen, ha a felhasználó választ ír az egyik mezőbe. 

Ha például egy felhasználó azt mondja, hogy elégedett a szolgáltatásával, megkérdezheti, hogy milyen funkciókat élvez. Ha viszont azt mondják, hogy boldogtalanok, ez arra késztetheti a felmérést, hogy magyarázzák el, szerintük mit tehetne jobban. Amint látja, a logikai alapú felmérések használatával biztosítja, hogy csak az adott ügyfélre vonatkozó mezőket jelenítse meg.

Automatizálás

Ahogy már utaltunk rá, a különféle dokumentumok Ön és ügyfelei között e-mailben történő oda-vissza küldése nem csak időigényes és gazdaságtalan; tévedésnek is teret hagy.

Itt jön jól a signNow automatizálása. Korlátlan számú munkafolyamatot hozhat létre az összes dokumentumához. 

Íme egy példa arra, hogy milyen típusú automatizált munkafolyamatot szeretne beállítani: Automatikusan küldhet számlát, amint az ügyfél szerződést írt alá Önnel. 

Hasonlóképpen automatizált munkafolyamatokat is használhat űrlapok generálására, aláírások gyűjtésére, kifizetések elfogadására, szerepkörök és megbízások kiosztására az alkalmazottakhoz stb. Például az utóbbinál tegyük fel, hogy van egy számlázási csapata; automatizált munkafolyamatok használatával biztosíthatja, hogy a számlák és a számlákkal kapcsolatos dokumentumok automatikusan elküldésre kerüljenek. 

A munkafolyamatait integrálhatja meglévő technológiai csomagjával is, beleértve a GSuite-ot, az Office 365-öt, a Salesforce-t stb. . 

Elemzések

A signNow valós idejű analitikai adatokat kínál a dokumentumok állapotáról. Például hány dokumentumot dolgoztak fel sikeresen, mennyi időbe telt az aláírásgyűjtés, a megnyitott e-mailek száma stb.

Az irányítópultot beállíthatja a kritikus adatok nyomon követésére. Például az aláírt szerződések és a beérkezett kifizetések száma. A munkafolyamat minden szakaszához (azaz a dokumentumkészítéshez, aláírásgyűjtéshez és archiváláshoz) is figyelemmel kísérheti a testreszabható mérőszámokat. 

Ezen felül több száz jelentéssablon közül választhat, amelyeket több élő adatforrással is integrálhat. Így tudja, hogy a megtekintett információk mindig naprakészek. 

A jelentéssablonok példái a következők:

• Kiadási, kifizetési és bevételi jelentések
• Szerződések, beszerzések és számlázási munkafolyamatok
• Munkavállalói felvétel (szerződésgenerálás, aláírt szerződések, szabadságigények stb.)

Megtekintheti az egyes csapattagok, adminisztrátorok és üzleti partnerek módosításait és beviteleit a dokumentumokban. Még jelentéseket is készíthet, amelyek részletezik az aláírási folyamat pontos ütemtervét – beleértve azt is, hogy ki írta alá, mikor írta alá, és milyen változtatásokat hajtottak végre a folyamat során. Minden változás dokumentálva van, így biztos lehet benne, hogy ezt a jelentést felhasználhatja megfelelőségi és auditálási célokra.

Végül ezeket a jelentéseket PDF-, CSV- vagy XLS-fájlként exportálhatja, és megoszthatja SMS-ben, e-mailben és QR-kóddal.

signNow Review: Integrations

A signNow a natív integrációk megfelelő választékával büszkélkedhet, amelyek segítségével több adatforrást egyetlen lokalizált helyen egyesíthet. A legnépszerűbb integrációk közé tartoznak a felhőalapú tárolásra, a CRM-re (ügyfélkapcsolat-kezelésre), a dokumentumkezelésre, a biztonságra és a termelékenységre szolgáló alkalmazások:

Hogy ízelítőt adjunk a kínálatból, az alábbiakban felsoroltunk néhány elérhető integrációt:

• Dokumentum kezelés – Microsoft Office, Google Dokumentumok és Táblázatok
• CRM - Hubspot, Zoho, és a Salesforce
• Cloud tárolás – Google Drive, dropbox, Egy meghajtó
• Termelékenység – Zapier, Slack, Workplace
• Biztonság - 1Password

De több mint 100 különböző integráció áll rendelkezésre!

signNow Review: Ügyfélszolgálat

Bár a signNow használata viszonylag egyszerű, a signNow webhelyén sokféle forrás és dokumentáció található az induláshoz. 

Ezek a következők:

• A súgó – a signNow összes funkciójáról, integrációjáról és árképzéséről talál információt. 
• GYIK
• Akadémia – itt ingyenes tanfolyamokat és tanúsítványokat érhet el a munkafolyamatokról, a dokumentumkezelésről és még sok másról.
• Blog

Ha olyan kérdései vannak, amelyekre nem találja a választ, vagy technikai támogatásra van szüksége, kapcsolatba léphet a signNow csapatával élő chaten vagy kapcsolatfelvételi űrlapjukon keresztül. Csapatuk éjjel-nappal elérhető.

A telefonos támogatást is feloldja a signNow legdrágább árképzési szintje.

signNow Review: Árképzés

Négy árazási terv áll rendelkezésre; mindegyik havi vagy éves számlázási lehetőséget kínál. Utóbbival akár 60%-os kedvezményben is részesülhet. Az alábbiakban megadjuk a havi számlázás árát. 

Azt is érdemes megjegyezni, hogy a signNow hét napos ingyenes próbaverzióval érkezik. Ha a havi számlázást választja, a csomag automatikusan megújul az egyes időszakok végén (ugyanez vonatkozik az éves számlázásra is). Ha nem szeretné folytatni a csomagot, a következő számlázási időszak előtt lemondhatja azt. 

Minden terv tartalmazza az élő chat ügyfélszolgálatot. További információ a signNow árazásáról a többi eSignature alkalmazáshoz képest. 

Üzleti – 8 dollár felhasználónként, havonta

Az üzleti terv olyan kisvállalkozások számára készült, amelyek viszonylag egyszerű dokumentumkezelési szolgáltatásokat igényelnek. 

Magába foglalja:

• Dokumentum generálás 
• Kitölthető PDF mezők
• e-aláírási képességek 
• Korlátlan számú jelentéssablont hozhat létre 
• Hozzáférés a felhőalapú tárolási integrációkhoz, beleértve a Google Drive-ot, a OneDrive-ot, a Dropboxot és más népszerű szolgáltatókat
• Dokumentum verzió-ellenőrzés – azaz megtekintheti a dokumentum minden verzióját, ki írta alá és mikor
• Mobil kompatibilitás 
• Értesítéseket és emlékeztetőket küldhet az aláíróknak. 

Business Premium – 15 USD felhasználónként, havonta

A következő terv a legjobb ár-érték arányt kínálja, és mindent tartalmaz, amit az üzleti tervben talál, valamint:

• Feltételes dokumentumbeállítások – azaz felmérések, webes űrlapok és kérdőívek esetén használhatja az „és”, „vagy” és „ha” operátorokat, hogy testreszabhassa, mit lássanak a felhasználók válaszaik alapján. 
• Tömeges küldés – aláírási kérelmeket küldhet egyszerre több félnek.
• Hivatkozási meghívók aláírása – nincs szükség e-mailre az aláírásgyűjtéshez; egyszerűen elküldheti a dokumentumra mutató hivatkozást, amelyet a címzett aláírhat
• Dokumentumcsoportok – a dokumentumokat csoporthovatartozás szerint rendezheti, Vagyis cég, részleg stb.

Enterprise – 30 USD felhasználónként, havonta

A Vállalati terv mindent megad a szervezeteknek, amelyekre szükségük van a bonyolultabb munkafolyamatok kezeléséhez. Tartalmaz mindent, ami a fenti tervekben szerepel, és:

• Fizetési igénylési lehetőségek
• Speciális biztonsági védelem – a dokumentumok feltöltésekor automatikusan ellenőrzik a fenyegetéseket és a rosszindulatú tartalmakat. 
• Speciális feltételes munkafolyamatok – például a dokumentumokat több félhez irányíthatja a megbízások aláírása alapján.
• Személyre szabott dokumentum- és műszerfali márkajelzés

Business Cloud – 50 USD felhasználónként, havonta

A Business Cloud csomag mindent tartalmaz a fenti csomagokban és a az airSlate felhőszolgáltatások használata, mint például:

• CRM és értékesítési integrációk 
• HIPAA és 21 CFR Part 11 megfelelőség – ez magában foglalja az ellenőrzési nyomvonalakat, a kéttényezős hitelesítést és az orvosi feljegyzés szintű biztonságot 
• Telefonos támogatás
• Személyre szabott integrációs támogatás – a signNow csapata segít integrálni a meglévő technológiai csomaggal.

signNow Review: GYIK

Mielőtt befejeznénk ezt a signNow áttekintést, igyekszünk válaszolni a platformokkal kapcsolatos leggyakrabban feltett kérdésekre:

Hogyan állíthatok be egy signNow-fiókot és írhatok alá egy eSign-dokumentumot?

A signNow-fiók létrehozása viszonylag egyszerű. Először is, ha felkeresi a signNow webhelyet, hétnapos ingyenes próbaverziót indíthat a kezdőlap jobb felső sarkában található „Ingyenes próbaverzió” gombra kattintva. Ezután használhatja Google-, Facebook- vagy e-mail fiókját a regisztrációhoz. Miután megadta adatait, a rendszer az irányítópultra irányítja. Innentől kezdve egyszerűen elkezdheti a dokumentumok szerkesztését és létrehozását:

1. Válassza a "Feltöltés vagy létrehozás " lehetőséget a kezdőlapon, és keresse meg a megfelelő fájlt. Vagy húzzon egy dokumentumot a böngészőbe a feltöltéshez.
2. A bal oldalsávon válassza ki az „Aláírásom” ikont.
3. Válassza ki a dokumentum azon területét, ahol kitölthető mezőt szeretne létrehozni az aláírás hozzáadásához.
4. Új aláírást létrehozhat rajzolással, kép feltöltésével vagy az aláírás típusa opció használatával.
5. A dokumentum aláírása után kattintson a „Mentés és bezárás” gombra, hogy visszatérjen az irányítópultra. 
6. Alternatív megoldásként rákattinthat a "Meghívás aláírásra" gombra, hogy elküldje a dokumentumát aláírásra egy harmadik félnek. Mostantól meghívhat másokat a dokumentum aláírására vagy megosztására.

Milyen dokumentumokat támogat a signNow? 

A PDF-eken és a doc/docx-kezelésen kívül a signNow 14 másik formátumot is támogat, többek között:

• . Ppt
• . Rtf
• . Png
• .tif
• .tiff
• . Jpg
• . Jpeg

Van böngészőbővítmény a signNow számára?

Igen, letölthet egy Chrome-bővítményt, ha felkeresi a Chrome webáruházat, és rákeres a signNow kifejezésre:

1. A bővítmény telepítése után jelentkezzen be signNow-fiókjába.
2. Mostantól bármelyik dokumentumot kiválaszthatja a böngészőből, ha jobb gombbal kattintson a "Megnyitás a signNow-ban" lehetőségre.
3. Megnyitja a dokumentumot a signNow irányítópultján, és szükség szerint szerkesztheti.

signNow Review: Végső ítéletünk

Összességében úgy gondoljuk SignNow a tökéletes megoldás azoknak a vállalkozásoknak és magánszemélyeknek, akiknek világos és strukturált módszerre van szükségük dokumentumaik kezeléséhez. Az automatizált munkafolyamatokkal egyszerűen felgyorsítható a szerződéskötés, a számlák küldése és az aláírások beszerzése. 

Nem tehetjük azonban észre, hogy a signNow legtöbb munkafolyamat-szolgáltatása csak a felsőbb szintű tervekben érhető el. Ezek a tervek kiválóak a nagy és vállalati méretű vállalkozások számára, de a kisebb cégeket megijesztheti az ár. 

Míg a Business és Business Premium csomagok e-aláírást és e-mail-emlékeztető funkciókat biztosítanak, az automatizálást nem tudja annyira szabályozni. Például gyűjthet aláírásokat, de a címzettek értesítésén túl nem automatizálhatja, hogy mi történik az összegyűjtésük után. Ezzel szemben a magasabb szintű előfizetésekkel a fizetések beszedését is automatizálhatja a dokumentum aláírása után.

Emiatt, hacsak nem a signNow-ot szeretné használni dokumentumok létrehozásához, a munkafolyamat-kezelés helyett – az alacsonyabb szintű tervek némileg hiányoznak. 

Ennek ellenére a vállalati terv viszonylag költséghatékony ahhoz képest, amit tartalmaz. Hasonlítsuk össze a signNow-t másokkal olyan munkafolyamat-menedzserek, mint a Monday.com. Látni fogja, hogy nem kínálnak ugyanolyan mértékű dokumentumkezelést. Hasonlóképpen, a dokumentumkezelő szoftverek, mint például a DocuSign, nem biztosítanak ugyanolyan fokú testreszabást, mint a signNow. Például nem rendelhet felhasználókat az aláírási mezőhöz, nem hozhat létre szerepköröket a különböző dokumentumokhoz, és nem kérhet kifizetést, hacsak nem szerepel a felső szintű csomagjukban, ami többe kerül, mint a signNow.

Röviden: a signNow sokat kínál az áráért versenytársaihoz képest. Megtérülő befektetés tehát, ha átfogó dokumentum- és munkafolyamat-kezelésre van szüksége, és meredekebb terveket is megengedhet magának.

Ennyi az áttekintéshez, emberek, önökhöz. Mi a véleményed a signNow-ról? Mondja el nekünk gondolatait az alábbi megjegyzés rovatban!