Revue Calendly (2023) : tout ce que vous devez savoir

Les entreprises florissantes ont souvent charges de clients demandant des rendez-vous, des consultations ou simplement une conversation rapide. Bien sûr, c'est une excellente nouvelle pour les bénéfices et l'engagement. Mais, sans un système approprié en place, la planification des réunions peut rapidement devenir un cauchemar pour les propriétaires d'entreprise et les clients.

Traditionnellement, toute l'affaire s'accompagne de nombreux allers-retours, où les deux parties doivent :

• Trouver une heure de rendez-vous 
• Anticiper la durée du rendez-vous
• Où cela aura-t-il lieu
• Que préparer
• Adapter cela à d'autres engagements

C'est ici que Calendly entre en jeu. 

Calendly.com est une application de planification populaire pour les entreprises qui cherchent à éliminer ces tracas de courrier électronique. Il s'intègre également à une gamme fantastique d'outils, donc j'espère qu'il devrait s'intégrer parfaitement à votre pile technologique existante.

Cela dit, nous allons vous dévoiler tout ce que vous devez savoir sur Calendly. J'espère donc qu'à la fin de cet examen, vous aurez toutes les informations dont vous avez besoin pour décider si le logiciel de prise de rendez-vous vaut votre temps et votre argent. 

Commençons!

Qu'est-ce que Calendly ?

Calendly est la plateforme de planification numéro 1 par sa seule popularité. En effet, depuis 2013, plus de 50,000 200 entreprises l'ont utilisé pour simplifier plus de XNUMX millions de réunions. Parmi sa clientèle, vous trouverez Dropbox, Compass et eBay. Impressionnant, non ?

Surtout, il s'intègre avec plus de 100 partenaires. Il devrait donc fonctionner efficacement avec les outils que vous utilisez déjà pour gérer votre boutique en ligne, votre site Web professionnel et vos espaces de travail. 

Alors, comment utilisez-vous Calendly ?

Heureusement, le processus est assez simple :

• Tout d'abord, créez des règles concernant vos préférences de disponibilité. Définissez vos heures de bureau, les jours libres de la semaine et les heures spécifiques auxquelles vous êtes disponible. 
• Ensuite, partagez votre lien Calendly avec vos invités et/ou intégrez l'outil de planification sur votre site Web. 
• Enfin, un rendez-vous est pris ! Vos clients peuvent choisir un créneau horaire parmi vos créneaux disponibles et l'événement est ajouté à votre calendrier personnel.

Oui, c'est vraiment aussi convivial que ça !

Principales caractéristiques de Calendly

En poursuivant la section ci-dessus, vous avez probablement maintenant une assez bonne idée de ce que fait Calendly. Mais ce ne serait pas un examen approfondi si nous n'avions pas noté toutes les fonctionnalités qui font de l'application Calendly ce qu'elle est.

Cela dit, voici une liste rapide des fonctionnalités les plus notables de Calendly :

Réservations efficaces

Calendly non seulement se synchronise avec votre calendrier, mais vous permet également de déterminer facilement votre disponibilité. À partir de là, il montre uniquement aux visiteurs où vous êtes libre, vous n'avez donc jamais à vous soucier de la double réservation. 

De plus, les clients ne peuvent choisir que le type de réunion et la durée des réunions que vous avez décidés à l'avance. Vous pouvez également proposer plusieurs emplacements en personne ou virtuels pour permettre aux invités de choisir la meilleure façon de se connecter avec vous. Ou, alternativement, vous pouvez également garder un contrôle total sur cela - le choix vous appartient. 

Ensuite, vous pouvez partager vos disponibilités n'importe où avec un lien personnalisé. Vous pouvez l'intégrer sur votre site Web, vos profils sociaux, votre chat en ligne ou l'envoyer dans des e-mails et des messages texte.

Tous les rendez-vous se synchronisent automatiquement avec vos calendriers, vous savez donc exactement ce qu'il y a dans votre assiette. 

D'un autre côté, si quelque chose d'important se présente et que vous ne pouvez pas en sortir. Vous pouvez tout aussi rapidement annuler vos rendez-vous, et vos invités en seront automatiquement informés.

Suivi

Calendly exploite la puissance de l'automatisation pour envoyer un ping aux suivis et aux rappels par e-mail à vos invités, afin que vous puissiez vous concentrer sur votre travail.

Collecter les paiements

Calendly s'intègre avec Stripe et Paypal, vous permettant de percevoir les paiements dès que vous avez programmé une réunion. Ainsi, soyez assuré que vous serez payé à temps, à chaque fois, sans avoir à vous soucier de l'envoi de factures manuelles.

Rendez-vous de groupe et planification de groupe

Calendly vous permet de prendre des rendez-vous endividuels et groupes. Vous pouvez automatiser les réunions de type round-robin en fonction du premier arrivé, premier servi ou de la géographie. 

Ordonnancement standardisé

Vous pouvez même créer et enregistrer des modèles pour aider à standardiser les types de réunions. Il s'agit d'une ressource pratique à distribuer aux membres de l'équipe si vous voulez vous assurer que vous êtes tous sur la même longueur d'onde. 

Pour aider à rationaliser le processus de planification, vous pouvez également modifier les réunions en bloc, par exemple en déplaçant les réunions en personne vers les appels Web.

Aperçu Activité de l'équipe

À partir de votre tableau de bord d'administration, vous pouvez voir quels types de réunions ont lieu, avec qui et pour quoi. Cela vous donnera une idée des membres de l'équipe au maximum et de ceux qui pourraient vous aider à prendre le relais.

Personnaliser les notifications

Sur les forfaits supérieurs de Calendly (plus d'informations sur les prix en une seconde), vous pouvez personnaliser les enregistrements et les suivis avec les invités. De plus, vous pouvez ajuster les couleurs de ces e-mails et supprimer la marque Calendly pour vous aider à personnaliser ces notifications.  

Intégrations Calendly

Bien que faisant partie intégrante de nombreuses entreprises de services, vous ne pouvez pas gérer l'ensemble de votre entreprise en prenant uniquement des rendez-vous. C'est pourquoi Calendly met tout en œuvre pour s'adapter à votre flux de travail existant.

Par exemple, peut-être le plus important, Calendly s'intègre à Zoom. Cela vous permet de mettre en place des vidéoconférences et des webinaires simples. Par exemple, lorsque vous créez un rendez-vous et définissez Zoom comme lieu de votre événement, le logiciel génère automatiquement les détails de la vidéoconférence pour votre calendrier et celui de votre client.

Au-delà de cela, les intégrations qui méritent d'être mentionnées ne manquent pas, voici donc quelques-uns des noms les plus importants de la liste :

• Slack
• Salesforce
• Hubspot
• Microsoft Teams
• Zapier
• Stripe
• PayPal
• MailChimp
• ActiveCampaign
• AWeber
• ConvertirKit
• Klaviyo
• Google Agenda
• Outlook
• Office 365
• iCloud

…et beaucoup plus.

Tarification Calendly

Donc, cette application de planification semble extrêmement utile - mais combien cela va-t-il vous coûter en arrière ? Après tout, la planification des rendez-vous, bien que chronophage, est quelque chose que vous pouvez techniquement faire gratuitement.

Eh bien, il y a de bonnes nouvelles. 

Calendly est livré avec un plan gratuit pour toujoursdiviutilisateurs doubles. Mais, naturellement, cela vient avec des restrictions. Par exemple, vous êtes limité à définir un type d'événement et vous ne pouvez pas programmer un groupe ou des réunions collectives. Vous ne bénéficierez pas non plus des pages d'équipe ou des flux de travail de Calendly sur ce plan.

Outre le forfait gratuit, vous avez le choix entre deux forfaits premium abordables. Ensuite, en plus de cela, il existe un plan d'entreprise personnalisé conçu pour les grandes entreprises. Pour plus de détails à ce sujet, vous devrez contacter directement l'équipe commerciale de Calendly pour obtenir un devis.

Avant d'explorer les détails des plans payants de Calendy, il est important de noter que chaque utilisateur de votre équipe a besoin de son propre Calendly Compte. En tant que tel, le prix pour les entreprises avec des équipes plus importantes peut rapidement devenir assez important.

Dans cet esprit, les tarifs ci-dessous sont basés sur une facturation annuelle :

Le plan premium

Celui-ci est fixé à 8 $ par mois et est destiné aux petites équipes nécessitant une personnalisation et des fonctionnalités avancées. 

Cela vient avec :

• Deux connexions au calendrier par utilisateur
• Événement de type groupe, collectif et tournoi à la ronde
• Types d'événements actifs illimités
• Pages d'équipe

Vous pourrez également personnaliser vos pages de planification et vos notifications par e-mail.

Le forfait pro

Cela coûte 12 $ par mois et est conçu pour les équipes ayant des besoins de planification plus complexes. Ce plan introduit des flux de travail, des notifications SMS personnalisées, une personnalisation supplémentaire des couleurs et la possibilité de rediriger les invités vers un autre site Web après avoir pris un rendez-vous. 

Il comprend également des intégrations telles que Salesforce et HubSpot. De plus, il vous permet de vous connecter avec Stripe et PayPay afin que vous puissiez commencer à accepter les paiements des clients via Calendly. 

Enfin, vous pouvez connecter jusqu'à six calendriers par utilisateur.

Le plan d'entreprise

Comme nous l'avons déjà dit, vous devrez contacter Calendly pour un devis personnalisé. Cependant, nous savons que le forfait Entreprise débloque l'assistance téléphonique et l'intégration. Il est également livré avec plus de fonctions d'administration telles que les groupes d'utilisateurs, le provisionnement SCIM et l'authentification unique basée sur SAML.

Jetez un coup d'œil au comparaison complète des prix et des fonctionnalités ici. 

Service à la clientèle

Calendly propose principalement une assistance par e-mail et des ressources d'auto-assistance à ses clients. Vous devriez vous attendre à recevoir une réponse dans les trois heures (en moyenne). Le centre d'aide en ligne comprend des articles sur toutes les fonctionnalités de Calendly. Comme le logiciel est relativement simple, ceux-ci sont assez faciles à parcourir. Si vous n'aimez pas lire, des tutoriels vidéo sont également disponibles. 

Le centre d'aide est disponible en anglais, espagnol, français, portugais et allemand.

Sur les plans premium, vous avez également accès à une assistance par chat en direct. Cependant, cela n'est disponible que pour les équipes de plus de dix utilisateurs, ce qui, si l'on considère que chaque utilisateur doit être un client payant, Discussion en temps réel n'est disponible que pour les entreprises payant plus de 80 $ par mois !

De plus, comme mentionné dans la section sur les tarifs ci-dessus, l'assistance téléphonique est verrouillée derrière le forfait Entreprise.

Avantages et inconvénients de Calendly

QFP

Avant de conclure, nous avons résumé et répondu à certaines des questions les plus fréquemment posées sur Calendly :

Est-ce que Calendly est gratuit ?

Calendly propose un essai gratuit de 14 jours. Lorsque cela se termine, vous êtes automatiquement transféré vers le plan gratuit de Calendly. Bref, oui. 

Une option gratuite pour toujours est disponible, vous pouvez donc continuer à utiliser Calendly gratuitement aussi longtemps que vous le souhaitez.

Cela vient cependant avec des limites. Par exemple, les utilisateurs gratuits de Calendly ne peuvent pas créer plus d'un type d'événement et se connecter uniquement à un seul calendrier. Vous ne pouvez pas non plus connecter votre compte aux pages d'équipe, ce qui complique la tâche si vous avez des membres d'équipe avec lesquels vous souhaitez collaborer. 

Dans l'ensemble, le plan gratuit de Calendly est le mieux adapté àdiviles commerçants indépendants qui veulent un outil de planification simple pour des réunions simples. Vous pouvez programmer des réunions ponctuelles illimitées entre vous et une autre personne - donc si c'est quelque chose que vous recherchez, vous avez de la chance ! 

Cependant, les réunions de groupe ne sont pas incluses dans ce plan. Vous êtes également très limité quant aux intégrations que vous pouvez utiliser, car le programme gratuit ne se connecte qu'à d'autres intégrations de calendrier et plates-formes de communication importantes. 

De plus, vous ne pouvez pas traiter les paiements après avoir réservé via PayPal ou Stripe.

Puis-je inscrire plusieurs utilisateurs à Calendly ?

Oui, Calendly permet d'inscrire d'autres utilisateurs à votre compte d'essai gratuit. Après cela, ils seront tous rétrogradés vers la version gratuite de Calendly. 

Mais, pour intégrer les comptes de votre équipe les uns aux autres, chaque membre devra passer à un plan premium. Cela déverrouille les « pages d'équipe », ce qui vous permet de voir le calendrier et les réservations de l'ensemble de votre équipe en un seul endroit. Sans cela, il y a peu de coordination d'équipe ; au lieu de cela, tout le monde utiliserait Calendly comme undividouble.

Est-ce que Calendly accepte les paiements ?

Calendly lui-même n'accepte pas les paiements, mais avec son Stripe et les intégrations PayPal, vous pouvez traiter les paiements pour les réservations juste après la prise d'un rendez-vous. Mais, ces intégrations ne sont disponibles que sur les plans Pro et vous obligent à créer un Stripe ou un compte PayPal si vous n'en avez pas déjà un.

Revue Calendly : notre verdict final

La planification des rendez-vous est une corvée inutile. Mais, avec une application comme Calendly et son plan gratuit fonctionnel, il n'y a aucune raison de souffrir du mal de tête qui vient avec des allers-retours constants. 

Calendly est l'une des applications de planification les plus populaires, et pour une bonne raison - elle rend l'ensemble du processus très simple. C'est un gain de temps considérable pour les petites et les grandes entreprises. Cependant, le prix pourrait devenir un problème pour les petites entreprises avec plusieurs membres de l'équipe.

Nous vous encourageons vivement à consulter Calendly avec son essai gratuit et à voir s'il vous convient. L'interface peut avoir une légère courbe d'apprentissage et le support est limité. Pourtant, de nombreux utilisateurs ont volontiers utilisé Calendly pour planifier des rendez-vous et n'ont que de bonnes choses à dire sur le planificateur. 

Si vous essayez, dites-nous ce que vous en pensez dans les commentaires ci-dessous. Ou envisagez-vous l'une des alternatives Calendly comme GoToMeeting, Doodle ou Acuity Scheduling ? Quoi qu'il en soit, racontez-nous tout. Parle bientôt!