Revue FreshBooks (2023) : Comptabilité d'entreprise facile ?

Dans ce nouvel article concernant notre nouveau projet FreshBooks examen, nous examinerons l'un des outils les plus populaires pour la comptabilité des petites entreprises sur le marché et déterminerons s'il est aussi précieux qu'il y paraît. À ses débuts, FreshBooks était une solution de facturation simple mais efficace. Au fil des ans, la solution s'est développée, offrant de nouvelles fonctionnalités pour la gestion de l'argent des entreprises.

Qu'est-ce que FreshBooks ?

Aujourd'hui, FreshBooks aide les propriétaires d'entreprise et les indépendants de tous horizons à gérer plus efficacement leurs entrées et sorties d'argent.

FreshBooks a considérablement évolué récemment et adhère désormais aux règles de comptabilité en partie double. Bien que vous puissiez toujours faire les mêmes choses qu'avant, comme créer des factures et suivre le temps de travail, vous disposerez d'un cadre plus fiable pour la tenue de vos dossiers.

Comment fonctionne FreshBooks ?

FreshBooks propose une Essai gratuit 30-day option pour les utilisateurs, afin que vous puissiez vous lancer et avoir une idée des services que vous allez obtenir le plus rapidement possible. Après votre essai gratuit, vous pourrez choisir l'un des plans premium pour votre configuration à long terme.

FreshBooks a rapidement mis à niveau son processus d'intégration et a commencé à poser davantage de questions sur l'activité de chaque utilisateur, ses coordonnées et s'il souhaite inviter des membres de l'équipe à rejoindre le service. Une fois que vous avez terminé de saisir les détails, FreshBooks vous amènera à l'interface utilisateur intuitive.

Pour commencer, FreshBooks vous explique tout ce dont vous avez besoin pour commencer, y compris la personnalisation de vos factures avec des logos. Sur le tableau de bord principal, vous pourrez voir les détails de base de la santé financière de votre entreprise répartis sur cinq graphiques. Les graphiques couvrent des éléments tels que les revenus exceptionnels (qui vous doit de l'argent), le bénéfice total pour avoir un aperçu de vos profits et pertes, et plus encore.

Les liens dans le coin supérieur droit de la page vous mèneront à une page où vous pourrez inviter des membres de l'équipe à vous rejoindre ou vous connecter avec un comptable. Vous aurez également un menu de navigation complet pour accéder à différentes parties de l'outil, comme la liste des clients, le tableau de bord, les dépenses, les estimations et les outils de suivi du temps.

Vous pourrez également lier vos comptes financiers à votre environnement FreshBooks, afin de pouvoir suivre automatiquement les dépenses entrantes et sortantes. Vous pourrez même utiliser des outils tels que Stripe et les paiements FreshBooks pour accepter de l'argent dans votre application.

Bien qu'il existe des produits avec des interfaces utilisateur plus avancées, FreshBooks offre une solution assez pratique et simple pour les propriétaires d'entreprise modernes. Si vous avez déjà utilisé les anciens FreshBooks, vous risquez de vous sentir un peu confus quant à l'ampleur des changements.

Tarifs FreshBooks

Commençons notre examen en considérant combien FreshBooks coûtera à votre entreprise. Le premier point à retenir lors du choix de votre forfait de tarification est que vous pouvez obtenir de nombreux outils de comptabilité en un seul avec FreshBooks, alors assurez-vous de considérer la valeur de chaque forfait avant de faire un choix.

Comme de nombreuses solutions SaaS pour la comptabilité, la création de sites Web, le marketing par courrier électronique, etc., FreshBooks propose également des options de remise si vous êtes prêt à payer pour une année entière de votre abonnement à l'avance. Les options de tarification disponibles incluent :

• Lite: 15 $ par mois : prise en charge d'un maximum de 5 clients facturables, suivi des dépenses illimité, estimations illimitées, traitement des paiements par carte de crédit et de débit, rapports et taxe de vente, applications mobiles et déclaration de TVA.
• Plus: 25 $ par mois : Toutes les fonctionnalités de Lite, mais vous pouvez envoyer des factures jusqu'à 50 clients. Vous pourrez également inviter votre comptable à vous aider avec vos rapports comptables en partie double. Il y a une application ios et Android, un suivi du kilométrage mobile et plus encore.
• Premium: 50 $ par mois : tout ce que vous obtenez de Plus, mais avec des factures illimitées, un suivi des factures, des comptes fournisseurs, des rapports de rentabilité, des modèles d'e-mails personnalisés et des signatures. Liens de paiement. Paramètres de prélèvement automatique et de facturation récurrente.
• Sélectionner: Tarification personnalisée : Toutes les fonctionnalités du logiciel de facturation Premium, plus 2 comptes membres, un support client premium, des connexions bancaires, un gestionnaire de compte dédié et une migration personnalisée. Accès aux applications mobiles, aucune marque sur les e-mails des clients, automatisation du suivi des dépenses et des rappels de paiement en retard, ainsi que l'accès aux rapports de santé de l'entreprise.

Si vous avez besoin du service le plus avancé que FreshBooks puisse offrir, vous devrez contacter l'équipe à propos du plan « Select ».

Ce package offre toutes les fonctionnalités de Premium, ainsi qu'une gamme d'extras tels que plusieurs comptes membres, des gestionnaires de compte dédiés, une assistance à la migration si vous utilisez déjà un autre logiciel et une intégration personnalisée. Vous pouvez également supprimer la marque sur vos e-mails FreshBooks.

Si vous n'êtes pas sûr des fonctionnalités qui seront les plus importantes pour vous, FreshBooks propose un essai gratuit de 30 jours, où vous pouvez accéder à toutes les fonctionnalités et voir comment tout fonctionne. Bien qu'il ne soit pas aussi bon marché que certaines des autres alternatives sur le marché, FreshBooks est toujours un choix populaire offrant un niveau de valeur décent.

Facturation FreshBooks

Comme mentionné ci-dessus, FreshBooks a commencé sa vie en tant que marque de facturation, il est donc logique que ce soit également un domaine dans lequel l'entreprise puisse bien performer. Si vous vous rendez dans l'onglet « Factures » de votre barre d'outils, vous obtiendrez toutes les informations dont vous avez besoin sur vos comptes clients. Il existe également la possibilité de se plonger dans la question de savoir qui doit quel montant.

La page de facturation de FreshBooks fournit de nombreux détails sur les transactions historiques et renvoyées. Il y a aussi quelques transactions supplémentaires à suivre ici : propositions et devis. Ces deux documents peuvent être convertis en factures. Avec une proposition, vous fournissez essentiellement une estimation détaillée à votre client expliquant ce que vous allez offrir, et le client la signe pour approuver la transaction.

Lorsque vous cliquez sur le bouton pour créer une nouvelle facture, vous accédez à la page du bâtiment, où vos données de facturation et votre numéro de facture seront déjà renseignés. Vous pouvez ensuite travailler sur le reste en sélectionnant les services et en entrant les quantités pour ce que vous vends.

Crucialement, FreshBooks permet aux entreprises de personnaliser leurs factures, ce qui est une belle touche supplémentaire. Vous pouvez créer des modèles pour votre marque qui peuvent être réutilisés aussi souvent que vous le souhaitez.

Comptabilité FreshBooks

Les outils de comptabilité fournis avec FreshBooks contribuent à garantir l'exactitude de vos dossiers, à maintenir la conformité et à vous donner une meilleure compréhension de votre situation financière. Vous pouvez communiquer avec votre comptable dans FreshBooks pour obtenir son aide lorsqu'il s'agit de calculer les profits et les pertes ou de soumettre des informations pour une déclaration de revenus.

L'environnement de comptabilité complet est doté d'une multitude de fonctionnalités utiles destinées à garantir que les chefs d'entreprise peuvent prendre des décisions en fonction des informations précieuses dont ils disposent sur leur entreprise. Par exemple, vous pouvez suivre le montant que vous mettez de côté pour la période des impôts et le montant que vous devez pour d'autres choses, comme la TVA.

La section comptable de FreshBooks comprend :

• Entrées de journal
• Plan comptable
• Comptes créditeurs
• Accès comptable
• Balance d'essai
• Rapport de déclaration de TVA
• Grand livre général
• Bilan

La meilleure chose à propos des fonctionnalités comptables de FreshBooks pour la plupart des entreprises sera la possibilité d'inviter votre comptable à venir accéder à des données financières cruciales. Mais vous pourrez également déverrouiller une gamme d'autres outils utiles, tels que des transactions catégorisées, des suggestions de correspondance automatisées et des rapports de synthèse que vous pouvez exporter vers Excel.

Il existe également une fonction « Comptes fournisseurs », ce qui signifie que vous pouvez configurer une gestion automatisée des achats répétés dans votre compte FreshBooks, ce qui facilite le suivi de tout ce que vous devez au fil du temps. Nous sommes également fans de la fonction « crédits », qui vous permet de suivre les paiements anticipés, les trop-payés et même les crédits que vous souhaitez utiliser pour récompenser vos clients à l'avenir.

Projets et suivi du temps

Bien que FreshBooks soit avant tout une solution de comptabilité, c'est aussi un outil pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise. Vous pouvez utiliser FreshBooks pour suivre l'avancement des projets sur votre lieu de travail et garder les équipes sur la bonne voie, permettant ainsi la collaboration et la croissance.

La solution FreshBooks est spécialement conçue pour les propriétaires et les équipes de petites entreprises, afin d'aider à augmenter les niveaux de productivité. Vous pouvez inviter tous vos contrats, employés, partenaires commerciaux et autres professionnels dans le même environnement de gestion de projet, et décider à quels fichiers ils auront accès au fur et à mesure. Avec la gestion des connaissances, plus besoin de fouiller dans les chaînes de courrier électronique pour essayer de trouver une seule pièce jointe. Vous pouvez facilement trouver tout ce qui se trouve dans un seul espace.

La solution de gestion de projet de FreshBooks permet également une collaboration plus rapide avec les clients, ce qui est idéal si vous avez besoin de commentaires sur votre stratégie à chaque étape du processus. Vous aurez accès à une gamme d'outils de suivi simples pour vous aider à mieux comprendre votre entreprise, tels que :

• Rentabilité du projet : Rapports détaillés de la performance de chaque projet
• Résumés de rentabilité : aperçus de la rentabilité des projets et des clients
• Widget de rentabilité : Des informations complètes sur les revenus, les coûts et les heures non facturées

La section complète de gestion de projet regorge de fonctionnalités, vous pouvez donc discuter et collaborer sur le travail, attribuer des tâches aux équipes et partager des fichiers ou des images au même endroit. Vous pouvez même affecter des coûts et des taux horaires facturables à des projets spécifiques, et contrôler ce à quoi votre équipe a accès avec des autorisations détaillées. De plus, il existe également une fonction de duplication simple, si vous devez suivre un certain nombre de projets similaires.

La fonctionnalité de gestion de projet avec FreshBooks est particulièrement précieuse lorsqu'elle est associée au logiciel de suivi du temps de l'entreprise. Vous pouvez commencer à suivre le temps d'un simple clic et créer des rapports faciles à lire avec des heures facturables pour vos clients.

Vous n'avez pas non plus besoin de télécharger quoi que ce soit si vous ne le souhaitez pas. Le suivi du temps est disponible en tant qu'application mobile, mais vous pouvez également l'utiliser en tant que Chrome plugin aussi. Ou vous pouvez intégrer votre outil de suivi du temps dans les applications que vous utilisez déjà, comme Trello, Teamwork et Asana. Gardez facilement votre équipe sur la bonne voie avec la même technologie de suivi du temps et voyez à quel point elle utilise son temps avec des rapports.

Autres caractéristiques

FreshBooks est assez riche en fonctionnalités ces jours-ci.

En dehors des fonctionnalités que nous avons déjà couvertes, la solution comprend un système de paiement qui permet à vos clients de vous payer à l'aide du processeur de paiement FreshBooks. Cela coûte environ 2.9% plus 30 cents par transaction, ce qui est à peu près le même que la plupart des outils.

Vous pouvez configurer la taxe de vente dans votre facture pour réduire le temps que vous passez à déterminer le coût total qu'un client doit payer. Il existe également des paramètres contextuels à prendre en compte, ce qui est une fonctionnalité unique uniquement pour FreshBooks. Lorsque vous travaillez sur des factures, le logiciel détecte essentiellement le type d'outils dont vous aurez besoin et s'assure que vous pouvez y accéder.

Les autres fonctionnalités à connaître incluent :

• Dossiers clients : FreshBooks vous permet de collecter des informations sur vos clients au fil du temps. Lorsque vous ajoutez pour la première fois un enregistrement client au système, vous n'aurez en principe que des informations de contact. Cependant, les enregistrements clients deviennent progressivement plus immersifs au fil du temps. Vous pouvez joindre des reçus et des dépenses individuelles à un client ou utiliser l'onglet Relation pour voir l'historique des transactions.
• Dépenses: Dans le cadre de votre expérience globale de comptabilité FreshBooks, vous obtiendrez un onglet pour le suivi des dépenses. Le logiciel catégorise automatiquement ces dépenses avec des choix tels que les repas, les divertissements et personnels. Au début, vous devez entraîner le système de gestion des dépenses à reconnaître vos paiements, mais avec le temps, il devient plus précis. Vous pouvez joindre des fichiers, faire glisser et déposer des images de reçus et marquer la dépense comme facturable. Il existe même la possibilité de désigner une dépense en tant que coût des marchandises vendues (COGS).
• Application mobile: FreshBooks propose un ensemble d'applications mobiles pour Android et iOS. Les deux applications sont assez faciles à utiliser, mais elles sont quelque peu limitées par rapport à l'expérience utilisateur complète que vous obtiendrez sur le site principal. L'application FreshBooks offre un accès à un tableau de bord avec des graphiques pour les revenus exceptionnels, les dépenses totales, les bénéfices totaux et des icônes qui vous mènent à des zones spécifiques de l'outil. Il existe également un suivi automatique du kilométrage si vous exécutez l'application avec les services de localisation, ce qui peut être très pratique.
• Reporting: Les rapports financiers prêts à l'emploi de FreshBooks sont extrêmement utiles pour en savoir plus sur votre entreprise. Il existe des rapports prêts pour MTD, des ventilations de dépenses codées par couleur, des rapports de déclaration de TVA, des rapports de profits et pertes, des rapports d'ancienneté des comptes, des rapports d'activité récents, des rapports de taxe de vente et plus encore. Vous pouvez même suivre les dépenses, les paiements collectés et les factures au même endroit.
• Estimations: Semblable à d'autres logiciels de comptabilité comme Quickbooks, Freshbooks peut également vous aider à déterminer combien vous devez facturer à un client. La solution de comptabilité a des estimations que vous pouvez automatiquement transformer en factures lorsque vient le temps d'obtenir un paiement par carte de crédit d'un client.
• paiements: Surtout, les chefs d'entreprise peuvent également obtenir le paiement de factures uniques et récurrentes via les paiements FreshBooks. La solution offre une excellente facilité d'utilisation pour les petites entreprises, ce qui vous permet de configurer des paiements en ligne en un rien de temps. Le système offre également une excellente sécurité et une intégration avec le reste de votre solution comptable.

À qui s'adresse FreshBooks ?

Il existe de nombreuses options de logiciels de comptabilité où vous pouvez suivre le temps sur les projets, envoyer des factures et gérer la croissance de votre entreprise, de Xero à QuickBooks en ligne. Il existe des outils pour tous les types de propriétaires d'entreprise. En fait, FreshBooks recommande des outils pour les paiements avancés en fonction du type d'entreprise que vous souhaitez gérer.

Les indépendants peuvent accéder au rapprochement bancaire et définir des factures récurrentes avec différentes options de paiement sans avoir à acheter un module complémentaire séparé. Il existe même des outils pour établir des frais de retard lorsque les clients ne livrent pas les espèces à temps.

Les entreprises avec des employés ou des sous-traitants disposent également d'une gamme d'outils, idéale pour améliorer les flux de trésorerie, suivre les dates d'échéance des projets et accepter les paiements par carte de crédit. Le service d'assistance et la FAQ FreshBooks vous montreront comment utiliser diverses fonctionnalités, des rappels de paiement en retard aux nouveaux outils FreshBooks dès leur arrivée.

Service au client

Le meilleur support pour FreshBooks vient avec l'accès aux plans les plus récents et les plus chers. Cependant, vous pouvez toujours demander des conseils sur l'utilisation de modèles de facture, les paiements PayPal et des conseils sur l'utilisation de l'application mobile FreshBooks avec la page de contact.

FreshBooks dispose d'un service client primé, avec à la fois un numéro de téléphone que vous pouvez contacter et une adresse e-mail pour les demandes d'aide. De nombreux conseils et astuces sont également disponibles sur la page FAQ et les pages de blog si vous avez besoin d'une aide supplémentaire pour vous aider à intégrer Zoho ou à tirer le meilleur parti de vos rapports comptables.

Revue FreshBooks : Verdict

FreshBooks est l'un des outils de reporting, de tenue de livres et de comptabilité les plus populaires sur le marché aujourd'hui. Offrant un support client exceptionnel, des fonctionnalités avancées et une véritable facilité d'utilisation, c'est un excellent choix pour une gamme de clients.

Bien que vous soyez peut-être un peu limité par le plan Lite, les entreprises prêtes à payer un peu plus pour les outils de comptabilité se débrouilleront généralement bien avec FreshBooks. N'oubliez pas d'examiner attentivement les besoins de votre entreprise avant de choisir un plan et assurez-vous que vous obtenez le bon niveau de technologie. Vous pouvez toujours contacter l'équipe si vous n'êtes pas sûr.