Los beneficios de usar el software de sincronización de archivos para administrar sus documentos

¿Sabía usted, tantos como 1.8 mil millones de personas en 2017 utilizaron? almacenamiento en la nube personal ¿Para sincronizar sus archivos y gestionar sus documentos? Una vez más, se predice que esta estadística crecerá tanto como 2.309 mil millones en 2020.

¡Eso es mucha gente!

Con esta estadística en mente, nos hace preguntarnos: ¿por qué son tan populares las soluciones de sincronización de archivos? ¿Cuáles son sus beneficios? ¿Cómo podría este software ayudarlo a usted y a su empresa?

Por suerte para ti, vamos a explorar exactamente eso aquí en este artículo. ¡Vamos a bucear!

Mantenga una copia de seguridad de sus documentos

La mayoría del software de sincronización de archivos realiza copias de seguridad de sus archivos en la nube. Esto garantiza que se mantengan seguros en el desafortunado caso de que algo le pase a su dispositivo.

Echemos Dropbox por ejemplo, tan pronto como subas cualquier documento a tu archivo de Dropbox; los enviarán automáticamente a los servidores de su compañía, que luego le producirá una copia de seguridad.

Realmente es tan simple como eso.

Como puede ver, el software de sincronización de archivos ofrece una solución mucho más rápida y segura que hacer copias de seguridad de sus archivos y carpetas en unidades flash (lo cual, admitámoslo, ¡es bastante fácil de perder!)

Mantener archivos actualizados

Una de las mejores cosas acerca del software de sincronización de archivos es que sincronizan inmediatamente cualquier edición que usted (o su equipo) haga en sus documentos, sin importar qué dispositivo esté usando.

Esta es una característica fantástica si tiene más de una persona trabajando en el mismo documento, ya que elimina la necesidad de revisar los adjuntos de los correos electrónicos para localizar la copia más actualizada.

De hecho, Dropbox Utiliza una técnica inventiva para llevar a cabo la sincronización de archivos. Esto es mejor conocido como copia de archivos a nivel de bloque. En términos sencillos, esto permite que Dropbox solo copie partes específicas del documento que usted (o sus compañeros de trabajo) han modificado.

Como era de esperar, la primera vez que tenga que esperar para cargar un archivo que se va a sincronizar llevará más tiempo. Sin embargo, después de eso, cada vez que realice ediciones, la versión actualizada estará disponible de inmediato.

  1. Privacidad

Los programas de sincronización de archivos más populares le permiten a usted (el propietario del documento) dar acceso a personas específicas a sus archivos y carpetas. Más importante aún, también puede revocar ese mismo acceso. Esto funciona de maravilla para ayudarlo a mantener los documentos confidenciales privados.

En general, generalmente puede compartir documentos y archivos con su equipo a través de un correo electrónico o con un enlace directo.

Si opta por usar un enlace para compartir sus documentos, cualquier persona con el enlace puede acceder y modificar el archivo o la carpeta. Sin embargo, si desea revocar ese acceso, tiene la opción de deshabilitar la conexión manualmente; de ​​esa forma, el destinatario ya no podrá ver ni editar esos documentos.

Algunos programas de sincronización de archivos incluso le permiten proteger con contraseña sus documentos (para garantizar un nivel de seguridad adicional). Como tal, solo aquellos que conocen la contraseña pueden acceder a los archivos.

Además, dependiendo del software específico que utilice, también puede establecer una fecha de vencimiento en el enlace que envió para compartir sus documentos. Por lo tanto, después de un cierto período de tiempo, el enlace que permite el acceso a sus archivos deja de funcionar, por lo que el destinatario ya no puede ver el material.

Sin embargo, a medida que encuentre la solución de sincronización de archivos adecuada para usted, deberá tener en cuenta que no todas las soluciones ofrecen estas características de seguridad adicionales. Sin mencionar, los líderes de la industria que brindan estos extras, a menudo cobran tarifas mensuales adicionales para acceder a estas capas suplementarias de seguridad. Si bien esto puede parecer descarado, los costos generalmente son increíblemente razonables y es un pequeño precio a pagar para mantener seguros los datos de su cliente.

Además, si está tratando con datos increíblemente confidenciales, por ejemplo, registros personales de salud, detalles financieros, domicilios, etc. La mayoría del popular software de sincronización de archivos en el mercado no es lo suficientemente seguro, especialmente porque estas compañías Mantenga el control de sus claves de cifrado. Como tal, si está trabajando en un nicho donde está manejando este tipo de datos, es mejor que lo haga con una lista de almacenamiento en la nube de conocimiento cero o cifrando los archivos usted mismo.

Sugerencia

Antes de gastar su dinero duramente ganado en la financiación de un software de sincronización de archivos de pago, aproveche al máximo el almacenamiento gratuito que se ofrece. Esta es una gran oportunidad para evaluar si el programa es adecuado para usted.

Consideraciones finales

Esperamos que después de leer este artículo tenga una mejor idea de por qué el software de sincronización de archivos es tan popular. En resumen, este tipo de soluciones permiten al usuario hacer lo siguiente:

  • Mantener copias de seguridad seguras de sus datos.
  • Accede a la copia más actualizada de sus documentos.
  • Ayúdalos a mantener los archivos confidenciales confidenciales

¿Tiene alguna experiencia con este tipo de software de sincronización de archivos? Si es así, nos encantaría escuchar sus opiniones y opiniones sobre el tema en el cuadro de comentarios a continuación. ¡Esperamos tener noticias de usted pronto!

Esta es una publicación patrocinada para Dropbox. Todas son mis opiniones. Dropbox no está afiliado ni respalda ningún otro producto o servicio mencionado.

Rosie Greaves

Rosie Greaves es una estratega de contenido profesional que se especializa en todo lo relacionado con marketing digital, B2B y estilo de vida. Además de las plataformas de comercio electrónico, puede encontrarla publicada en Contena, Cake and Lace Blog y Love You Tomorrow. Echa un vistazo a su sitio web Blog con Rosie para obtener más información.