Τα οφέλη από τη χρήση λογισμικού συγχρονισμού αρχείων για τη διαχείριση των εγγράφων σας

Γνωρίζατε ότι το 1.8 χρησιμοποιήθηκαν 2017 δισεκατομμύρια άνθρωποι προσωπική αποθήκευση cloud να συγχρονίσουν τα αρχεία τους και να διαχειριστούν τα έγγραφά τους; Για άλλη μια φορά, αυτή η στατιστική προβλέπεται να αυξηθεί στο ίδιο βαθμό 2.309 δισεκατομμύρια το 2020.

Είναι πολλοί άνθρωποι!

Με αυτό το στατιστικό στοιχείο, μας κάνει να θέτουμε την ερώτηση, γιατί οι λύσεις συγχρονισμού αρχείων είναι τόσο δημοφιλείς; Ποια είναι τα οφέλη του; Πώς θα μπορούσε αυτό το λογισμικό να σας βοηθήσει και την επιχείρησή σας;

Ευτυχώς για εσάς, θα εξερευνήσουμε ακριβώς αυτό εδώ σε αυτό το άρθρο. Ας βουτήξουμε!

Διατηρήστε ένα αντίγραφο ασφαλείας των εγγράφων σας

Τα περισσότερα λογισμικά συγχρονισμού αρχείων δημιουργούν αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων σας στο cloud. Αυτό διασφαλίζει ότι παραμένουν ασφαλείς στην ατυχή περίπτωση που συμβεί κάτι στη συσκευή σας.

Ας πάρουμε Dropbox για παράδειγμα, μόλις ανεβάσετε έγγραφα στο αρχείο Dropbox. θα τους στείλουν αυτόματα στους διακομιστές της εταιρείας τους, οι οποίοι στη συνέχεια θα σας παράγουν ένα αντίγραφο ασφαλείας.

Είναι πραγματικά τόσο απλό.

Όπως μπορείτε να δείτε, το λογισμικό συγχρονισμού αρχείων παρέχει μια πολύ ταχύτερη και ασφαλέστερη λύση από το να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων και των φακέλων σας σε μονάδες flash (που ας το παραδεχτούμε, είναι πολύ εύκολο να χάσετε!)

 

Διατηρήστε τα αρχεία ενημερωμένα

Ένα από τα καλύτερα πράγματα για το λογισμικό συγχρονισμού αρχείων είναι ότι συγχρονίζουν αμέσως τυχόν τροποποιήσεις που κάνετε (ή η ομάδα σας) στα έγγραφά σας - ανεξάρτητα από τη συσκευή που χρησιμοποιείτε.

Αυτό είναι ένα φανταστικό χαρακτηριστικό εάν έχετε περισσότερα από ένα άτομα που εργάζονται στο ίδιο έγγραφο, διότι εξαλείφει την ανάγκη να περάσετε από το screeds των συνημμένων email για να εντοπίσετε το πιο ενημερωμένο αντίγραφο.

Στην πραγματικότητα, dropbox χρησιμοποιεί μια εφευρετική τεχνική για τη διεξαγωγή συγχρονισμού αρχείων. Αυτό είναι περισσότερο γνωστό ως αντιγραφή αρχείων σε επίπεδο μπλοκ. Σύμφωνα με τους απλούς, αυτό επιτρέπει στο Dropbox να αντιγράφει μόνο συγκεκριμένα κομμάτια του εγγράφου που εσείς (ή οι συνεργάτες σας) έχετε τροποποιήσει.

Δεν προκαλεί έκπληξη, η πρώτη φορά που πρέπει να περιμένετε να ανεβάσετε ένα αρχείο που θα συγχρονιστεί θα διαρκέσει περισσότερο. Ωστόσο, μετά από αυτό, κάθε φορά που κάνετε τροποποιήσεις, η ενημερωμένη έκδοση διατίθεται άμεσα.

Πιστώσεις εικόνας: Shutterstock

  1. Πολιτική Απορρήτου

 

Τα πιο δημοφιλή προγράμματα συγχρονισμού αρχείων σάς επιτρέπουν (ο κάτοχος του εγγράφου) να παρέχετε σε συγκεκριμένα άτομα πρόσβαση στα αρχεία και τους φακέλους σας. Το πιο σημαντικό, μπορείτε επίσης να ανακαλέσετε την ίδια πρόσβαση. Αυτό κάνει θαύματα που σας βοηθούν να διατηρήσετε τα ευαίσθητα έγγραφα ιδιωτικά.

Συνολικά, μπορείτε συνήθως να μοιράζεστε έγγραφα και αρχεία με την ομάδα σας είτε μέσω email είτε μέσω απευθείας συνδέσμου.

Εάν επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε έναν σύνδεσμο για κοινή χρήση των εγγράφων σας, οποιοσδήποτε διαθέτει τον σύνδεσμο μπορεί να έχει πρόσβαση και να τροποποιήσει το αρχείο ή το φάκελο. Ωστόσο, εάν θέλετε να ανακαλέσετε αυτήν την πρόσβαση, έχετε την επιλογή να απενεργοποιήσετε τη σύνδεση χειροκίνητα - με αυτόν τον τρόπο, ο παραλήπτης δεν μπορεί πλέον να δει ή να επεξεργαστεί αυτά τα έγγραφα.

Ορισμένα προγράμματα συγχρονισμού αρχείων σάς επιτρέπουν ακόμη και να προστατεύσετε με κωδικό πρόσβασης τα έγγραφά σας (για να διασφαλίσετε ένα επιπλέον επίπεδο ασφάλειας). Ως εκ τούτου, μόνο όσοι γνωρίζουν τον κωδικό πρόσβασης μπορούν να έχουν πρόσβαση στα αρχεία.

Επιπλέον, ανάλογα με το συγκεκριμένο λογισμικό που χρησιμοποιείτε, ενδέχεται επίσης να μπορείτε να ορίσετε μια ημερομηνία λήξης στον σύνδεσμο που στείλατε για να μοιραστείτε τα έγγραφά σας. Επομένως, μετά από ένα ορισμένο χρονικό διάστημα, ο σύνδεσμος που επιτρέπει την πρόσβαση στα αρχεία σας σταματά να λειτουργεί, οπότε ο παραλήπτης δεν μπορεί πλέον να δει το υλικό.

Ωστόσο, καθώς αναζητάτε τη σωστή λύση συγχρονισμού αρχείων για εσάς, θα πρέπει να σημειώσετε ότι δεν προσφέρουν όλες οι λύσεις αυτές τις πρόσθετες δυνατότητες ασφαλείας. Για να μην αναφέρουμε, οι ηγέτες της βιομηχανίας που παρέχουν αυτά τα πρόσθετα, χρεώνουν συχνά επιπλέον μηνιαίες χρεώσεις για πρόσβαση σε αυτά τα συμπληρωματικά επίπεδα ασφάλειας. Αν και αυτό μπορεί να φαίνεται αναιδές, το κόστος είναι συνήθως απίστευτα λογικό και είναι μια μικρή τιμή που πρέπει να πληρώσετε για να διατηρήσετε τα δεδομένα του πελάτη σας ασφαλή.

Επίσης, εάν αντιμετωπίζετε εξαιρετικά ευαίσθητα δεδομένα, ας πούμε, για παράδειγμα, προσωπικά αρχεία υγειονομικής περίθαλψης, οικονομικά στοιχεία, διευθύνσεις σπιτιού κ.λπ. κρατήστε τον έλεγχο των κλειδιών κρυπτογράφησης. Ως εκ τούτου, εάν εργάζεστε σε μια θέση όπου χειρίζεστε αυτού του είδους τα δεδομένα, καλύτερα να έχετε μια λίστα αποθήκευσης cloud μηδενικής γνώσης ή να κρυπτογραφήσετε τα αρχεία μόνοι σας.

 

Πιστώσεις εικόνας: Shutterstock

Κορυφή συμβουλή

Πριν ξοδέψετε τα μετρητά που κερδίσατε για τη χρηματοδότηση ενός λογισμικού συγχρονισμού αρχείων επί πληρωμή, αξιοποιήστε στο έπακρο κάθε δωρεάν χώρο αποθήκευσης που προσφέρεται. Αυτή είναι μια εξαιρετική ευκαιρία να αξιολογήσετε εάν το πρόγραμμα είναι κατάλληλο για εσάς.

Τελικές Σκέψεις

Ελπίζουμε ότι αφού διαβάσετε αυτό το άρθρο έχετε πλέον καλύτερη ιδέα για το γιατί το λογισμικό συγχρονισμού αρχείων είναι τόσο δημοφιλές. Εν ολίγοις, αυτά τα είδη λύσεων επιτρέπουν στον χρήστη να κάνει τα εξής:

  • Διατηρήστε ασφαλή αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων τους
  • Πρόσβαση στο πιο ενημερωμένο αντίγραφο των εγγράφων τους
  • Βοηθήστε τους να διατηρήσουν εμπιστευτικά τα ευαίσθητα αρχεία

Έχετε εμπειρία με αυτό το είδος λογισμικού συγχρονισμού αρχείων; Εάν ναι, θα θέλαμε να ακούσουμε τις σκέψεις και τις απόψεις σας για το θέμα στο παρακάτω πλαίσιο σχολίων. Ανυπομονούμε να ακούσουμε από εσάς σύντομα!

Αυτή είναι μια χορηγία για το Dropbox. Όλες οι γνώμες είναι δική μου. Το Dropbox δεν σχετίζεται με ούτε υποστηρίζει άλλα προϊόντα ή υπηρεσίες που αναφέρονται.

Η Rosie Greaves

Η Rosie Greaves είναι επαγγελματίας στρατηγικός περιεχομένου που ειδικεύεται σε όλα τα πράγματα στο ψηφιακό μάρκετινγκ, στο B2B και στον τρόπο ζωής. Εκτός από τις πλατφόρμες ηλεκτρονικού εμπορίου, μπορείτε να την βρείτε δημοσιευμένη στο Reader's Digest, G2 και Judicious Inc. Ελέγξτε τον ιστότοπό της Ιστολόγιο με τη Rosie Για περισσότερες πληροφορίες.