Die Vorteile der Verwendung von Datei-Synchronisierungssoftware zur Verwaltung Ihrer Dokumente

Wussten Sie, dass 1.8 Milliarden Menschen in 2017 eingesetzt haben persönlicher Cloud-Speicher ihre Dateien synchronisieren und ihre Dokumente verwalten? Es wird prognostiziert, dass diese Statistik noch einmal ansteigt 2.309 Milliarden in 2020.

Das sind viele Leute!

In Anbetracht dieser Tatsache stellt sich uns die Frage, warum Dateisynchronisierungslösungen so beliebt sind. Was sind die Vorteile? Wie kann diese Software Ihnen und Ihrem Unternehmen helfen?

Zum Glück für Sie werden wir genau das hier in diesem Artikel erkunden. Lass uns eintauchen!

Bewahren Sie eine Sicherungskopie Ihrer Dokumente auf

Die meisten Software zur Dateisynchronisierung sichert Ihre Dateien in der Cloud. Dies stellt sicher, dass sie in dem ungünstigen Fall, dass etwas mit Ihrem Gerät passiert, sicher aufbewahrt werden.

Lass uns nehmen Dropbox zum Beispiel, sobald Sie Dokumente in Ihre Dropbox-Datei hochgeladen haben; Sie senden sie automatisch an die Server ihres Unternehmens, die Sie dann mit einem Backup produzieren.

Es ist wirklich so einfach.

Wie Sie sehen, bietet die Dateisynchronisierungssoftware eine viel schnellere und sicherere Lösung als das Sichern Ihrer Dateien und Ordner auf Flash-Laufwerken (was sich ganz offen lässt, es ist ziemlich leicht zu verlieren!)

Halten Sie die Dateien auf dem neuesten Stand

Eine der besten Sachen bei der Dateisynchronisierungssoftware ist, dass sie sofort alle von Ihnen (oder Ihrem Team) vorgenommenen Änderungen an Ihren Dokumenten synchronisieren - unabhängig davon, welches Gerät Sie verwenden.

Dies ist eine fantastische Funktion, wenn mehr als eine Person mit demselben Dokument arbeitet, nämlich weil keine E-Mail-Anhänge durchlaufen werden müssen, um die aktuellste Kopie zu finden.

In der Tat Dropbox verwendet eine erfinderische Technik, um Dateisynchronisation durchzuführen. Dies ist besser bekannt als das Kopieren von Dateien auf Blockebene. Laienhaft bedeutet dies, dass Dropbox nur bestimmte Teile des Dokuments kopieren kann, die Sie (oder Ihre Kollegen) geändert haben.

Es überrascht nicht, dass das erste Mal, wenn Sie warten müssen, bis eine zu synchronisierende Datei hochgeladen wird, am längsten dauert. Danach wird jedoch die aktualisierte Version bei jeder Bearbeitung sofort zur Verfügung gestellt.

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  1. Datenschutz

Die gängigsten Dateisynchronisierungsprogramme ermöglichen es Ihnen (dem Eigentümer des Dokuments), bestimmten Personen Zugriff auf Ihre Dateien und Ordner zu gewähren. Noch wichtiger ist, Sie können denselben Zugriff auch widerrufen. Dies wirkt Wunder, um sensible Dokumente privat zu halten.

Im Allgemeinen können Sie Dokumente und Dateien normalerweise entweder per E-Mail oder mit einem direkten Link für Ihr Team freigeben.

Wenn Sie sich dafür entscheiden, einen Link zum Freigeben Ihrer Dokumente zu verwenden, kann jeder Benutzer mit dem Link auf die Datei oder den Ordner zugreifen und diese ändern. Wenn Sie diesen Zugriff jedoch widerrufen möchten, haben Sie die Möglichkeit, die Verbindung manuell zu deaktivieren. Auf diese Weise kann der Empfänger diese Dokumente nicht mehr anzeigen oder bearbeiten.

Bei einigen Dateisynchronisierungsprogrammen können Sie sogar Ihre Dokumente mit einem Kennwort schützen (um eine zusätzliche Sicherheitsstufe zu gewährleisten). Daher können nur Personen, die das Kennwort kennen, auf die Dateien zugreifen.

Außerdem können Sie abhängig von der von Ihnen verwendeten Software möglicherweise ein Ablaufdatum für den Link festlegen, den Sie zum Freigeben Ihrer Dokumente gesendet haben. Nach einer bestimmten Zeit funktioniert der Link, der den Zugriff auf Ihre Dateien zulässt, nicht mehr, sodass der Empfänger das Material nicht mehr anzeigen kann.

Bei der Suche nach der richtigen Dateisynchronisierungslösung müssen Sie jedoch beachten, dass nicht alle Lösungen diese zusätzlichen Sicherheitsfunktionen bieten. Ganz zu schweigen, Branchenführer, die diese Extras anbieten, erheben häufig zusätzliche monatliche Gebühren für den Zugriff auf diese zusätzlichen Sicherheitsebenen. Obwohl dies vielleicht frech erscheint, sind die Kosten normalerweise unglaublich niedrig und es ist ein geringer Preis, um die Daten Ihres Kunden zu schützen.

Wenn Sie mit unglaublich sensiblen Daten zu tun haben, z. B. persönliche Gesundheitsdaten, Finanzdaten, Privatadressen usw. Die meisten der auf dem Markt befindlichen Dateisynchronisierungssoftware sind nicht sicher genug - nämlich wegen dieser Unternehmen Behalten Sie die Kontrolle über Ihre Verschlüsselungsschlüssel. Wenn Sie also in einer Nische arbeiten, in der Sie mit dieser Art von Daten umgehen, sollten Sie besser mit einer Cloud-Speicherliste ohne Wissen umgehen oder die Dateien selbst verschlüsseln.

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Top Tipp

Bevor Sie Ihr hart verdientes Geld für die Finanzierung einer kostenpflichtigen Software für die Dateisynchronisierung ausgeben, profitieren Sie von kostenlosem Speicherangebot. Dies ist eine großartige Gelegenheit, um zu beurteilen, ob das Programm zu Ihnen passt.

Abschließend

Wir hoffen, dass Sie nach dem Lesen dieses Artikels eine bessere Vorstellung davon haben, warum die Software zur Dateisynchronisierung so beliebt ist. Kurz gesagt: Mit diesen Lösungen können Benutzer Folgendes tun:

  • Bewahren Sie sichere Sicherungen ihrer Daten auf
  • Zugriff auf die aktuellste Kopie ihrer Dokumente
  • Helfen Sie ihnen, vertrauliche Dateien geheim zu halten

Haben Sie Erfahrung mit dieser Art von Dateisynchronisierungssoftware? Wenn ja, würden wir gerne Ihre Meinung und Meinung zu diesem Thema im Kommentarfeld unten hören. Wir freuen uns, bald von Ihnen zu hören!

Dies ist ein gesponserter Beitrag für Dropbox. Alle Meinungen sind meine eigenen. Dropbox steht in keiner Verbindung zu anderen genannten Produkten oder Dienstleistungen.

Rosie Grieben

Rosie Greaves ist eine professionelle Content-Strategin, die sich auf Digital Marketing, B2B und Lifestyle spezialisiert hat. Neben E-Commerce-Plattformen ist sie auch auf Reader's Digest, G2 und Judicious Inc. veröffentlicht. Besuchen Sie ihre Website Blog mit Rosie .