Calendly Review (2023): Alles, was Sie wissen müssen

Erfolgreiche Unternehmen haben oft Belastungen von Kunden, die Termine, Beratungen oder einfach nur ein kurzes Gespräch wünschen. Das sind natürlich ausgezeichnete Nachrichten für Gewinne und Engagement. Ohne ein geeignetes System kann die Planung von Besprechungen jedoch schnell zu einem Albtraum für Geschäftsinhaber und Kunden werden.

Traditionell ist die ganze Affäre mit viel Hin und Her verbunden, bei dem beide Parteien:

• Finden Sie eine Besprechungszeit 
• Rechnen Sie ab, wie lange der Termin dauern wird
• Wo es stattfinden wird
• Was soll ich vorbereiten?
• Passen Sie dies an andere Verpflichtungen an

Das ist wo Kräftig kommt in. 

Calendly.com ist eine beliebte Terminplanungs-App für Unternehmen, die dieses Hin und Her mit E-Mails vermeiden möchten. Es lässt sich auch in eine fantastische Auswahl an Tools integrieren, sodass es sich hoffentlich nahtlos in Ihren bestehenden Tech-Stack einfügen sollte.

Das heißt, wir werden alles verraten, was Sie über Calendly wissen müssen. Hoffentlich haben Sie am Ende dieser Überprüfung alle Informationen, die Sie benötigen, um zu entscheiden, ob die Terminplanungssoftware Ihre Zeit und Ihr Geld wert ist. 

Lass uns loslegen!

Was ist Calendly?

Calendly ist allein nach Popularität die Nummer 1 der Planungsplattform. Tatsächlich haben es seit 2013 über 50,000 Unternehmen verwendet, um über 200 Millionen Meetings zu vereinfachen. Unter seiner Kundschaft finden Sie Dropbox, Compass und eBay. Beeindruckend, oder?

Wichtig ist, dass es mit über 100 Partnern integriert ist. Es sollte also effizient mit den Tools zusammenarbeiten, die Sie bereits zum Betreiben Ihres Online-Shops, Ihrer Unternehmenswebsite und Ihrer Arbeitsbereiche verwenden. 

Wie verwenden Sie Calendly?

Zum Glück ist der Prozess ziemlich einfach:

• Erstellen Sie zunächst Regeln für Ihre Verfügbarkeitseinstellungen. Legen Sie Ihre Bürozeiten, freie Tage der Woche und bestimmte Zeiten fest, zu denen Sie verfügbar sind. 
• Teilen Sie als Nächstes Ihren Calendly-Link mit Ihren Gästen und/oder betten Sie das Planungstool auf Ihrer Website ein. 
• Zu guter Letzt wird ein Termin gebucht! Ihre Kunden können aus Ihren verfügbaren Zeitfenstern ein Zeitfenster auswählen und die Veranstaltung wird Ihrem persönlichen Kalender hinzugefügt.

Ja, es ist wirklich so benutzerfreundlich!

Die wichtigsten Funktionen von Calendly

Wenn Sie mit dem obigen Abschnitt fortfahren, haben Sie jetzt wahrscheinlich eine ziemlich gute Vorstellung davon, was Calendly tut. Dies wäre jedoch keine eingehende Überprüfung, wenn wir nicht alle Funktionen aufzählen würden, die die Calendly-App zu dem machen, was sie ist.

Hier ist jedoch eine kurze Liste der bemerkenswertesten Funktionen von Calendly:

Effiziente Buchungen

Kräftig synchronisiert sich nicht nur mit Ihrem Kalender, sondern erleichtert Ihnen auch die Ermittlung Ihrer Verfügbarkeit. Von dort aus zeigt es Besuchern nur, wo Sie frei sind, sodass Sie sich keine Sorgen um Doppelbuchungen machen müssen. 

Außerdem können Kunden nur aus der Art der Besprechung und der Besprechungsdauer auswählen, die Sie im Voraus festgelegt haben. Sie können auch mehrere persönliche oder virtuelle Standorte anbieten, damit die Eingeladenen auswählen können, wie sie sich am besten mit Ihnen in Verbindung setzen können. Alternativ behalten Sie auch hier die volle Kontrolle – Sie haben die Wahl. 

Dann können Sie Ihre Verfügbarkeit überall mit einem personalisierten Link teilen. Sie können dies auf Ihrer Website, in sozialen Profilen, im Webchat einbetten oder in E-Mails und Textnachrichten senden.

Alle Termine werden automatisch mit Ihren Kalendern synchronisiert, sodass Sie genau wissen, was auf Ihrem Teller liegt. 

Auf der anderen Seite, wenn etwas Wichtiges auftaucht und Sie nicht mehr rauskommen. Ebenso schnell können Sie Ihre Termine absagen und Ihre Eingeladenen werden automatisch informiert.

Folgemaßnahmen

Calendly nutzt die Kraft der Automatisierung, um Follow-ups und E-Mail-Erinnerungen an Ihre Eingeladenen zu pingen, damit Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren können.

Zahlungen sammeln

Calendly integriert sich mit Stripe und Paypal, sodass Sie Zahlungen einziehen können, sobald Sie eine Besprechung angesetzt haben. Seien Sie also versichert, dass Sie jedes Mal pünktlich bezahlt werden, ohne sich um das Versenden manueller Rechnungen kümmern zu müssen.

Gruppentermine und Gruppenplanung

Mit Calendly können Sie Termine für Einzelpersonen buchen und Gruppen. Sie können Round-Robin-Meetings basierend auf First-Come-First-Served oder Geografie automatisieren. 

Standardisierte Terminplanung

Sie können sogar Vorlagen erstellen und speichern, um die Besprechungstypen zu standardisieren. Dies ist eine praktische Ressource, die Sie an Teammitglieder verteilen können, wenn Sie sicherstellen möchten, dass Sie alle auf dem gleichen Stand sind. 

Um den Planungsprozess zu optimieren, können Sie Meetings auch massenhaft bearbeiten – zum Beispiel persönliche Meetings in Webanrufe verschieben.

Übersicht Teamaktivitäten

In Ihrem Admin-Dashboard können Sie überprüfen, welche Arten von Besprechungen mit wem und wofür stattfinden. Dies gibt Ihnen ein Gefühl dafür, welche Teammitglieder ausgereizt sind und wer Ihnen möglicherweise helfen kann, die Lücke zu schließen.

Benachrichtigungen personalisieren

Bei den höheren Tarifen von Calendly (mehr zu den Preisen in einer Sekunde) können Sie Check-Ins und Follow-ups mit Eingeladenen personalisieren. Darüber hinaus können Sie die Farben dieser E-Mails anpassen und das Branding von Calendly entfernen, um diese Benachrichtigungen zu Ihren eigenen zu machen.  

Calendly-Integrationen

Obwohl ein integraler Bestandteil vieler serviceorientierter Unternehmen, können Sie Ihr gesamtes Unternehmen nicht allein durch die Buchung von Terminen führen. Deshalb tut Calendly alles, um sich in Ihren bestehenden Workflow einzufügen.

Am wichtigsten ist beispielsweise, dass Calendly in Zoom integriert wird. Damit können Sie einfache Videokonferenzen und Webinare einrichten. Wenn Sie beispielsweise einen Termin erstellen und Zoom als Veranstaltungsort festlegen, generiert die Software automatisch Videokonferenzdetails für Ihre Kalender und die Ihrer Kunden.

Darüber hinaus mangelt es nicht an erwähnenswerten Integrationen, daher hier einige der wichtigsten Namen auf der Liste:

• Slack
• Salesforce
• HubSpot
• Microsoft Teams
• Zapier
• Stripe
• PayPal
• MailChimp
• ActiveCampaign
• AWeber
• KonvertierenKit
• Klaviyo
• Google Kalender
• Outlook
• Office 365
• iCloud

…und viele mehr.

Kalenderpreise

Diese Terminplanungs-App klingt also immens nützlich – aber wie viel wird Sie sie zurückwerfen? Schließlich ist die Terminvereinbarung, auch wenn die Zeit erschöpfend ist, etwas, das Sie technisch gesehen kostenlos tun können.

Nun, es gibt gute Nachrichten. 

Calendly bietet einen für Einzelnutzer gedachten, dauerhaft kostenlosen Plan. Dieser ist jedoch natürlich mit Einschränkungen verbunden. Sie können beispielsweise nur einen Ereignistyp festlegen und keine Gruppen- oder Sammelbesprechungen planen. Außerdem profitieren Sie bei diesem Plan nicht von den Teamseiten oder Workflows von Calendly.

Neben dem kostenlosen Plan stehen zwei günstige Premium-Pakete zur Auswahl. Darüber hinaus gibt es einen benutzerdefinierten Unternehmensplan, der für größere Unternehmen entwickelt wurde. Für weitere Details dazu müssen Sie sich direkt an das Verkaufsteam von Calendly wenden, um ein Angebot zu erhalten.

Bevor wir uns mit den Details von Calendys kostenpflichtigen Plänen befassen, ist es wichtig zu wissen, dass jeder Benutzer in Ihrem Team seine eigenen braucht Kräftig Konto. Daher kann der Preis für Unternehmen mit größeren Teams schnell sehr hoch sein.

Vor diesem Hintergrund basieren die folgenden Preise auf der jährlichen Abrechnung:

Der Premium-Plan

Dieser beträgt 8 US-Dollar pro Monat und ist für kleine Teams gedacht, die Anpassungen und erweiterte Funktionen benötigen. 

Dies kommt mit:

• Zwei Kalenderverbindungen pro Benutzer
• Gruppen-, Kollektiv- und Round-Robin-Ereignis
• Unbegrenzte aktive Ereignistypen
• Teamseiten

Sie können auch Ihre Planungsseiten und E-Mail-Benachrichtigungen mit einem benutzerdefinierten Branding versehen.

Der Pro-Plan

Dies kostet 12 US-Dollar pro Monat und ist für Teams mit komplexeren Planungsanforderungen gedacht. Dieser Plan führt Workflows, benutzerdefinierte SMS-Benachrichtigungen, zusätzliche Farbanpassungen und die Möglichkeit ein, eingeladene Personen nach der Buchung eines Termins auf eine andere Website umzuleiten. 

Es enthält auch Integrationen wie Salesforce und HubSpot. Darüber hinaus können Sie eine Verbindung mit Stripe und PayPay herstellen, sodass Sie Kundenzahlungen über Calendly entgegennehmen können. 

Schließlich können Sie bis zu sechs Kalender pro Benutzer verbinden.

Der Unternehmensplan

Wie bereits erwähnt, müssen Sie Calendly für ein individuelles Angebot kontaktieren. Wir wissen jedoch, dass der Enterprise-Plan den Telefonsupport und das Onboarding freischaltet. Es bietet auch mehr Admin-Funktionen wie Benutzergruppen, SCIM-Bereitstellung und SAML-basiertes Single Sign-On.

Probieren Sie auch die Vollständiger Preis- und Funktionsvergleich hier. 

Kundendienstleistung

Calendly bietet seinen Kunden in erster Linie E-Mail-Support und Ressourcen zur Selbsthilfe. Sie sollten damit rechnen, innerhalb von drei Stunden (im Durchschnitt) eine Antwort zu erhalten. Die Online-Hilfe enthält Artikel zu allen Funktionen von Calendly. Da die Software relativ einfach ist, sind diese leicht zu durchsuchen. Wenn Sie nicht gerne lesen, stehen auch Video-Tutorials zur Verfügung. 

Das Hilfecenter ist auf Englisch, Spanisch, Französisch, Portugiesisch und Deutsch verfügbar.

Bei den Premium-Plänen erhalten Sie auch Zugang zum Live-Chat-Support. Dies ist jedoch nur für Teams mit mehr als zehn Benutzern verfügbar, was, wenn man bedenkt, dass jeder Benutzer ein zahlender Kunde sein muss, Live-Chat ist nur für Unternehmen verfügbar, die mehr als $80 pro Monat zahlen!

Außerdem ist, wie im Preisabschnitt oben erwähnt, der Telefonsupport hinter dem Enterprise-Plan eingeschlossen.

Calendly Vor- und Nachteile

FAQ

Bevor wir zum Abschluss kommen, haben wir einige der am häufigsten gestellten Fragen zu Calendly zusammengefasst und beantwortet:

Ist Calendly kostenlos?

Calendly bietet eine kostenlose 14-tägige Testversion an. Wenn dies endet, werden Sie automatisch zum kostenlosen Tarif von Calendly verschoben. Also kurz gesagt – ja. 

Es ist eine kostenlose Option für immer verfügbar, sodass Sie Calendly so lange kostenlos nutzen können, wie Sie möchten.

Dies ist jedoch mit Einschränkungen verbunden. Beispielsweise können kostenlose Calendly-Benutzer nicht mehr als einen Ereignistyp erstellen und sich nur mit einem einzigen Kalender verbinden. Sie können Ihr Konto auch nicht mit Teamseiten verbinden, was es schwierig macht, wenn Sie Teammitglieder haben, mit denen Sie zusammenarbeiten möchten. 

Alles in allem ist der kostenlose Plan von Calendly am besten für Einzelunternehmer geeignet, die ein unkompliziertes Planungstool für einfache Meetings suchen. Sie können unbegrenzt viele einmalige Meetings zwischen Ihnen und einer anderen Person planen – wenn das also etwas ist, wonach Sie suchen, haben Sie Glück! 

Gruppentreffen sind jedoch nicht in diesem Plan enthalten. Sie sind auch stark eingeschränkt, welche Integrationen Sie verwenden können, da das kostenlose Programm nur mit anderen wichtigen Kalenderintegrationen und Kommunikationsplattformen verbunden ist. 

Außerdem können Sie nach der Buchung keine Zahlungen über PayPal oder Stripe abwickeln.

Kann ich mehrere Benutzer bei Calendly anmelden?

Ja, Calendly ermöglicht es, andere Benutzer für Ihr kostenloses Testkonto anzumelden. Danach werden sie alle auf die kostenlose Version von Calendly herabgestuft. 

Um die Konten Ihres Teams miteinander zu integrieren, muss jedes Mitglied jedoch auf einen Premium-Plan upgraden. Dadurch werden „Teamseiten“ freigeschaltet, sodass Sie den Zeitplan und die Buchungen Ihres gesamten Teams an einem Ort sehen können. Ohne diese Seiten gibt es kaum Teamkoordination; stattdessen würde jeder Calendly als Einzelperson verwenden.

Nimmt Calendly Zahlungen an?

Calendly selbst nimmt keine Zahlungen entgegen, aber mit den Stripe- und PayPal-Integrationen können Sie Zahlungen für Buchungen direkt nach der Terminvereinbarung abwickeln. Diese Integrationen sind jedoch nur in den Pro-Plänen verfügbar und erfordern die Erstellung eines Stripe- oder PayPal-Kontos, falls Sie noch keins haben.

Calendly Review: Unser abschließendes Urteil

Die Terminvergabe ist ein unnötiger Aufwand. Aber mit einer App wie Calendly und ihrem funktionalen kostenlosen Plan gibt es keinen Grund, die Kopfschmerzen zu erleiden, die mit dem ständigen Hin und Her einhergehen. 

Kräftig ist eine der beliebtesten Terminplanungs-Apps, und das aus gutem Grund – sie macht den gesamten Prozess sehr einfach. Es ist eine enorme Zeitersparnis für kleine und große Unternehmen. Der Preis könnte jedoch für kleinere Unternehmen mit mehreren Teammitgliedern zum Problem werden.

Wir empfehlen Ihnen dringend, Calendly mit seiner kostenlosen Testversion auszuprobieren und zu sehen, ob es das Richtige für Sie ist. Die Benutzeroberfläche kann eine leichte Lernkurve haben und der Support ist begrenzt. Dennoch haben viele Benutzer Calendly gerne verwendet, um Termine zu planen und haben nur Gutes über den Terminplaner zu sagen. 

Wenn Sie es versuchen, teilen Sie uns Ihre Meinung in den Kommentaren unten mit. Oder ziehen Sie eine der Calendly-Alternativen wie GoToMeeting, Doodle oder Acuity Scheduling in Betracht? Erzählen Sie uns in jedem Fall alles darüber. Bald sprechen!