Hurtigt svar: Projektstyringsværktøjer er en softwareløsning eller et sæt softwaresystemer designet til at hjælpe teams involveret i et projekt. De hjælper enkeltpersoner og teams med at planlægge projekter, spore resultaterne af visse opgaver og administrere arbejdsgange effektivt for at få de bedste resultater fra enhver virksomheds indsats.
I dag skal vi definere, hvad projektstyringsværktøjer er, hvordan de fungerer, og hvorfor de bliver mere og mere værdifulde for nutidens brands.
Hvad er projektstyringsværktøjer?
"Projektledelse" er det udtryk, der bruges til at referere til de processer og færdigheder, virksomheder bruger til at udføre disse opgaver og nå specifikke mål. Projektstyringsværktøjer kan forenkle og optimere projektledelsesprocessen, hjælpe med at tilpasse teams, spore fremskridt og tildele specifikke to-do-listepunkter til forskellige personer.
I de fleste virksomheder kan projekter have alle detaljer forbundet med ressourcer, tid, mål og penge på forhånd kortlagt og defineret, men de er stadig ikke velorganiserede. Faktisk kan det være ekstremt vanskeligt at sikre, at projekter fungerer uden problemer, især i et miljø, hvor medarbejderne er fordelt i forskellige miljøer på grund af fjern- og hybridarbejde.
Projektstyringsværktøjer og -systemer er der for at sikre, at du effektivt kan implementere den rigtige trin-for-trin plan for at fuldføre dit projekt. De øger dine chancer for ikke kun at nå dine mål, men også at afslutte dit projekt til tiden inden for rammerne af dit planlagte budget.
Projektledelsesværktøjer fortæller teammedlemmer, hvornår og hvordan de skal komme i gang med projektet, hvad de skal gøre næste gang, og hvordan man måler resultaterne af et projekt over tid. Nogle softwareløsninger i dette landskab er tilgængelige for gratis, mens andre har en premium pris.
Hvad er funktionerne i projektstyringsværktøjer?
Projektstyringsværktøjer kan variere i størrelse og omfang. Nogle kommer med grundlæggende værktøjer til opgavestyring, så du kan planlægge og spore dine arbejdsemner over tid. Andre kommer med mere avancerede funktioner som problemsporing, opgaveautomatisering og tidsregistrering. Nogle af de mest almindelige funktioner i projektstyringsværktøjer inkluderer:
- Værktøjer til projektvurdering: For at sikre, at et projekt lykkes, er det vigtigt for virksomheder at sætte mål og planlægge potentielle resultater for opgaven. Projektestimationsværktøjer kan hjælpe med at estimere projektbegrænsninger og -resultater via budgetprognose, EVM og basislinjer.
- Planlægningsværktøjer: Projektstyringssystemer kommer ofte med planlægningsværktøjer som dokumentoprettelsessystemer og regneark, hvor folk kan dele ideer om et projekt. Disse planlægningsværktøjer er typisk forbundet med dokumenthåndteringsværktøjer, hvor virksomheder kan gemme biblioteker med information relateret til projektet.
- Budgetstyring: De fleste projekter har et forudbestemt budget og forskellige økonomiske prognoser knyttet til dem. Et projektstyringsværktøj kan hjælpe virksomheder med at holde styr på udgifter, fakturaer og de faktiske omkostninger forbundet med at opnå specifikke resultater.
- Ressourceallokering: At få succes med et projekt betyder ofte at sikre, at de korrekte opgaver og to-do-listepunkter tildeles de rigtige personer. Ressourceallokeringsværktøjer kan hjælpe med at sikre, at virksomhedsledere uddelegerer opgaver korrekt i henhold til specifikke deadlines. De kan også give indsigt i, hvilke medarbejdere der kan blive overvældet af for meget arbejde.
- Samarbejdsværktøjer: Især i nutidens tidsalder med fjern- og hybridarbejde er det vigtigt at sikre, at alle de vigtigste interessenter i projektet kan forblive på samme side. Projektstyringsværktøjer kommer ofte med virtuelle samarbejdsfunktioner til instant messaging, webbaserede møder, videokonferencer og meget mere.
- Kvalitetsstyring: Nogle projektstyringsværktøjer leveres med kvalitetsstyringsløsninger, som hjælper med at indsamle indsigt og målinger om et projekt. Problemsporings- og løsningsfunktioner er afgørende for at sikre, at problemer ikke ender med at forstyrre arbejdsflowet eller forårsage problemer med budgetter og deadlines.
- Projektadministration: Projektadministrationsværktøjer kan omfatte funktioner til onboarding af medarbejdere, tidsregistrering til faktureringsformål og mere. Nogle projektadministrationsmuligheder leveres med kalendere og tavler til sporing af flere projekter samtidigt.
- Rapportering: De fleste projektstyringsværktøjer kommer med rapporterings- og analyseværktøjer til at hjælpe virksomheder med at holde fingeren på pulsen i organisationen. Du kan generere rapporter om medarbejdernes engagement, fremskridt og forretningsresultater.
Hvordan ser almindelige projektstyringsværktøjer ud?
Fordi forskellige virksomheder nærmer sig og håndterer projekter på forskellige måder, kan projektstyringsværktøjer komme i forskellige formater. Der er ingen ensartet løsning, men der er nogle særligt populære muligheder at overveje. Her er nogle af de mest brugte og implementerede projektstyringsværktøjer:
Gantt Diagrammer
Gantt-diagrammer er et af de mest refererede og mest populære projektstyringsværktøjer. I det væsentlige hjælper disse diagrammer brugere med at visualisere deres projekttidslinje, og hvordan forskellige opgaver vil blive tildelt specifikke medarbejdere i hele arbejdsstyrken.
Gantt-diagrammer anses ofte for at være yderst nyttige til at holde styr på den tidsplan, dit projekt skal følge. Du kan bruge disse diagrammer til at holde øje med afvigelser fra dine projektplaner og problemer, der kan føre til forsinkelser. Gantt-kort blev introduceret helt tilbage i 1917 og er siden blevet en industristandard.
Work Breakdown Structure
Work Breakdown Structure, eller "WBS" blev introduceret af det amerikanske forsvarsministerium tilbage i 1962. I dag står den stadig som et af de kritiske værktøjer, der bruges til enhver projektplanlægningsstrategi. Grundlæggende giver en arbejdsopdelingsstruktur en måde at nedbryde de forskellige trin, der er involveret i at nå dit projektmål.
Med en WBS opretter virksomheder et ende-til-ende-kort over de opgaver, der skal løses, før de kan nå projektets "endemål". I de fleste tilfælde starter organisationer med en klar idé om deres "endemål", opdelt i faser, som derefter kan opdeles i opgaver og delopgaver.
Når du har en klar idé om alle de opgaver, der er forbundet med dit projekt, vil du være i stand til at bestemme, hvor ressourcerne skal fordeles, og hvor lang tid det kan tage at nå dine mål.
Projektets udgangspunkt
Et andet almindeligt værktøj til projektledelse er "Project Baseline". Dette er i bund og grund et grafisk værktøj til at repræsentere dine projektværdier ved at sammenligne den standard, du sætter for dit projekt, med resultaterne af din indsats.
En projektbaseline omfatter forskellige forskellige sub-baselines, herunder tidsplan, omkostninger og omfangsbaseline. I starten af et projekt sætter virksomhederne mål "baselines" for, hvad de forventer at opnå, hvornår de vil opnå det, og hvor meget projektet kommer til at koste. Sammenligning af dine resultater med disse basislinjer sikrer, at du gør den rigtige mængde fremskridt.
Projektbaselines kan også være nyttige til at reducere "scope creep" ved at sikre, at du ikke tillader uplanlagt arbejde at forstyrre flowet af dine mål.
Andre projektstyringsværktøjer
Ud over de ovennævnte muligheder kan andre projektstyringsværktøjer omfatte:
- Samarbejdsaktiviteter for teambuilding: Teambuilding-aktiviteter kan være et vigtigt projektstyringsværktøj, da de er med til at øge medarbejdernes produktivitet og effektivitet. Virksomheder kan køre gamification-strategier og konkurrencer for at engagere deres medarbejdere, såvel som gruppesamarbejdsmøder og komsammener.
- Kommunikationsstyringsplaner: Kommunikationsstyringsplaner er værktøjer i projektledelsesprocessen, som sikrer, at alle, der er involveret i et projekts fremskridt, holdes orienteret og konsekvent arbejder hen imod de samme mål. Kommunikationsplaner beskriver, hvor ofte interessenter vil mødes for at diskutere projektet, og hvor kommunikation kan finde sted.
- Værktøjer til opgavestyring: Opgavestyringsværktøjer er i bund og grund alt-i-et softwaremiljøer, hvor virksomheder kan planlægge de opgaver, de skal udføre gennem et projekt. Disse opgaver kan arrangeres i tidslinjer og "Kanban-tavler" baseret på deres færdiggørelsesniveau, uopsættelighed og andre faktorer.
Hvad er fordelene ved projektstyringsværktøjer?
Som nævnt ovenfor er de fleste forretningsprojekter komplekse, mangefacetterede og tidskrævende. For at virksomheder kan nå de rigtige mål med deres projekter, kan de ikke bare håbe, at alle forbliver på samme side og får tingene gjort i henhold til en deadline.
Projektledelsesværktøjer omdanne målene og forventningerne til et projekt til en række praktiske opgaver, der er nemme at følge, komplet med vejledning i, hvordan man kommunikerer, forbinder og interagerer. I sidste ende er den største fordel ved projektstyringsværktøjer, at de holder folk på linje og organiseret. Nogle af de fordele, som brugerne kan forvente, når de omfavner projektstyringsværktøjer, omfatter:
- Bedre tidsstyring: Projektstyringsværktøjer som Gantt-diagrammer kan hjælpe virksomheder med at få en bedre idé om, hvordan de planlægger deres projekter for at sikre, at de ikke går glip af vigtige deadlines. Det er også muligt at bruge disse diagrammer til at imødekomme forsinkelser på arbejdspladsen.
- Omfangsstyring: Værktøjer som WBS hjælper med idéer og er utrolig vigtige for projektplanlægning. De kan give virksomheder bedre indsigt i omfanget af deres projekt og hjælpe med at skitsere ting som omkostninger, tidsplan og arbejdstimer.
- Budgetkontrol: Omkostningsbasislinjer og sporingsværktøjer kan hjælpe med at sikre, at dit budget ikke udvides ude af kontrol. Med de rigtige projektstyringsværktøjer kan du forbedre dine chancer for at gennemføre dit projekt uden overforbrug.
- Forbedret samarbejde: Projektstyringsværktøjer med indbyggede kommunikations- og samarbejdsfunktioner hjælper med at holde interessenterne i et team forbundet. Dette er vigtigt for at sikre, at alle forbliver på samme side, selv når de arbejder eksternt.
- Projektstyring: Med projektstyringsværktøjer er det nemmere at holde styr på, hvilke medarbejdere der er ansvarlige for hvilke faser eller opgaver i et projekt. Dette kan hjælpe med at sikre, at alle arbejder med de rigtige opgaver på de rigtige tidspunkter.
Hvad er projektstyringssoftware?
Projektstyringssoftwareløsninger er sæt af projektstyringsværktøjer, såsom Gantt-diagrammer og opgavestyringsværktøjer, samlet i ét miljø. Der er forskellige former for projektstyringssoftware derude, hver med deres egne styrker og svagheder at overveje.
Her er nogle af de mest populære muligheder i dag:
Trello
Trello er en state-of-the-art online projektstyringssoftware udstyret med samarbejdsværktøjer, Kanban-tavler, lister og kort, designet til at hjælpe alle med at holde styr på deres to-do-liste. Den lette og enkle løsning gør det nemt at tildele projekter til forskellige medarbejdere og holde virksomhedsledere i overensstemmelse med teamets præstationer.
Selvom Trello ikke har nogle af de mere avancerede rapporteringsfunktioner og projektsporingsfunktioner fra nogle af de andre projektstyringssoftware, der er tilgængelige i dag, er det stadig et godt valg for begyndere. Den grundlæggende plan er gratis at bruge, og premium-planerne kommer også med en række ekstra funktioner, såsom automatisering og integration.
Asana
Endnu et fremragende værktøj til agil projektledelse, Asana er fantastisk til at organisere opgaver og teams. Løsningen kommer med automatiseringsfunktioner, samarbejde i realtid, skabeloner og brugerdefinerede dashboards. Den engagerende brugergrænseflade gør det lettere for hvert teammedlem at spore deres fremskridt. Derudover er der intuitive animationer til engagement.
Asana er et meget tilpasseligt værktøj med et væld af integrationer med førende software som Jira cloud Tableau, Slack, Microsoft Office og OneDrive. Den største ulempe ved tjenesten er det enorme antal funktioner, der kan tage et stykke tid at vænne sig til.
MS projekter
Hvis du allerede beskæftiger dig med ting som ressourcestyring og samarbejde gennem Microsoft-aktiver, giver det mening også at drage fordel af MS Projects. Dette projektplanlægningsværktøj understøtter teams i at spore fremskridt med visuelle opgavetavler og interaktive funktioner. Du kan opdele komplekse projekter i Scum, Kanban og tilpassede arbejdsgange.
Denne projektstyringsapp er nem at bruge, selv for små teams med begrænset viden om teknologi eller softwareudvikling. Der er endda online tutorials og fora til at hjælpe dig med at lære, hvordan du bruger projektteamværktøjer, opgavelister og meddelelser.
Wrike
Et af de mest populære teamsamarbejdsværktøjer til arbejdsledelse, Wrike er et nyttigt økosystem, hvor virksomheder kan spore tid og projekter. Det meget konfigurerbare system kommer med adgang til timesedler, Kanban-tavler og interaktive Gantt-diagrammer med træk-og-slip-funktionalitet. Der er endda mulighed for, at brugere kan tilpasse deres dashboards.
Det agile projektstyringsværktøj er cloud-baseret og ligetil. Du har adgang til funktioner som opgavelister, underopgaver, tidsplaner og delte arbejdsgange. Der er også kommunikations- og samarbejdselementer i realtid og dybdegående rapporter. Du kan indstille forfaldsdatoer for godkendelser og få hele dit team på sporet med en ressourcebase fuld af afgørende dokumenter.
Zoho-projekter
Et andet populært værktøj til styring af projekter, Zoho Projects hjælper virksomheder med at holde styr på opgaver, arbejde sammen om teamindsats og skabe Gantt-diagrammer. Der er muligheder for at spore fakturerbare timer og projektforløb. Zoho tilbyder også virksomheder en række kommunikationsfunktioner i deres PM-værktøjer, så du kan holde kontakten med hybrid- og fjernarbejdere.
Zoho er et fantastisk SaaS-værktøj, men der er nogle begrænsninger for større teams. Dette værktøj er bedst egnet til at strømline små sprints og spore projektydelse i mindre virksomheder. Arbejdsområdet er også ideelt for medarbejdere til at holde styr på individuelle opgaver, og der er en gratis plan for begyndere.
Hvordan vælger du det rigtige projektstyringsværktøj?
At vælge den bedste projektstyringssoftware og projektstyringsstrategi kan være kompliceret. Der er ingen ensartet strategi her. I stedet skal virksomheder tænke over, hvordan de kan gøre et simpelt projekt så strømlinet som muligt for deres specifikke team.
Projektstyringsapps og -software kan hjælpe med alt fra korrektur af projektopgaver til komplekse arbejdsgange, forudsat at de giver adgang til de rigtige nøglefunktioner. Når du træffer dit valg, skal du sørge for at overveje ting som:
- Nøglefunktioner: Matcher løsningen din metode til projektstyring med Gantt-diagrammer, tidsregistrering og endda sin egen mobilapp til iOS- og Android-brugere?
- Antal brugere: Hvor mange personer kan projektstyringsløsningen understøtte? Er det velegnet til større og mindre virksomheder?
- Integrationer: Integreres systemet med alle de eksisterende værktøjer, dit team bruger, så de kan udmærke sig ved at overholde deadlines?
- Prisstruktur: Understøtter de tilbudte prisplaner din forretningsplan? Er omkostningerne værd teamwork fordele og agility fordele?
- Brugervenlighed: De bedste projektstyringsværktøjer skal ikke kun adressere dine afhængigheder og forretningsmilepæle, men også tilbyde brugerne enkelhed.
