Rychlá odpověď: Nástroje pro řízení projektů jsou softwarové řešení nebo sada softwarových systémů navržených tak, aby pomáhaly týmům zapojených do projektu. Pomáhají jednotlivcům a týmům plánovat projekty, sledovat výsledky určitých úkolů a efektivně řídit pracovní postupy, aby bylo dosaženo nejlepších výsledků z každého obchodního úsilí.
Dnes budeme definovat, co jsou nástroje projektového řízení, jak fungují a proč jsou pro dnešní značky stále cennější.
Co jsou nástroje projektového řízení?
„Projektové řízení“ je termín používaný k označení procesů a dovedností, které společnosti používají k dokončení těchto úkolů a dosažení konkrétních cílů. Nástroje projektového řízení mohou zjednodušit a optimalizovat proces projektového řízení, pomáhají sladit týmy, sledovat pokrok a přiřazovat konkrétní položky seznamu úkolů různým jednotlivcům.
Ve většině podniků mohou mít projekty předem zmapované a definované všechny podrobnosti spojené se zdroji, časem, cíli a penězi, ale stále nejsou dobře zorganizované. Zajistit, aby projekty fungovaly bez problémů, může být ve skutečnosti extrémně obtížné, zejména v prostředí, kde jsou zaměstnanci distribuováni v různých prostředích kvůli vzdálené a hybridní práci.
Nástroje a systémy projektového řízení jsou tu, aby zajistily, že můžete efektivně implementovat správný plán krok za krokem k dokončení vašeho projektu. Zvyšují vaše šance, že nejen dosáhnete svých cílů, ale že svůj projekt dokončíte včas, v rámci zamýšleného rozpočtu.
Nástroje projektového řízení říkají členům týmu, kdy a jak začít s projektem, co dělat dál a jak měřit výsledky projektu v průběhu času. Některá softwarová řešení v tomto prostředí jsou k dispozici zdarma, zatímco jiná mají prémiovou cenu.
Jaké jsou vlastnosti nástrojů pro řízení projektů?
Nástroje projektového řízení se mohou lišit velikostí a rozsahem. Některé jsou dodávány se základními nástroji pro správu úkolů, takže můžete plánovat a sledovat své pracovní položky v průběhu času. Jiné přicházejí s pokročilejšími funkcemi, jako je sledování problémů, automatizace úkolů a sledování času. Některé z nejběžnějších funkcí nástrojů pro řízení projektů zahrnují:
- Nástroje pro odhad projektu: Aby byl projekt úspěšný, je důležité, aby si společnosti stanovily cíle a naplánovaly potenciální výstupy pro daný úkol. Nástroje pro odhad projektu mohou pomoci s odhadováním omezení a výsledků projektu prostřednictvím prognózování rozpočtu, EVM a výchozích hodnot.
- Nástroje pro plánování: Systémy projektového řízení často obsahují plánovací nástroje, jako jsou systémy pro vytváření dokumentů a tabulky, kde mohou lidé sdílet nápady na projekt. Tyto plánovací nástroje jsou obvykle spojeny s nástroji pro správu dokumentů, kde mohou společnosti ukládat knihovny informací souvisejících s projektem.
- Správa rozpočtu: Většina projektů má předem daný rozpočet a s ním spojené různé finanční prognózy. Nástroj pro řízení projektů může podnikům pomoci sledovat výdaje, faktury a skutečné náklady spojené s dosahováním konkrétních výsledků.
- Přidělení zdrojů: Uspět v projektu často znamená zajistit, aby byly správné úkoly a položky seznamu úkolů přiřazeny správným lidem. Nástroje pro alokaci zdrojů mohou pomoci zajistit, aby vedoucí pracovníci delegovali úkoly správně podle konkrétních termínů. Mohou také poskytnout informace o tom, kteří zaměstnanci mohou být zavaleni příliš velkým množstvím práce.
- Nástroje pro spolupráci: Zejména v dnešní době vzdálené a hybridní práce je důležité zajistit, aby všechny klíčové zainteresované strany projektu mohly zůstat na stejné vlně. Nástroje pro řízení projektů často přicházejí s funkcemi virtuální spolupráce pro rychlé zasílání zpráv, webové schůzky, videokonference a další.
- Řízení jakosti: Některé nástroje pro řízení projektů jsou dodávány s řešeními řízení kvality, která pomáhají se shromažďováním přehledů a metrik o projektu. Sledování problémů a možnosti řešení jsou zásadní pro zajištění toho, aby problémy nakonec nenarušily tok práce nebo nezpůsobily problémy s rozpočty a termíny.
- Administrace projektu: Nástroje pro administraci projektu mohou zahrnovat funkce pro zařazení zaměstnanců, sledování času pro účely fakturace a další. Některé možnosti správy projektů přicházejí s kalendáři a nástěnkami pro sledování více projektů současně.
- Hlášení: Většina nástrojů pro řízení projektů bude dodávána s nástroji pro vytváření zpráv a analýzy, které podnikům pomohou udržet krok s organizací. Můžete vytvářet zprávy o zapojení zaměstnanců, pokroku a obchodních výsledcích.
Jak vypadají běžné nástroje projektového řízení?
Vzhledem k tomu, že různé společnosti přistupují k projektům a zacházejí s nimi různými způsoby, mohou nástroje pro řízení projektů přicházet v různých formátech. Neexistuje žádné univerzální řešení, ale existují některé obzvláště oblíbené možnosti, které je třeba zvážit. Zde jsou některé z nejčastěji používaných a implementovaných nástrojů projektového řízení:
Ganttovy grafy
Ganttovy diagramy jsou jedním z nejčastěji odkazovaných a nejoblíbenějších nástrojů pro řízení projektů. Tyto grafy v podstatě pomáhají uživatelům vizualizovat časovou osu projektu a způsob, jakým budou různé úkoly přiřazeny konkrétním zaměstnancům v rámci celé pracovní síly.
Ganttovy diagramy jsou často považovány za velmi užitečné při sledování harmonogramu, který váš projekt musí dodržovat. Tyto grafy můžete použít ke sledování odchylek od vašich projektových plánů a problémů, které mohou vést ke zpoždění. Ganttovy diagramy byly zavedeny již v roce 1917 a od té doby se staly průmyslovým standardem.
Work Breakdown Structure
Work Breakdown Structure neboli „WBS“ byla představena ministerstvem obrany Spojených států v roce 1962. Dnes je stále jedním z kritických nástrojů používaných pro jakoukoli strategii plánování projektů. Struktura rozpisu práce v podstatě poskytuje způsob, jak rozdělit různé kroky spojené s dosažením cíle vašeho projektu.
Pomocí WBS společnosti vytvářejí ucelenou mapu úkolů, které je třeba vyřešit, než dosáhnou „koncového cíle“ projektu. Ve většině případů organizace začínají s jasnou představou o svém „konečném cíli“, rozděleném do fází, které pak lze rozdělit na úkoly a dílčí úkoly.
Jakmile budete mít jasnou představu o všech úkolech spojených s vaším projektem, budete schopni určit, kam je třeba zdroje distribuovat a jak dlouho může trvat dosažení vašich cílů.
Základní linie projektu
Dalším běžným nástrojem pro řízení projektů je „Project Baseline“. Jedná se v podstatě o grafický nástroj pro znázornění hodnot vašeho projektu porovnáním standardu, který jste pro svůj projekt nastavili, s výsledky vašeho úsilí.
Základní linie projektu zahrnuje různé různé dílčí základní linie, včetně plánu, nákladů a základní linie rozsahu. Na začátku projektu si společnosti stanoví cílové „základní hodnoty“ toho, čeho očekávají dosáhnout, kdy toho chtějí dosáhnout a kolik bude projekt stát. Porovnáním vašich výsledků s těmito základními hodnotami zajistíte, že uděláte správný pokrok.
Základní linie projektu mohou být také užitečné při snižování „tečení rozsahu“ tím, že se ujistíte, že nedovolíte, aby neplánovaná práce narušila tok vašich cílů.
Další nástroje projektového řízení
Kromě výše uvedených možností mohou další nástroje projektového řízení zahrnovat:
- Společné teambuildingové aktivity: Teambuildingové aktivity mohou být důležitým nástrojem projektového řízení, protože pomáhají zvyšovat produktivitu a efektivitu zaměstnanců. Společnosti mohou organizovat gamifikační strategie a soutěže, aby zapojily své zaměstnance, stejně jako skupinová kolaborativní setkání a setkání.
- Plány řízení komunikace: Plány řízení komunikace jsou nástroje v procesu projektového řízení, které zajišťují, že všichni, kdo se podílejí na postupu projektu, jsou neustále ve smyčce a důsledně směřují ke stejným cílům. Komunikační plány naznačují, jak často se budou zainteresované strany scházet, aby diskutovaly o projektu, a kde by mohla probíhat komunikace.
- Nástroje pro správu úkolů: Nástroje pro správu úloh jsou v podstatě softwarová prostředí „vše v jednom“, kde mohou společnosti plánovat úkoly, které potřebují v průběhu projektu dokončit. Tyto úkoly lze uspořádat do časových os a „kanbanových nástěnek“ na základě jejich úrovně dokončení, naléhavosti a dalších faktorů.
Jaké jsou výhody nástrojů projektového řízení?
Jak již bylo zmíněno výše, většina obchodních projektů je složitá, mnohostranná a časově náročná. Aby společnosti dosáhly svými projekty správných cílů, nemohou jednoduše doufat, že všichni zůstanou na stejné vlně a dotáhnou věci do konce podle termínu.
Nástroje projektového řízení proměňte cíle a očekávání projektu na snadno sledovatelnou řadu akcí, které budou doplněny pokyny, jak komunikovat, propojovat se a interagovat. V konečném důsledku je největší výhodou nástrojů projektového řízení to, že udržují lidi sladěné a organizované. Některé z výhod, které mohou uživatelé očekávat při používání nástrojů projektového řízení, zahrnují:
- Lepší time management: Nástroje pro řízení projektů, jako jsou Ganttovy diagramy, mohou společnostem pomoci získat lepší představu o tom, jak naplánovat své projekty, aby nezmeškaly důležité termíny. Tyto grafy je také možné použít k přizpůsobení se zpoždění na pracovišti.
- Správa rozsahu: Nástroje jako WBS pomáhají s nápadem a jsou neuvěřitelně důležité pro plánování projektů. Mohou společnostem poskytnout lepší přehled o rozsahu jejich projektu a pomoci s nastíněním věcí, jako jsou náklady, harmonogram a pracovní doba.
- Kontrola rozpočtu: Základní linie nákladů a nástroje pro sledování mohou pomoci zajistit, aby se váš rozpočet nevymknul kontrole. Se správnými nástroji pro řízení projektů můžete zvýšit své šance na dokončení projektu bez nadměrného utrácení.
- Vylepšená spolupráce: Nástroje pro řízení projektů s vestavěnými funkcemi komunikace a spolupráce pomáhají udržet zainteresované strany v týmu propojené. To je nezbytné k zajištění toho, aby všichni zůstali na stejné stránce, i když pracují na dálku.
- Řízení projektu: S nástroji pro řízení projektů je snazší sledovat, kteří zaměstnanci jsou zodpovědní za které fáze nebo úkoly v projektu. To může pomoci zajistit, aby všichni pracovali na správných úkolech ve správný čas.
Co je software pro správu projektů?
Softwarová řešení pro řízení projektů jsou sady nástrojů pro řízení projektů, jako jsou Ganttovy diagramy a nástroje pro řízení úkolů, spojené do jednoho prostředí. Existují různé formy softwaru pro řízení projektů, z nichž každá má své silné a slabé stránky, které je třeba vzít v úvahu.
Zde jsou některé z nejpopulárnějších možností, které jsou dnes k dispozici:
Trello
Trello je nejmodernější online software pro řízení projektů vybavený nástroji pro spolupráci, nástěnkami Kanban, seznamy a kartami, které jsou navrženy tak, aby pomohly každému sledovat svůj seznam úkolů. Lehké a jednoduché řešení usnadňuje přidělování projektů různým zaměstnancům a udržuje vedoucí firmy v souladu s týmovým výkonem.
Přestože Trello nemá některé z pokročilejších funkcí pro vytváření sestav a sledování projektů některých jiných dnes dostupných softwarů pro řízení projektů, stále je to skvělá volba pro začátečníky. Základní plán je zdarma k použití a prémiové plány také přicházejí s řadou dalších funkcí, jako je automatizace a integrace.
Asana
Další vynikající nástroj pro agilní řízení projektů, Asana je skvělý pro organizaci úkolů a týmů. Řešení přichází s automatizačními funkcemi, spoluprací v reálném čase, šablonami a vlastními řídicími panely. Poutavé uživatelské rozhraní usnadňuje každému členovi týmu sledování jeho pokroku. Navíc jsou zde intuitivní animace pro zapojení.
Asana je vysoce přizpůsobitelný nástroj s řadou integrací s předním softwarem, jako je Jira cloud Tableau, Slack, Microsoft Office a OneDrive. Největší nevýhodou služby je obrovské množství funkcí, na které si můžete zvyknout.
MS projekty
Pokud se již zabýváte věcmi, jako je správa zdrojů a spolupráce prostřednictvím prostředků společnosti Microsoft, má smysl využívat také MS Projects. Tento nástroj pro plánování projektů podporuje týmy při sledování pokroku pomocí vizuálních panelů úloh a interaktivních funkcí. Složité projekty můžete rozdělit na Scum, Kanban a vlastní pracovní postupy.
Tato aplikace pro správu projektů se snadno používá i pro malé týmy s omezenými znalostmi technologie nebo vývoje softwaru. Existují dokonce online výukové programy a fóra, které vám pomohou naučit se používat nástroje projektového týmu, seznamy úkolů a upozornění.
Wrike
Wrike, jeden z nejpopulárnějších nástrojů týmové spolupráce pro řízení práce, je užitečným ekosystémem, kde mohou podniky sledovat čas a projekty. Vysoce konfigurovatelný systém přichází s přístupem k časovým výkazům, kanbanovým tabulím a interaktivním Ganttovým diagramům s funkcí drag-and-drop. Uživatelé mají dokonce možnost přizpůsobit si své řídicí panely.
Agilní nástroj pro správu projektů je založený na cloudu a je přímočarý. Budete mít přístup k funkcím, jako jsou seznamy úkolů, dílčí úkoly, plány a sdílené pracovní postupy. Nechybí ani prvky komunikace a spolupráce v reálném čase a podrobné zprávy. Můžete nastavit termíny pro schválení a dostat celý svůj tým na správnou cestu díky zdrojové základně plné důležitých dokumentů.
Projekty Zoho
Další oblíbený nástroj pro správu projektů, Zoho Projects, pomáhá podnikům sledovat úkoly, spolupracovat na týmovém úsilí a vytvářet Ganttovy diagramy. Existují možnosti sledování zúčtovatelných hodin a postupu projektu. Zoho také nabízí společnostem sadu komunikačních funkcí v rámci jejich PM nástrojů, takže můžete zůstat v kontaktu s hybridními a vzdálenými pracovníky.
Zoho je fantastický nástroj SaaS, ale pro větší týmy existují určitá omezení. Tento nástroj je nejvhodnější pro zefektivnění malých sprintů a sledování výkonnosti projektů v menších podnicích. Pracovní prostor je také ideální pro zaměstnance, aby mohli sledovat jednotlivé úkoly, a pro začátečníky je k dispozici bezplatný plán.
Jak si vyberete správný nástroj projektového řízení?
Výběr nejlepšího softwaru pro řízení projektů a strategie řízení projektů může být komplikovaný. Neexistuje zde žádná univerzální strategie. Namísto toho se společnosti musí zamyslet nad tím, jak mohou udělat jednoduchý projekt co nejefektivnější pro svůj konkrétní tým.
Aplikace a software pro řízení projektů mohou pomoci se vším, od kontroly projektových úkolů po komplexní pracovní postupy, za předpokladu, že nabízejí přístup ke správným klíčovým funkcím. Při výběru zvažte následující věci:
- Klíčové vlastnosti: Odpovídá řešení vaší metodice pro řízení projektů s Ganttovými diagramy, sledováním času a dokonce i vlastní mobilní aplikací pro uživatele iOS a Android?
- Počet uživatelů: Kolik lidí může řešení projektového řízení podporovat? Je vhodný pro větší i menší firmy?
- Integrace: Integruje se systém se všemi stávajícími nástroji, které váš tým používá, takže může vynikat při plnění termínů?
- Cenová struktura: Podporují nabízené cenové plány váš obchodní plán? Stojí náklady za výhody týmové práce a výhody agility?
- Snadné použití: Nejlepší nástroje pro řízení projektů musí nejen řešit vaše závislosti a obchodní milníky, ale také nabízet jednoduchost uživatelům.
