Recenze signNow: Vše, co potřebujete vědět o této platformě eSignature

signNow je cloudová platforma pro správu dokumentů a elektronických podpisů, která zjednodušuje podepisování dokumentů, smluv a formulářů online. SignNow se navíc může pochlubit automatizací pracovních postupů, generováním dokumentů a nástroji pro správu smluv.

podepsat je součástí sady digitálních řešení airSlate. airSlate, komplexní řešení pracovního toku dokumentů bez kódu, nabízí komplexní řadu funkcí pro správu dokumentů a automatizaci. Mnohé z těchto funkcí se překrývají se signNow – chceme však zdůraznit, že signNow a airSlate jsou dva samostatné produkty.

Díky tomu v této recenzi prozkoumáme základní funkce signNow, ceny a způsob implementace této platformy. To je slušná částka na pokrytí, takže se vrhněme na tuto recenzi nyní!

Recenze signNow: Základní funkce signNow

Váš účet signNow je dodáván s řídicím panelem. Odtud můžete prohlížet, spravovat a upravovat všechny své dokumenty z jednoho lokalizovaného bodu. Na první pohled můžete také dohlížet na své pracovní postupy a klíčové metriky. 

Nyní, když jsme probrali základy, zaměřme svou pozornost na to podstatné, co značka SignNow nabízí:

Správa dokumentů

Jak jsme již zmínili, jednou z nejvýraznějších funkcí signNow je jeho funkce eSignature. signNow vám usnadňuje vytváření a odesílání dokumentů k podpisu a také jejich bezpečné ukládání v cloudu. Umožňuje vám transformovat soubory PDF (a další dokumenty) pomocí polí, která lze vyplnit přetažením, včetně možnosti, aby příjemci váš dokument podepisovali elektronicky. Ale nejsou to jen vyplnitelné podpisové rámečky, které můžete přidat. Můžete vložit pole, která umožňují podepisujícímu přidat své iniciály a data, stejně jako vytvářet rozevírací nabídky, přidávat zaškrtávací políčka a číselná pole. 

Vyplnitelná pole lze koncovému uživateli přiřadit vlastní zprávou s pokyny, jak dokument vyplnit. U souborů PDF můžete navíc anotovat, zvýrazňovat a přidávat obrázky do jakékoli části dokumentu. V případě potřeby můžete také zatemnit citlivé informace. 

Pomocí drag-and-drop editoru signNow můžete vytvářet zcela nové dokumenty a šablony smluv. Poté je můžete naplnit importem dat z libovolného záznamu, který nahrajete – není potřeba žádné kódování. Máte-li například tabulku se zákaznickými objednávkami, můžete tyto informace importovat přímo do dokladu faktury, abyste nemuseli ručně přidávat tyto údaje. 

Pro každého signatáře můžete nakonfigurovat e-mailová připomenutí spolu s datem vypršení platnosti. Například vy a signatáři obdržíte e-mailovou aktualizaci, když všichni podepíší dokument. Můžete také dostávat oznámení, když lidé v dokumentu provedou změny. Audit Trail signNow může být užitečný, pokud vy a příjemci dokumentu požadujete podrobný protokol o tom, kdo a kdy dokument viděl a podepsal. 

Všechny podpisy jsou zabezpečeny dvoustupňovou autentizací. Uživatelé mohou podepisovat dokumenty z jakéhokoli zařízení nakreslením, odesláním svého podpisu nebo jeho zadáním do potřebného pole.

Platby

signNow je vynikající volbou pro firmy, které chtějí mít možnost vybírat platby ze svých smluv, faktur nebo nabídek. 

SignNow vám umožňuje přidat automatizované shromažďování plateb do vašich pracovních postupů s dokumenty. To znamená, že když zákazník podepíše jeden z vašich dokumentů, je automaticky přiveden na vámi zvolenou platební bránu. 

Platby jsou v souladu se standardem PSI-DSS a každá transakce je zdokumentována a lze ji vyhledat pro budoucí audity. 

Analýzu transakcí si navíc prohlížíte z řídicího panelu (více o tom níže).

Správa smluv

Pokud jde o vyjednávání a správu smlouvy, obvykle mezi vámi a třetí stranou dochází před dokončením smlouvy ke značnému množství vzájemných vzájemných vztahů.

 Naštěstí vám signNow usnadňuje vytváření a správu různých smluv, včetně:

• Faktura
• Prodejní smlouvy
• Dokumenty k zadávání zakázek
• Zaměstnanecké smlouvy
• Objednávky

… abychom jmenovali alespoň některé!

Můžete také automatizovat sběr dat v rámci svých dokumentů a smluv. Řekněme například, že vyjednáváte o nové objednávce dodávek. Pomocí datových záznamů klienta můžete vytvořit počáteční nákupní doklad. Nebo můžete příjemci poslat vyplnitelný dokument, který musí vyplnit a který specifikuje podrobnosti, které potřebujete. Poté, jakmile dokumenty podepíšete, můžete odeslat automatický e-mail s žádostí o další podpisy. Následuje automatická faktura, jakmile všechny potřebné strany podepíší smlouvu. 

Navíc je každá interakce mezi vámi a vašimi klienty archivována a okamžitě dostupná. To znamená, že máte přístup ke každé verzi smlouvy, abyste mohli podrobně sledovat, jak probíhají smluvní jednání a úpravy.

Průzkumy a webové formuláře

signNow vám také umožňuje shromažďovat informace o zákaznících prostřednictvím následujících typů dokumentů:

• Průzkumy
• Ankety
• Kvízy
• Webové formuláře zpětné vazby

Můžete vytvářet průzkumy od začátku pomocí editoru přetahování signNow, včetně formulářů založených na podmínkách a průzkumů, které reagují na data, která uživatel zadá. SignNow navíc podporuje logiku IF, AND a OR, která vám umožňuje přizpůsobit, co se stane, když uživatel zadá odpověď do jednoho z polí. 

Pokud například uživatel řekne, že je s vaší službou spokojen, můžete se zeptat, jaké funkce se mu líbí. Zatímco když řeknou, že jsou nešťastní, mohlo by to vyvolat průzkum a požádat je, aby vysvětlili, co si myslí, že byste mohli udělat lépe. Jak vidíte, pomocí logických průzkumů zajistíte, že zobrazíte pouze pole, která se týkají konkrétního daného zákazníka.

Automatizace

Jak jsme již naznačili, zasílání různých dokumentů e-mailem mezi vámi a vašimi klienty tam a zpět není jen časově náročné a neekonomické; také ponechává prostor pro chyby.

Zde přichází vhod automatizace signNow. Pro všechny své dokumenty můžete vytvářet neomezené pracovní postupy. 

Zde je příklad typu automatického pracovního postupu, který si můžete přát nastavit: Fakturu můžete automaticky odeslat, jakmile s vámi zákazník podepíše smlouvu. 

Podobně můžete využít automatizované pracovní postupy pro generování formulářů, shromažďování podpisů, přijímání plateb, přidělování rolí a přiřazení zaměstnancům atd. Například u druhého jmenovaného řekněme, že máte fakturační tým; pomocí automatizovaných pracovních postupů můžete zajistit, aby jim byly automaticky odesílány faktury a dokumenty související s fakturami. 

Můžete také integrovat své pracovní postupy se stávajícím technologickým balíkem, včetně softwaru, jako je GSuite, Office 365, Salesforce atd. Pomocí tohoto můžete automaticky aktualizovat záznamy zákazníků ve vašem CRM, kdykoli zákazníci zadají své údaje do jednoho z vašich formulářů nebo dokumentů signNow. . 

Analýza

signNow nabízí analytická data o stavu vašich dokumentů v reálném čase. Například kolik dokumentů bylo úspěšně zpracováno, čas potřebný ke sběru podpisů, počet otevřených e-mailů atd.

Řídicí panel můžete nakonfigurovat tak, aby sledoval důležitá data. Například počet podepsaných smluv a obdržených plateb. Můžete také sledovat přizpůsobitelné metriky pro každou fázi vašeho pracovního postupu (tj. vytváření dokumentů, shromažďování podpisů a archivace). 

Kromě toho si můžete vybrat ze stovek šablon sestav, které můžete integrovat s více živými zdroji dat. Budete tak vědět, že informace, na které se díváte, jsou vždy aktuální. 

Příklady šablon přehledů zahrnují:

• Přehledy výdajů, plateb a příjmů
• Pracovní postupy smluv, zakázek a faktur
• Nábor zaměstnanců (generování smluv, podepsané smlouvy, žádosti o dovolenou atd.)

Můžete vidět změny a vstupy do dokumentů provedené jednotlivými členy týmu, správci a obchodními partnery. Můžete dokonce generovat zprávy s podrobnými informacemi o přesné časové ose procesu podepisování – včetně toho, kdo podepsal, kdy podepsal a jaké změny byly v průběhu procesu provedeny. Každá změna je zdokumentována, takže si můžete být jisti, že tuto zprávu můžete použít pro účely dodržování předpisů a auditu.

Nakonec můžete tyto přehledy exportovat jako soubory PDF, CSV nebo XLS a sdílet je prostřednictvím SMS, e-mailu a QR kódu.

signNow Recenze: Integrace

signNow se může pochlubit slušnou řadou nativních integrací, které vám pomohou sdružit více zdrojů dat do jednoho lokalizovaného místa. Mezi nejoblíbenější integrace patří aplikace pro cloudové úložiště, CRM (řízení vztahů se zákazníky), správu dokumentů, zabezpečení a produktivitu:

Abychom vám dali ochutnat, co je v nabídce, níže uvádíme několik dostupných integrací:

• Správa dokumentů – Microsoft Office, Dokumenty Google a Tabulky
• CRM – Hubspot, Zoho, a Salesforce
• Cloud Storage - Disk Google, Dropbox, OneDrive
• Produktivita – Zapier, Slack, Pracoviště
• Bezpečnost - 1Password

K dispozici je však více než 100 různých integrací!

signNow Recenze: Zákaznický servis

Přestože se signNow používá relativně snadno, na webu signNow je široká škála zdrojů a dokumentace, které vám pomohou začít. 

Patří mezi ně:

• Centrum nápovědy – najdete zde informace o všech funkcích, integracích a cenách signNow. 
• Nejčastější dotazy
• Akademie – zde máte přístup k bezplatným kurzům a certifikacím o pracovních postupech, správě dokumentů a mnohem více.
• Blog

Pokud máte otázky, na které nemůžete najít odpovědi nebo potřebujete technickou podporu, můžete také kontaktovat tým signNow prostřednictvím živého chatu nebo jejich kontaktního formuláře. Jejich tým je k dispozici 24/7.

Telefonická podpora je také odemčena s nejdražší cenovou úrovní signNow.

signNow Recenze: Ceny

K dispozici jsou čtyři cenové plány; všechny poskytují možnosti měsíční nebo roční fakturace. S tím druhým můžete využít až 60% slevu. Níže uvádíme cenu za měsíční fakturaci. 

Za zmínku také stojí, že signNow přichází se sedmidenní bezplatnou zkušební verzí. Pokud zvolíte měsíční fakturaci, váš plán se na konci každého období automaticky obnoví (totéž platí pro roční fakturaci). Pokud ve svém plánu nechcete pokračovat, můžete jej zrušit před dalším fakturačním obdobím. 

Všechny plány zahrnují zákaznickou podporu živého chatu. Můžete se dozvědět více o cenách signNow v porovnání s jinými aplikacemi eSignature. 

Podnikání – 8 USD za uživatele měsíčně

Podnikatelský plán je určen pro malé společnosti, které potřebují relativně jednoduché služby správy dokumentů. 

To zahrnuje:

• Generování dokumentu 
• Vyplnitelná pole PDF
• schopnosti elektronického podpisu 
• Můžete vytvářet neomezené množství šablon zpráv 
• Získejte přístup k integracím cloudových úložišť, včetně Disku Google, OneDrive, Dropboxu a dalších oblíbených poskytovatelů
• Kontrola verze dokumentu – tj. můžete vidět jednotlivé verze dokumentu, kdo a kdy podepsal
• Mobilní kompatibilita 
• Signatářům můžete posílat upozornění a upomínky. 

Business Premium – 15 USD za uživatele měsíčně

Další plán nabízí nejlepší hodnotu za peníze a zahrnuje vše, co najdete v obchodním plánu, a navíc:

• Nastavení podmíněného dokumentu – tj. pro průzkumy, webové formuláře a dotazníky můžete použít operátory „a“, „nebo“ a „if“ k přizpůsobení toho, co uživatelé uvidí na základě jejich odpovědí. 
• Odeslat hromadně – žádosti o podpis můžete odeslat více stranám najednou.
• Podepisování pozvánek na odkaz – pro sběr podpisů není potřeba žádný e-mail; stačí odeslat odkaz na dokument, aby jej příjemce podepsal
• Skupiny dokumentů – dokumenty můžete uspořádat podle příslušnosti ke skupině, Tedy společnost, oddělení atd.

Enterprise – 30 USD za uživatele měsíčně

Podnikový plán poskytuje organizacím vše, co potřebují ke správě složitějších pracovních postupů. Zahrnuje vše ve výše uvedených plánech a:

• Možnosti žádosti o platbu
• Pokročilá ochrana zabezpečení – dokumenty jsou při odesílání automaticky kontrolovány na hrozby a škodlivý obsah. 
• Pokročilé podmíněné pracovní postupy – například můžete směrovat dokumenty více stranám na základě podepisování objednávek.
• Personalizované značení dokumentů a řídicích panelů

Business Cloud – 50 USD za uživatele měsíčně

Plán Business Cloud nabízí vše z výše uvedených plánů a používání cloudových funkcí airSlate, jako jsou:

• CRM a integrace prodeje 
• Soulad s HIPAA a 21 CFR Part 11 – to zahrnuje auditní záznamy, dvoufaktorové ověřování a zabezpečení na úrovni lékařských záznamů 
• Telefonická podpora
• Personalizovaná podpora integrace – tým signNow vám pomůže integrovat se do vašeho stávajícího technologického balíčku.

signNow Recenze: Nejčastější dotazy

Než dokončíme tuto recenzi signNow, pokusíme se odpovědět na některé z nejčastějších otázek týkajících se platforem:

Jak si založím účet signNow a podepíšu dokument eSign?

Vytvoření účtu signNow je poměrně jednoduché. Za prvé, pokud navštívíte webovou stránku signNow, budete moci zahájit sedmidenní bezplatnou zkušební verzi kliknutím na tlačítko „Zkušební verze zdarma“ v pravém horním rohu domovské stránky. Dále můžete k registraci použít svůj Google, Facebook nebo e-mailový účet. Jakmile zadáte své údaje, budete přesměrováni na řídicí panel. Odtud je snadné začít upravovat a vytvářet dokumenty:

1. Na domovské stránce vyberte možnost Nahrát nebo Vytvořit a najděte příslušný soubor. Nebo přetáhněte dokument do prohlížeče a nahrajte jej.
2. V levém postranním panelu vyberte ikonu 'Můj podpis'.
3. Vyberte oblast v dokumentu, kde si přejete vytvořit vyplnitelné pole pro přidání podpisu.
4. Nový podpis můžete vytvořit nakreslením, nahráním obrázku nebo použitím možnosti podpisu typu.
5. Jakmile je dokument podepsán, klikněte na „Uložit a zavřít“ a vraťte se na řídicí panel. 
6. Případně můžete kliknout na „Pozvat k podpisu“ a odeslat dokument k podpisu třetí straně. Nyní můžete pozvat ostatní, aby dokument podepsali nebo jej sdíleli.

Jaké dokumenty podporuje signNow? 

Kromě PDF a správy doc/docx podporuje signNow také 14 dalších formátů, včetně:

• PPT
• . Rtf
• . Png
• .tif
• .tíž
• . Jpg
• . Jpeg

Existuje rozšíření prohlížeče pro signNow?

Ano, rozšíření pro Chrome si můžete stáhnout tak, že navštívíte internetový obchod Chrome a vyhledáte signNow:

1. Jakmile je rozšíření nainstalováno, přihlaste se ke svému účtu signNow.
2. Nyní můžete vybrat libovolný dokument z prohlížeče kliknutím pravým tlačítkem na 'Otevřít v signNow'.
3. Otevře se dokument na vašem řídicím panelu signNow a můžete jej upravit podle potřeby.

signNow Recenze: Náš konečný verdikt

Celkově si myslíme podepsat je dokonalým řešením pro firmy a jednotlivce, kteří potřebují jasný a strukturovaný způsob správy svých dokumentů. Díky automatizovaným pracovním postupům je snadné urychlit proces vyjednávání smluv, zasílání faktur a získávání podpisů. 

Nemůžeme si však nevšimnout, že většina funkcí pracovního postupu signNow je dostupná pouze u plánů vyšší úrovně. Tyto plány jsou vynikající pro velké podniky a podniky velké velikosti, ale menší společnosti mohou být zastrašeny cenou. 

Zatímco plány Business a Business Premium poskytují elektronické podpisy a funkce připomenutí e-mailů, nemáte tolik kontroly nad automatizací. Můžete například sbírat podpisy, ale nemůžete automatizovat, co se stane poté, co jsou shromážděny, a to kromě upozornění příjemců. Naproti tomu s plány vyšší úrovně můžete také automatizovat výběr plateb po podepsání dokumentu.

Z tohoto důvodu, pokud nechcete používat signNow pro vytváření dokumentů, na rozdíl od správy workflow – plány nižší úrovně poněkud chybí. 

To znamená, že plán Enterprise je relativně nákladově efektivní na to, co obsahuje. Porovnejme signNow s jinými workflow manažery jako Monday.com. Uvidíte, že nenabízejí stejný stupeň ovládání dokumentů. Podobně software pro správu dokumentů, jako je DocuSign, neposkytuje stejný stupeň přizpůsobení jako signNow. Nemůžete například přiřazovat uživatele k poli podpisu, vytvářet role pro různé dokumenty nebo žádat o platby, pokud nejste v jejich plánu nejvyšší úrovně, který stojí více než signNow.

Stručně řečeno, signNow nabízí za svou cenu ve srovnání s konkurencí hodně. Investice by se tedy vyplatila, pokud potřebujete komplexní správu dokumentů a pracovních postupů a můžete si dovolit strmější plány.

To je vše pro toto znamení. Nyní recenze, přátelé, na vás. Co si myslíš o signNow? Sdělte nám své myšlenky v poli komentářů níže!