Věděli jste, že v roce 1.8 použilo až 2017 miliardy lidí osobní cloudové úložiště synchronizovat své soubory a spravovat své dokumenty? Ještě jednou se předpokládá, že tato statistika poroste až do výše 2.309 miliardy v roce 2020.
To je hodně lidí!
S ohledem na tuto statistiku nás nutí klást otázku, proč jsou řešení synchronizace souborů tak populární? Jaké jsou jeho výhody? Jak může tento software pomoci vám a vašemu podnikání?
Naštěstí pro vás, přesně to prozkoumáme zde v tomto článku. Pojďme se ponořit!
Uschovejte si záložní kopii svých dokumentů
Většina softwaru pro synchronizaci souborů zálohuje vaše soubory do cloudu. To zajistí, že budou v bezpečí pro případ, že by se vašemu zařízení něco stalo.
Pojďme vzít Například Dropbox, jakmile nahrajete jakékoli dokumenty do svého souboru Dropbox; automaticky je pošlou na servery své společnosti, které vám pak vytvoří zálohu.
Je to opravdu tak jednoduché.
Jak vidíte, software pro synchronizaci souborů poskytuje mnohem rychlejší a bezpečnější řešení než zálohování souborů a složek na flash disky (které, přiznejme si, je docela snadné ztratit!)
Udržujte soubory aktuální
Jednou z nejlepších věcí na softwaru pro synchronizaci souborů je to, že okamžitě synchronizuje veškeré úpravy, které vy (nebo váš tým) provedete ve svých dokumentech – bez ohledu na to, jaké zařízení používáte.
To je fantastická funkce, pokud na stejném dokumentu pracuje více než jedna osoba, a to proto, že odpadá nutnost procházet hromadou příloh e-mailů, abyste našli nejaktuálnější kopii.
Ve skutečnosti, Dropbox využívá vynalézavou techniku k provádění synchronizace souborů. Toto je lépe známé jako kopírování souborů na úrovni bloku. Laicky řečeno, toto umožňuje Dropboxu pouze kopírovat konkrétní části dokumentu, které jste vy (nebo vaši spolupracovníci) upravili.
Není překvapením, že poprvé, kdy budete muset počkat na nahrání souboru, který má být synchronizován, bude trvat nejdéle. Po každém provedení úprav je však aktualizovaná verze téměř okamžitě k dispozici.
Obrázek kreditů: Shutterstock
-
Ochrana osobních údajů
Nejoblíbenější programy pro synchronizaci souborů vám (vlastníkovi dokumentu) umožňují poskytnout konkrétním lidem přístup k vašim souborům a složkám. Ještě důležitější je, že stejný přístup můžete také zrušit. To dělá zázraky, protože vám pomůže udržet citlivé dokumenty v soukromí.
Celkově můžete obvykle sdílet dokumenty a soubory se svým týmem buď prostřednictvím e-mailu, nebo pomocí přímého odkazu.
Pokud se rozhodnete pro sdílení dokumentů použít odkaz, kdokoli s odkazem bude mít přístup k souboru nebo složce a může je upravit. Pokud však chcete tento přístup zrušit, máte možnost připojení zakázat ručně – příjemce tak tyto dokumenty již nebude moci zobrazit ani upravovat.
Některé programy pro synchronizaci souborů dokonce umožňují chránit vaše dokumenty heslem (pro zajištění další úrovně zabezpečení). K souborům tak mají přístup pouze ti, kdo znají heslo.
Navíc, v závislosti na konkrétním softwaru, který používáte, můžete také nastavit datum vypršení platnosti odkazu, který jste odeslali pro sdílení vašich dokumentů. Proto po určité době přestane fungovat odkaz, který umožňuje přístup k vašim souborům, takže příjemce již nemůže materiál zobrazit.
Při hledání správného řešení pro synchronizaci souborů si však musíte uvědomit, že ne všechna řešení nabízejí tyto dodatečné funkce zabezpečení. Nemluvě o tom, že lídři v oboru, kteří tyto doplňky poskytují, často účtují dodatečné měsíční poplatky za přístup k těmto doplňkovým vrstvám zabezpečení. Ačkoli se to může zdát drzé, náklady jsou obvykle neuvěřitelně rozumné a je to malá cena, kterou je třeba zaplatit, aby byla data vašeho klienta v bezpečí.
Také, pokud máte co do činění s neuvěřitelně citlivými údaji, řekněme například osobní zdravotní záznamy, finanční údaje, adresy domů atd. Většina populárního softwaru pro synchronizaci souborů na trhu není dostatečně zabezpečena – konkrétně proto, že tyto společnosti mějte kontrolu nad svými šifrovacími klíči. Pokud tedy pracujete ve výklenku, kde pracujete s tímto druhem dat, budete na tom lépe se seznamem cloudových úložišť s nulovými znalostmi nebo se šifrováním souborů sami.
Obrázek kreditů: Shutterstock
Nejlepší tip
Než utratíte své těžce vydělané peníze na financování placeného softwaru pro synchronizaci souborů, využijte na maximum nabízené bezplatné úložiště. Je to skvělá příležitost zhodnotit, zda je pro vás program vhodný.
Závěrečné myšlenky
Doufáme, že po přečtení tohoto článku máte nyní lepší představu o tom, proč je software pro synchronizaci souborů tak populární. Stručně řečeno, tato řešení umožňují uživateli následující:
- Udržujte bezpečné zálohy jejich dat
- Přístup k nejaktuálnější kopii jejich dokumentů
- Pomozte jim zachovat důvěrnost citlivých souborů
Máte nějaké zkušenosti s tímto druhem softwaru pro synchronizaci souborů? Pokud ano, rádi bychom slyšeli vaše myšlenky a názory na toto téma v poli komentářů níže. Těšíme se, že se nám brzy ozvete!
Toto je sponzorovaný příspěvek pro Dropbox. Všechny názory jsou mé vlastní. Dropbox není přidružen ani nepodporuje žádné další uvedené produkty nebo služby.
Komentáře 0 Odpovědi