فوائد استخدام برنامج مزامنة الملفات لإدارة مستنداتك

إذا قمت بالاشتراك في خدمة من رابط على هذه الصفحة ، فقد تحصل شركة Reeves and Sons Limited على عمولة. انظر لدينا بيان الأخلاق.

هل تعلم ، ما يصل إلى 1.8 مليار شخص في 2017 المستخدمة سحابة التخزين الشخصية لمزامنة ملفاتهم وإدارة مستنداتهم؟ مرة أخرى ، من المتوقع أن ترتفع هذه الإحصاء إلى نفس الحد 2.309 مليار في 2020.

هذا كثير من الناس!

مع وضع هذا القانون في الاعتبار ، فإنه يجعلنا نطرح السؤال ، لماذا تعتبر حلول مزامنة الملفات شائعة جدًا؟ ما هي فوائده؟ كيف يمكن أن يساعدك هذا البرنامج وعملك؟

لحسن الحظ بالنسبة لك ، سوف نستكشف هذا بالضبط هنا في هذه المقالة. دعونا الغوص في!

الاحتفاظ بنسخة احتياطية من مستنداتك

تقوم معظم برامج مزامنة الملفات بنسخ ملفاتك احتياطيًا إلى السحابة. هذا يضمن أن تظل آمنة في الحدث المؤسف أن أي شيء يحدث لجهازك.

لنأخذ دروببوإكس على سبيل المثال، بمجرد تحميل أي مستندات إلى ملف Dropbox الخاص بك ؛ سيرسلونها تلقائيًا إلى خوادم الشركة التي تنتج بعد ذلك نسخة احتياطية لك.

انها حقا بهذه البساطة.

كما ترى ، يوفر برنامج مزامنة الملفات حلاً أسرع وأكثر أمانًا من نسخ ملفاتك ومجلداتك احتياطيًا إلى محركات أقراص فلاش (والتي دعونا نواجهها ، من السهل جدًا فقدها!)

 

حافظ على تحديث الملفات

أحد أفضل الأشياء في برنامج مزامنة الملفات هو أنها تقوم على الفور بمزامنة أي تعديلات تجريها أنت (أو فريقك) على مستنداتك - بغض النظر عن الجهاز الذي تستخدمه.

هذه ميزة رائعة إذا كان لديك أكثر من شخص واحد يعمل على نفس المستند ، أي لأنه يلغي الحاجة إلى استعراض نماذج جداول مرفقات البريد الإلكتروني لتحديد موقع أحدث نسخة.

في الواقع، Dropbox يستخدم تقنية مبتكرة لإجراء مزامنة الملفات. يُعرف هذا باسم نسخ الملفات على مستوى الكتلة. وفقًا لشروط الشخص العادي ، يتيح هذا لـ Dropbox فقط نسخ أجزاء محددة من المستند التي قمت (أو زملائك في العمل) بتعديلها.

مما لا يثير الدهشة ، أن المرة الأولى التي تضطر فيها إلى الانتظار لتحميل ملف لتتم مزامنته ستستغرق أطول وقت. ومع ذلك ، بعد ذلك ، في كل مرة تقوم فيها بإجراء التعديلات ، يتم إتاحة الإصدار المحدّث قريبًا على الفور.

صورة ائتمانات: شترستوك

  1. سياسة

 

تتيح لك معظم برامج مزامنة الملفات الشائعة (مالك المستند) منح أشخاص محددين حق الوصول إلى الملفات والمجلدات. الأهم من ذلك ، يمكنك أيضًا إلغاء نفس الوصول. هذا يعمل العجائب لمساعدتك على الحفاظ على الوثائق الحساسة خاصة.

بشكل عام ، يمكنك عادةً مشاركة المستندات والملفات مع فريقك إما عبر البريد الإلكتروني أو عبر رابط مباشر.

إذا اخترت استخدام رابط لمشاركة مستنداتك ، فيمكن لأي شخص لديه الرابط الوصول وتعديل الملف أو المجلد. ومع ذلك ، إذا كنت تريد إلغاء هذا الوصول ، فلديك خيار لتعطيل الاتصال يدويًا - بهذه الطريقة ، لن يتمكن المستلم من رؤية هذه المستندات أو تحريرها بعد الآن.

تسمح لك بعض برامج مزامنة الملفات بحماية مستنداتك بكلمة مرور (لضمان مستوى إضافي من الأمان). على هذا النحو ، يمكن فقط لأولئك الذين يعرفون كلمة المرور الوصول إلى الملفات.

بالإضافة إلى ذلك ، وفقًا للبرنامج المحدد الذي تستخدمه ، قد تتمكن أيضًا من تعيين تاريخ انتهاء الصلاحية على الرابط الذي أرسلته لمشاركة مستنداتك. لذلك ، بعد فترة زمنية معينة ، يتوقف الارتباط الذي يسمح بالوصول إلى ملفاتك عن العمل ، وبالتالي لم يعد بإمكان المستلم عرض المادة.

ومع ذلك ، أثناء البحث عن حل مزامنة الملفات المناسب لك ، ستحتاج إلى ملاحظة أنه لا تقدم جميع الحلول ميزات الأمان الإضافية هذه. ناهيك عن أن قادة الصناعة الذين يقدمون هذه الإضافات ، غالبًا ما يفرضون رسومًا شهرية إضافية للوصول إلى طبقات الأمان الإضافية هذه. على الرغم من أن هذا قد يبدو صفيقًا ، إلا أن التكاليف عادة ما تكون معقولة بشكل لا يصدق وهو ثمن ضئيل يجب دفعه للحفاظ على بيانات عميلك آمنة.

أيضًا ، إذا كنت تتعامل مع بيانات حساسة بشكل لا يصدق ، على سبيل المثال ، سجلات الرعاية الصحية الشخصية ، والتفاصيل المالية ، وعناوين المنازل ، وما إلى ذلك ، فإن معظم برامج مزامنة الملفات الشائعة في السوق ليست آمنة بما يكفي - أي لأن هذه الشركات استمر في التحكم في مفاتيح التشفير الخاصة بك. على هذا النحو ، إذا كنت تعمل في مكان تتعامل فيه مع هذا النوع من البيانات ، فمن الأفضل لك قائمة تخزين سحابية خالية من المعرفة أو تشفير الملفات بنفسك.

 

صورة ائتمانات: شترستوك

أهم تلميح

قبل إنفاق أموالك المكتسبة بشق الأنفس على تمويل برنامج مزامنة الملفات المدفوعة ، استفد إلى أقصى حد من أي مساحة تخزين مجانية متوفرة. هذه فرصة رائعة لتقييم ما إذا كان البرنامج مناسبًا لك.

افكار اخيرة

نأمل أن يكون لديك بعد قراءة هذه المقالة فكرة أفضل عن سبب شعبية برنامج مزامنة الملفات. باختصار ، هذه الأنواع من الحلول تمكن المستخدم من القيام بما يلي:

  • الاحتفاظ بنسخ احتياطية آمنة لبياناتهم
  • الوصول إلى أحدث نسخة من مستنداتهم
  • ساعدهم في الحفاظ على سرية الملفات الحساسة

هل لديك أي تجربة مع هذا النوع من برامج مزامنة الملفات؟ إذا كان الأمر كذلك ، نود أن نسمع أفكارك وآرائك حول الموضوع في مربع التعليقات أدناه. ونحن نتطلع الى الاستماع منك قريبا!

هذه هي مشاركة برعاية Dropbox. . جميع الآراء هي خاصتي لا ينتمي دروببوإكس مع ولا يؤيد أي منتجات أو خدمات أخرى المذكورة.

روزي جريفز

Rosie Greaves هو استراتيجي محتوى محترف متخصص في كل ما يتعلق بالتسويق الرقمي ، B2B ، ونمط الحياة. لديها أكثر من ثلاث سنوات من الخبرة في صياغة محتوى عالي الجودة. تحقق من موقعها على شبكة الإنترنت بلوق مع روزي للمزيد من المعلومات.

التعليقات الردود 0

اترك تعليق

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول المشار إليها إلزامية *

التقييم *

يستخدم هذا الموقع نظام Akismet لتقليل الرسائل الضارة. تعرف كيف تتم معالجة بيانات تعليقك.