فوائد استخدام برنامج مزامنة الملفات لإدارة مستنداتك

هل تعلم ، ما يصل إلى 1.8 مليار شخص في 2017 المستخدمة سحابة التخزين الشخصية لمزامنة ملفاتهم وإدارة مستنداتهم؟ مرة أخرى ، من المتوقع أن ترتفع هذه الإحصاء إلى نفس الحد 2.309 مليار في 2020.

هذا كثير من الناس!

مع وضع هذا القانون في الاعتبار ، فإنه يجعلنا نطرح السؤال ، لماذا تعتبر حلول مزامنة الملفات شائعة جدًا؟ ما هي فوائده؟ كيف يمكن أن يساعدك هذا البرنامج وعملك؟

لحسن الحظ بالنسبة لك ، سوف نستكشف هذا بالضبط هنا في هذه المقالة. دعونا الغوص في!

الاحتفاظ بنسخة احتياطية من مستنداتك

تقوم معظم برامج مزامنة الملفات بنسخ ملفاتك احتياطيًا إلى السحابة. هذا يضمن أن تظل آمنة في الحدث المؤسف أن أي شيء يحدث لجهازك.

لنأخذ دروببوإكس على سبيل المثال، بمجرد تحميل أي مستندات في ملف Dropbox الخاص بك ؛ سيقومون بإرسالها تلقائيًا إلى خوادم شركاتهم والتي تنتج لك نسخة احتياطية.

انها حقا بهذه البساطة.

كما ترون ، يوفر برنامج مزامنة الملفات حلاً أسرع وأكثر أمانًا من نسخ الملفات والمجلدات احتياطيًا لمحركات أقراص فلاش (التي دعونا نواجهها ، من السهل جدًا فقدها!)

حافظ على تحديث الملفات

أحد أفضل الأشياء في برنامج مزامنة الملفات هو أنها تقوم على الفور بمزامنة أي تعديلات تجريها أنت (أو فريقك) على مستنداتك - بغض النظر عن الجهاز الذي تستخدمه.

هذه ميزة رائعة إذا كان لديك أكثر من شخص واحد يعمل على نفس المستند ، أي لأنه يلغي الحاجة إلى استعراض نماذج جداول مرفقات البريد الإلكتروني لتحديد موقع أحدث نسخة.

في الواقع، دروببوإكس يستخدم تقنية مبتكرة لإجراء مزامنة الملفات. هذا هو المعروف باسم نسخ الملفات على مستوى الكتلة. في شروط الشخص العادي ، يتيح هذا لـ Dropbox فقط نسخ أجزاء محددة من المستند الذي قمت بتعديله (أو زملاء العمل لديك).

مما لا يثير الدهشة ، أن المرة الأولى التي تضطر فيها إلى الانتظار لتحميل ملف لتتم مزامنته ستستغرق أطول وقت. ومع ذلك ، بعد ذلك ، في كل مرة تقوم فيها بإجراء التعديلات ، يتم إتاحة الإصدار المحدّث قريبًا على الفور.

صورة ائتمانات: شترستوك

  1. روابط الخصوصيّة

تتيح لك معظم برامج مزامنة الملفات الشائعة (مالك المستند) منح أشخاص محددين حق الوصول إلى الملفات والمجلدات. الأهم من ذلك ، يمكنك أيضًا إلغاء نفس الوصول. هذا يعمل العجائب لمساعدتك على الحفاظ على الوثائق الحساسة خاصة.

بشكل عام ، يمكنك عادةً مشاركة المستندات والملفات مع فريقك إما عبر البريد الإلكتروني أو عبر رابط مباشر.

إذا اخترت استخدام رابط لمشاركة مستنداتك ، فيمكن لأي شخص لديه الرابط الوصول وتعديل الملف أو المجلد. ومع ذلك ، إذا كنت تريد إلغاء هذا الوصول ، فلديك خيار لتعطيل الاتصال يدويًا - بهذه الطريقة ، لن يتمكن المستلم من رؤية هذه المستندات أو تحريرها بعد الآن.

تسمح لك بعض برامج مزامنة الملفات بحماية مستنداتك بكلمة مرور (لضمان مستوى إضافي من الأمان). على هذا النحو ، يمكن فقط لأولئك الذين يعرفون كلمة المرور الوصول إلى الملفات.

بالإضافة إلى ذلك ، وفقًا للبرنامج المحدد الذي تستخدمه ، قد تتمكن أيضًا من تعيين تاريخ انتهاء الصلاحية على الرابط الذي أرسلته لمشاركة مستنداتك. لذلك ، بعد فترة زمنية معينة ، يتوقف الارتباط الذي يسمح بالوصول إلى ملفاتك عن العمل ، وبالتالي لم يعد بإمكان المستلم عرض المادة.

ومع ذلك ، مع استمرارك في العثور على حل مزامنة الملفات المناسب لك ، ستحتاج إلى ملاحظة أن الحلول لا توفر جميعها ميزات الأمان الإضافية هذه. ناهيك عن أن قادة الصناعة الذين يقدمون هذه الإضافات ، غالبًا ما يفرضون رسومًا شهرية إضافية للوصول إلى طبقات الأمان الإضافية هذه. على الرغم من أن هذا قد يبدو صفيقًا ، إلا أن التكاليف عادة ما تكون معقولة بشكل لا يصدق وهو سعر ضئيل يتعين دفعه للحفاظ على أمان بيانات عميلك.

أيضًا ، إذا كنت تتعامل مع بيانات حساسة بشكل لا يصدق ، على سبيل المثال ، سجلات الرعاية الصحية الشخصية والتفاصيل المالية وعناوين المنازل ، إلخ. معظم برامج مزامنة الملفات الشائعة في السوق غير آمنة بما فيه الكفاية - أي لأن هذه الشركات الحفاظ على السيطرة على مفاتيح التشفير الخاصة بك. على هذا النحو ، إذا كنت تعمل في مكان مخصص حيث تتعامل مع هذا النوع من البيانات ، فمن الأفضل لك استخدام قائمة تخزين سحابية خالية من المعرفة أو تشفير الملفات بنفسك.

صورة ائتمانات: شترستوك

أهم تلميح

قبل إنفاق أموالك المكتسبة بشق الأنفس على تمويل برنامج مزامنة الملفات المدفوعة ، استفد إلى أقصى حد من أي مساحة تخزين مجانية متوفرة. هذه فرصة رائعة لتقييم ما إذا كان البرنامج مناسبًا لك.

خاطرة النهائي

نأمل أن يكون لديك بعد قراءة هذه المقالة فكرة أفضل عن سبب شعبية برنامج مزامنة الملفات. باختصار ، هذه الأنواع من الحلول تمكن المستخدم من القيام بما يلي:

  • الاحتفاظ بنسخ احتياطية آمنة لبياناتهم
  • الوصول إلى أحدث نسخة من مستنداتهم
  • ساعدهم في الحفاظ على سرية الملفات الحساسة

هل لديك أي تجربة مع هذا النوع من برامج مزامنة الملفات؟ إذا كان الأمر كذلك ، نود أن نسمع أفكارك وآرائك حول الموضوع في مربع التعليقات أدناه. ونحن نتطلع الى الاستماع منك قريبا!

هذه هي مشاركة برعاية Dropbox. . جميع الآراء هي خاصتي لا ينتمي دروببوإكس مع ولا يؤيد أي منتجات أو خدمات أخرى المذكورة.

روزي جريفز

روزي جريفز هي محللة متخصصة في مجال المحتوى متخصصة في التسويق الرقمي ، B2B ، ونمط الحياة. بالإضافة إلى منصات التجارة الإلكترونية ، يمكنك العثور عليها على مدونة Contena و Cake و Lace و Love You Tomorrow. تحقق من موقعها على الانترنت بلوق مع روزي للمزيد من المعلومات.