Vinnige antwoord: Projekbestuurnutsmiddels is 'n sagteware-oplossing, of stel sagtewarestelsels wat ontwerp is om spanne wat by 'n projek betrokke is, by te staan. Hulle help individue en spanne om projekte te beplan, die uitkomste van sekere take op te spoor en werkvloeie doeltreffend te bestuur, om die beste resultate uit elke besigheidspoging te kry.
Vandag gaan ons definieer wat projekbestuurnutsmiddels is, hoe dit werk en hoekom dit al hoe meer waardevol word vir vandag se handelsmerke.
Wat is projekbestuurnutsmiddels?
"Projekbestuur" is die term wat gebruik word om te verwys na die prosesse en vaardighede wat maatskappye gebruik om hierdie take te voltooi en spesifieke doelwitte te bereik. Projekbestuurnutsmiddels kan die projekbestuursproses vereenvoudig en optimaliseer, wat help om spanne in lyn te bring, vordering op te spoor en spesifieke taaklysitems aan verskillende individue toe te wys.
In die meeste besighede kan projekte al die besonderhede wat verband hou met hulpbronne, tyd, doelwitte en geld vooraf gekarteer en gedefinieer hê, maar dit is steeds nie goed georganiseer nie. Om seker te maak dat projekte sonder 'n haakplek werk, kan eintlik uiters moeilik wees, veral in 'n omgewing waar werknemers in verskillende omgewings versprei is, as gevolg van afgeleë en hibriede werk.
Projekbestuurnutsmiddels en -stelsels is daar om te verseker dat jy die regte stap-vir-stap plan effektief kan implementeer om jou projek te voltooi. Dit verhoog jou kanse om nie net jou doelwitte te bereik nie, maar om jou projek betyds te voltooi, binne die bestek van jou beoogde begroting.
Projekbestuurnutsmiddels vertel spanlede wanneer en hoe om met die projek te begin, wat om volgende te doen en hoe om die resultate van 'n projek oor tyd te meet. Sommige sagteware-oplossings in hierdie landskap is gratis beskikbaar, terwyl ander 'n premium pryspunt het.
Wat is die kenmerke van projekbestuurnutsmiddels?
Projekbestuurnutsmiddels kan in grootte en omvang verskil. Sommige kom met basiese gereedskap vir taakbestuur, sodat jy jou werkitems met verloop van tyd kan beplan en opspoor. Ander het meer gevorderde vermoëns soos probleemopsporing, taakoutomatisering en tydopsporing. Sommige van die mees algemene kenmerke van projekbestuurnutsmiddels sluit in:
- Projek beraming gereedskap: Om te verseker dat 'n projek suksesvol is, is dit belangrik dat maatskappye doelwitte stel en potensiële uitkomste vir die taak beplan. Projekberamingsinstrumente kan help met die skatting van projekbeperkings en -uitkomste via begrotingsvooruitskatting, EVM en basislyne.
- Beplanningsgereedskap: Projekbestuurstelsels kom dikwels met beplanningshulpmiddels soos dokumentskeppingstelsels en sigblaaie waar mense idees oor 'n projek kan deel. Hierdie beplanningsinstrumente is tipies verbind met dokumentbestuurnutsmiddels, waar maatskappye biblioteke van inligting wat met die projek verband hou, kan stoor.
- Begrotingsbestuur: Die meeste projekte het 'n voorafbepaalde begroting en verskeie finansiële vooruitskattings wat daarmee verband hou. 'n Projekbestuurhulpmiddel kan besighede help om tred te hou met uitgawes, fakture en die werklike koste verbonde aan die bereiking van spesifieke uitkomste.
- Hulpbrontoekenning: Om met 'n projek te slaag, beteken dikwels om te verseker dat die korrekte take en doenlysie-items aan die regte mense toegewys word. Hulpbrontoewysingshulpmiddels kan help om te verseker dat sakeleiers take korrek delegeer, volgens spesifieke sperdatums. Hulle kan ook insigte verskaf oor watter werknemers deur te veel werk oorweldig kan word.
- Samewerkingsinstrumente: Veral in vandag se era van afgeleë en hibriede werk, is dit belangrik om te verseker dat al die sleutelbelanghebbendes van die projek op dieselfde bladsy kan bly. Projekbestuurnutsmiddels kom dikwels met virtuele samewerkingsfunksies vir kitsboodskappe, webgebaseerde vergaderings, videokonferensies en meer.
- Gehalte bestuur: Sommige projekbestuurnutsmiddels kom met kwaliteitbestuursoplossings, wat help met die insameling van insigte en statistieke oor 'n projek. Kwessie-nasporing- en oplossingsvermoëns is noodsaaklik om te verseker dat probleme nie uiteindelik die vloei van werk ontwrig of probleme met begrotings en spertye veroorsaak nie.
- Projek administrasie: Projekadministrasienutsgoed kan kenmerke insluit vir die aanboord van personeellede, tydopsporing vir faktuurdoeleindes, en meer. Sommige projekadministrasie-opsies kom met kalenders en borde om verskeie projekte gelyktydig op te spoor.
- verslagdoening: Die meerderheid projekbestuurnutsmiddels sal met verslagdoenings- en ontledingsinstrumente kom om besighede te help om hul vinger op die pols van die organisasie te hou. U kan verslae genereer oor werknemerbetrokkenheid, vordering en besigheidsuitkomste.
Hoe lyk algemene projekbestuurnutsmiddels?
Omdat verskillende maatskappye projekte op verskillende maniere benader en hanteer, kan projekbestuurnutsmiddels in verskillende formate kom. Daar is geen een-grootte-pas-almal-oplossing nie, maar daar is 'n paar besonder gewilde opsies om te oorweeg. Hier is 'n paar van die mees gebruikte en geïmplementeerde projekbestuurnutsmiddels:
Gantt-kaarte
Gantt-kaarte is een van die mees gebruikte en gewildste projekbestuurinstrumente. In wese help hierdie kaarte gebruikers om hul projektydlyn te visualiseer, en hoe verskillende take aan spesifieke personeellede deur die hele arbeidsmag toegewys sal word.
Gantt-kaarte word dikwels as uiters nuttig beskou om tred te hou met die skedule wat u projek moet volg. Jy kan hierdie kaarte gebruik om op te let vir afwykings van jou projekplanne, en kwessies wat tot vertragings kan lei. Gantt-kaarte is reeds in 1917 bekendgestel en het sedertdien 'n industriestandaard geword.
Werkstruktuur
Die Work Breakdown Structure, of "WBS" is in 1962 deur die Verenigde State se Departement van Verdediging ingestel. Vandag staan dit steeds as een van die kritieke instrumente wat gebruik word vir enige projekbeplanningstrategie. In wese bied 'n Werk-afbreekstruktuur 'n manier om die verskillende stappe wat betrokke is om jou projekdoelwit te bereik, af te breek.
Met 'n WBS skep maatskappye 'n end-tot-end-kaart van die take wat aangespreek moet word voordat hulle die "einddoel" van die projek kan bereik. In die meeste gevalle begin organisasies met 'n duidelike idee van hul "einddoel", verdeel in fases wat dan in take en sub-take verdeel kan word.
Sodra jy 'n duidelike idee het van al die take wat aan jou projek gekoppel is, sal jy kan bepaal waar hulpbronne versprei moet word en hoe lank dit kan neem om jou doelwitte te bereik.
Die projekbasislyn
Nog 'n algemene hulpmiddel vir projekbestuur is die "Projek Basislyn". Dit is in wese 'n grafiese hulpmiddel om jou projekwaardes voor te stel deur die standaard wat jy vir jou projek stel, te vergelyk met die uitkomste van jou pogings.
'n Projekbasislyn sluit verskeie verskillende subbasislyne in, insluitend die skedule, koste en omvangbasislyn. Aan die begin van 'n projek stel maatskappye teiken "basislyne" vir wat hulle verwag om te bereik, wanneer hulle dit wil bereik en hoeveel die projek gaan kos. Deur jou resultate met hierdie basislyne te vergelyk, verseker jy dat jy die regte hoeveelheid vordering maak.
Projekbasislyne kan ook nuttig wees om “omvangkruip” te verminder deur seker te maak dat jy nie toelaat dat onbeplande werk die vloei van jou doelwitte ontwrig nie.
Ander projekbestuurnutsmiddels
Buiten die opsies hierbo genoem, kan ander projekbestuurnutsmiddels insluit:
- Samewerkende spanbou-aktiwiteite: Spanbouaktiwiteite kan 'n belangrike projekbestuursinstrument wees, aangesien dit help om die produktiwiteit en doeltreffendheid van werknemers 'n hupstoot te gee. Maatskappye kan gamification-strategieë en -kompetisies uitvoer om hul werknemers te betrek, sowel as groepsamewerkingsvergaderings en -byeenkomste.
- Kommunikasiebestuursplanne: Kommunikasiebestuursplanne is instrumente in die projekbestuursproses wat verseker dat almal wat by die vordering van 'n projek betrokke is, op hoogte gehou word en konsekwent na dieselfde doelwitte werk. Kommunikasieplanne gee 'n uiteensetting van hoe gereeld belanghebbendes bymekaar sal kom om die projek te bespreek en waar kommunikasie kan plaasvind.
- Taakbestuurnutsmiddels: Taakbestuurnutsmiddels is in wese alles-in-een sagteware-omgewings waar maatskappye die take kan beplan wat hulle deur 'n projek moet voltooi. Hierdie take kan in tydlyne en "Kanban-borde" gerangskik word op grond van hul vlak van voltooiing, dringendheid en ander faktore.
Wat is die voordele van projekbestuurnutsmiddels?
Soos hierbo genoem, is die meeste besigheidsprojekte kompleks, veelvlakkig en tydrowend. Vir maatskappye om die regte doelwitte met hul projekte te bereik, kan hulle nie net hoop almal bly op dieselfde bladsy en kry dinge volgens 'n sperdatum gedoen nie.
Projekbestuur gereedskap verander die doelwitte en verwagtinge van 'n projek in 'n maklik-om-te-volg reeks van uitvoerbare take, kompleet met leiding oor hoe om te kommunikeer, verbind en interaksie. Uiteindelik is die grootste voordeel van projekbestuurnutsmiddels dat dit mense in lyn en georganiseer hou. Sommige van die voordele wat gebruikers kan verwag wanneer hulle projekbestuurnutsmiddels omhels, sluit in:
- Beter tydsbestuur: Projekbestuurnutsmiddels soos Gantt-kaarte kan maatskappye help om 'n beter idee te kry van hoe om hul projekte te skeduleer om te verseker dat hulle nie belangrike spertye misloop nie. Dit is ook moontlik om hierdie kaarte te gebruik om werkplekvertragings te akkommodeer.
- Bestek van omvang: Gereedskap soos WBS help met idees, en is ongelooflik belangrik vir projekbeplanning. Hulle kan maatskappye beter insig gee in die omvang van hul projek, en help met die uiteensetting van dinge soos koste, skedule en werksure.
- Begrotingsbeheer: Kostebasislyne en opsporingsnutsmiddels kan help om te verseker dat jou begroting nie buite beheer uitbrei nie. Met die regte projekbestuurnutsmiddels kan jy jou kanse verbeter om jou projek te voltooi sonder om te veel te spandeer.
- Verbeterde samewerking: Projekbestuurnutsmiddels met ingeboude kommunikasie- en samewerkingskenmerke help om die belanghebbendes in 'n span verbind te hou. Dit is noodsaaklik om te verseker dat almal op dieselfde bladsy bly, selfs wanneer hulle op afstand werk.
- Projekbeheer: Met projekbestuurnutsmiddels is dit makliker om tred te hou met watter werknemers verantwoordelik is vir watter stadiums of take in 'n projek. Dit kan help om te verseker dat almal op die regte tye aan die regte take werk.
Wat is projekbestuursagteware?
Projekbestuursagteware-oplossings is kits van projekbestuurnutsmiddels, soos Gantt-kaarte en taakbestuurnutsmiddels, saamgevoeg in een omgewing. Daar is verskeie vorme van projekbestuursagteware daar buite, elk met hul eie sterk- en swakpunte om te oorweeg.
Hier is 'n paar van die gewildste opsies wat vandag beskikbaar is:
Trello
Trello is 'n moderne aanlyn projekbestuursagteware toegerus met samewerkingsinstrumente, Kanban-borde, lyste en kaarte, wat ontwerp is om almal te help om tred te hou met hul doenlys. Die liggewig en eenvoudige oplossing maak dit maklik om projekte aan verskillende personeellede toe te wys, en hou sakeleiers op hoogte van spanprestasie.
Alhoewel Trello nie van die meer gevorderde verslagdoeningsfunksies en projeknasporingskenmerke van sommige van die ander projekbestuursagteware het wat vandag beskikbaar is nie, is dit steeds 'n goeie keuse vir beginners. Die basiese plan is gratis om te gebruik, en die premiumplanne het ook 'n reeks bykomende funksies, soos outomatisering en integrasie.
Asana
Nog 'n uitstekende hulpmiddel vir ratse projekbestuur, Asana is ideaal om take en spanne te organiseer. Die oplossing kom met outomatiseringsfunksies, intydse samewerking, sjablone en pasgemaakte dashboards. Die innemende gebruikerskoppelvlak maak dit makliker vir elke spanlid om hul vordering na te spoor. Boonop is daar intuïtiewe animasies vir betrokkenheid.
Asana is 'n hoogs aanpasbare hulpmiddel, met 'n magdom integrasies met toonaangewende sagteware soos Jira cloud Tableau, Slack, Microsoft Office en OneDrive. Die grootste nadeel van die diens is dat die groot aantal funksies 'n rukkie kan neem om aan gewoond te raak.
MS Projekte
As jy reeds dinge soos hulpbronbestuur en samewerking deur Microsoft-bates hanteer, maak dit sin om ook voordeel te trek uit MS Projects. Hierdie projekskeduleringsinstrument ondersteun spanne in die dop van vordering met visuele taakborde en interaktiewe kenmerke. U kan komplekse projekte verdeel in Scum, Kanban en pasgemaakte werkstrome.
Hierdie projekbestuur-app is maklik om te gebruik, selfs vir klein spanne met beperkte tegnologie- of sagteware-ontwikkelingskennis. Daar is selfs aanlyn tutoriale en forums om jou te help leer hoe om projekspannutsgoed, taaklyste en kennisgewings te gebruik.
Verkeerd
Een van die gewildste spansamewerkingsinstrumente vir werkbestuur, Wrike is 'n nuttige ekosisteem waar besighede tyd en projekte kan dophou. Die hoogs konfigureerbare stelsel kom met toegang tot tydstate, Kanban-borde en interaktiewe Gantt-kaarte met sleep-en-los funksionaliteit. Daar is selfs die opsie vir gebruikers om hul dashboards aan te pas.
Die ratse projekbestuursinstrument is wolkgebaseerd en eenvoudig. Jy sal toegang hê tot kenmerke soos taaklyste, subtake, skedules en gedeelde werkstrome. Daar is ook intydse kommunikasie- en samewerkingselemente, en in-diepte verslae. Jy kan sperdatums vir goedkeurings stel en jou hele span op koers kry met 'n hulpbronbasis vol belangrike dokumente.
Zoho Projekte
Nog 'n gewilde hulpmiddel vir die bestuur van projekte, Zoho Projects help besighede om tred te hou met take, saam te werk aan spanpogings en Gantt-kaarte te skep. Daar is opsies om faktureerbare ure en projekvordering na te spoor. Zoho bied ook ondernemings 'n reeks kommunikasiekenmerke binne hul PM-instrumente, sodat jy in kontak kan bly met hibriede en afgeleë werkers.
Zoho is 'n fantastiese SaaS-instrument, maar daar is 'n paar beperkings vir groter spanne. Hierdie instrument is die beste geskik om klein naellope te stroomlyn en projekprestasie in kleiner besighede na te spoor. Die werkspasie is ook ideaal vir werknemers om tred te hou met individuele take, en daar is 'n gratis plan vir beginners.
Hoe kies jy die regte projekbestuurinstrument?
Die keuse van die beste projekbestuursagteware en projekbestuurstrategie kan ingewikkeld wees. Daar is geen een-grootte-pas-almal-strategie hier nie. In plaas daarvan moet maatskappye dink oor hoe hulle 'n eenvoudige projek so vaartbelyn as moontlik vir hul spesifieke span kan maak.
Projekbestuurtoepassings en -sagteware kan help met alles van die proefneming van projektake tot komplekse werkvloeie, mits hulle toegang tot die regte sleutelkenmerke bied. Wanneer jy jou keuse maak, maak seker dat jy dinge soos:
- Sleutelkenmerke: Pas die oplossing by jou metodologie vir projekbestuur met Gantt-kaarte, tydopsporing en selfs sy eie mobiele toepassing vir iOS- en Android-gebruikers?
- Aantal gebruikers: Hoeveel mense kan die projekbestuuroplossing ondersteun? Is dit geskik vir groter en kleiner besighede?
- Integrasies: Integreer die stelsel met al die bestaande gereedskap wat jou span gebruik, sodat hulle kan uitblink om spertye te haal?
- Prysstruktuur: Ondersteun die prysplanne wat aangebied word jou sakeplan? Is die koste die spanwerkvoordele en behendigheidsvoordele werd?
- Gebruiksgemak: Die beste projekbestuurnutsmiddels moet nie net jou afhanklikhede en besigheidsmylpale aanspreek nie, maar ook eenvoud aan gebruikers bied.
